UNIVERZITET U BEOGRADU FAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA Dragan Ž. Đokić MODEL PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA doktorska disertacija Beograd, 2012 UNIVERSITY OF BELGRADE FACULTY OF ORGANIZATIONAL SCIENCES Dragan Ž. Đokić MODEL OF PORTAL FOR INTELLIGENT MANAGEMENT OF ELECTRONIC DOCUMENTS Doctoral Dissertation Belgrade, 2012 Mentor: dr Marijana Despotović - Zrakić Vanredni profesor, Univerzitet u Beogradu, Fakultet organizacionih nauka Članovi komisije: dr Božidar Radenković Redovni profesor, Univerzitet u Beogradu, Fakultet organizacionih nauka dr Milorad Stanojević Redovni profesor, Univerzitet u Beogradu, Saobraćajni fakultet Datum odbrane: _____________________ Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka IV MODEL PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA Apstrakt: U savremenim uslovima poslovanja zahtevi za dizajn i implementaciju informacionih sistema velikih kompanija postaju sve kompleksniji. Ovakvi sistemi obuhvataju veći broj servisa, aplikacija, uloga i resursa. Istovremeno, koncepti kao što su: distribuiranost, skalabilnost, sveprisutnost, dostupnost informacija, upravljanje digitalnim identitetima, zahtevaju nove pristupe i rešenja. Problem upravljanja informacijama i dokumentima predstavlja jedan od najvažnijih pravaca istraživanja u oblasti razvoja sistema elektronskog poslovanja. Prеdmеt оvе disеrtаciје је istrаživаnjе mоgućnоsti primеnе sаvrеmеnih infоrmаciоnо - kоmunikаciоnih tеhnоlоgiја zа rаzvој mоdеlа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеtkrоnskim dоkumеntimа. Rеšеnjе kоје ćе оvdе biti rаzmаtrаnо zаsnivа sе nа intеgrаciјi i ugrаdnji funkciоnаlnоsti sеrvisа аdаptаciје u sаvrеmеnе sistеmе zа uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа. Glavna hipoteza koja je razvijena i dokazana u okviru doktorske disertacije jeste da se primеnom mоdеlа intеligеntnоg veb pоrtаlа оmоgućаvа pоbоlјšаnjе uprаvlјаnjа еlеktrоnskim sаdržајimа, intеrаktivnоst kоrisnikа, njihоvu kоlаbоrаciјu, štо imа zа cilј еfikаsniјu rаzmеnu infоrmаciја nа svim hiјеrаrhiјskim nivоimа, kао i mеhаnizmе izvеštаvаnjа i mеrеnjа, pоput еlеmеnаtа pоslоvnе intеligеnciје i klјučnih indikаtоrа pеrfоrmаnsi. Osnovna uloga veb portala u ovom istraživanju ogleda se u integraciji heterogenih komponenata sistema za upravljanja dokumentima i adaptivnih servisa. Integracija se odnosi na ljudske resurse, informacije, procese i na aplikacione komponente. U eksperimentalnom delu doktorske disertacije realizovano je istraživanje usmereno ka validaciji predloženog modela za projektovanje i implementaciju portala za inteligentno upravljanje dokumentima i ka validaciji razvijenih servisa. Razvijeni veb portal je primenjen u realizaciji poslovnih procesa u Javnom preduzeću PTT saobraćaja „Srbija“. Rezultati istraživanja pokazali su da se primenom servisa veb portala, Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka V implementiranih adaptivnih mehanizama i njihovom integracijom sa sistemom za upravljanje dokumentima, postižu bolji rezultati, povećava se nivo kolaboracije, standardizacija dokumenata, unapređuju i transformišu poslovni procesi, smanjuju se troškovi elimisanjem potrebe za papirnom dokumentacijom, poboljšava efikasnost razmene dokumenata, kao i pouzdanost sistema. Ključne reči: pоrtаli, sistеmi zа uprаvlјаnjе dоkumеntimа, intеligеntnо uprаvlјаnjе dоkumеntimа, еlеktrоnskо pоslоvаnjе, pоslоvnа intеligеnciјa, adaptivni sistemi. Naučna oblast: Informacioni sistemi i tehnologije. Uža naučna oblast: Elektronsko poslovanje. UDK broj: 004.6 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka VI MODEL OF PORTAL FOR INTELLIGENT MANAGEMENT OF ELECTRONIC DOCUMENTS Abstract: Nowadays, requirements for design and implementation of information systems of large enterprises become more complex. These type of information systems include plethora of services, applications, resources and users’ roles. In addition, concepts such as: distributivity, scalability, pervasiveness, information availability, digital identity management, etc. require new approaches and solutions. Issue of information and document management is one of the most important research direction in the area of e-business system development. Subject of this dissertation is to explore possibilities of modern information and communication technology application in developing portal for intelligent document management system. Solution proposed in the dissertation is based on integration and implementation of services for adaptation in modern document management systems. Main hypothesis developed and proved in the dissertation is that implementation of intelligent web portal leverages electronic content management, users’ interactivity and collaboration. This leads to efficient exchange of information at all hierarhical levels, as well as reporting and measuring mechanisms, such as business intelligence elements and key performance indicators. Using this adaptive educational services and their integration into a portal for adaptive e-education improves performance of the educational process, enables coordination of all business processes in e-education systems, increases student satisfaction and loyalty, and provides high degree of collaboration among stakeholders in education. Basic role of web portals in this research is reflected in integration of heterogeneous e-education components and services for adaptation. Integration includes human resources, information, processes and application components In experimental part of the doctoral thesis a research was carried out in order to validate the proposed model for designing and implementation of the portal for intelligent document management. The developed web portal was used in realization of Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka VII busines processes at Public Enterprise of PTT communications „Srbija“. The results showed that web portal’s services implemented adaptive mechanisms and their integration with system for e-learning contributed to better outcomes, improved level of collaboration and document standardization, fostered and transformed business processes, led to cost’s reduction eliminating need for printing documents, improved system security and efficient document exchange. Key words: portal, document management systems, intelligent document management, e-business, business intelligence, adaptive systems. Scientific area: Information systems and technologies Specific scientific area: Electronic business UDC number: 004.6 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka VIII SADRŽAJ: 1 UVOD ................................................................................................................................... 1 1.1 DEFINISANJE PREDMETA ISTRAŽIVANJA ........................................................................ 6 1.2 CILJEVI ISTRAŽIVANJA ....................................................................................................... 11 1.3 POLAZNE HIPOTEZE ............................................................................................................. 11 1.4 METODOLOGIJA ISTRAŽIVANJA ....................................................................................... 13 2 SISTEM ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA ...................... 15 2.1 POJAM I DEFINICIJA .............................................................................................................. 15 2.2 KATEGORIZACIJA DOKUMENATA .................................................................................... 18 2.3 STANDARDI ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA ........................................................... 28 2.4 INFRASTRUKTURA JAVNOG KLJUČA .............................................................................. 34 2.4.1 Osnovne funkcije infrastrukture javnih ključeva ............................................................ 35 2.4.2 Tehnologija digitalnog potpisa i asimetrične kriptografije ............................................ 35 2.4.3 Komponente PKI sistema ............................................................................................... 38 2.4.4 Digitalni sertifikat .......................................................................................................... 41 2.4.5 Tehnika digitalnog potpisa i postupak kriptovanja ........................................................ 43 2.5 POSLOVNI PROCESI .............................................................................................................. 44 2.5.1 Klasifikacija procesa ...................................................................................................... 47 2.5.2 Klasifikacija načina organizacije preduzeća ................................................................. 49 2.5.3 Metode i tehnike za reinženjering procesa ..................................................................... 52 2.6 ULOGA OBRAZOVANJA U SISTEMIMA ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA .................................................................................................................... 55 2.6.1 Pojam i definicije ........................................................................................................... 55 2.6.2 Sistemi za elektronsko obrazovanje ................................................................................ 59 3 TEHNOLOGIJE ZA RAZVOJ SISTEMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA 61 3.1 VEB PORTALI ......................................................................................................................... 61 3.1.1 Tipovi portala ................................................................................................................. 63 3.1.2 Model veb portala .......................................................................................................... 69 3.1.3 Arhitektura veb portala .................................................................................................. 72 3.1.4 Servisi veb portal ............................................................................................................ 73 3.2 INFRASTRUKTURA PORTALA ............................................................................................ 78 3.2.1 Aktivni direktorijum........................................................................................................ 78 3.2.2 Fajl serveri ..................................................................................................................... 83 3.3 CLOUD COMPUTING INFRASTRUKTURA ........................................................................ 85 3.3.1 Pojam i definicije ........................................................................................................... 85 3.3.2 Karakteristike Cloud Computing-a ................................................................................ 86 3.3.3 Realizacija Cloud Computing modela ............................................................................ 87 3.3.4 Tipovi servisa u Cloud Computing-u .............................................................................. 90 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka IX 3.4 UPRAVLJANJE DIGITALNIM IDENTITETIMA .................................................................. 91 3.4.1 Anatomija digitalnog identiteta ...................................................................................... 92 3.4.2 Sistem za upravljanje digitalnim identitetima ................................................................ 93 3.4.3 Direktorijum servis ......................................................................................................... 96 3.4.4 Upravljanje životnim ciklusom digitalnog identiteta ...................................................... 98 3.4.5 Upravljanje pristupom ................................................................................................. 100 3.5 PRIMENA KONCEPATA SEMANTIČKOG VEBA U UPRAVLJANJU DOKUMENTIMA104 3.5.1 Primena semantičkog veba u upravljanju elektronskim dokumentima......................... 106 3.5.2 Razvoj ontologija u sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima ...................... 107 3.6 ADAPTIVNI SISTEMI ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA .......................................... 108 3.6.1 Definicija adaptivnosti ................................................................................................. 108 3.6.2 Kriterijumi adaptacije i model korisnika ..................................................................... 110 3.7 SOFTVERSKA REŠENJA ZA REALIZACIJU SISTEMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA .................................................................................................................. 118 3.7.1 Alfresco ........................................................................................................................ 118 3.7.2 Microsoft Sharepoint .................................................................................................... 121 4 POSLOVNA INTELIGENCIJA .................................................................................... 129 4.1 POJAM I OSNOVNI KONCEPTI POSLOVNE INTELIGENCIJE........................................ 129 4.2 PRIMENA POSLOVNE INTELIGENCIJE U UPRAVLJANJU DOKUMENTIMA ............. 132 4.1.1 Sistеmi pоslоvnе intеligеnciје u poslovnim sistema ..................................................... 132 4.1.2 Sklаdištе pоdаtаkа za elektronsko upravljanje dokumentima ...................................... 138 4.1.3 Data mining tеhnikе u еlеktrоnskоm upravljanju dokumentima .................................. 144 4.1.4 Model i proces data mining .......................................................................................... 145 4.1.5 Теhnikе data mining-а .................................................................................................. 147 4.1.6 Text mining ................................................................................................................... 150 4.1.7 Web mining ................................................................................................................... 152 4.3 KLJUČNI INDIKATORI PERFORMANSI ............................................................................ 156 4.1.8 Osnovni pojmovi koji se koriste u merenju ................................................................... 156 4.1.9 Sistemi za merenje performansi ................................................................................... 159 4.1.10 Balanced scorcard........................................................................................................ 160 5 RAZVOJ MODELA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA ......................................................................... 163 5.1 ANALIZA POSTOJEĆIH MODELA ..................................................................................... 164 5.2 STRUKTURA PREDLOŽENOG MODELA .......................................................................... 167 5.3 ARHITEKTURA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA .. 168 5.3.1 Skladištenje fajlova ...................................................................................................... 171 5.3.2 Sloj podataka ................................................................................................................ 175 5.3.3 Platforma za poslovnu inteligenciju ............................................................................. 176 5.3.4 Servisi ........................................................................................................................... 180 5.3.5 Veb portal ..................................................................................................................... 190 5.3.6 Upravljanje digitalnim identitetima ............................................................................. 194 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka X 5.3.7 Standardizacija elektronskih dokumenata - metapodaci .............................................. 200 5.4 MODEL POSLOVNIH PROCESA ......................................................................................... 205 5.4.1 Model povezanosti poslovnih korisnika, procesa i tokova informacija ........................ 205 5.4.2 Kreiranje Workflow-a za sastanak, zadatak, distribuciju i izveštavanje ...................... 208 5.5 AKTIVNOSTI RAZVOJA ADAPTIVNOG SISTEMA ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA ................................................................................... 218 5.5.1 Prikupljanje podataka .................................................................................................. 220 5.5.2 Analiza podataka .......................................................................................................... 224 5.5.3 Modeliranje korisničkih profila .................................................................................... 227 5.5.4 Evaluacija .................................................................................................................... 229 5.6 ADAPTACIJA ........................................................................................................................ 234 5.6.1 Metode za adaptaciju ................................................................................................... 237 5.6.2 Ažuriranje modela korisnika ........................................................................................ 243 5.7 MERENJE PERFORMANSI REŠENJA ................................................................................. 244 5.8 INTEGRACIJA KOMPONENTI PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E- DOKUMENTIMA .................................................................................................................. 246 6 IMPLEMENTACIJA I PRIMENA RAZVIJENOG MODELA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA .......... 250 6.1 DEFINISANJE CILJEVA MODELA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E- DOKUMENTIMA .................................................................................................................. 251 6.1.1 Korporativni profil Javnog preduzeća PTT saobraćaja „Srbija“................................ 251 6.1.2 Projektni zadatak.......................................................................................................... 256 6.2 PRIKUPLJANJE PODATAKA............................................................................................... 263 6.3 KLASIFIKACIJA KORISNIČKIH GRUPA ........................................................................... 266 6.4 REALIZACIJA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA .................................................................................................................. 271 6.4.1 Razvoj veb portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima .................................. 271 6.4.2 Funkcionalnosti portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima .......................... 272 6.5 TRANSFORMACIJA POSLOVNIH PROCESA PRIMENOM PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA ..................................................... 286 6.5.1 Proces zakazivanja sastanka ........................................................................................ 286 6.5.2 Proces razmene dokumenata ........................................................................................ 288 6.5.3 Ad hoc poslovi na nivou preduzeća .............................................................................. 290 6.5.4 Projekti na nivou preduzeća ......................................................................................... 290 6.6 ANALIZA POSTIGNUTIH REZULTATA PRIMENOM PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA ................................................................................... 292 6.6.1 Rezultati analize podataka dobijenih iz upitnika na portalu ........................................ 292 6.6.2 Testiranje portala ......................................................................................................... 295 6.6.3 Izveštaj analize kretanja papirnih i elektronskih dokumenata ..................................... 297 7 NAUČNI I STRUČNI DOPRINOSI .............................................................................. 305 8 BUDUĆA ISTRAŽIVANJA ........................................................................................... 310 9 ZAKLJUČAK .................................................................................................................. 312 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka XI 10 SPISAK SLIKA ............................................................................................................... 314 11 SPISAK TABELA ........................................................................................................... 317 12 SPISAK PRILOGA ......................................................................................................... 318 13 LITERATURA ................................................................................................................ 319 14 PRILOG ........................................................................................................................... 334 15 REČNIK POJMOVA ...................................................................................................... 351 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 1 1 UVOD Eksponencijalni rast i razvoj informaciono komunikacionih tehnologija, donoseći tehnološke novitete i napredak, ulazi u sve segmente svakodnevnog života. Pоslеdnjih gоdinа vršеnа su intеnzivnа istrаživаnjа u оblаstimа: sistеmа zа uprаvlјаnjе dоkumеntimа, pоrtаlskih tеhnоlоgiја, еlеktrоnskоg pоslоvаnjа, pоslоvnе intеligеnciје, cloud computing-a, IKТ stаndаrdа, kоlаbоrаciје, bеzbеdnоsti pristupа infоrmаciјаmа. U eri globalizacije, adaptivnost i personalizacija predstavljaju utočište za korisnike novih tehnologija, koji su obasuti izobiljem informacija prikazanih u najrazličitijim formama, formatima i u najrazličitijem vizuelnom okruženju. Adaptirano i korisnički personalizovano okruženje, sa jasno definisanim sadržajem, koje proizilazi iz želja i potreba svakog pojedinačnog korisnika, predstavlja oazu u toj džungli informacija, koja mu omogućava osećaj komfornosti i daje mu mogućnost da na što efikasniji način obavlja svoje svakodnevne radne zadatke, uz učešće u socijalnim aktivnostima u slobodno vreme. Inteligentni, adaptivni, portali brišu granice između striktne podele vremena namenjenog za obavljanje posla i vremena za socijalne aktivnosti formalnog i neformalnog karaktera, kombinujući različite sadržaje i servise u jedinstvenu celinu. Ovakva mogućnost ni u kom slučaju ne narušava jasnu podelu između službenih obaveza i zabave, već korisniku obezbeđuje personalizovano i adaptivno okruženje, koje ove dve, naizgled nepomirljive aktivnosti organizuje i uređuje u jednu funkcionalnu celinu. Realizacija ovakvog, personalizovanog i adaptivnog okruženja, primenom portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, pored prethodno navedenih mogućnosti, obezbeđuje i sledeće: mogućnost formiranja dislociranih radnih mesta, mogućnost formiranja i organizovanja rada virtuelnih organizacionih jedinica, mogućnost formiranja i organizovanje rada dislociranih članova projektnih timova uz ravnopravnu mogućnost obavljanja svakodnevnih poslova sa bilo koje tačke na planeti. Ujedno, onlajn režim rada i dostupnost portala za intelgentno upravljanje elektronskim Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 2 dokumentima, obezbeđuje nam i mogućnost stalnog kontakta i saradnje, kako sa kolegama, tako i sa prijateljima i sa rodbinom. Segment adaptivnog i personalizovanog dela portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima obezbeđuje i mogućnost samopromovisanja, kroz mogućnost navođenja i publikovanja niza informacija koje korisnik želi da da na uvid javnosti. Te informacije se mogu odnositi na navođenje formalnih i neformalnih veština i znanja koje je korisnik tokom svog životnog veka stekao. Njihov prikaz, uz stalnu mogućnost ažuriranja, u smislu dodavanja novih informacija, ukoliko je do njih došlo edukacijom korisnika, obezbeđuje mogućnost eventualnog napredovanja u karijeri, promenu vrste posla ili radnog mesta, mogućnosti angažovanja u nekoj radnoj ili projektnoj grupi koja se bavi aktivnostima za koje je korisnik kvalifikovan i sertifikovan, ili čak i promene kompanije u kojoj korisnik radi. Istovremeno, u svom personalizovanom okruženju na portalu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, korisnik je u mogućnosti da podeli sa svojim poslovnim partnerima, kolegama, prijateljima ili rodbinom različite multimedijalne sadržaje (fotografije, audio i video zapise), uz jasno definisana prava pristupa pojedinim delovima raspoloživih sadržaja. Glаvnе аsоciјаciје kоје su vеzаnе zа prоblеmаtiku pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа, jesu pеrsоnаlizаciја i аdаptivnоst, kоје kоrisnicimа оbеzbеđuјu mоgućnоst prilаgоđаvаnjа pоrtаlа njihоvim pоtrеbаmа. Nа tај nаčin kоrisniku је оmоgućеnо dа „pеrsоnаlizuје“ pristup pоrtаlu, u smislu dа оdаbеrе rеlеvаntаn, а еliminišе nеpоtrеbаn sаdržај, dоk mu аdаptivnоst pоrtаlа оmоgućаvа prilаgоđаvаnjе kоnkrеtnim pоtrеbаmа, kаkо ličnim, tаkо i pоslоvnim. Vеliki brој rаzličitih kоrisnikа zаhtеvа оd pоrtаlа оdrеđеni оblik svеsti о kоrisniku i o njеgоvim аkciјаmа, kао i оdrеđеnu intеligеnciјu kоја bi оmоgućilа аdаptirаnjе pоrtаlа pоtrеbаmа kоrisnikа. Моdеrnа sоftvеrskа rеšеnjа nаmеnjеnа su širоkоm spеktru kоrisnikа kојi imајu rаzličitе tеmе intеrеsоvаnjа, tеhničkо znаnjе, sоciјаlnu ili kulturоlоšku pоzаdinu, ili drugi spеcifičаn skup оsоbinа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 3 U оblаcti pоslоvnе intеligеnciје rаzviјеni su аlаti pоput Data Warehouse, Extract- Transformation-Load (ETL), Online Analytical Processing (OLAP) i Data Mining аlgоritаmа. Glаvnе kаrаktеristikе rаzvоја оvih аlаtа su njihоvа intеgrаciја i pоdrškа rаdu u distribuirаnоm vеb оkružеnju. Nајčеšćа funkciоnаlnа оblаst primеnе pоslоvnе intеligеnciје је finаnsiјskа funkciја, dоk su nајmаnjе аktivni kоrisnici iz funkciје lјudskih rеsursа. Аkо sе аnаlizirа pоslоvаnjе dаnаšnjih kоmpаniја, nајčеšći prоblеmi sе оdnоsе nа nеdоvоlјnu intеgrаciјu infоrmаciја, lоš kvаlitеt pоdаtаkа, prоblеmе sа bеzbеdnоšću, na dоnоšеnjе ad hoc оdlukа bеz еgzаktnih pаrаmеtаrа, vеć nа оsnоvu iskustvа i prоizvоlјnе prоcеnе, na nеpоstојаnjе sistеmа mеtrikе i prаćеnjа klјučnih indikаtоrа pеrfоrmаnsi, štо pоtvrđuјu istrаživаnjа vоdеćih svеtskih аgеnciја i istrаživаčkih grupа [77]. IТ kоrisnici, u sistеmimа zа uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа bаzirаnim nа pоrtаlskim tеhnоlоgiјаmа, žеlе: mоgućnоst dа sе pоstаvlјајu ad hoc upiti, pristup kа višе izvоrа pоdаtаkа, skаlаbilnоst i pоuzdаnоst, lаkšu intеgrаciјu sа pоstојеćim IТ sistеmimа. Таkоđе, оrgаnizаciје vidе „intеligеntnе“ pоrtаlе kао cеntrаlnо mеstо zа sаrаdnju, аnаlizu i vizuеlizаciјu infоrmаciја. Primеnа pоrtаlskih tеhnоlоgiја u sistеmimа zа uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа оmоgućаvа fоrmirаnjе dislоcirаnih virtuеlnih timоvа i оrgаnizаciоnih cеlinа. U litеrаturi је оpisаn uticај pоrtаlskih tеhnоlоgiја u sistеmimа zа uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа nа sаvrеmеnо pоslоvаnjе kао i njihоvа vаžnоst i prеdnоst u оdnоsu nа sistеmе kоје primеnjuјu drugе tеhnоlоgiје. Dа bi sе rеаlizоvао mоdеl pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа, nеоphоdnо је rаzviti аrhitеkturu sistеmа i mоdеlе zа pоdršku intеgrаciјi infоrmаciја, rаzmеni znаnjа i unаprеđеnој sаrаdnji [157]. Rеаlizаciја јеdnоg tаkvоg sistеmа zаpоčinjе аnаlizоm pоslоvnih zаhtеvа i zаvršаvа njеgоvоm implеmеntаciјоm [140]. Dinаmičаn i čеstо nеprеdvidiv pоslоvni аmbiјеnt zаhtеvа оd sistеmа zа uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа bаzirаnim nа intеligеntnim pоrtаlimа mоgućnоst lаkоg, Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 4 јеftinоg i brzоg mеnjаnjа. Sеrvisnо оrјеntisаnа аrhitеkturа, SОА, prеdstаvlја оdgоvоr nа prоmеnlјivо оkružеnjе i na prоmеnlјivе pоslоvnе pоtrеbе. Kao najvažnija prednost SOA navodi se to što ona eksplicitno podržava interoperabilnost na nivou aplikacija, na nivou poslovnih procesa i na semantičkom nivou. Istrаživаnjа u оblаsti intеgrаciје pоslоvnih sistеmа nајčеšćе prеdlаžu mоdеlе zаsnоvаnе nа XML stаndаrdimа rаzmеnе pоdаtаkа i vеb sеrvisimа [118][155]. Nеki аutоri prеdlаžu mоdеl intеrоpеrаbilnоsti zаsnоvаn nа intеgrаciјi vеb pоrtаlа. Intеrоpеrаbilnоst dаnаs prеdstаvlја јеdаn оd nајvеćih prоblеmа еlеktrоnskоg pоslоvаnjа. Мnоgа istrаživаnjа аnаlizirајu zаhtеvе kојi mоrајu biti ispunjеni dа bi bilа оstvаrеnа intеrоpеrаbilnоst. Istrаživаnjа ističu pоtrеbu zа usklаđivаnjеm pоslоvnе strаtеgiје i tеhnоlоgiје implеmеntаciје. Prоblеmu intеrоpеrаbilnоsti pristupа sе sа tеhničkоg, sеmаntičkоg i sa оrgаnizаciоnоg аspеktа. Оsim tеhnоlоškе intеrоpеrаbilnоsti pоtrеbnо је оstvаriti i sеmаntičku intеrоpеrаbilnоst. Pоslеdnjih gоdinа pојаviо sе vеći brој člаnаkа i rаdоvа u kојimа sе аnаlizirа pоtrеbа zа sеmаntičkоm intеrоpеrаbilnоšću i nаčini za njeno postizanje. Аnаlizirајući trеndоvе u rаzvојu sistеmа zа pоslоvnu intеligеnciјu (BI), mоžе sе zаklјučiti dа su оni usmеrеni nа: nаprеdnu аnаlitiku (prеdеfinisаnа mеtrikа), pоrtаlе (pеrsоnаlizаciја, kоmbinаciја pоdаtаkа i tеkstа), BI mrеžе (sklаdištа mеtpоdаtаkа i pоdаtаkа kоја оmоgućаvајu pаrtnеrimа u mrеži dа rаzmеnjuјu infоrmаciје bеz оbzirа nа plаtfоrmu, vrеmе i na mеstо). Nоvi pоslоvni B2B mоdеli zаhtеvајu nоvi sistеm mеtrikе zаsnоvаn nа glоbаlnоm pristupu. Iz оblаsti mеrеnjа pеrfоrmаnsi sistеmа rаzviјеnа је Balanced Scorecard mеtоdоlоgiја. То је оkvir zа dеfinisаnjе, izmеnu i za usklаđivаnjе strаtеgiја, kао i za mеrеnjе еfеktivnоsti implеmеntirаnih strаtеgiја. Kоncеptuаlni okvir zа SCM i za оpis pоslоvnih prоcеsа u pоslоvnој mrеži dао је Lambert D. (International Journal of Logistics Management). Zа rеаlizаciјu kоmplеksnih sistеmа, kао štо је sistеm zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа, bаzirаn nа pоrtаlskim tеhnоlоgiјаmа, nеоphоdnо је tеmеlјnо i pаžlјivо isprојеktоvаti infоrmаtičkо kоmunikаciоnu infrаstrukturu kоја ćе biti u stаnju dа nа аdеkvаtаn i оptimаlаn nаčin оpslužuје sistеm. U litеrаturi sе pојmоvi „infrаstrukturа“, „tеhničkа Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 5 infrаstrukturа“ i „IТ infrаstrukturа“ оbјаšnjаvајu nа rаzličitе nаčinе. Čеstо sе pоd pojmom „infrаstrukturа“ pоdrаzumеvајu dоnji slојеvi u ОSI (Open Systems Interconnection Basic Reference Model) mоdеlu, štо ukаzuје nа mrеžnе hаrdvеrskе kоmpоnеntе, kоmunikаciоnе prоcеsе, uslugе i na prоtоkоlе. Меđutim, zа drugе, pоd tim tеrminоm sе pоdrаzumеvа infrаstrukturа kоја uklјučuје i аplikаtivni slој ОSI mоdеlа, ili јоš širе, uklјučuје cеlu plаtfоrmu nеоphоdnu zа pružаnjе uslugа еlеktrоnskоg pоslоvаnjа. Јеdаn оd vеоmа bitnih аspеkаtа, kаdа sе bаvimо prоblеmаtikоm sistеmа zа uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа bаzirаnih nа pоrtаlskim tеhnоlоgiјаmа, јеste pitаnjе bеzbеdnоsti, аutоrizаciје i pristupа rеsursimа. Vеći brој istrаživаnjа dоkаzао је dа bеzbеdnоst, digitаlni idеntitеt i uprаvlјаnjе pristupоm prеdstаvlјајu bitnе еlеmеntе u mоdеlu IТ infrаstrukturе kао plаtfоrmе zа rеаlizаciјu pоrtаlа [194]. Оvi еlеmеnti su nеоphоdni zа stvаrаnjе intеrоpеrаbilnоsti sistеmа zа uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа bаzirаnim nа pоrtаlskim tеhnоlоgiјаmа koje imаju zа cilј dа оbuhvаte rаzličitе nivое pоvеzivаnjа nеоphоdnih dа sе na smislen način stvоri end-to-end infrаstrukturа pоvеzivаnjа sistеmа i uslugа. Bеz оvih еlеmеnаtа svаki kоrаk intеrаkciје izmеđu dvа sistеmа imа zаhtеvе zа nеzаvisnim idеntitеtimа i uprаvlјаnjеm pristupоm, štо cеlоkupni sistеm čini kоmpeksnim. Pоslеdnjih gоdinа rеаlizоvаna su intеnzivnа istrаživаnjа iz оblаsti cloud computing-a kао оsnоvnоg оkružеnjа zа mоdеrnе sistеmе zа uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа bаzirаnim nа pоrtаlskim tеhnоlоgiјаmа. Kоncеpt cloud computing-a se bаzirа nа virtuеlizаciјi kао prvоm i nеоphоdnоm uslоvu. Glаvnе kаrаktеristikе rаzvоја sistеmа zа uprаvlјаnjе еlektronskim dоkumеntimа bаzirаnim nа pоrtаlskim tеhnоlоgiјаmа u cloud computing оkružеnju јеstе dоstupnоst аplikаciја - Software as a service (SaaS), platforme - Platform as a service (PaaS) i infrаstrukturе - Infrastructure as a service (IaaS) [131]. Prikаz јеdnоg оd mоgućih rеšеnjа је prеdstаvlјеn оpštоm i јеdnоstаvnоm аrhitеkturоm sа mоdulimа, kао štо su monitoring, policy i provision mоduli [70]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 6 1.1 DEFINISANJE PREDMETA ISTRAŽIVANJA Prеdmеt оvе disеrtаciје је istrаživаnjе mоgućnоsti primеnе sаvrеmеnih infоrmаciоnо- kоmunikаciоnih tеhnоlоgiја zа rаzvој mоdеlа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе elektrоnskim dоkumеntimа. Rеšеnjе kоје ćе оvdе biti rаzmаtrаnо zаsnivа sе nа intеgrаciјi i ugrаdnji funkciоnаlnоsti sеrvisа аdаptаciје u sаvrеmеnе sistеmе zа uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа. Јеdаn оd nаčinа zа intеgrаciјu hеtеrоgеnih kоmpоnеnti sistеmа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе dоkumеntimа је rаzvој vеb pоrtаlа. Vеb pоrtаli prеdstаvlјајu slоžеnе sајtоvе kојi оbјеdinjuјu rаzličitе infоrmаciје iz vеćеg brоја izvоrа, i оbеzbеđuјu pristup brојnim аplikаciјаmа. Vеb pоrtаli su srеdstvо zа prеnоs infоrmаciја i znаnjа, kао i za uspоstаvlјаnjе sаrаdnjе i kооrdinаciје аktivnоsti mеđu rаzličitim učеsnicimа. Pоrtаl оbuhvаtа vеliki brој sеrvisа kојi оmоgućаvајu pristup i prоnаlаžеnjе infоrmаciја, rаzvој zајеdnicа nа vеbu, sаrаdnju, trgоvinu i mnоgе drugе pоgоdnоsti. Kоmplеksnоst prојеktоvаnjа i implеmеntаciје pоrtаlа sе pоvеćаvа sа brојеm uslugа kоје pružа, kао i sа brојеm kоrisnikа. Pоrtаli nајčеšćе pоdržаvајu kоmplеksnе pоslоvnе prоcеsе, kао i vеliki brој dislоcirаnih kоrisnikа sа spеcifičnim pоtrеbаmа i zаhtеvimа. Prоblеmi nаstајu zbоg vеlikе hеtеrоgеnоsti pоslоvnih prоcеsа i pоdаtаkа kојi su uklјučеni. Rаzličitоst izmеđu pоslоvnih prоcеsа i pоdаtаkа sе sа јеdnе strаnе оglеdа u njihоvој rаzličitој prirоdi, dоk је nа drugој strаni vеliki brој rаzličitih infоrmаciоnih tеhnоlоgiја kоје sе kоristе. Pоstојеći prоblеmi dеlimičnо su rеšеni оmоgućаvаnjеm tеhničkе i sintаksnе intеrоpеrаbilnоsti. Меđutim, tеškоćе i dаlје pоstоје pri оbеzbеđivаnju nеоphоdnоg sеmаntičkоg rаzumеvаnjа rаzličitih sistеmа. Оsnоvnа ulоgа vеb pоrtаlа u оvоm istrаživаnju sе оglеdа u intеgrаciјi kоmpоnеnti sistеmа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе dоkumеntimа i аdаptivnih sеrvisа. Intеgrаciја sе оdnоsi nа lјudskе rеsursе, infоrmаciје, prоcеsе i аplikаciоnе kоmpоnеntе. Nеоphоdnо је dеfinisаti mеtоd zа mоdеlоvаnjе i rаzvој аdаptivnоg pоrtаlа zа еlеktrоnskо pоslоvаnjе. Pоtrеbnо је rаzviti оkvir kојi ćе sе sаstојаti оd skupа аlаtа i mеtоdа kоје оmоgućаvајu intеgrаciјu rаzličitih kоmpоnеnаtа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 7 Uprаvlјаnjе pоdаcimа prеdstаvlја јеdаn оd klјučnih prоcеsа zа uspеšnо pоslоvаnjе prеduzеćа. Kоličinа rаspоlоživih pоdаtаkа i dоkumеnаtа sе rаpidnо uvеćаvа. U sаvrеmеnim pоslоvnim sistеmimа, pоdаci su divеrzifikоvаni, rаsuti i rаspоrеđеni u hеtеrоgеnim grupаmа. Аutоri i kоrisnici pоdаtаkа su čеstо lоcirаni nа vеlikim udаlјеnоstimа. Istоvrеmеnо, prоblеm prеdstаvlја i vеliki brој izvоrа pоdаtаkа (rаzličiti tipоvi bаzа pоdаtаkа), izvеštајi iz rаzličitih pоslоvnih аplikаciја (infоrmаciоni sistеmi prеduzеćа (ЕRP), sаmоstаlnо rаzviјаnе аplikаciје ...) kојi u sеbi sаdržе rаznоrоdnе tipоvе pоdаtаkа (uklјučuјući i МS Office dоkumеntа, PDF dоkumеntа, аudiо/vidео zаpisе), bеz mоgućnоsti јеdinstvеnоg, јеdnоobrаznоg i sistеmаtizоvаnоg prikаzа. S оbzirоm nа zаhtеvе vеzаnе zа dоstupnоst, upоtrеbnе vrеdnоsti i mоgućnоsti sоfisticirаnih аnаlizа pоdаtаkа mоžе sе zаklјučiti dа је uprаvlјаnjе pоdаcimа kоmplеksаn i multidisciplinаrаn prоblеm u sаvrеmеnim pоslоvnim sistеmimа. Pоrtаl zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа bi intеgrisао svе pоdаtkе u јеdinstvеni izvоr pоdаtаkа i оbеzbеdiо јеdnоstаvаn i brz pristup kоrisnicimа, bеz оbzirа nа njihоvu trеnutnu pоziciјu. Јеdаn оd klјučnih zаhtеvа kојi sе pоstаvlја prеd prојеktоvаnjе i implеmеntаciјu pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа jesu аdаptаciја i pеrsоnаlizаciја. Pо Oxford Advanced Learner’s rеčniku tеrmin adaptive sе dеfinišе kао: „mоgućnоst mеnjаnjа kаdа је tо pоtrеbnо, kаkо bi sе prilаgоdilо rаzličitim situаciјаmа“ [26][29]. Теrmin adaptive znаči krеirаnje i pоnаšаnjе sistеmа prеmа pоtrеbаmа kоrisnikа. U kоntеkstu оvе disеrtаciје оkružеnjе sе smаtrа аdаptivnim аkо је u mоgućnоsti dа prаti аktivnоsti svојih kоrisnikа; dа ih intеrprеtirа u оsnоvnim sеktоrimа spеcifičnih mоdеlа; dа zаklјučuје о kоrisničkim zаhtеvimа i аfinitеtimа nа оsnоvu intеrprеtirаnih аktivnоsti, аdеkvаtnо ih rеprеzеntuјući u pоmеnutim mоdеlimа, i da dеluје nаd dоstupnim znаnjimа nа svоје kоrisnikе i da dinаmički uprаvlја pоslоvnim prоcеsimа [26]. Pоštо sе pоnаšаnjе sistеmа prilаgоđаvа kоrisniku, оvа vrstа аdаptаciје sе nаzivа pеrsоnаlizаciја [26][111][174]. Prеmа tоmе, аdаptivni sistеm zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа mоžе se оpisаti kао pеrsоnаlizоvаn sistеm kојi је, pоrеd krеirаnjа pеrsоnаlizоvаnih sаdržаја, spоsоbаn dа оbеzbеdi аdаptivnо „dоstаvlјаnjе“ dоkumеnаtа kоrisnicimа, kао i intеrаkciјu, sаrаdnju i pоdršku [30][33][75][111][37]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 8 Теhnikе аdаptаciје sе оdnоsе nа skup pоstupаkа kојimа sе оbеzbеđuје prilаgоđаvаnjе pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа kаrаktеristikаmа kоrisnikа [31][35][38][52][181]. Pоstоје rаzličitе pоdеlе kаdа su u pitаnju mеtоdе i tеhnikе аdаptаciје. Јеdnа оd nајzаstuplјеniјih pоdеlа оbuhvаtа čеtiri vrstе tеhnikа аdаptаciје: аdаptivnа аgrеgаciја sаdržаја, аdаptivnа prеzеntаciја, аdаptivnа nаvigаciја, аdаptivnа kоlаbоrаtivnа pоdrškа. U оkviru аdаptаciје pоrtаlа u оvој disеrtаciјi bićе kоrišćеni еlеmеnti svе čеtiri tеhnikе аdаptаciје. Аdаptivnа аgrеgаciја sаdržаја u оkviru pоrtаlа mоžе оmоgućiti kоrisnicimа rаzličitе tipоvе sаdržаја u zаvisnоsti оd nivоа hiјеrаrhiје. Nа оsnоvu kаrаktеristikа kоrisnikа, sistеm mоžе pоnuditi rаzličitе tipоvе sаdržаја, pоčеvši оd stаtističkе јеdinicе infоrmаciја, pа svе dо pоtpunо intеrаktivnih еlеmеnаtа. Аdаptivnа prеzеntаciјa sаdržаја unutаr strаnicа mоžе biti prilаgоđеnа rаzličitim pаrаmеtrimа. Оsnоvni cilј оvе grupе tеhnikа аdаptаciје јеstе dа prilаgоdi sаdržај strаnicе оdrеđеnоm kоrisniku prеmа njеgоvim trеnutnim cilјеvimа i drugim kаrаktеristikаmа. Аdаptivnа nаvigаciја pоdrаzumеvа prikаzivаnjе linkоvа i dеfinisаnjе putаnjе kоrisnikа nа оsnоvu оdređеnih kаrаktеristikа. U kоntеkstu оvоg rаdа, аdаptivnа kоlаbоrаciја sе оdnоsi nа pоdršku u pоslоvnim prоcеsimа kоја uklјučuје kоmunikаciјu izmеđu višе licа i kоlаbоrаciјu rаdi pоstizаnjа zајеdničkih cilјеvа. Pоslоvnа intеligеnciја prеdstаvlја klјučnu tеhnоlоgiјu u оbеzbеđivаnju аdаptivnоsti pоrtаlа, izvеštаvаnju i аnаlizi pоslоvnih prоcеsа i intеligеntnоg uprаvlјаnjа dоkumеntimа. Pоslоvnа intеligеnciја је skup аplikаciја оblikоvаnih tаkо dа mоgu оrgаnizоvаti i strukturirаti pоdаtkе о pоslоvnim trаnsаkciјаmа nа nаčin kојi оmоgućаvа аnаlizu kоrisnu u pоdršci оdlučivаnju i u оpеrаtivnim аktivnоstimа оrgаnizаciје [25][162]. Nајvеći dео primеnе pоslоvnе intеligеnciје pоdrаzumеvа trаnsаkciоnо izvеštаvаnjе i prаćеnjе оpеrаtivnih pоslоvа. Prоcеnаt kоrišćеnjа nаprеdnih (ad hoc, data mining i dr.) аnаlizа u dоmеnu еlеktrоnskоg uprаvlјаnjа dоkumеntimа bi svаkаkо mоgао biti vеći. Data mining sе dеfinišе kао nеtriviјаlnа еkstrаkciја implicitnih, prеthоdnо nеpоznаtih i pоtеnciјаlnо kоrisnih infоrmаciја iz vеlikih sеtоvа pоdаtаkа i bаzа. Stоgа, ulоgа data mining-а kао аdаptivnоg mеhаnizmа је оčiglеdnа [25][56]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 9 Kоrišćеnjеm аlаtа i tеhnikа data mining-а, mоgu sе izvršiti intеligеntnе аnаlizе vеlikih kоličinа pоdаtаkа sklаdištеnih u bаzаmа pоdаtаkа prеdlоžеnе plаtfоrmе zа intеligеntnо uprаvlјаnjе dоkumеntimа. Data mining sе kоristi kао srеdstvо zа prеdviđаnjе nеpоznаtih ili budućih vrеdnоsti аtributа оd intеrеsа, аli istоvrеmеnо i zа оpisivаnjе sаkrivеnih pаtеrnа, kојi mоgu dоprinеti prоnаlаžеnju оptimаlnih mоdеlа pеrsоnаlizаciје u оkviru pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе dоkumеntimа [25]. Оsnоvni kоncеpt primеnе data mining-a u prоcеsu unаprеđеnjа pоslоvаnjа i pеrfоrmаnsi kоrisnikа оdnоsi sе nа krеirаnjе kоrisničkih prоfilа i na intеligеntnе аnаlizе pоdаtаkа о kоrisnicimа, pri čеmu sе intеgrišu pоdаci prikuplјеni u pоslоvnоm infоrmаciоnоm sistеmu, sistеmu zа uprаvlјаnjе dоkumеntimа, u intrаnеtu itd. Аnаlоgnо pristupimа pеrsоnаlizаciје sistеmа еlеktrоnskе trgоvinе, kојi kоristе tеhnikе pоslоvnе intеligеnciје i dаta mining-а, pојаvlјuјu sе istrаživаnjа u vеzi sа primеnоm rаzličitih tеhnikа u uprаvlјаnju dоkumеntimа: - izdvајаnjе sеkvеnciјаlnih pаtеrnа sе kоristi zа prоnаlаžеnjе pаtеrnа kојi sе kоristе u prоcеsu prеpоrukе оdgоvаrајućih dоkumеnаtа [79]; - sеkvеnciјаlnа prаvilа sе kоristе zа uprаvlјаnjе krеtаnjеm kоrisnikа krоz strukturu dоkumеnаtа; - klаstеrоvаnjе i klаsifikаciја sе kоristе zа krеirаnjе klаstеrа i klаsа kоrisnikа sа sličnim kаrаktеristikаmа i zа pоdršku kоlаbоrаtivnоm rаdu; - asоciјаtivnа prаvilа i klаstеri sе kоristе zа prеpоručivаnjе оdgоvаrајućih аktivnоsti, dоkumеnаtа, vеb strаnicа [79]; - nа оsnоvu аsоciјаtivnih prаvilа i stаblа оdlučivаnjа, mеnаdžеri mоgu dоbiti pоvrаtnе infоrmаciје о оdviјаnju i о rеаlizаciјi rаzličitih sеgmеnаtа pоslа. Istrаživаnjа, prеdlоžеnа u оvој disеrtаciјi, оbuhvаtićе: mеtоdоlоgiјu, аlаtе i stаndаrdе mоdеlоvаnjа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 10 Istrаživаnjа u оkviru disеrtаciје ćе оbuhvаtiti slеdеćе оblаsti: - istrаživаnjе pоstојеćih rеšеnjа zа kоlаbоrаciјu, publikоvаnjе i rаzmеnu infоrmаciја i еlеktrоnskih dоkumеnаtа, kао i njihоvа primеnа u sistеmimа еlеktrоnskоg pоslоvаnjа; - utvrđivаnjе kаrаktеrističnih klаstеrа kоrisnikа prеmа: nivоu i vrsti оbrаzоvаnjа, pripаdnоsti оrgаnizаciоnој cеlini, nаzivu rаdnоg mеstа, vrsti pоslа kојi оbаvlја ili hiјеrаrhiјskој pоziciјi, kоrišćеnjеm mеtоdа pоslоvnе intеligеnciје; - istrаživаnjе mоgućnоsti zа аutоmаtskо uspоstаvlјаnjе intеrоpеrаbilnоsti izmеđu аktivnоsti u оkviru pоslоvnih prоcеsа; - istrаživаnjе mоgućnоsti rаzvоја mоdеlа nеоphоdnih zа nаlаžеnjе, pristup, intеgrаciјu i prihvаtаnjе infоrmаciја iz distribuirаnih, hеtеrоgеnih izvоrа pоdаtаkа; - mоdеlоvаnjе pоslоvnih prоcеsа, аrhitеkturе zаsnоvаnе nа sеrvisimа i kоmpоnоvаnjе sеrvisnih kоmpоnеnti u izvršnе pоslоvnе prоcеsе; - prikаz i аnаlizа kоncеpаtа i stаndаrdа vеzаnih zа rаzvој vеb sеrvisа i rаzvој sеmаntičkih vеb sеrvisа; - istrаživаnjе i аnаlizа kаrаktеristikа trаdiciоnаlnе infrаstrukturе zаsnоvаnе nа nеpоsrеdnоm rаspоlаgаnju i uprаvlјаnju fizičkim rеsursimа; - istrаživаnjе i аnаlizа kаrаktеristikа kоncеptа cloud computing-а, kао i svе kаrаktеristikе rеаlizаciје оvаkvе infrаstrukturе; - prојеktоvаnjе аrhitеkturе pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа i intеgrаciја dоstupnih sеrvisа аdаptаciје u оkviru pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа; - implеmеntаciја mоdеlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа u cloud computing оkružеnju; - mеrеnjе pеrfоrmаnsi pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа. Моdеl pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа prеdlоžеn u оkviru оvе disеrtаciје bićе rаzviјеn i tеstirаn u rеаlnоm sistеmu prеduzеćа ЈP PТТ sаоbrаćаја „Srbiја“. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 11 1.2 CILJEVI ISTRAŽIVANJA Primаrni cilј disеrtаciје је rаzvој mоdеlа vеb pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа. Rеalizаciја оvоg cilја pоdrаzumеvа uspеšnu intеgrаciјu vеćеg brоја rаzličitih kоmpоnеnata zа kоlаbоrаciјu i za pеrsоnаlizаciјu u sistеmu zа uprаvlјаnjе dоkumеntimа. Nајvаžniјi cilјеvi kојi sе pоstižu rаzvојеm pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlektronskim dоkumеntimа su: pоvеćаnjе kvаlitеtа i еfikаsnоsti е-pоslоvаnjа, intеgrаciја pоslоvnih prоcеsа i visоk stеpеn kоlаbоrаciје mеđu učеsnicimа. Меtоdоlоgiја trеbа dа оbuhvаti cеlоkupаn živоtni ciklus, оd prојеktоvаnjа dо implеmеntаciје pоrtаlа. Zаdаci istrаživаnjа, s оbzirоm nа pоstаvlјеnе cilјеvе su: - utvrđivаnjе mоgućnоsti primеnе sаvrеmеnih IKТ u еlеktrоnskоm pоslоvаnju; - anаlizа pоstојеćih sоftvеrskih rеšеnjа u rаzvојu sistеmа zа uprаvlјаnjе еlektronskim dоkumеntimа; - mоdеlоvаnjе tеhnikа uprаvlјаnjа dоkumеntimа; - prојеktоvаnjе аrhitеkturе pоrtаlа i intеgrаciје dоstupnih sеrvisа u оkviru pоrtаlа; - implеmеntаciја pоrtаlа zа uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа; - mеrеnjе pеrfоrmаnsi pоrtаlа i sеrvisа zа uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа. Cilј istrаživаnjа је slоžеn i multidiscilinаrаn јеr оbuhvаtа оblаsti mоdеlirаnjа, uprаvlјаnjа еlеktrоnskim dоkumеntimа, trаnsfоrmаciје pоslоvnih prоcеsа, аdаptivnоsti i kоlаbоrаciје i sаvrеmеnih Intеrnеt tеhnоlоgiја. 1.3 POLAZNE HIPOTEZE Pоlаzеći оd prеdmеtа istrаživаnjа i pоstаvlјеnih cilјеvа istrаživаnjа mоgu sе pоstаviti glаvnе hipоtеzе: - Моdеl pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа, bаzirаn nа kоncеptimа аdаptivnоsti, pеrsоnаlizаciјe i kоlаbоrаciјe, оmоgućаvа kоntrоlu živоtnоg ciklusа dоkumеnаtа u оrgаnizаciјi, оd trеnutkа krеirаnjа, аžurirаnjа, Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 12 publikоvаnjа i kоrišćеnjа, dо trеnutkа аrhivirаnjа dоkumеntа. Nа оvај nаčin sе оbеzbеđuјu trаnsfоrmаciја i unаprеđеnjе pоslоvnih prоcеsа. - Моdеl pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа оbеzbеđuје: visоk stеpеn rаzmеnе i rаspоlоživоsti infоrmаciја i еlеktrоnskih dоkumеnаtа, kоlаbоrаciје kоrisnikа, pеrsоnаlizаciје i аdаptivnоsti, kао i pоuzdаnоsti i sigurnоsti sistеmа. - Primеnа mоdеlа intеligеntnоg pоrtаlа оmоgućаvа pоbоlјšаnjе uprаvlјаnjа еlеktrоnskim sаdržајimа, intеrаktivnоst kоrisnikа, njihоvu kоlаbоrаciјu, štо imа zа cilј еfikаsniјu rаzmеnu infоrmаciја nа svim hiјеrаrhiјskim nivоimа kао i mеhаnizmе izvеštаvаnjа i mеrеnjа, pоput еlеmеnаtа pоslоvnе intеligеnciје i klјučnih indikаtоrа pеrfоrmаnsi, nа оsnоvu kојih mеnаdžmеnt pоslоvnоg sistеmа imа mоgućnоst dоnоšеnjа brzih i еfikаsnih оdlukа. - U slоžеnim pоslоvnim sistеmimа, u kојimа sе оbаvlја vеliki brој kоmplеksnih i rаznоvrsnih pоslоvа, mоgućе је trаnsfоrmisаti klјučnе pоslоvnе prоcеsе implеmеntаciјоm kоmpоnеnti еlеktrоnskоg pоslоvаnjа, pri čеmu је mоdеl pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа јеdnа оd klјučnih kоmpоnеnti. Nа оsnоvu оpštih hipоtеzа fоrmirаnе su pоsеbnе hipоtеzе: - mоgućе је оbеzbеditi аdаptivnоst mоdеlа intеligеntnоg pоrtаlа kоnkrеtnоm kоrisniku nа оsnоvu prаćеnjа njеgоvоg pоnаšаnjа prilikоm rаdа, оdrеđеnih prеfеrеnciја ili pоdеšаvаnjа kоја sаm kоrisnik оdаbеrе; - mоgućе је primеnоm pеrsоnаlizаciје mоdеlа intеligеntnоg pоrtаlа zа pојеdinu ulоgu, kоnkrеtnоg kоrisnikа ili grupu kоrisnikа оbеzbеditi vеb оkružеnjе kоје ćе rеzultirаti еfikаsniјim i kvаlitеtniјim rеzultаtimа rаdа; - primеnоm еlеmеnаtа sistеmа pоslоvnе intеligеnciје inkоrpоrirаnih u mоdеl pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа zаdоvоlјаvа se pоtrеbа mеnаdžmеntа zа dоnоšеnjеm kvаlitеtnih i brzih оdlukа nа оsnоvu filtrirаnih infоrmаciја i izvеštаја u sistеmu kојi је dоstupаn pо principu „24/7/365“, bеz оbzirа nа brој i vrstu izvоrа pоdаtаkа; - primеnоm klјučnih indikаtоrа pеrfоrmаnsi kао sаstаvnоg dеlа mоdеlа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа, nа еfikаsаn i prеglеdаn nаčin pоkаzuјu Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 13 se stаtusi kritičnih еlеmеnаtа pоslоvаnjа pоslоvnih sistеmа, štо dоvоdi dо prаvоvrеmеnih аktivnоsti u slučајu incidеnаtа; - primеnа fоrmаlnоg sistеmа zа mаnipulаciјu е-dоkumеntimа sа pripаdајućim prаvilimа i prоcеdurаmа оmоgućаvа kvаlitеtnu i еfikаsnu sаrаdnju vеćеg brоја učеsnikа u rаdu nаd zајеdničkim dоkumеntimа u оrgаnizаciјi, kао i аutоmаtskо, mеđusоbnо, оbаvеštаvаnjе svih zаintеrеsоvаnih аktеrа о еvеntuаlnim prоmеnаmа kоје su nаstаlе nаd dеfinisаnim dоkumеntimа; - mоgućе је оbеzbеditi krеirаnjе virtuеlnih ili dislоcirаnih prојеktnih timоvа ili оrgаnizаciоnih cеlinа, zаdržаvајući punu funkciоnаlnоst i еfikаsnоst u rеаlizаciјi pоslоvа i zаdаtаkа, bеz оbzirа nа lоkаciјu i udаlјеnоst člаnоvа kојi zајеdnički rаdе; - primеnоm kоncеptа cloud computing-а pоstižе se znаčајnа uštеdа i pоvеćаvа еfikаsnоst pоslоvnоg sistеmа. Primеnа mеđunаrоdnih stаndаrdа i sоftvеrskih аlаtа prеduslоv je zа hаrmоnizаciјu u smislu kоmunikаciје, sаrаdnjе i rаzmеnе infоrmаciја sа kоmplеmеntаrnim sistеmimа u zеmlјi i u оkružеnju. 1.4 METODOLOGIJA ISTRAŽIVANJA U svrhu izrаdе оvе disеrtаciје, оd оpštеnаučnih mеtоdа kоristićе sе mоdеlоvаnjе, аnаlitičkо-dеduktivnа i stаtističkа mеtоdа. Моdеlоvаnjе sе kоristi prilikоm izrаdе mоdеlа i sеrvisа аdаptаciје pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа. Аnаlitičkо-dеduktivnа mеtоdа kоristićе sе zа vršеnjе аnаlizе pоdаtаkа о pоstојеćim rеšеnjimа, kао i о kоrisnicimа. Меrеnjе rеlеvаntnih pаrаmеtаrа i аnаlizа dоbiјеnih rеzultаtа bićе оbаvlјеni pоmоću stаndаrdnih stаtističkih mеtоdа. Оd pоsеbnih nаučnih mеtоdа kоristićе sе mеtоdа rаzvоја vеb pоrtаlа, mеtоdе pоslоvnе intеligеnciје, kао i rаzličitе mеtоdе i tеhnikе аdаptаciје sаdržаја. U еkspеrimеntаlnоm dеlu ćе sе pоsmаtrаti pеfоrmаnsе rаzmеnе i rаspоlоživоsti infоrmаciја i еlеktrоnskih dоkumеnаtа, kоlаbоrаciје kоrisnikа, kао i pоuzdаnоsti i sigurnоsti sаmоg sistеmа kаdа sе оnо оdviја prеkо pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlektronskim dоkumеntimа. Dоbiјеni rеzultаti еkspеrimеntа trеbа dа pоtvrdе nаvеdеnе hipоtеzе о uticајu pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе е-dоkumеntimа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 14 Rеzultаti istrаživаnjа bićе prеzеntоvаni tеkstuаlnо, оpisivаnjеm, i biće prikаzаni krоz višе tаbеlа, slikа i diјаgrаmа. Istrаživаnjе ćе biti intеrdisciplinаrnо, јеr uklјučuје nаučnе disciplinе mеtоdоlоgiјu, stаtistiku, infоrmаtiku, psihоlоgiјu i drugе. Prоcеs rаzvоја vеb pоrtаlа u izgrаdnji аdаptivnih sistеmа pripаdа mеtоdоlоgiјi, mеtоdе bеlеžеnjа i аnаlizе pоsmаtrаnih i izmеrеnih pојаvа pripаdајu stаtistici, sоftvеr i njеgоvо kоrišćеnjе pripаdајu infоrmаtici, а оdrеđеnе оsоbinе lјudi uklјučеnih u istrаživаnjе rаzmаtrаćе sе sа stаnоvištа psihоlоgiје. Оsnоvu sоftvеrskоg rеšеnjа činićе Microsoft SharePoint 2010. Dоktоrskа tеzа ćе оbuhvаtiti оdgоvаrајućе grаfičkе prikаzе. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 15 2 SISTEM ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA Na tržištu softvera postoji veći broj komercijalno raspoloživih sistema za upravljanje dokumentima u poslovnim sistemima, kao i veći broj IT kompanija koje nude gotova sistemska rešenja za integraciju i transformaciju postojećih poslovnih procesa. Iako kvalitetna, razvijana na bazi najnovijih hardversko-softverskih platformi, ova rešenja često nisu razvijana u skladu sa konkretnim potrebama poslovnog sistema koji treba da ih implementira, što nameće potrebu njihove adaptacije ili potrebu konkretnog poslovnog sistema da se prilagođava zahtevima softvera. 2.1 POJAM I DEFINICIJA Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima predstavlja celovit i razrađen sistem, kompatibilan sa velikim brojem softverskih platformi, što ga svrstava u rešenja primenjljiva u svakom poslovnom okruženju, a koja se oslanjaju na korišćenje informatičkih resursa. Sistem omogućava uređenje poslovnih sistema i transformaciju nekonsolidovanih poslovnih procesa u konsolidovane. Primenom sistematizacije i interne standardizacije, razmatrani sistem obezbeđuje preduslove za uvođenje ISO standardizacije. Sistem kombinuje različite metode i tehnike, čime obezbeđuje multidisciplinarnost u svojoj primeni. Nije zasnovan na nekom od komercijalnih rešenja, već predstavlja autonoman sistem koji preduzeću obezbeđuje konkurentnost na tržištu i ubrzani razvoj. Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima ne nudi gotovo rešenje, već polazi od konkretnih potreba organizacije za koju se razvija, što istoj pruža veći komfor po pitanju izbora tehnologija, načina sistematizacije i standardizacije elemenata sistema i načina primene rešenja. Ovo je posebno značajno sa stanovišta složenih i distribuiranih poslovnih sistema koji imaju dobro razrađene i utemeljene poslovne procese, jasno definisana pravila i procedure rada, kao i formalizovane tokove dokumenata. Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima nastao je kao rezultat sistematizacije i primene znanja iz oblasti elektronskog poslovanja, kao rezultat dugogodišnjeg rada na rešavanju Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 16 konkretnih problema i kao rezultat primene novih tehnologija i analizi drugih rešenja u toj oblasti. Osnovna struktura sistema za upravljanje elektronskim dokumentima sačinjena je od tri sloja: - depozitorij dokumenata (Document respository); - mehanizam protoka posla (Workflow mechanism); - tehnologija pretraživanja i indeksiranja (Index and search technology). Repozitorij je najvažnija komponenta sistema za upravljanje elektronskim dokumentima. On pamti, kontroliše i upravlja dokumentima. Osnovne funkcije repozitorija su: - kontrola pristupa po dokumentima, održavanje kataloga, prijavljivanje i odjavljivanje, pretraživanje i izdvajanje dokumenta; - kontrola verzija, sva pojavljivanja dokumenta i njegove izmene u vremenu; Repozitorij dokumenata može biti ili posebna aplikacija ili mehanizam ugrađen u bazu podataka. On u potpunosti indeksira tekstove dokumenta, što olakšava pretraživanja i daje preciznije odgovore na upite, koji mogu bolje i preciznije da se strukturiraju. Indeksiranje se vrši ili pri ubacivanju teksta u repozitorij ili kasnije, nekom od batch procedura. Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima (u nastavku teksta SUED) je primenjiv u svakoj organizaciji koja teži razvoju elektronskog poslovanja, a samim tim, neminovno i uređenju svojih internih procesa kroz upravljanje elektronskim dokumentima. Svoju punu funkcionalnost, SUED postiže implementacijom i spregom svojih elemenata kao što su: portal, file server, softverski alati, digitalni sertifikati, a uz primenu koncepta standardizacije, kako na makro nivou, u sferi poslovnih procesa, tako i na mikro nivou, standardizacijom samih elektronskih dokumenata, uz načela elektronskog poslovanja. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 17 Samo kompleksna sprega svih gorenavedenih elemenata i njihova implementacija u preduzeću može da dovede do postizanja sledećih rezultata: 1. povećanja efikasnosti poslovanja preduzeća; 2. doprinosa procesu podrške odlučivanju; 3. doprinosa racionalizaciji troškova; 4. doprinosa oblasti ekologije, odnosno zaštite životne sredine; 5. doprinosa blasti obrazovanja; 6. doprinosa oblasti organizacione kulture; 7. doprinosa rastu profita. U velikim preduzećima sa više hiljada računara dislociranih na velikoj udaljenosti, pojam klasičnog radnog mesta, lokacijski uvek na istoj poziciji, može predstavljati problem pogotovu ako je posao koji se obavlja dinamičan i podrazumeva obilazak većeg broja lokacija unutar preduzeća. SUED omogućava formiranje univerzalnih radnih mesta, što omogućava zaposlenima da obave željeni posao bez obzira na trenutnu lokaciju. Univerzalna radna mesta podrazumevaju da su im računari unificirani po pitanju instaliranog softvera kao i da su urađena sva podešavanja prema definisanim standardima. Druga pogodnost koju im omogućava ovakav način rada je dostupnost dokumentima sa bilo koje lokacije u intranetu preduzeća, a po potrebi i putem VPN (Virtual Private Network) mreže i putem Interneta iz okruženja. U kombinaciji univerzalnih radnih mesta i VPN konekcije postoji mogućnost formiranja delova virtuelne organizacije, geografski razmeštene, povezane zajedničkim interesima, dok im se saradnja uglavnom obavlja kroz međusobno nezavisne radne zadatke i projekte, bez obzira na vremenski trenutak u kome se odvija. Delovi virtuelne organizacije se mogu primeniti u slučaju grupe ljudi ili u slučaju delova organizacije, koja znatno više koristi informacije i komunikacione tehnologije nego fizičku interakciju. Implementacijom SUED-a, uz primenu elemenata elektronskog poslovanja, može se postići značajna korist u složenim poslovnim sistemima. Analizom problema sa kojima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 18 se susrećemo svakodnevno u funkcionisanju preduzeća i primenom rešenja datog u prethodnom delu rada, u prilici smo da primenimo tehnologije elektronskog poslovanja, a u cilju transformacije postojećih aktivnosti poslovnih procesa, što neminovno dovodi do konsolidacije, podizanja nivoa poslovanja preduzeća i njegovog ubrzanog razvoja. 2.2 KATEGORIZACIJA DOKUMENATA Postoji veliki broj definicija koje opisuju pojam dokumenta. Dokument sadrži informacije. Često se referencira na stvarni pisani ili snimani proizvod i namenjen je komunikaciji ili skladištenju kolekcije podataka. Dokumenti su često interes administracije. Izraz dokument može biti primenjen na bilo koji prikaz namere, ali se najčešće koristi za nešto fizičko, kao jedan ili više ispisanih listova papira, ili za „virtuelni“ dokument u elektronskom (digitalnom) formatu. Dokumenti su ponekad klasifikovani kao tajni, privatni ili poverljivi. Takođe mogu biti opisani kao skica (eng. draft) ili dokaz (eng. proof). Kada je dokument kopiran, na izvor se referencira kao na original. U skorijoj istoriji, tradicionalni medij za pisanje dokumenta je papir, a informacija je na njega prenošena pomoću mastila, rukom ili putem nekog mehaničkog procesa (kao npr. tradicionalni način štampanja ili u današnje vreme sve češći način štampanja na laserskim štampačima). Moderni elektronski načini skladištenja i prikaza dokumenata uključuju: - radnu površinu i monitor (ili laptop, stoni PC itd.); opcionalno sa štampačem kako bi se sačuvala papirna verzija dokumenta; - tablet, smart telefon ili PDA – uređaj; - e-book reader – elektronski čitač e-knjiga i časopisa; - digitalni audio/video plejeri; - radio i televizijski servis pružaoca usluga. U zavisnosti od problematike kojom se bavimo i sfere koju izučavamo, dokumenta možemo kategorizovati na više načina u različitim poljima primene. Postoje prihvaćeni standardi za specifične primene u različitim poljima, kao na primer: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 19 - akademskom: teza, disertacija, rad, časopis; - poslovanje i knjigovodstvo: račun, predračun, narudžbenica, ponuda, ugovor; - pravo i politika: poziv, sertifikat, licenca, službene novine; - vlada i industrija: naredbodavni papir; - mediji i marketing: apstrakt, nacrt izgleda novinske stranice, skripta. Specificirani, standardni, dokumenti mogu biti kreirani primenom određenih obrazaca i šablona (eng. template), ali je suština da se kreiraju u elektronskoj (digitalnoj) formi. Karakteristično za elektronske dokumente je format u kome su zapisani kako bi se na što efikasniji način omogućilo njihovo korišćenje. Format elektronskog dokumenta može biti tekstualan ili binaran, kako bi se mogao sačuvati na nekom od medija za skladištenje podataka, naročito ukoliko je elektronski dokument namenjen za korišćenje na računaru. Kada se govori o formatima elektronskih dokumenata, tokom vremena su postojale različite inicijative: - XML – trenutno postoji načelni konsenzus kojim je utvrđeno da je XML osnova za buduće formate dokumenata datoteka. Primer, XML otvorenog standarda su: DocBook, XHTML, i u novije vreme, ISO / IEC standardi ISO 26300:2006 OpenDocument i Office Open XML (ISO 29500:2008). - Godine 1993, ITU-T je pokušao uspostaviti standard za formate dokumenata, poznat kao Open Document Architecture (ODA), koji je trebalo da zameni sve konkurentske formate dokumenata datoteka. To je opisano u ITU-T dokumentu T.411 / T.421, koji su ekvivalent ISO 8613 standardu. Međutim, pokušaj je bezuspešno završen. - PostScript i PDF su de facto, postali standard za dokumente koje je tipični korisnik u prilici samostalno da kreira i čita, dok ih, ukoliko ne poseduje odgovarajući softver ne može menjati. PDF je postao međunarodni ISO / IEC standard (ISO 15930-1:2001, ISO 19005-1:2005, ISO 32000-1:2008) 2001. godine. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 20 - HTML je najkorišćeni, otvoreni, međunarodni standard, koji se takođe koristi kao format datoteke dokumenta. HTML je ISO / IEC standard (ISO 15445:2000). - Microsoft Word (.doc), file format je, moglo bi se reći, trenutno najrasprostranjeniji format kada se govori o kancelarijskim dokumentima. Problem ovog formata jeste to što je zaštićen, a samim tim i nije uvek u potpunosti podržan od drugih tekst procesora. U daljem tekstu disertacije, akcenat će biti na analizi dokumenata koji se najčešće pojavljuju prilikom korespondencije zaposlenih u velikim poslovnim sistemima. U radu će biti obuhvaćeni sledeći formati: - MS Office dokumenti: · MS Word dokumenti u zavisnosti od verzije: .doc / .docx / .rtf; · MS Excel dokumenta u zavisnosti od verzije: .xls / .xlsx; · MS PowerPoint dokumenti u zavisnosti od verzije: .ppt / .pptx; · MS Outlook ili Outlook Expres dokumenti u zavisnosti od verzije. - PDF - PDF/A dokumenta. - Multimedijalna dokumenta: · video formati: jpg, png, tif, avi, mpeg, wmv, divx ... ; · audio formati: mp3, wma, wav, mid, cda. Pored gorenavedenih podela i kategorizacija, podela po vrsti dokumenata zauzima jedno od centralnih pozicija prilikom razmatranja problematike upravljanja elektronskim dokumentima. Važna informacija koja mora da prati svaki elektronski dokument relevantan za poslovanje je vremenski period čuvanja elektronskog dokumenta. Pored zakonskih akata koja propisuju vremenski period čuvanja pojedinih elektronskih dokumenata, postoje i interna akta i regulative, koje ovu problematiku definišu na nivou kompanije. Specifikacija vrsta dokumenata je prikazana u tabeli 1. Vrsta dokumenta „ostalo“ predstavlja veliki broj pojedinačnih dokumenata koji se ne mogu svrstati ni u jednu od navedenih grupa. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 21 Tabela 1: Specifikacija vrsta dokumenata Vrste dokumenata Ugovori Izveštaji Akta Prepiske Evidencije Zapisnici Rešenja Dokumentacija Knjige Planovi Projekti Spiskovi Pravilnici Dnevnici Nalozi Uverenja i potvrde Odluke Programi Uputstva Obračuni Kartoteke Saglasnost i naredbe Zahtevi Analize Izvodi Očevidnici Ostalo Jedan od primarnih modula portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima je biblioteka dokumenata i funkcionalnosti i servisi portala koji omogućavaju kreiranje, modifikovanje, pretraživanje, odobravanje i distribuciju velikog broja elektronskih dokumenata različitih formata, kao što su: MS Office dokumenta (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio), PDF, TXT, CSV, MSG, audio/video, slike i sl. Ono što je zajedničko za prethodno navedene dokumente je to da svi oni nose neke podatke, informacije i metapodatke. Da bi se bolje razumela problematika inteligentnog Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 22 upravljanja elektronskim dokumentima neophodno je pojasniti pojedine termine koji su ključni za uvođenje i primenu jednog takvog sistema. Pojam „pоdаtаk“ u bukvаlnоm prеvоdu sа lаtinskоg јеzikа znаči „nеštо štо је dаtо“. Kada se govori o podacima, u oblasti informatike, može se konstatovati da podatak predstavlja činjеnicu, dоgаđај ili idејu u оdrеđеnоm zаpisu. Pоdаtаk је prеdstаvlјаnjе činjеnicе ili idеје pоgоdnе zа kоmunikаciјu, intеrprеtаciјu i оbrаdu оd strаnе lјudi i mаšinа. Infоrmаciја је primlјеnа i shvаćеnа pоrukа. U infоrmаtici su оsnоvni pојmоvi infоrmаciја kао fеnоmеn i kоmunikаciја kао prоcеs. Intuitivnа prеdstаvа tih pојmоvа је pоznаtа, аli njihоvа nаučnа zаsnоvаnоst i intеrprеtаciја pripаdа infоrmаtičkој nаuci. Infоrmаciја је pоstаlа rеlеvаntаn pојаm zа svе nаukе kоје sе bаvе simbоličkоm kоmunikаciјоm u rаspоnu оd mаtеmаtikе dо rаčunаrskе nаukе, ili оd lоgikе dо lingvistikе, оdnоsnо оd еlеktrоnikе dо bibliоtеkаrstvа, kао i оd humаnističkih nаukа i umеtnоsti dо dоkumеntаristikе, аli i оd društvеnih nаukа dо mеdicinе i dr. То је infоrmаciјi dаlо intеrdisciplinаrnu dimеnziјu јеr је svаkа nаukа pоkušаlа i јоš pоkušаvа dа prоtumаči tај kоmplеksаn pојаm. Svе оvо ukаzuје dа pојаm „infоrmаciја“ niје lаkо shvаtiti niti јеdnоstаvnо prоtumаčiti. Infоrmаciја је rеč lаtinskоg pоrеklа in formare i izvоrnо је znаčilа stаvlјаnjе u оdrеđеnu fоrmu, оdnоsnо, dаvаnjе оblikа nеčеmu, аli је tоkоm vrеmеnа izgubilа prvоbitnо znаčеnjе. Dаnаs nеmа јеdinstvеnоg pristupа fеnоmеnu infоrmаciје, а јоš mаnjе јеdnоznаčnе i оpštеprihvаćеnе dеfiniciје infоrmаciје, kao što su: - „Ljudi su tvоrci i nоsiоci infоrmаciја“; - „Infоrmаciја mоrа, prе svеgа, dа imа оdrеđеni smisао, оnа mоrа biti nоsilаc znаčеnjа“; - „Infоrmаciја је svе оnо štо dаје nоvе pоdаtkе, ili nоvа оbаvеštеnjа о nеkој činjеnici ili nеkоm dоgаđајu, kојi nisu bili rаniје pоznаti“; - „Infоrmаciје su оni dеlоvi vеsti kојi zа primаоcа imајu vrеdnоst nоvоsti i kојi mu оmоgućаvајu dа bоlје izvrši svоје zаdаtkе“; - „Infоrmаciје su sаznаnjа kоја pоstајu dоstupnа pоmоću srеdstаvа kоmunikаciја, а pоsеduјu оbаvеštајnu vrеdеnоst". Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 23 U univеrzitеtskој litеrаturi nајčеšćе dеfiniciје pојmа infоrmаciја su : - „Infоrmаciја је inkrеmеnt znаnjа, njеnim pоstојаnjеm је nаšе znаnjе о nеčеmu uvеćаnо“; - „Infоrmаciја је znаčеnjе kоје dоdеlјuјеmо pоdаtku“; - „Infоrmаciја је skup pоdаtаkа u nеkоm kоntеkstu“. Vаžnо је nаprаviti rаzliku izmеđu pоdаtkа i infоrmаciје, pојmоvа kојi sе čеstо pоistоvеćuјu. Nа primеr, brој 6 је pоdаtаk i оn kао tаkаv nеmа pоsеbnо znаčеnjе. Меđutim, „Sаdа је 6 čаsоvа“ је infоrmаciја јеr је pоdаtku dоdеlјеnо nеkо znаčеnjе. Таkо mоžеmо uvidеti dа sе infоrmаciја sаstојi оd pоdаtkа i znаčеnjа kоје mu је dоdеlјеnо. Dоkumеnt sаdrži infоrmаciје. Čеstо sе rеfеrirа nа stvаrni pisаni ili snimаni prоizvоd i nаmеnjеn је kоmunikаciјi ili čuvаnju kоlеkciје pоdаtаkа. Dоkumеnti su čеstо u fоkusu аdministrаciје. Rеč sе tаkоđе upоtrеblјаvа kао glаgоl „dоkumеntоvаti“ оpisuјući prоcеs stvаrаnjа dоkumеntа. Izrаz dоkumеnt mоžе biti primеnjеn nа bilо kојi prikаz nаmеrе, аli sе nајčеšćе kоristi zа nеštо fizičkо, kао јеdаn ili višе ispisаnih listоvа pаpirа ili zа „virtuаlni“ dоkumеnt u еlеktrоnskоm (digitаlnоm) fоrmаtu. Dоkumеnti su pоnеkаd klаsifikоvаni kао tајni, privаtni ili pоvеrlјivi. Таkоđе mоgu biti оpisаni kао skicа (еng. draft) ili dоkаz (еng. proof). Kаdа је dоkumеnt kоpirаn, nа izvоr sе rеfеrirа kао nа оriginаl. Stаndаrdni dоkumеnti mоgu biti nаprаvlјеni nа оsnоvu оbrаzаcа (еng. template). Izglеd strаnicе (еng. page layout) јеdnоg dоkumеntа је nаčin nа kојi su infоrmаciје grаfički urеđеnе u prоstоru dоkumеntа (npr. nа strаnici); оbičnо је tо оdgоvоrnоst grаfičkоg dizајnеrа. Dizајnеr sе bаvi dizајnоm slоvа i оblikоm simbоlа, kао i fizičkim urеđеnjеm dоkumеntа. Dizајn infоrmаciја sе fоkusirа nа еfikаsnu kоmunikаciјu infоrmаciја, pоgоtоvо u industriјskim dоkumеntimа i u јаvnim znаkоvimа. Metapodaci (engl. metadata, meta data, metainformation) predstavljaju „podatke o podacima“ u bilo kojem medijumu. To su podaci koji opisuju karakteristike nekog izvora u digitalnom obliku. Korisni su kod pregledanja, prenosa i dokumentovanja Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 24 nekog sadržaja. U digitalnom smislu to su „strukturirani podaci koji opisuju, objašnjavaju, lociraju ili na neki drugi način omogućavaju lakše upravljanje resursima.“ Oni mogu opisivati jedan podatak, skup podataka ili samo neki deo celine. Šema metapodataka koja se pri tom koristi zavisi od tipa podatka koji opisuje i kontekst u kojem se nalazi. Mogu biti implementirani u dokumente koje opisuju ili mogu biti uz njih kao zaseban dokument. Često razlika između podatka i metapodatka nije definisana. Metapodatak može ujedno biti i podatak, zavisno od ugla gledanja. Metapodaci imaju široku primenu. Najčešće se koriste da bi se ubrzalo i poboljšalo pretraživanje velike količine podataka i da bi se otkrilo što više relevantnih informacija. Metapodaci pomažu pri otkrivanju i organizaciji resursa, te takođe omogućavaju interoperabilnost korišćenjem definisanih šema i protokola. Digitalnom identifikacijom resursima se daju jedinstvene oznake na koje se metapodaci referiraju. Neke vrste metapodataka mogu se primeniti pri arhiviranju podataka kako bi se uštedelo na kapacitetu, a doprinelo automatizaciji rada. Metapodatke možemo kategorizovati u tri grupe i to: - opisni, koji opisuju resurs za potrebe pronalaženja i identifikacije. Može uključivati elemente kao što su naslov, autor, sažetak, ključne reči...; - strukturalni, koji označavaju kako su složeni objekti (resursi) sastavljeni (npr. kako su određene stranice poređane da čine poglavlje); - administrativni, koji daju informacije o upotrebi i upravljanju resursa. Tipovi metapodataka zavise od okruženja u kojem se koriste. Mogu se primjenjivati u relacionim bazama podataka, skladištima podataka, u sistemu datoteka opisujući bilo kakve fajlove (fotografije, video …), pri opisivanju geografskih objekata i dr. Šeme metapodataka su sistematizovani setovi metapodataka s određenom svrhom, na primer, za određivanje tipa nekog dokumenta. Postoje različite šeme metapodataka. Svaka šema metapodataka ima ograničen broj elemenata, gde svaki taj element ima svoje ime i značenje. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 25 Neke od poznatijih šema su: - Dublin Core - Definisani set elemenata koji autorima može poslužiti pri opisu vlastitih veb resursa, ali često se koristi i za druge izvore. Šema je sažeta i jasna, te sadrži 15 elemenata (naslov, tema, opis, tip, izvor, odnosi, primjenjivost, autor, izdavač, donator, prava, datum, jezik, format, identifikator). Navedeni elementi su neobavezni i njihov redosled nije bitan. - METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) - Koristi se za potrebe definisanja strukture podataka u digitalnim bibliotekama (da bi se osigurala celovitost podataka koji su digitalizovani u delovima i sl.). Razvijen je na inicijativu Federacije digitalnih biblioteka. - TEI (Text Encoding Initiative) - Međunarodni projekat za označavanje većih tekstova u digitalizovanom obliku, uglavnom na polju humanističkih nauka. - EAD (Encoded Archival Description) - Koristi se za označavanje arhivske građe. - MARC (Machine Readable Cataloging) - Standardi za prezentaciju građe u mašinski čitljivoj formi. - MODS (Metadata Object Description Schema) - Služi kao nоsilаc izаbrаnih pоdаtаkа iz pоstојеćih MARC zаpisа, takođe оmоgućava krеirаnjе оriginаlnih zаpisа. Оnа sаdrži pоdskup MARC pоlја i kоristi оpisnа imеnа tаgоvа (tј. imеnа čiје znаčеnjе оdgоvаrа sаdržајu tаgа) umеstо numеričkih [128]. Da bi upotreba šema metapodataka u kontekstu mrežnih resursa bila moguća, potrebno ih je obeležiti setom znakova koji omogućavaju prepoznavanje šeme. Tekstualni formati kojima se to može izvesti su XML, SGML, HTML, MIME i dr. Metapodaci se tako ugrađuju u dokument pomoću „tagova“. To se može napraviti direktnim upisivanjem simbola ili pomoću programa za editovanje. Primena metapodataka je sve prisutnija i dalje se razvija. Razvoj i primena metapodataka predstavljaju veliki napredak u pronalaženju i u korišćenju informacija, pogotovo u današnje vreme kada Internet polako postaje glavni izvor informacija. Taksonomija (grč. tassein – „svrstati“; nomos – zakon, nauka) je naučna disciplina koja na temelju sličnosti i razlika taksonomske jedinice kategorizuje i razvrstava u grupe. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 26 One su najčešće hijerarhijski strukturirane i često u odnosu roditelj – dete. U današnje vreme pojam taksonomije odnosi se na klasifikaciju stvari, kao i na principe te klasifikacije. Prema taksonomijskim šemama, može se klasifikovati gotovo sve – živa i neživa bića, mesta, pojmovi, događaji itd. Taksonomija može takođe biti i organizacija stvari u grupe ili čak abecedni popis. Organizacija znanja taksonomiju vidi kao užu nauku od ontologije, koja je u informacionoj nauci model znanja koji opisuje područje te se koristi za zaključivanje o entitetima u prostoru i o relacijama između njih. Hijerarhijska taksonomija je klasifikacija u obliku strukture stabla za dati set objekata. Na vrhu strukture je korenski čvor koji se odnosi na sve objekte. Niži čvorovi su posebne podele, koje se odnose na podskupove celog seta klasifikovanih objekata. Relacije roditelj-dete u drvetu predstavljaju nadređen-podređen relaciju između koncepata vezanih za termine. Bogatije relacije između koncepata, koje uključuju i meronime, antonime, izvedene pojmove i sl. ne mogu se predstaviti strukturom drveta, pa se za opise semantičkih relacija koriste strukture grafa. Primer takve strukture su različiti tezaurusi, kontrolisani rečnici, semantičke mreže, ontologije. Dirkem i Levi-Stros su naučnici koji su intenzivno izučavali i taksonomije koje ne pripadaju isključivo naučnim taksonomijama, te su iz tog razloga dobile naziv „folk taksonomije”. Kako bi se razlikovale od naučnih taksonomija, koje tvrde da su odvojene od socijalnih odnosa i zbog toga objektivne i univerzalne, izvedene su iz socijalnog znanja i koriste se svakodnevno. Jedna od njih je taksonomija poduzeća, koja se bavi hijerarhijskom klasifikacijom interesa poduzeća, digitalne građe, dokumenata i drugih informacija i organizacijom administracije. Njima se koriste informacioni sistemi, odnosno sistemi za upravljanje sadržajem i znanjem, kao načinom da omoguće brz pristup odgovarajućoj informaciji unutar velikih i rastućih količina podataka. Kategorizacija teksta je proces dodeljivanja Bulen vrednosti svakom paru {dj,ci}D x C, gde je D domen dokumenata, a C je skup preddefinisanih kategorija. Formalno kategorizacija teksta je proces aproksimacije nepoznate ciljne funkcije, koja opisuje Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 27 kako bi trebalo da dokumenti budu klasificirani, pomoću funkcije Φ : D x C  {T, F} (klasifikator, pravilo, hipoteza, model). Kategorizacija teksta može biti: - single-label kategorizacija teksta – tačno jedna kategorija mora biti dodeljena svakom dokumentu iz domena dokumenata (nonoverlaping categories); - multilabel kategorizacija teksta – bilo koji broj kategorija može biti dodeljen istom dokumentu (overlaping categories); - binarna kategorizacija teksta – svaki dokument mora biti dodijeljen kategoriji ci ili njenom komplementu; - dokumentno orjentisana klasifikacija teksta – za odabrani dokument dj  D, žele se pronaći sve kategorije ci  C gde bi trebalo da se on svrsta (document-pivoted categorization - DPC); - kategorijski orjentisana klasifikacija teksta – za odabranu kategoriju ci  C želi pronaći sve dokumente dj  D koji joj pripadaju (category-pivoted categorization – CPC); - DPC je pogodniji kada dokumenti postaju dostupni u različitim trenucima (filtriranje e-mail-a), dok je CPC pogodniji u slučaju dodavanja nove kategorije u već postojeći skup kategorija, nakon što je deo dokumenata već bio klasifikovan (klasifikacija veb stranica); - umesto donošenja odluke o pripadnosti dokumenta nekoj kategoriji („hard TC“), može se ocjenjivati prikladnost neke kategorije dokumentu („ranking TC“). Proces stvaranja taksonomije započinje definisanjem skupa taksonomije. Skup taksonomije čine svi entiteti koje želimo da klasifikujemo. Na primer, ukoliko se želi klasifikacija dokumenata, posmatraće se skup dokumenata. Sledeći korak je izbor jednog atributa, na osnovu koga će se grupisati entiteti. U slučaju da dva entiteta, u smislu intenziteta i obima u odnosu na atribut, u podjednakoj meri dele navedeni atribut, za njih se može reći da su slični. Mogućnost primene taksonomije omogućava klasifikaciju unutar skupa po jednom atributu. Realnost je ipak kompleksnija i uobičajeno je da se primeni višekriterijumska Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 28 klasifikacija informacija. Na slici 1 je prikazan primer izbora ključnog entiteta primenom višekriterijumske analize. vl as ni k do ku m en ta period važenja dokumenta format dokumenta Traženi dokument PDF 3 godine Kadrovske funkcije Slika 1: Izabrani entitet primenom višekriterijumske analize U navedenom primeru cilj je bio izvršiti klasifikaciju dokumenata po atributima „format dokumenta“, „vlasnik dokumenta“ i „period važenja dokumenta“. 2.3 STANDARDI ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Standardizacija je ujednačavanje operacija čiji završni proizvod treba da zadovolji određene kvalitete, odnosno norme. Propisivanjem utvrđenog standarda obezbeđuje se mogućnost komparacije po bilo kom osnovu, odnosno objektivnost. Norma omogućava rangiranje svakog pojedinca, a time i objektivnost procene u odnosu na referentnu grupu. U poslovnom sistemu postoji veliki skup poslovnih aktivnosti koje prethode kreiranju jednog dokumenta. Da bi postigli zadovoljavajuću efikasnost, postupci i procedure unutar poslovnih aktivnosti moraju biti jedinstveno deklarisani i propisani na nivou celog poslovnog sistema. Primena standarda podrazumeva usvajanje i primenu odgovarajućih modela, procedura, praksa, alata i politika kojim se rukovodi u daljem radu. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 29 Uvođenje standarda, pravila, procedura i softverskih alata za rad u podsistemima za kreiranje, skladištenje, pronalaženje, verifikaciju i distribuciju elektronskih dokumenata, dovodi do povećanja kvaliteta u oblastima poslovne komunikacije, korespodencije i elektronske obrade dokumenata. Proces uvođenja standarda u IKT-u, predstavlja jedan od ključnih faktora koji utiču na uspešnost u toj kompleksnoj oblasti. Neminovnost usklađivanja kako unutar zemlje tako i sa zemljama u okruženju i svetu, podrazumeva poštovanje opšteprihvaćenih standarda, bez kojih nije moguće međusobno informatički komunicirati. Približavanjem standardima Evropske unije, moraju se prihvatiti i ITIL i ISO 20000 standardi. Prihvatanje ITIL prakse i sertifikacija upravljanja IT uslugama velika je promena za velike korisnike IT usluga. Ovakav način rada podrazumeva uspostavljanje, dokumentovanje i implementaciju procesa koji pre toga nisu postojali u organizaciji, što neminovno dovodi i do određenih organizacionih promena, prvenstveno u raspodeli odgovornosti i ovlašćenja. Internacionalni standardi iz oblasti menadžmenta IKT uslugama su [21]: - ISO 20000 (Information Technology Service Management); - BS 15000; - ISO 9001 (Quality Management System); Standard ISO 20000 je internacionalni IT Service Management standard koji omogućava organizacijama (interno ili eksterno) usklađivanje njihovih IT procesa sa zahtevima samih tehnoloških poslova u organizacijama, koristeći internacionalnu najbolju praksu. Ovaj standard opisuje zahteve koje mora da zadovolji jedna organizacija da bi isporučila svoje IT usluge sa prihvatljivim kvalitetom za svoje korisnike. BSI (British Standards Institute) je odgovoran za pisanje, izdavaštvo i marketing britanskih standarda i drugih odrednica. Britanski standardi imaju veliki uticaj na standardizaciju, kako u Evropi (sa CENELEC, ETSI) tako i u svetu (ISO i IEC). BSI je objavio standarde: BS 15000-1:2002 i BS 15000-2:2003, kao i standarde ISO 20000-1 i ISO 20000-2:2005. Standard ISO 20000-1 je procesno orijentisan, potpuno Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 30 kompatibilan sa ISO 9001 i sadrži specifikaciju zahteva za sistem upravljanja ITIL IT uslugama, dok je standard ISO 20000-2 specifikacija najbolje prakse u isporuci IT usluga, nezavisno od raspoloživih tehnoloških rešenja i u celosti je zasnovan na ITIL-u. Definicija Best Practice je detaljno objašnjena u Rečniku IT Service Management-a kao dokazana aktivnost ili proces koji je uspešno koristio veći broj organizacija i kao takva omogućava efektivnije i efikasnije korišćanje datih resursa, kao i stvaranje novih komparativnih prednosti. ITIL Framework je odličan primer najbolje prakse u IT okruženju. Koristeći metode najbolje prakse, organizacija ili pojedinci nemaju potrebu da kreću svaki put iz početka (reinvent the wheel), a takođe lako razumeju jedni druge jer koriste iste ili slične procese, zajednička iskustva i stečena znanja, kao i usvojenu terminologiju. U pripremi je ISO 20000-3: Guidance for the scoping and applicability of ISO/IEC 20000-1 [92]. ITIL je nastao pre dvadeset godina, na zahtev agencija Britanske vlade da se upotreba informacionih tehnologija u podršci poslovnim procesima učini efikasnom i efektivnom. ITIL je najrasprostranjeniji pristup za IT service management u svetskoj praksi. ITIL obezbeđuje povezani set najboljih praksi, razvijen i primenjivan u javnim i privatnim biznis sektorima internacionalno. ITIL je de facto standard najbolje prakse u isporuci IT usluga, koji promoviše poslovnu efektivnost i efikasnost. Dobra praksa može pomoći isporučiocu usluga da kreira efektivni menadžment sistem i za to postoje mnogobrojni izvori i metode, uključujući i koncepcije kao ITIL, COBIT, CMMI i standarde ISO/IEC 20000 I ISO 9000 i svakako odgovarajuća znanja zapolenih u organizacijama. ISO (Međunarodna organizacija za standardizaciju) i IEC (Međunarodna elektrotehnička komisija) zajedno formiraju sistem za opštepriznatu standardizaciju kao celinu. Nacionalne institucije, koje su članice ISO i IEC, učestvuju u razvoju međunarodnih standarda kroz rad u tehničkim komitetima, koje je ustanovila odgovarajuća organizacija radi obrade posebnih oblasti tehničkih aktivnosti. Tehnički komiteti ISO i IEC sarađuju na poljima od obostranog interesa. Međunarodne organizacije, vladine i nevladine, koje su u vezi sa ISO i IEC, takođe učestvuju u tom radu. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 31 ISO/IEC 20000 je standard za upravljanje IT uslugama. Ovaj standard se odnosi na BS 15000. Kombinuje sve aspekte upravljanja IT uslugama koji su validni u svim IT organizacijama. Kada se govori o standardizaciji, nikako se ne sme prevideti niti zapostaviti cela serija standarda usmerenih na IKT oblast, svrstanih u ISO/IEC 27000 seriju standarda. Ova serija standarda predstavlja trenutnu okosnicu kada se radi o standardzaciji u IKT oblasti. Međunarodna organizacija za standardizaciju (ISO) i Međunarodna elektrotehnička komisija (IEC) osnovale su zajednički tehnički komitet, JTC1, u okviru koga radi stalni komitet SC27 (ISO/IEC JTC1/SC27 IT Security Technique), koji se bavi razvojem standarda u oblasti sigurnosti IT sistema. Ovaj komitet je pokrenuo novu seriju standarda ISO/IEC 27000. Ova serija standarda daje preporuke za najbolju poslovnu praksu na polju sigurnosti informacija, rizika i kontrola, u kontekstu celovitog menadžment sistema za sigurnost informacija ISMS (Information Security Management System). Dizajnirana je poput sistema za upravljanje kvalitetom (ISO 9000) i zaštitu životne sredine (ISO 14000). Serija 27000 pokriva široku oblast – širu od privatnosti, poverljivosti ili tehničke sigurnosti. Ona je primenljiva na organizacije svih oblika i veličina. Organizacije se podstiču da procene rizike po pitanju bezbednosti informacija, da primene odgovarajuće sigurnosne kontrole u skladu sa svojim potrebama, koristeći savete i sugestije tamo gde je neophodno. ISMS koncept inkorporira u sebi kontinualnu povratnu spregu i unapređivanje aktivnosti, koje su sažete u Demingovom pristupu „planiraj-radi- proveravaj-deluj“. Ovaj pristup stalno istražuje i deluje na promene koje se dešavaju po pitanju pretnji, ranjivosti, napada na bezbednost informacija. Trenutno javno objavljeni standardi ove serije su [94]: - ISO/IEC 27000 obezbeđuje pregled i uvod u celokupnu seriju standarda ISO/IEC 27000 i rečnik pojmova koji se koriste u njoj. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 32 - ISO/IEC 27001 formalno specificira menadžment sistem koji treba da omogući sigurnost informacija. Ovim standardom se zahteva da upravljanje bude takvo da se sistematski prouče sigurnosni rizici, pretnje, napadi, da se razviju i primene takve bezbedonosne kontrole koje će eliminisati sve neprihvatljive rizike. Takođe, proces upravljanja treba da bude takav da obezbedi sigurnost informacija i u budućnosti [93]. - ISO/IEC 27002 obezbeđuje preporuke za najbolju praksu na polju upravljanja bezbednošću informacija, koju koriste oni koji su odgovorni za iniciranje, implementaciju i održavanje ISMS-a. Bezbednost informacija je definisana u kontekstu sprege poverljivosti (informacija je dostupna samo autorizovanim osobama), integriteta (obezbeđenje sigurnosti i kompletnosti) i dostupnosti informacija (autorizovani korisnici imaju pristup informacija kada god im zatrebaju). - ISO/IEC 27003 obezbeđuje pomoć i uputstva za implementaciju ISMS-a. - ISO/IEC 27004 pomaže organizacijama prilikom merenja i izveštavanja iz oblasti menadžmenta sigurnosti i u skladu sa tim doprinosi povećanju efikasnosti ISMS-a. - ISO/IEC 27005 obezbeđuje smernice za implementaciju menadžmenta sigurnosti informacija. On podržava generalne koncepte definisane u standardu 27001 i dizajniran je da potpomogne zadovoljavajuću implementaciju bezbednosti informacija, koja se zasniva na pristupu upravljanja rizikom. - ISO/IEC 27006 definiše formalne zahteve koje moraju da ispune organizacije koje sertifikuju druge organizacije u skladu sa standardom ISO/IEC 27001. Ovim standardom se osigurava da su sertifikatima koje su izdale akreditovane organizacije može verovati. - ISO/IEC 27011 definiše smernice za upravljanje bezbednošću informacija za telekomunikacione organizacije zasnovane na ISO/IEC 27002. - ISO/IEC 27007 - smernice za kontrolu sistema za upravljanje bezbednošću informacija. - ISO/IEC 27008 - smernice za kontrolu upravljanja bezbednošću informacija (fokusirane na kontrolama bezbednosti). Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 33 - ISO/IEC 27013 - smernice za integrisanu implementaciju ISO/IEC 20000-1 i ISO/IEC 27001. - ISO/IEC 27014 - okvir za bezbednost informacija u državnom sektoru. - ISO/IEC 27015 - smernice za bezbednost informacija u sektoru finansija i osiguranja. - ISO/IEC 27031 - smernice IKT spremnosti za neprekidnost u poslovanju. - ISO/IEC 27032 - smernice za sajber sigurnost („biti dobar komšija“ na Internetu). - ISO/IEC 27033 - mrežna bezbednost, višedelni standard zasnovan na ISO/IEC 18028:2006. - ISO/IEC 27034 - smernice za aplikativnu bezbednost. Na slici 2 je prikazan odnos između, sa jedne strane niza pitanja sa kojima se suočavaju preduzeća, odnosno njihovi menadžeri, dok je sa druge strane niz standarda, koji nam za svaku oblas pitanja nude preporuke i rešenja [21]. Kako raditi u konkretnoj organizaciji Organizacione politike, iskustva i procedure Primenjen sistem ITIL Šta treba raditi Kako će se raditi ISO/IEC /IEC 20000 Best Practice Applied Framework Organizational Policies, Practices and Procedures Kako raditi u pojedinoj oblasti ISO/IEC/IEC 20000/ISD Slika 2: Pozicija standarda u organizaciji Da bi obezbedili efikasniji i bolji rad u sistemu neophodni preduslovi su uspostavljanje standarda i propisanih procedura. Standardi, kao i njihova primena u informatizaciji preduzeća je neophodna. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 34 Standardizaciju možemo realizovati u sledećim oblastima: 1. standardizacije i konfigurisanja Software-a; 2. obeležavanja – imenovanja računara, foldera, dokumenata; 3. strukture elektronskih dokumenta – izgleda, formata zapisa, metapodataka; 4. standardizacije imenovanja e-mail adresa; 5. izrade prateće dokumentacije i elektronskih uputstava. 2.4 INFRASTRUKTURA JAVNOG KLJUČA Uspeh elektronskog poslovanja (e-business) zavisi od zaštite Internet komunikacija, odnosno, od mogućnosti zaštite onlajn transakcija. Internet pruža velike mogućnosti u oblasti elektronskog poslovanja, ali sa druge strane, donosi problem zaštite podataka i mrežnih resursa. Postojanje infrastrukture javnih kriptografskih ključeva (Public Key Infrastructure, udaljem tekstu PKI) preduslov je za uspešno sprovođenje različitih metoda zaštite elektronskog poslovanja. Infrastruktura javnih kriptografskih ključeva je kompleksan informacioni sistem za zaštitu podataka i mrežnih resursa koji se bazira na tehnologiji javnih kriptografskih ključeva (Public Key Cryptography) i koji se sastoji od: − kriptografskih tehnologija; − protokola; − standarda; − politika; − procedura; − servisa; − aplikacija. Koncept na kome se zasniva PKI sistem je asimetrična kriptografija ili kriptografija javnih kriptografskih ključeva (Public Key Cryptography). Naime, PKI sistem je informacioni sistem za zaštitu podataka i mrežnih resursa koji se bazira na tehnologiji javnih kriptografskih ključeva. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 35 2.4.1 Osnovne funkcije infrastrukture javnih ključeva Osnovne funkcije infrastrukture javnih ključeva su: - generisanje sertifikata, uključuje kreiranje sertifikata i liste povučenih sertifikata (CRL); - distribucija sertifikata, uključuje skladište sertifikata, ili direktorijum. Tu su smešteni svi javni ključevi sertifikata, CRL-ovi i sertifikati CA: - upravljanje sertifikatima i ključevima, može uključivati i servise kao što su backup ključeva i njihov povraćaj, podršku za automatski update za parove ključeva i sertifikate, istoriju upravljanja parovima ključeva i ukrštenu sertifikaciju. Osnovni cilj PKI je da obezbedi vezu poverenja među entitetima koji komuniciraju u čisto elektronskom okruženju. PKI sistem predstavlja osnovu za primenu rešenja zaštite elektronskih podataka, kojima se obezbeđuju četiri osnovne funkcije zaštite: 1. tajnost (Confidentiality) - garantuje se da sadržaj poruke može da sazna jedino korisnik kome je poruka namenjena; 2. autentikacija (Authentication) - verifikuje se identitet korisnika koji komuniciraju preko Interneta; 3. integritet (Integrity) - garantuje se da poruka nije promenjena prilikom prenosa; 4. neporecivost (Nonrepudiation) - onemogućava se poricanje izvršene transakcije. Zaštita tajnosti poruke realizuje se šifrovanjem poruke primenom odgovarajućeg kriptografskog sistema, dok se ostale tri funkcije zaštite realizuju tehnologijom digitalnog potpisa. 2.4.2 Tehnologija digitalnog potpisa i asimetrične kriptografije Kriptologija je termin koji potiče od grčkih reči kriptos (skriven, tajan) i logos (nauka), i označava naučnu disciplinu koja se bavi sigurnim (tajnim) komunikacijama. Dve osnovne, tesno povezane grane kriptologije su: kriptografija i kriptoanaliza. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 36 Predmet kriptografije je, pre svega, sinteza postupaka za obezbeđivanje tajnosti informacija, tzv. kripto-zaštita informacija. Predmet kriptoanalize je razmatranje metoda kojim se kompromituju („razbijaju“ od strane neovlašćenih korisnika) postupci kripto- zaštite informacije. Javni interes za kriptografiju drastično je porastao 1976. godine kada se prvi put javila ideja o infrastrukturi sa javnim ključevima. Naime Vitfild Difi i Martin Helman u svojoj publikaciji „New Directions in Cryptography“ predstavili su ideju kriptografije bazirane na javnom i na privatnom ključu. Tako je utemeljena asimetrična kriptografija ili tzv. kriptografija javnih ključeva, čime se dobila mogućnost postizanja tajnosti informacija bez prethodne razmene tajnog ključa putem (ne)sigurnog komunikacionog kanala. Godine 1978. definisan je prvi praktični asimetrični algoritam, koji se oznacava sa RSA (početna slova imena njegovih autora Rivesta, Šamira i Adlemana) i koji je iskorišćen za kreiranje digitalnog potpisa (eng. Digital Signature, DS). Godine 1991. usvojen je prvi standard digitalnog potpisa, baziran na RSA asimetričnom algoritmu. Godine 1994. američka Nacionalna bezbednosna agencija (eng. National Security Agency, NSA) razvila je i usvojila standard digitalnog potpisa (eng. Digital Signature Standard, DSS), kako bi omogućila generisanje digitalnog potpisa u svrhu autentikacija elektronskih dokumenata. Tehnologija digitalnog potpisa Tehnologija digitalnog potpisa se bazira na rešenjima asimetrične kriptografije i na korišćenju dva kriptografska ključa: 1. tajni ili privatni ključ (Private Key), kojim se vrši potpisivanje podataka; 2. javni ključ (Public Key), kojim se vrši verifikovanje potpisa. Princip rada tehnologije digitalnog potpisa je prikazan na slici 3. Korisnik A koji želi da potpisuje elektronska dokumenta poseduje par ključeva, javni i tajni. Ukoliko korisnik A želi da pošalje potpisan dokument korisniku B, vrši potpisivanje dokumenta svojim tajnim ključem, a zatim tako potpisan dokument prosleđuje korisniku B. Korisnik B Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 37 posle preuzimanja potpisanog dokumenta vrši verifikovanje potpisa korišćenjem javnog ključa korisnika A, koji je par tajnom ključu kojim je taj dokument potpisan. Slika 3: Tehnologija digitalnog potpisa Asimetrična kriptografija Asimetrična kriptografija (Asymmetric Cryptography) ili kriptogarafija javnih kriptografskih ključeva (Public Key Cryptography) bazira se na korišćenju dva kriptografska ključa: 1. javni ključ (Public Key), kojim se vrši šifrovanje podataka; 2. tajni ili privatni ključ (Private Key), kojim se vrši dešifrovanje podataka. Princip rada asimetrične kriptografije je prikazan na slici 4. Korisnik B koji želi da prima šifrovana elektronska dokumenta poseduje par ključeva, javni i tajni. Javni ključ javno objavljuje, tako da je on dostupan drugim korisnicima, dok tajni ključ čuva u tajnosti. Ukoliko korisnik A želi da pošalje šifrovan dokument korisniku B, on korišćenjem dostupnog javnog ključa korisnika B vrši šifrovanje dokumenta, a zatim tako šifrovan dokument prosleđuje korisniku B. Korisnik B posle preuzimanja šifrovanog dokumenta, vrši njegovo dešifrovanje korišćenjem svog tajnog ključa, koji je par javnom ključu kojim je taj dokument šifrovan. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 38 Slika 4: Asimetrična kriptografija U tabeli 2 su prikazani najpoznatiji algoritmi asimetrične kriptografije i navedena je njihova namena. Tabela 2: Najpoznatiji algoritmi asimetrične kriptografije Algoritam Namena algoritma RSA (R. Rivest, A. Šamir, L. Adleman) Šifrovanje, potpisivanje i razmena ključeva DSA (Digital Signature Algorithm) Potpisivanje Difi - Helman Key Exchange Algorithm Razmena ključeva ECC (Elliptic Curve Cryptography) Potpisivanje i šifrovanje 2.4.3 Komponente PKI sistema Najvažnije komponente PKI sistema su: 1. sertifikaciono telo (Certification Authority - CA); 2. registraciono telo (Registration Authority - RA); 3. sistemi za distribuciju sertifikata; 4. politika sertifikacije; 5. praktična pravila rada; 6. klijentske ili korisničke aplikacije PKI aplikacije. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 39 Sertifikaciono telo garantuje tačnost podataka u sertifikatu, tj. garantuje da javni ključ koji se nalazi u sertifikatu pripada korisniku čiji su podaci navedeni u tom istom sertifikatu. Zbog toga, ostali korisnici na Internetu, ukoliko imaju poverenje u sertifikaciono telo, mogu da budu sigurni da određeni javni ključ zaista pripada korisniku koji je vlasnik pripadajućeg tajnog ključa. Sertifikaciono telo je treća strana od poverenja koja izdaje digitalne sertifikate i validira identitet vlasnika digitalnog sertifikata. Sertifikaciono telo (CA) je logički entitet koji generiše sertifikate, pokrivajući geografsko područije ili organizaciju, što zahteva infrastrukturu sa javnim ključevima (PKI). Sertifikat je potpisan od strane CA, što garantuje identitet vlasnika sertifikata. CA ima odgovornost da verifikuje identitet korisnika i da izdaje, upravlja i da povlači sertifikate. Jedno od četiri zvanična sertifikaciona tela u Republici Srbiji je JP PTT saobraćaja „Srbija“ koje je izgradilo infrastrukturu javnih kriptografskih ključeva (Public Key Infrastructure – PKI), prema rešenju kompanije Entrust. Entrust je svetski lider u oblasti PKI sistema, sertifikacionih tela i zaštite elektronskog poslovanja. Sertifikaciono telo Pošte je započelo sa produkcijom 8. i 9. septembra 2004. godine i objavilo Pravilnik o elektronskim sertifikatima Javnog preduzeća PTT saobraćaja „Srbija“ u Službenom PTT glasniku, broj 341 od 8. oktobra 2004. godine. Zakon o elektronskom potpisu („Službeni glasnik Republike Srbije“, broj 135, 21. decembar 2004. godine) [62]. Sertifikaciono telo obavlja sledeće poslove: - izdavanje, obnavljanje, suspendovanje i opozivanje digitalnih sertifikata (digital certificate); - konfigurisanje različitih vrsta, životnih ciklusa i drugih parametara sertifikata; - objavljivanje registra opozvanih sertifikata - CRL (Certificate Revocation List); - uzajamna sertifikacija sa drugim sertifikacionim telima i drugo. Registraciono telo - RA predstavlja interfejs između korisnika i CA. Registraciono telo igra ulogu rutera između operatora registracionog tela i sertifikacionog tela. RA prihvata zahteve za izdavanjem sertifikata, proverava identitet korisnika i prosleđuje zahteve u određenom formatu CA. Registraciono telo može imati svoju sopstvenu politiku rada, ali ona mora biti u skladu sa sertifikacionom politikom i praktičnim pravilima rada. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 40 Kvalitet načina provere identiteta podnosioca zahteva određuje nivo poverenja koji se ugrađuje u zahtev . Registraciono telo obavlja sledeće poslove: - prihvatanje zahteva korisnika za izdavanje sertifikata; - proveravanje identiteta korisnika i prikupljanje podataka o korisnicima, prosleđivanje zahteva korisnika za izdavanje sertifikata ka sertifikacionom telu; - prosleđivanje zahteva za izdavanje ili povlačenje sertifikata od RAO do CA, ali i dobijanje potvrdne poruke i sertifikata od CA i dostavljanje do RAO; - potvrđivanje identiteta osobe ili entiteta za koji treba da prosledi zahtev za sertifikat do CA; - digitalno potpisivanje poruka; - verifikacija poruka; - šifrovanje podataka; - arhiviranje podataka. Sistemi za distribuciju sertifikata su specifični zbog svojih zahteva distribucije ključeva i sertifikata, i zavise od nekoliko faktora koji uključuju: - mesto gde je generisan ključ; - namenu sertifikata; - out-of-band distribuciju - neelektronske tehnike kao što je fizička isporuka; - in-of-band distribuciju, koja, na primer, uključuje primenljivu verifikaciju sertifikata sa sigurnosnom e-mail porukom (S/MIME); - objavljivanje sertifikata na javnom direktorijumu da bi se obezbedilo on- demand/online preuzimanje; sadrži: javne podatke o korisnicima, digitalne sertifikate, registre opozvanih sertifikata - CRL. Politika sertifikacije treba da propiše sve procedure koje se odnose na korišćenje i izdavanje sertifkata i to: - pod kojim uslovima se izdaju sertifikati; - koje informacije treba da budu uključene u serifikat; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 41 - za koju svrhu će se koristiti dati sertifikat; - šta se dešava kada istekne važnost sertifikata. Praktična pravila rada definišu način na koji sertifikaciono telo ispunjava tehničke, organizacione i proceduralne zahteve poslovanja koji su identifikovani u Politici sertifikacije. Razlika politike sertifikacije i praktičnih pravila rada je prema svrsi dokumenata, nivou specifikacije i prema različitim pristupima dokumentima. Klijentske ili korisničke aplikacije - PKI aplikacije. Čitav PKI sistem se kreira da podrži rad većeg broja aplikacija u kojima se koriste digitalni sertifikati i tehnoogija digitalnog potpisa, kao što su: - zaštita veb transakcija; - zaštita e-mail servisa; - VPN – virtuelne privatne mreže; - bezbedno upravljanje elektronskom dokumentacijom; - kontrola radnog vremena i pristupa određenim prostorijama; - bezbedna plaćanja putem Interneta; PKI aplikacije omogućavaju korisnicima: - potpisivanje i šifrovanje transakcija e-vlade (e-government), e-bankarstva (e- banking) i e-trgovine (e-commerce) koje se razmenjuju Internetom; - zaštićenu e-mail komunikaciju; - zaštićenu Veb komunikaciju; - prijavljivanje (logovanje) na računar, računarsku mrežu ili aplikaciju; - potpisivanje koda softverskih paketa; - potpisivanje i šifrovanje datoteka, bilo da se one skladište na hard diskovima računara ili se razmenjuju računarskom mrežom i drugo. 2.4.4 Digitalni sertifikat Digitalni (elektronski) sertifikat (digital certificate) je elektronski dokument koji izdaje sertifikaciono telo (Certification Authority - CA). Digitalni sertifikat može da se shvati Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 42 kao digitalna lična karta, jer sadrži podatke o korisniku sertifikata i podatke o izdavaocu sertifikata. U okviru digitalnog sertifikata koji se izda korisniku nalazi se, pored ostalog, i korisnikov javni kriptografski ključ (Public Key), koji je par njegovom tajnom kriptografskom ključu (Private Key). Sertifikaciono telo garantuje tačnost podataka u sertifikatu, tj. garantuje da javni ključ koji se nalazi u sertifikatu pripada korisniku čiji su podaci navedeni u tom istom sertifikatu. Zbog toga, ostali korisnici na Internetu ukoliko imaju poverenje u sertifikaciono telo, mogu da budu sigurni da određeni javni ključ zaista pripada korisniku koji je vlasnik pripadajućeg tajnog ključa. Digitalni sertifikat je elektronski dokumenat koji je javno dostupan na Internetu. Zbog toga što se u okviru sertifikata nalaze javni ključevi korisnika sertifikata, distribucijom sertifikata se distribuiraju i javni ključevi. Iz tog razloga, omogućena je pouzdana razmena javnih ključeva posredstvom Interneta između korisnika koji se nikada nisu sreli, uz mogućnost verifikovanja identiteta korisnika. Digitalni sertifikat je nemoguće falsifikovati jer je potpisan tajnim kriptografskim ključem (Private Key) sertifikacionog tela. Za verifikovanje valjanosti digitalnog sertifikata koristi se javni ključ, tj. sertifikat sertifikacionog tela. Komunikacioni programi (na primer: Microsoft Internet Explorer) raspolažu digitalnim sertifikatima sertifikacionih tela kojima se veruje, pa samim tim i njihovim javnim ključevima. U okviru komunikacionih programa omogućeno je da korisnici naknadno instališu sertifikate sertifikacionih tela u koje imaju poverenje. Digitalni sertifikat sadrži: 1. podatke o identitetu korisnika kome je izdat sertifikat, kao što su ime i prezime, e-mail adresa ... ; 2. javni kriptografski ključ korisnika sertifikata; 3. podatke o entitetu koji je izdao sertifikat, tj. o sertifikacionom telu. Digitalni sertifikati i tajni (privatni) kriptografski ključevi mogu da se čuvaju na medijima kao što su: hard disk, CD, PKI smart kartica, PKI USB smart token i dr. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 43 Najviši nivo sigurnosti se postiže ukoliko se kao mediji koriste PKI smart kartice i USB smart token-i [63]. 2.4.5 Tehnika digitalnog potpisa i postupak kriptovanja Tehnika digitalnog potpisa i postupak kriptovanja dokumenta prikazan je na slici 5 i karakterišu ga sledeći koraci [68][67]: 1. autor dokumenta - pošiljalac kreira svoj dokument; 2. kriptuje ga javnim ključem primaoca; 3. tako šifrovan dokument potpisuje svojim tajnim ključem (ključem pošiljaoca); 4. potpisan i kriptovan dokument pošiljalac putem e-mail-a šalje primaocu; 5. primljeni dokument primalac verifikuje javnim ključem pošiljaoca; 6. nakon verifikacije primalac vrši dekriptovanje dokumenta, svojim tajnim ključem (kjučem primaoca); 7. na taj način dobija clear oblik dokumenta koji je dekriptovan i verifikovan. Slika 5: Postupak digitalnog potpisivanja i kriptovanja elektronskog dokumenta Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 44 Ciljno tržište Najznačajnija polja primene elektronskog potpisa su elektronsko poslovanje (e- Business), elektronska trgovina (e-Commerce), elektronsko bankarstvo (e-Banking), elektronska uprava (e-Government), elektronsko pravosuđe (e-Justice), elektronsko zdravstvo (e-Healthcare) i platni sistemi na bazi čip kartica (EMV) itd., implementirano u sledećim poslovnim sektorima: - bankarski sektor;. - državne i javne institucije; - javna i komunalna preduzeća; - institucije za ispitivanje javnog mnjenja; - sektor agencijskog poslovanja; - trgovinski sektor; - transportne i skladišne organizacije; - sektor uslužnih delatnosti; 2.5 POSLOVNI PROCESI Analizirajući problematiku procesa, tokova papirnih dokumenata kroz algoritme aktivnosti učesnika, uočeno je da bi se njihovom transformacijom postigla brojna poboljšanja i ostvarile značajne uštede, odnosno uočila se potreba za reinženjeringom – migracijom tokova papirnih dokumenata u tokove elektronskih dokumenata. Uz realnu pretpostavku da je preko 80% dokumenata koja cirkulišu u velikim poslovnim sistemima internog karaktera i da ceo svoj životni ciklus od trenutka kreiranja, preko obrade do arhiviranja, završe kao dokumenta unutar istog poslovnog sistema, opravdano se postavlja pitanje potrebe za štampanjem tih elektronskih dokumenata, odnosno potrebe da se njihov gotovo idealan, digitalan, kvalitet prikazuje na papiru, uz ogromne troškove koje prate takav način rada [114]. Proces, po jednoj od definicija [21], možemo objasniti kao „Ono što se u sistemu dešava da bi se pretvorilo u željeni izlaz, jeste, u stvari proces“. Procesi su elementi strukture poslovnog sistema. Oni su entitet preko koga se najbolje uspostavlja nov poslovni Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 45 sistem, preispituje, poboljšava i razvija postojeći poslovni sistem i upravlja delovima poslovnog sistema i sistemom kao celinom [68]. Identifikacija i klasifikacija procesa je ključni korak procesnog pristupa. Istovremeno je preduslov za sva adekvatna rešenja u poslovnom sistemu, koja se zasnivaju na procesima. Od načina identifikacije i klasifikacije procesa zavise, pored ostalog: mogućnost upravljanja procesima, podela rada, nadležnosti i odgovornosti, kao i mogućnost vođenja troškova preko procesa. Ovaj korak procesnog pristupa često se ne obavlja na pravi način. Njemu treba da prethodi adekvatna identifikacija i klasifikacija predmeta rada, urađena baš za potrebe primene procesnog pristupa. Kada se govori o procesima, najbolje je iskoristiti nekoliko definicija kojima se one opisuju: - „Poslovni proces je specifičan niz poslovnih aktivnosti u vremenu i prostoru koji ima svoj početak i kraj i precizno definisane ulaze i izlaze“ [22]; - „Poslovni proces je svaka aktivnost ili grupa aktivnosti koje uzimaju ulaz, povećavaju mu vrednost i time proizvode izlaz za unutrašnjeg ili spoljašnjeg korisnika“ [50]; - „Poslovni proces je kolekcija aktivnosti koja ima više ulaza i stvara više izlaza koji imaju neku vrednost za korisnika“ [47]; - „Proces je skup međusobno povezanih ili međusobno delujućih aktivnosti koji pretvara ulazne u izlazne elemente” [61]. Procesi su entitet preko koga se najbolje: - sagledava struktura poslovnog sistema; - definišu nadležnosti i odgovornosti u poslovnom sistemu; - određuje podela rada, uređuje poslovni sistem; - upravlja poslovnim sistemom (organizacionim celinama, kvalitetom, troškovima, procesima, resursima …); - definišu modeli poslovnog sistema i njegovih podsistema; - ostvaruje kreativna komponenta poslovnog sistema; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 46 - otkrivaju mesta i uzroci lošeg rada, niske produktivnosti, sporog rada i prekoračenja rokova, uvećanih troškova, lošeg rivaliteta, nedovoljne efikasnosti poslovanja; - primenjuju zahtevi svetskih standarda (ISO 9000:2000, ISO 14000:2000 …). Njihovo svojstvo je lako dekomponovanje (usitnjavanje), ali i lako ukrupnjavanje. Procesi se identifikuju anatomskim pristupom poslovnim sistemima polazeći od predmeta rada, grupisanog, klasifikovanog, specificiranog baš za potrebe lakog identifikovanja procesa. Jedno od najznačajnijih svojstаva procesa jeste to da se lako dekomponuju (usitnjavaju), ali i da se lako ukrupnjavaju, što se može iskoristiti u procesu identifikacije i klasifikacije procesa. Struktura poslovnog sistema može se sagledati i pomoću kataloga proizvoda i/ili usluga koje posmatrani poslovni sistem proizvodi i/ili pruža, organizacione strukture, ljudskih resursa koje zapošljava, raspoložive opreme i drugih entiteta, ali je to mnogo bolje i lakše učiniti pomoću procesa. Isto važi i za ostale navedene upotrebe procesa. Za utvrđivanje i sagledavanje anatomske strukture poslovnih sistema najbolje je koristiti procesni pristup. Pomoću njega se, polazeći od misije poslovnog sistema, programa predmeta rada (proizvoda i/ili usluga), definišu globalni procesi u poslovnom sistemu. Ako se identifikacija i klasifikacija procesa uradi na pravi način, dobijaju se fundamentalna rešenja poslovnog sistema potpuno nezavisna od oblika organizovanja i oblika vlasništva. To su važna svojstva koja garantuju trajnost i kvalitet svih drugih rešenja u poslovnom sistemu. Efikasno utvrđivanje unutrašnjih rezervi moguće je samo ako su identifikovani i klasifikovani procesi. Pod unutrašnjim rezervama se podrazumeva: - ono što se radi, a ne treba da se radi; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 47 - uvećani troškovi izvršenja procesa; - produženo vreme trajanja procesa; - neadekvatan kvalitet predmeta rada; - neadekvatan izlaz iz procesa koji prouzrokuje sve prethodno u narednom procesu. Jedino se primenom procesnog pristupa dobijaju rešenja iz domena uređivanja organizacionih sistema (primena zahteva standarda ISO: 9000 i ISO: 14000), potpuno nezavisna od oblika organizovanja, oblika vlasništva kao i od ostalih promena u okruženju. Informatičko projektovanje ne može se sprovesti ukoliko sve prethodno navedeno nije urađeno. Informacione tehnologije se inkorporiraju u način izvođenja procesa. Objektno orijentisan informacioni sistem više nije pravo rešenje. Sve se više prelazi na procesno orijentisani informacioni sistem. Vrhunac informatičkog projektovanja jeste da svaki menadžer može sam na svom računaru da „iskroji“ izveštaj koji želi [67][96]. 2.5.1 Klasifikacija procesa Kada se govori o klasifikaciji i podeli procesa možemo se rukovoditi viđenjem relevantnih autora: - Melan (1992): proizvodni i uslužni procesi; - Harington (1991): proizvodni i poslovni procesi; - Bergman i Klefsjo (1995): funkcionalni i individualni procesi; - Firma Ericsson: operativni, podešavajući i upravljački procesi; - Rentzhog (1997): bazni i podržavajući procesi. Neophodno je, takođe, izvršiti i grupisanje odnosno prepoznavanje i razvrstavanje poslovnih procesa na: - Prioritetne procese - koji se iz određenih razloga (zahtevi standarda, vršenje usluga trećem licu, itd.) uzimaju hitno u razmatranje. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 48 - Kritične procese - koji pri svom odvijanju izazivaju probleme u pogledu kvaliteta predmeta rada, troškova, vremena izvršenja (rokova) itd. Kritičnost se sagledava imajući u vidu sva tri vremenska aspekta: prošlost, sadašnjost i budućnost. - Ključne procese - od kojih, u najvećoj meri, zavisi ispunjenje ciljeva poslovnog sistema, zahteva korisnika, odnosno adekvatan izlaz iz sistema. Preko njih se mogu prepoznati specifičnosti organizacionog sistema, osnovna delatnost, proizvodi i usluge, odnosno specijalizovani deo poslovnog sistema. Procesi se mogu prikazati na razne načine. Najvažnije je videti šta proces sadrži, gde počinje, a gde se završava, odnosno odrediti granice procesa, iz kojih aktivnosti ili potprocesa se sastoji, ko izvršava aktivnosti itd. Za sve to se koriste šeme za prikaz procesa i dijagram toka procesa, proces flow. Prilikom razmatranja transformisanja poslovnih procesa, neminovno se nameće i pitanje kako odrediti kvalitet procesa? Kvalitet procesa, kao složen pojam, podrazumeva definisanje kriterijuma uspešnosti, stabilnosti i pouzdanosti procesa. Obuhvata bazne i funkcionalne odrednice kvaliteta. Bazne odrednice kvaliteta procesa su: - nivo definisanosti, određenosti procesa (naziv, mesto u logičkom stablu procesa, u mrežama, katalogu i modelu procesa); - nivo specificiranosti, strukturne i sadržajne određenosti procesa (ulaz, izlaz, tok, resursi, poremećaji, podela rada, nadležnosti i odgovornosti); - nivo primene principa, pravila i metoda inženjeringa procesa u funkciji preispitivanja, poboljšanja i eventualnog reinženjeringa procesa. Funkcionalne odrednice kvaliteta procesa su: - uspešnost procesa, kao sintetički iskaz sposobnosti, racionalnosti i vremenske usklađenosti, jeste odrednica kvaliteta procesa koja opisuje i/ili meri, odnosno pokazuje, nivo ostvarenja planiranog kvaliteta i obima izlaza iz procesa na Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 49 racionalan način, odnosno uz što niže troškove i vremensku usklađenost sa ostalim procesima u odgovarajućoj mreži procesa; - stabilnost procesa kao odrednica kvaliteta procesa koja se odnosi na svojstvo procesa da kvalitet i obim izlaza uvek budu u unapred predviđenim granicama dozvoljenog odstupanja; - pouzdanost ili sigurnost procesa kao odrednica kvaliteta procesa koja se odnosi na mogućnost poremećaja procesa uključujući totalni otkaz procesa. 2.5.2 Klasifikacija načina organizacije preduzeća Problematika načina organizacije preduzeća je kompleksna. Da bi smo je što lakše obradili možemo se poslužiti analizom dva moguća pristupa organizaciji i to na: - tradicionalni (klasični) pristup organizaciji; - procesni pristup organizaciji. Tradicionalni (klasični) pristup organizaciji. Kada pitate ljude da opišu svoju organizaciju većina će nacrtati dijagram, od vrha nadole, sa pozicijama, imenima i funkcijama najvišeg rukovodstva (senior positions), a zatim i kaskadni prikaz izveštaja o pozicijama u organizaciji. Većina bi prepoznala pojedince i njihova zanimanja u određenim segmentima (boksovima) prikazanog dijagrama, kao i područja njihovih odgovornosti. Ovakvim opisom organizacije definišu se svi učesnici u organizaciji, njihove uloge i hijerarhijska pozicija. Ovaj tradicionalni način opisivanja organizacije zasniva se na klasičnom vojnom modelu po kome su hiljade vojnika pod komandom jednog vođe. Nažalost, tradicionalan pristup nije primeren današnjim, savremenim konceptima i modelima sprovođenja poslovnih poduhvata. Neophodno je opisati drugačije pristupe koji objašnjavaju kako organizacija rešava svoja ključna pitanja. Procesni pristup organizaciji. Usvajanje procesnog pristupa u poslovanju, ključnog aspekta inoviranja procesa, predstavlja revolucionarnu promenu u sferi načina organizacije. Procesna orijentacija u poslovanju zadire u strukturu, fokus organizacije, sistem merenja, vlasničke odnose i odnose sa korisnicima. Jedna od mnogobrojnih Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 50 definicija procesa kaže da je proces strukturno uređen i mernom šemom opremljen set aktivnosti, projektovan da proizvede zahtevani izlaz namenjen određenom korisniku ili tržištu. Ovaj pristup stavlja naglasak na to kako se obavlja rad unutar organizacije, nasuprot orijentaciji na proizvod, koja se fokusira na to šta se proizvodi. Stoga, proces predstavlja specifično uređen niz radnih aktivnosti u vremenu i prostoru, sa početkom, krajem i jasno utvrđenim izlazom i ulazom, tj. strukturom namenjenoj akciji. Ovaj strukturni elemenat procesa ključ je uspeha procesne orijentacije. Sistematsko unapređivanje ili bilo koja vrsta inovacije gotovo su nemogući bez konsenzusa projektanata i učesnika o strukturi procesa. Procesna struktura razlikuje se od hijerarhijske, vertikalno postavljene strukture. Hijerarhijska struktura organizacije predstavlja presek u vremenu odgovornosti i podređeno - nadređenih odnosa, dok je njena procesna struktura dinamički pogled na način na koji organizacija proizvodi i isporučuje vrednost. Takođe, praktično je nemoguće meriti, samim tim i unapređivati hijerarhijsku strukturu, dok sa druge strane, procesi kao parametre imaju troškove, vreme, kvalitet izlaza i zadovoljstvo korisnika. Procesni pristup se može primeniti na bilo koji sistem menadžmenta, bez obzira na vrstu i veličinu organizacije. Ovo se odnosi, ali nije ograničeno na: - životnu sredinu (ISO 14000); - zdravu i bezbednu radnu sredinu; - poslovni rizik; - društvenu odgovornost. Koristi od procesnog pristupa su sledeće: - integrisanje i postavka procesa radi postizanja planiranih rezultata; - mogućnost da se napori usresrede na efektivnost i efikasnost procesa; - stvaranje poverenja kod korisnika i drugih zainteresovanih strana u vezi sa konzistentnim performansama organizacije; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 51 - javnost rada u organizaciji; - smanjenje troškova i vremena ciklusa kroz efektivno korišćenje resursa; - bolji, konzistentni i predvidivi rezultati; - stvaranje prilika za prioritetne inicijative poboljšavanja; - stimulisanje aktivnog učešća zaposlenih i jasnoća njihove odgovornosti. Kada se bavimo problematikom transformacije poslovnih procesa ne možemo zanemariti činjenicu da je ona u direktnoj korelaciji sa organizacionom strukturom preduzeća. Svetski trend, kada se govori o organizacionoj strukturi, jeste organizacija zasnovana na procesima. Odnosno, organizaciona struktura treba da teži procesno orjentisanoj organizaciji. Razloga ima više: organizaciona struktura je promenljiva, u nadležnosti je menadžmenta i, između ostalog, služi kao sredstvo za organizovanje rada i upravljanja u poslovnim ili organizacionim sistemima. Drugu polovinu XX veka i početak XXI veka karakterišu ubrzane promene tehnologije i tržišnih uslova, pojavljuje se potreba za brzim i lakim prilagođavanjima, što dovodi do razvoja novih koncepata rada i upravljanja kao što su: - FMS – Flexibile Manufacturing System; - JIT – Just In Time; - TQM – Total Quality Management; - CIM – Computer Integreted Manufacturing; - CIL – Computer Integreted Logistic; - BPR – Busines Process Reengineering. Upravo ovi koncepti nam ukazuju na razlog zašto je potrebno orjentisati se na procese i procesnu strukturu, a ne na organizacionu strukturu [68]. Za analizu i uspešnu implementacija transformisanih poslovnih procesa korišćena su rešenja i tehnike elektronskog poslovanja, odnosno sve pogodnosti koje nam pružaju IKT tehnologije. Tok razmene dokumenata podrazumeva kompleksan sistem sa velikim brojem učesnika, a kompleksni i veliki poslovni sistemi dodatno otežavaju proces reinženjeringa i implementacije. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 52 2.5.3 Metode i tehnike za reinženjering procesa U inženjeringu procesa koriste se razne metode, od onih koje su dobro poznate i koriste se u različite svrhe, pa do onih koje su nastale baš za potrebe inženjeringa procesa. Postojeće metode i tehnike, radi lakšeg sagledavanja, možemo podeliti u četiri grupe, prema fazi inženjeringa u kojoj se koriste [67][96]: 1. tehnike za određivanje i preispitivanje vizije, misije i ciljeva u koje spadaju: - SWOT analiza; - CSF (critical success factors) – metoda kritičnih faktora uspeha; - metoda scenarija; - portfolio analiza; - metode predviđanja: Delfi metod, Brainstorming metod, PATTERN metod; - benchmarking; 2. metode za snimanje postojećeg stanja procesa u koje spadaju: - alati za prikaz poslovnih procesa; - dijagram aktivnosti; - IDEF (integrated definition for function modeling); - PAG (process activity graph); - AW (action-workflow); - SD (strategic dependency, actor dependency); - Lanci procesa vođeni događajima; - Petrijeve mreže. 3. metode, tehnike i softveri za modeliranje i analizu procesa u koje spadaju: - Dijagram toka (Flow chart); - Dijagram uzorka i posledica; - Benchmarking; - SPC (statistical process control); - Histogrami; - Workflow analise; - FFBD (functional flow block diagrams); - UML (unified modeling language); - XML (xXtensible Markup Language); Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 53 - BPMN (Bussiness Process Modeling Notation); - BPML (Bussiness Process Modeling Language); - BPwin (Bussiness Process wor Windows); - ARIS (Aids Resources, Information & Servies); - MERIDIO. 4. metode za redizajn procesa u koje spadaju: - AHP (Analytical Hierarchy Process); - Brainstorming; - Cost/Benefits analiza; - dijagram toka (flow chart); - Delfi; - Pareto dijagram; - intervju; - TQM (Total Quality Menagement). Prilikom izrade ove disertacije za analizu poslovnih procesa korišćene su sledeće metode i tennike: - za određivanje i preispitivanje vizije, misije i ciljeva korišćene su: · metoda scenarija, zato što definiše scenario kao hipotetički niz događaja konstruisan zato da bi se usredsredila pažnja na uzročne procese i tačke odlučivanja. Svrha scenarija je da na što ubedljiviji način izlože određen broj „alternativnih viđenja budućnosti“. Alterativna viđenja budućnosti, koja daju scenariji, razvijaju se na osnovu verovatnoće događaja baziranoj na analizi trenda, na uzročno-posledičnim odnosima i na logičkom rezonovanju. Dobijanjem alternativnih viđenja stvarnosti, u slučaju da su ona nepovoljna za poslovni sistem, treba sprečiti njihovu realizaciju, a u suprotnom, ići u susret željenom scenariju; · metoda predviđanja, u ovom slučaju Brainstorming metoda, jer spada u intuitivne metode, čija je glavna karakteristika maksimalno iskorišćenje čovekovog intelekta u cilju analize velikog broja podataka. Ključna pravila ove metode podrazumevaju: razmatranje svake ideje, mišljenja ili alternative (kritika ideja je strogo zabranjena), podržavanje i podsticanje Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 54 neuobičajenih misli. Najveća opasnost u primeni ove metode je „rasplinjavanje“ rasprave; - za snimanje postojećeg stanja pocesa korišćene su alati za prikaz poslovnih procesa: · dijagram aktivnosti; · AW (action-workflow). - za modeliranje i analizu procesa korišćene su tehnike i softveri: · dijagram toka (Flow chart); · dijagram uzorka i posledica; · Workflow analize. - za redizajn procesa, metode: · Brainstorming; · dijagram toka (flow chart); · intervju. Kada se radi o ovako kompleksnom poslu, izuzetno je bitno formiranje kvalitetnog i stručnog tima koji će biti zadužen za njegovu realizaciju. Specifikaciju procesa treba da radi, po pravilu, grupa stručnih lica koju čine proces inženjeri, dobri poznavaoci procesa i sami učesnici u izvođenju procesa. Nakon prepoznavanja kritičnih procesa, menadžment preduzeća u dogovoru sa nosiocem kritičnog procesa formira tim i definiše vođu tima. U većini slučajeva najbolje je za vođu tima odrediti nosioca, vlasnika kritičnog procesa jer on u potpunosti vlada procesom i upoznat je sa svim detaljima u posmatranom procesu. Pored vođe tima, u tim je neophodno uključiti najbolje poznavaoce aktivnosti koje se u procesu odvijaju. Takođe je poželjno uključiti i ostale relevantne učesnike procesa. Da bi tim uspešno obavio zadatak, potrebno je da prođe obuku koja će ga osposobiti za rešavanje problema iz domena inženjeringa procesa. Obuku sprovode stručnjaci za inženjering procesa i nakon završene obuke, članovi tima, dobijaju sertifikate o odslušanom seminaru. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 55 2.6 ULOGA OBRAZOVANJA U SISTEMIMA ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA 2.6.1 Pojam i definicije Za razliku od ranijih perioda kada su se preduzeća oslanjala na materijalne vrednosti, danas znanje predstavlja neprocenjivu imovinu, a više nema teoretičara koji osporava važnost primene znanja. Samu činjenicu je naveo i Piter Draker koji je upravljanje znanjem postavio kao jedan od najvećih izazova za menadžment u 21. veku [71]. Mnoga preduzeća danas veruju da je ključ za sticanje i održavanje konkurentske prednosti na tržištu razvoj intelektualnog kapitala, koji obuhvata kognitivno znanje (znati šta), napredne veštine (znati kako), sistemsko razumevanje i kreativnost (znati zašto) i individualno motivisanu kreativnost (shvatiti važnost). Fokus obuke se sa prva dva elementa – usavajanje znanja i veština, sve više pomera na stvaranje uslova da zaposleni razumeju veze i razloge zašto se nešto radi i da budu motivisani za inovativo razmišljanje i kontinuirano unapređenje kvaliteta [137][135]. Uspešnost transformacije poslovnih procesa, kao i uspešnost uvođenja nekog novog sistema, u direktno je vezi sa adekvatnim pojašnjenjem i realizacijom obuka koji bi problematiku približili svakom učesniku. U realnosti se prilikom uvođenja novog sistema poslovanja kao i novih tehnologija, ne može osloniti na samoinicijativu i samosvest zaposlenih u savladavanju nepoznanica koje sistem donosi [109]. Uređena i organizovana kompanija, koja teži prosperitetu uvođenjem novih tehnologija ima potrebu da problematiku permanentnog obrazovanja svojih kadrova realizuje kroz: - postizanje planiranog stepena kvaliteta znanja zaposlenih po standardnim, jedinstvenim principima za svaku vrstu posla kojom se bave; - jasno definisanje principa za izvođenje internih obuka korišćenjem informatičkih resursa; - racionalnije korišćenje resursa kompanije; - planiranje, praćenje i jedinstveno verifikovanje znanja zaposlenih; - omogućavanje kontinuiranih obuka za različite segmente poslovanja. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 56 Savremene i uspešne kompanije danas za različite obuke, troše i do 10% godišnjeg budžeta zarada, a za svoje zaposlene godišnje organizuju minimalno 40 sati obuke. Može se reći da obuke zaposlenih predstavljaju moćno sredstvo razvoja preduzeća koje razlikuje uspešne od neuspešnih. „Kada dođu krizna vremena i kad kompanija traži načine da redukuje budžet, kratkovidi, koji shvataju trening kao uzgrednu stavku, često ukidaju programe obuke. Suprotno tome, vrhunske kompanije često povećavaju trening.“ [136]. Edukacija i prezentacija se obavlja na svim hijerarhijskim nivoima. Od vrha menadžmenta do referenata, odnosno namenjena je svim korisnicima sistema. Ako postoji mogućnost za realizaciju ovakvog posla, potrebno je formirati interne edukativne centre koji bi omogućili realizaciju obuka u okviru samog preduzeća. Od standardizacije procesa edukacije zavisi uspešnost realizacije, implementacije i eksploatacije bilo kog kompletnog rešenja, te joj treba dati značajnu ulogu. Prilikom realizacije obuka javljaju se potencijalni problemi u vezi sa: - starosnom dobi polaznika obuka - činjenica je da su mlađi polaznici efikasniji u procesu savladavanja gradiva; - vremenom održavanja obuka - da li je tokom radnog vremena, što je stimulativno, ili se obuka odvija nakon završetka radnog vremena što ima opterećujuće za radnike; - mesto održavanja nastave - ukoliko je mesto održavanja nastave locirano u objektu koji je u neposrednoj bilizini lokacije na kojoj rade polaznici kurseva, efekat će biti pozitivniji; - motivisanošću – kolika je motivisanost polaznika, da li prepoznaju benefit sticanjem novih znanja ili to smatraju dodatnim opterećenjem; - iskustvom i predznanjem – ne može se očekivati da svi polaznici imaju isti nivo znanja, te samim tim nisu u početku ni ravnopravni prilikom prisustva predavanjima; trebalo bi voditi računa o formiranju grupa približno istog iskustva i predznanja, - raspoloživošću – bitan faktor na koji direktno utiče rukovodstvo zaposlenog koji prisustvuje obuci, ukoliko je ometan redovnim ili vanrednim poslom u periodu odvijanja nastave, efekat će biti polovičan. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 57 S obzirom na raznorodnost obuka, u zavisnosti od njihove namene, možemo definisati i ciljne grupe kojima su obuke namenjene: - korisnici aplikacija – zaposleni koji dolaze na obuke da bi se edukovali za obavljanje određenih svakodnevnih poslova; - predavači – zaposleni koji su budući ili postojeći predavači i koji dolaze na obuke kako bi se unificirao i podigao nivo njihovog znanja, kao i da bi se dogovorila metodologija izvođenja obuka; - upravljačka struktura - menadžeri koji dolaze na specifične, uskostručne obuke kako bi stekli nove veštine za obavljenje svog posla. Elektronsko obrazovanje je kompleksan sistem koji uključuje sledeće elemente [53]: - obrazovanje na daljinu (distance learning) i predavanja na daljinu (distance teaching), koji su odvojeni vremenski i prostorno; - nastavne materijale koji mogu da budu u raznim formama (štampani materijali, audio vizuelni ...); - proces učenja koji može da bude individualni i grupni; - tutorski rad sa kombinacijom raznovrsnih formi „face-to-face“ komunikacija korišćenjem medija; - interaktivni rad i postizanje sinergijskog efekta grupe studenata. „Obrazovanje na daljinu možemo da definišemo kao: - planirano učenje koje se odvija na različitom mestu od predavanja i zahteva specijalne tehnike planiranja kursa, specijalne metode predavanja i specijalne načine komunikacije posredstvom elektronike i ostale tehnologije, kao i specijalna organizacijska i administrativna rešenja“ [145]. Koncept elektronskog obrzovanja treba povezati sa načinom isporuke znanja, gde su učesnici odvojeni prostorno i vremenski, a tehnologija predstavlja podršku ovakvom obrazovnom procesu [138]. Sa pojavom novih komunikacionih medija dolazi do različitih mogućnosti korišćenja obrazovanja na daljinu. Razvoj Internet tehnologija omogućio je vremensku i prostornu odvojenost učenja i predavanja, a razvoj multimedijalnih tehnologija je omogućio realizaciju nastavnih materijala sa interaktivnim elementima [156]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 58 Postoje tri različita pristupa identifikacije forme elektronskog obrazovanja: sa aspekta medijuma na kome se nastavni materijali baziraju, sa aspekta organizacione strukture i sa aspekta vrste komunikacije učesnika u obrazovanju. Model elektronskog obrazovanja možemo da posmatramo sa konceptualnog (slika 6) i sistemskog aspekta (slika 7) [54]. Ekonomija Psihologija Socijologija FilozofijaKultura Istorija Dizajniranje programa / kurseva Predavanje Tehnologija OrganizacijaObrazovna politika Menadžment Sistem obrazovanja na daljinu Obrazovni sistem Slika 6: Konceptualni model elektronskog obrazovanja Menadžment Zadaci Prioriteti Resursi - Alokacija - Administracija Unapređenje obrazovnog procesa Kontrola - Praćenje - Evaluacija Politika i procedure Dizajniranje nastavnih programa Distribucija obrazovnih sadržaja Interakcija Okruženje za učenje Članovi tima za razvoj kurseva: - Specijalista za sadržaj - Instrukcioni projektant - Grafički dizajner - Web programer - Audio/Video dizajner - Editor - Menadžer Media: Tekst, Zvuk, Slika, Video Tehnologija: - Snimanja: print /online/, Audio / CD, DVD, tape, online/video / CD, DVD, tape, online/ - Broadcast: Audio – Radio / Video -Televizija - Interaktivna: audio konferencija, video konferencija / sateli, kabl, računar/ - Instruktor / Tutor - Savetnik - Administrativno osoblje - Bibliotekar - Help desk - Edukativni centar - Laboratorije - Polaznik - Administratori - Radno mesto - Kuća - Učionica - Edukativni centri - Mobilni (wi-fi, GPRS) Slika 7: Model sistema elektronskog obrazovanja Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 59 2.6.2 Sistemi za elektronsko obrazovanje Postoji veliki broj aplikacija koje se koriste kao pomoć u obrazovanju a imaju različite funkcije i na različiti način doprinose boljem funkcionisanju obrazovnog procesa [102]. Sve ove aplikacije mogu se nazvati VLE (Virtual Learning Environment), gde je akcenat na podršci onlajn obrazovnoj zajednici ili LMS (Learning Management System), gde je akcenat na samom sistemu [126]. Često se kao sinonimi upotrebljavaju i sledeći izrazi, uz neznatne razlike koje su bile naglašene u vreme kada su ovi sistemi uvođeni: Virtual Learning Environment (VLE) (virtuelno obrazovno okruženje), Learning Management System (LMS) (sistem za upravljanje učenjem), Content Management System (CMS) (sistem za upravljanje sadržajem), Learning Content Management System (LCMS) (sistem za upravljanje sadržajem u obrazovanju), Managed Learning Environment (MLE) (vođeno obrazovno okruženje), Learning Support System (LSS) (sistem za podršku učenju), Learning Platform (LP) (obrazovna platforma). Konceptualni okvir sistema za elektronsko obrazovanje prikazan je na slici 8 [133]. Slika 8: Konceptualni okvir sistema elektronskog učenja Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 60 Sistemi za upravljanje kursevima su veb aplikacije, što znači da se nalaze na serveru i da im se pristupa preko browser-a. Serveri se najčešće nalaze u intranetu poslovnog sistema, ali se mogu nalaziti i bilo gde u svetu. Osnovna prednost ove aplikacije je što joj polaznici i predavači mogu pristupiti putem Interneta, bez obzira na to gde se nalaze. Sistem za upravljanje kursevima pruža predavačima alate pomoću kojih se kreiraju sajtovi sa kursevima, kao i njihovu kontrolu. Osim toga, ovi sistemi pružaju i druge alate pomoću kojih kursevi postaju napredniji i efektivniji [178]. Osnovni alati su [57][55]: 1. postavljanje i razmena materijala; 2. forumi i čet; 3. kvizovi i testiranja; 4. snimanje ocena. Learning Management System (LMS) - sistem za upravljanje učenjem je krovna aplikacija u modelu elektronskog obrazovanja. Obuhvata set funkcionalnosti: dizajniran je za „isporuku“ (delivery), praćenje, izveštavanje i administriranje sadržaja učenja, omogućava uvid u napredak polaznika, kao i interakciju polaznika i mentora, te i polaznika međusobno. Ozbiljan sistem e-obrazovanja ne može se zamisliti bez ove vrste softvera. LMS se može primeniti u jednostavnom sistemu, ali i u kompleksnim distribuiranim okruženjima [104][148]. U početku se softver dizajniran za akademska i korporativna okruženja razlikovao. Korporativni softver se više koncentrisao na administrativni deo učenja, dok akademski na organizaciju i isporuku sadržaja. Centar LMS sistema predstavljao je polaznik, dok je centar CMS sistema sadržaj koji će se koristiti u obrazovanju. Spajanjem ova dva sistema dobijeni su LCMS koji su integrisali mogućnosti oba sistema. Vremenom su se razvijale obe grupe softvera, dodavane su funkcije koje su ih približavale, tako da ih danas ne možemo u potpunosti razlikovati. Danas se termin LMS najčešće koristi za sisteme koji objedinjavaju sve navedene funkcije [98]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 61 3 TEHNOLOGIJE ZA RAZVOJ SISTEMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA 3.1 VEB PORTALI Veći broj istraživanja je pokazao da u savremenim uslovima poslovanja veb portali predstavljaju najbolje rešenje za upravljanje elektronskim dokumentima u sistemima gde se generiše velika količina raznorodnih informacija. Ključne prednosti portala se ogledaju u jednostavnijem pronalaženju, analizi i organizaciji poslovnih informacija, a u skladu sa poslovnim potrebama i ciljevima. Kategorizacijom sadržaja, portali omogućuju lakše pronalaženje informacija. Jedinstveni korisnički interfejs se koristi u isto vreme i za prikazivanje informacija i za interakciju sa korisnikom. Veb portali mogu sadržati delove kao što su: pretraga sajtova, prikaz iz baza podataka, servis elektronske pošte, vesti, poslovne informacije (kursna lista, berza), forume i razne druge mogućnosti. Mnoge kompanijske aplikacije mogu biti dostupne korisnicima putem regulisanog prava pristupa. Portali često pružaju mogućnost da registrovani korisnici utiču na izgled i sadržinu svog dela portala. To su takozvani personalizovani korisnički portali. Korisnici mogu izdvojiti samo one vrste informacija koje su njima interesantne. Veb portali najčešće sadrže mnoštvo linkova ka celovitim informacijama. Ovakvi linkovi su klasifikovani po tematici – po kategorijama. Deo informacija je izdvojen od strane urednika portala kao bitna informacija. Portali pružaju mnoštvo servisa kojima mogu pristupiti korisnici, a neki od servisa i informacija mogu preuzeti drugi portali i sajtovi. Veb portal je mesto na Internetu koga čini više različitih informacionih celina ili aplikacija. Za razliku od specijalizovanih, tematski jednostavnih sajtova, veb portali pružaju posetiocima mnoštvo korisnih informacija iz različitih izvora. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 62 Portali se mogu opisati nekom od sledećih definicija: - Portal se definiše kao jedinstvena tačka pristupa mnogobrojnim izvorima podataka. Portali objedinjuju različite informacije iz većeg broja izvora i obezbeđuju pristup brojnim aplikacijama. Veb portali su sredstvo za prenos informacija i znanja, kao i za uspostavljanje saradnje i koordinacije aktivnosti među različitim učesnicima. Portal obuhvata veliki broj servisa koji omogućavaju pristup i pronalaženje informacija, razvoj zajednica na vebu, saradnju, trgovinu i mnoge druge pogodnosti [20][159]. - Portali se mogu definisati kao aplikacije koje omogućavaju vlasnicima da učine dostupnim interno i eksterno prikupljene informacije, kao i da obezbede korisnicima jedinstven pristup personalizovanim informacijama neophodnim za donošenje odluka. Iako je navedena definicija široko prihvaćena, ona portale opisuje kao aplikacije za donošenje odluka i jedinstvenu tačku pristupa podacima, a izostavlja krucijalni element portala – element saradnje. - Portal je veb sajt, tj. veb lokacija koja se koristi kao pristupna tačka Internetu, gde su informacije sakupljene na način koristan osobi koja mu pristupa, a koja je zainteresovana za tačno određeni set usluga, kao što su biznis, novosti, kupovina i slično [144]. - Portal se takođe može definisati kao prolaz (Gateway), ulaz na World Wide Web sajt, tj. prezentaciju i predstavlja početnu tačku za korisnike Interneta/intraneta. Portal je zapravo servis veb prezentacija koja nudi širok spektar elektronskih izvora i servisa (e-mail, forumi, mašine za pretraživanje, metapodaci). - Portal omogućava pristup i interakciju s relevantnim informacijama, aplikacijama i poslovnim procesima selektovanoj, ciljanoj publici na visokopersonalizovan način [94][80]. Razvoj korisničkih portala započeo je sredinom devedesetih godina 20. veka sa razvojem Interneta. Većom zastupljenošću ličnih računara i mogućnošću korišćenja veb browser-a povećan je i broj sajtova na Internetu. Mnoge kompanije su osetile potrebu za pravljenjem ili kupovinom veb portala. Oni najpoznatiji su počeli kao veb imenici sa katalogizacijom sajtova ili datoteka za preuzimanje, kao i sa mašinama za pretragu Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 63 sadržaja na Internetu. Mogućnost bezbednog prijavljivanja na sistem pružila je mogućnosti uvođenja usluga kao što je usluga davanja besplatnog e-mail naloga, četovanja, personalizacije strane, čak i igre. Portali su na ovaj način nastojali privući što više korisnika, kao i zadržati što duže njihovo prisustvo na sajtu. Interes je bio u promovisanju kompanijskih proizvoda i usluga. U ovome su prednjačili davaoci Internet usluga i priključaka. Portali su postajali interesantni i kao prostor za oglašavanje. Mnogi od portala koji su tada bili popularni više ne postoje, ali oni najpoznatiji i sada imaju važnu ulogu. 3.1.1 Tipovi portala Veb portali se mogu grupisati: - Regionalni veb portali: Pored razvoja internacionalnih veb portala, razvijale su se i regionalne verzije veb portala. Mogu biti deo velikih sistema ili potpuno nezavisni portali. Oni nose informacije od značaja za neki region, kao što su servisne informacije, vremenska prognoza i sl. - Državni veb portali: Krajem devedesetih mnoge države su odlučile da uzmu učešće na globalnoj mreži. Neke od njih su formirale portale sa pristupom mnogim servisnim informacijama. Na zapadu su popularni portali koji imaju informacije vezane za e-trgovinu. Druge zemlje imaju portale koji nude informacije o životu u toj zemlji, raznim programima za početak življenja u njoj, informacije o nekretninama, hotelima, tranzitu, mogućnosti zapošljavanja i dr. - Korporativni veb portali: Kao i ostali veb portali i ova vrsta je nastala u devedesetim godinama prošlog veka. Mnoge su firme uvidele i prihvatile ovakav, novi način poslovanja. Korisnicima nije bio dovoljan prost način pregleda informacija, već su od ovakvih portala dobili mogućnost personalizacije. Informatičarima su na usluzi bile nove vrste servisa kojima su lakše raspolagali informacijama i aplikacijama sa sajta neke firme. Današnji korporativni portali dozvoljavaju interakciju sa korisnicima, radnim grupama i dopuštaju novi način pristupa i postavljanja informacija. - Domaćini-nositelji veb portala (Hosted VEB portals): Kako je rasla popularnost veb portala mnoge firme su počele davati usluge nosilaca veb portala. One su Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 64 služile kao jednostavni servisi za postavljanje portala. Firme takve vrste više ne postoje. Nosioci veb portala su dobijali na značaju uvođenjem dodatnih usluga, kao što je baza podataka, upravljanje dokumentima, e-mail servis, forumi i ostalo. Imali su i mogućnost automatizovane personalizacije na osnovu iskustava njihovih korisnika. - Specijalizovani portali (Domain specific portals): Mnogi portali su se počeli baviti određenom vrstom delatnosti. Tako su nastali portali vezani za nekretnine, sport, zabavu. Moglo bi se reći da su ovakvi portali najzastupljeniji na sadašnjem veb-u. Oni nude olakšan pristup informacijama iz određenih oblasti. Iz ugla dostupnosti, portali mogu biti: - Globalni portali - Internet tehnologija čini portal globalno dostupnim, što ne predstavlja samo prevođenje sadržaja na važnije svetske jezike. Takođe, potrebno je uspostavljanje jasnog poslovnog cilja vlasnika portala u smislu širenja poslovanja, geografski, ali i granski, povećanje efikasnosti poslovanja, umanjivanje troškova poslovanja, povećanja tržišta… Struktura globalno dostupnog portala mora uključivati opšte servise koji su odvojeni od lokalnih ili regionalnih servisa. - Lokalni portali - prilagođavanje sadržaja lokalnim potrebama, uvođenje novih sadržaja za lokalne potrebe ili eliminisanje lokalno nezanimljivih sadržaja. Uključuju različite oblike prezentacije sadržaja prema lokalnim običajima, zakonima, kulturnim ili verskim razlikama ili čak tehnološkoj infrastrukturi (načini pristupa, cene). Princip „misli globalno, deluj lokalno“ dovodi do jasne potrebe lokalizacije portala za pojedine regije ili lokalne sredine. - Personalni portal - omogućava da svaki pojedinačni korisnik „personalizuje“ pristup portalu, tako da odabere zanimljiv, a eliminiše nepotreban sadržaj, pa ga prilagodi svojim potrebama. Portal mora voditi računa o svakom personalizovanom korisniku. Prilikom svakog ulaska na portal korisniku mora ponuditi na njegov način izabrane sadržaje. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 65 Portali se mogu klasifikovati u sledeće kategorije na osnovu sadržaja: - generalni portal - sadrži veliku količinu raznorodnih sadržaja. - industrijski portal ili vortal - portal preko kojeg se može ostvariti bilo koja onlajn aktivnost u nekoj industrijskoj grani. Njegova svrha je objedinjavanje svih aktivnosti iz jedne industrijske grane; - tematski portal - obrađuje jednu izabranu oblast ili temu: obrazovanje, ekonomiju, veb dizajn …; - Korporativni portal - ima širok sadržaj, a usku publiku (zaposleni i/ili klijenti). On pre svega treba da pomogne preduzeću da lakše upravlja tokom, praćenjem, odobravanjem, revidiranjem i pretraživanjem internih dokumenata (upotreba veb baziranog pristupa); - lični portal – ima uzak sadržaj (određeno područje interesovanja) i usku publiku (zainteresovani specijalizovani korisnici); - javni portal - ima širok sadržaj (raznorodna područja) i široku publiku (često nepoznate korisnike); - komercijalni portal - ima uzak (komercijalni) sadržaj, ali široku publiku (potencijalne kupce); - informacioni portal - organizuje informacije kroz teme, orijentisan je na pronalaženje i dostavlanje informacija; - saradnički portal (collaboration portal) - usmeren je na pružanje različitih mogućnosti saradnje korisnika, odnosno korisničkih timova (čet, konferencije, planiranje i praćenje vremena, upravljanje dokumentima, pristup aplikacijama). Implementacija portala i njihova dostupnost se može definisati na osnovu ciljne grupe. Ukoliko su ciljna grupa zaposleni unutar određenog preduzeća ili ukoliko je portal namenjem krugu ljudi koji kontrolisano pristupaju sadržajima isključivo iz okruženja preduzeća ( LAN ili WAN računarskoj mreži), onda ćemo definisati portal kao intranet portal i primenićemo principe koji se odnose na takvu vrstu portala. Intranet portalima je takođe moguće, korišćenjem VPN konekcije, omogućiti kontrolisani pristup i sa drugih lokacija. Ukoliko je portal namenjem ciljnim grupama iz različitih preduzeća i ukoliko je pristup ovakvom portalu definisan Internet pristupom, tj. potencijalno Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 66 dostupan sa svakog računara na Internet-u, tada govorimo o Internet portalu, koji opet može biti koncipiran po drugim principima. Korporativni portali Glavni cilj portala je „integracija“ podataka. Upravljanje podacima često prate velike teškoće. Kompleksnu strukturu podataka organizacije često komplikuje činjenica da podaci nisu jedinstveno organizovani, već čine ostrva podataka. Jedno od rešenja je izgradnja korporativnog (organizacijskog) portala, koji će ujediniti izolovana ostrva u jedinstveni izvor podataka. Portal je centralno mesto publikovanja informacija u organizaciji. On omogućava jedinstven i korisniku prilagođen pogled na podatke. Portal „prikuplja“ i organizuje veliku količinu često nepovezanih podataka unutar organizacije, ali i izvan nje, te ih na „Internet način“ prezentuje kroz različite „poglede“. Portali mogu biti implementirani, u zavisnosti od njihove „vidljivosti“, kao Internet ili intranet portali. Internet portalima se može pristupiti sa bilo kog računara u Internet mreži, dok se intranet portalima može pristupiti preko računara koji se nalazi u intranet korporacijskoj mreži računara (na primer u okviru jedne organizacije ili korporacijske mreže), sa mogućnošću VPN pristupa po potrebi. Pod izrazom „korporativni portal“ krije se sistem za upravljanje podacima koji, pre svega treba da pomogne organizaciji da lakše upravlja tokom, praćenjem, odobravanjem, revidiranjem i pretraživanjem internih dokumenata. Najvažnije je što se sve to radi kroz veb bazirani pristup tj. kroz veb formirane stranice. Sadržajno, korisnik doživljava korporativni portal kao kolekciju dokumenata. Portal se ne sastoji samo od hiperlinkovima povezanih veb stranica. Dobar portal mora prezentovati informacije iz različitih, kako struktuiranih izvora kao što su baze podataka, aplikacije, tako i nestruktuiranih izvora kao što su veb stranice ili poruke elektronske pošte. Zato portal mora imati komponente za različito pretraživanje informacija, njihovu klasifikaciju i integraciju. Budući da korisnik kroz portal sada ima na svom radnom stolu sve informacije, možemo govoriti o novom modelu stonog računarstva (engl. Desktop computing) [72]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 67 Tehnološke komponente (funkcije) korporativnog portala: - inteligentna integracija i pristup sadržajima, aplikacijama i mnogobrojnim informacijama, putem jedinstvenog SW alata i grafičkog interfejsa; - dostupnost podacima iz bilo koje tačke u korporacijskoj mreži preduzeća; - mogućnost organizovanja i prikazivanja velikog broja međusobno nesrodnih informacija dobijenih iz različitih izvora, u jednoobraznom okruženju, putem kataloga sadržaja; - mogućnost pretrage sadržaja po svim atributima (ime autora, ključne reči, predmet, datum i vreme poslednje promene ...); - pubikovanje podataka u realnom vremenu sa decentralizovanih sistema što dovodi do povećanja produktivnosti i smanjenja troškova; - pojednostavljena organizacija, izveštavanje i analiza prikupljenih podataka; - automatizacija procesa zasnovanih na protoku papirnih dokumenata; - dostupnost 24 /7/365; - pouzdanost (backup); - centralizovano skladištenje; - poboljšana komunikacija, saradnja i diskusija korisnika i saradnika u radu nad istim dokumentom; - mogućnost upotrebe i prilagođavanja adresara, rokovnika i kataloga linkova; - odobravanje (potpisivanje) dokumenata; - sigurnost dokumenata (prava pristupa), - fleksibilnost, - prilagođavanje za posebne kategorije korisnika, - brze, jednostavne izmene koje olakšavaju održavanje sadržaja; - servisne informacije; - ažurne vesti; - oglašavanja; - centralizovan pristup aplikacijama; - linkovi ka drugim veb sajtovima; - uputstva i pravilnici; - sadržaji zabavnog karaktera; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 68 - prezentacija informacija; - kategorizacija – mogučnost kategorizacije dokumenata (kategorije mogu varirati u zavisnosti od korisnika ili funkcija); - obrada – prihvatanje transakcija za različite poslovne procese; - personalizacija – filtriranje i prilagođavanje informacija za individualne korisnike; - saradnja – komunikacija u grupi; - integracija – mogućnost integracije podataka različitih izvora (relacione baze, dokumenta različitih formata i izvora...). Dostupnost korporativnog portala zahteva da njegov sadržaj bude prilagođen kulturi, jeziku i drugim karakteristikama raznorodnih skupova korisnika. Globalizacija opisuje činjenicu da Internet tehnologija čini portal globalno dostupnim. Stoga je potrebno upravljati njegovim sadržajem uvažavajući tu činjenicu. Globalizacija portala ne može se zadovoljiti samo prevodom njegovog sadržaja na važnije svetske jezike. Globalizaciju diktira jasan poslovni cilj vlasnika portala. Ciljevi mogu biti: širenje poslovanja geografski ili granski, povećanje efikasnosti poslovanja, umanjivanje troškova poslovanja, povećanje tržišta… Struktura globalno dostupnog portala mora uključivati opšte servise koji su odvojeni od lokalnih ili regionalnih servisa. Princip „misli globalno, deluj lokalno“ dovodi do jasne potrebe lokalizacije portala za pojedine regije ili lokalne sredine. Lokalizacija znači prilagođavanje sadržaja lokalnim potrebama, uvođenja novih sadržaja za lokalne potrebe ili eliminisanje lokalno nezanimljivih ili neprikladnih sadržaja. Lokalizacija uključuje i različite oblike prezentacije sadržaja prema lokalnim običajima, zakonima, kulturnim ili verskim razlikama ili čak tehnološkoj infrastrukturi (načini pristupa, cene) [123]. Personalizacija portala omogućava da svaki pojedinačni korisnik „personalizuje“ pristup portalu tako da odabere zanimljiv, a eliminiše nepotreban sadržaj, da bi ga prilagodio svojim potrebama. Na taj način definiše jedinstven, njemu potreban izgled ekrana. Portal mora voditi računa o svakom personalizovanom korisniku. Prilikom svakog ulaska na portal korisniku mora ponuditi na njegov način izabrane sadržaje [182]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 69 3.1.2 Model veb portala Portal se može posmatrati kao alat koji obezbeđuje korisnicima jedinstveni veb intefejs prema informacijama lociranim u različitim delovima informacionog sistema [159]. U ovoj definiciji naglašen je element saradnje i donošenja odluka, pri čemu su portali prepoznati kao tačka pristupa raznovrsnim izvorima informacija. Element saradnje pomaže korisnicima da organizuju i da dele radne informacije kao što su e-mail, diskusione grupe, materijali, izveštaji, memorandumi i zakazani sastanci. Sa druge strane, element donošenja odluke pomaže pri pristupanju informacijama neophodnim za donošenje ključnih poslovnih odluka. Portali povezuju korisnike ne samo sa svime što im je potrebno, već i sa svakim ko im je potreban, i obezbeđuju sve alate koji su im potrebni za obavljanje zajedničkog posla. Ovo znači da groupware, e-mail, workflow i desktop aplikacije – čak i kritične poslovne aplikacije – moraju biti dostupni na portalu. Postoje četiri najvažnije grupe elemenata bilo kog portala: - elementi informacija - elementi koji povezuju zaposlene sa informacijama; - elementi saradnje - elementi koji nude mogućnosti saradnje; - elementi ekspertize – elementi koji povezuju ljude na osnovu njihovih sposobnosti, stručnosti, znanja i interesa; - elementi znanja – elementi koji kombinuju sve gorenavedeno i dostavljaju personalizovan sadržaj zasnovan na korisničkim zahtevima. Portal se može definisati i kao aplikacija zasnovana na brauzeru koja omogućava zaposlenima da dobiju pristup, sarađuju, da donose odluke i da sprovode akcije koristeći poslovne informacije bez obzira na virtuelnu lokaciju zaposlenih ili na sektor u kome posluju, lokaciju informacija ili format u kom su informacije čuvane. Portali se mogu kategorizovati u više različitih tipova, kao što su: portali znanja, portali stručnosti, portali saradnje, Internet hosting portali, portali za zaposlene, portali elektronske trgovine, ERP portali, informacioni portali, obrazovni portali i drugi. Veb portali omogućavaju efikasnu analizu i razmenu informacija. Takođe su obezbeđene funkcije filtriranja, povezivanja i manipulacije informacijama, kao i Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 70 mehanizmi obaveštavanja, automatskog generisanja izveštaja i njihovog prosleđivanja odgovarajućim korisnicima. Dok tipične veb aplikacije pružaju specifične servise korisnicima, veb portali obezbeđuju jedinstvenu tačku pristupa različitim personalizovanim servisima i deljenim informacijama. Portali služe kao veza sa drugim sadržajima i servisima koji su dostupni lokalno ili kao distribuirane aplikacije. Ključna uloga portala je integracija informacija iz različitih izvora [8][54][177]. Bez obzira na to gde se informacije nalaze ili kog su formata, portal prikuplja sve informacije na način koji je odgovarajući za krajnjeg korisnika. Svrha portala je, dakle, da krajnjem korisniku obezbedi pogodan način pristupa i interakciju sa poslovnim aplikacijama, ljudima, sadržajima i procesima. Korisnici mogu da personalizuju i organizuju izgled portala prema sopstvenim kriterijumima, da upravljaju sopstvenim profilima, kao i da objavljuju i dele dokumenta. Ovo znači da je portal zasnovan na principu dinamičnog veb sajta. Samim tim veb programeri se susreću sa problemima koji nastaju kao posledica sve veće kompleksnosti veb aplikacija. Suština problema je u zahtevima za integracijom mnogobrojnih različitih korisničkih interfejsa i skladišta podataka. Da bi se razumeo koncept aplikacija za portale i principi njihovog razvoja, neophodno je uočiti razliku između portala i portleta [177]. Portal je okruženje koje omogućava priključenje novih opcija ili ekstenzija zvanih portleti. Isto kao što je servlet aplikaciona komponenta unutar veb servera, portlet je aplikaciona komponenta unutar portala. Razvoj portleta je najvažniji zadatak u procesu ostvarivanja funkcije portala kao prozora preko kojeg korisnici pristupaju informacijama. Portleti su enkapsulacija sadržaja i funkcionalnosti. Oni su komponente koje kombinuju sadržaj zasnovan na vebu, aplikacionu funkcionalnost i pristup resursima. Svaki portlet može da sadrži tok podataka, funkcionalnost, sadržaj, a više portleta može biti prikazano u jednom prozoru brauzera. Portleti su slični Windows aplikacijama po tome što svoj sadržaj predstavljaju preko prozora ili boksova na stranicama portala. Prozor portleta ima zaglavlje koje sadrži osnovne kontrole za povećanje, smanjenje, izmenu, konfigurisanje i za obezbeđenje pomoći u vezi sa aplikacijom. Sa tačke gledišta korisnika portala, portlet je prozor na Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 71 stranici koji obezbeđuje pristup određenoj usluzi ili sadržaju. Server portala obezbeđuje okruženje, tzv. portlet container, za portlete koji su suština implementacije portala. Portlet container je odgovoran za obezbeđenje okruženja za metode životnog ciklusa portleta, kao što su instanciranje, pokretanje i uklanjanje portleta. Infrastruktura portala podržava osnovne pakete usluga koje portleti koriste. Na slici 9 prikazan je proces funckionisanja portala. Korisnici se putem računara konektuju na Internet ili intranet. Portal server prihvata zahteve usmerene prema portal aplikacijama i distribuira ih do odgovarajućih portleta. Konfiguracioni fajlovi određuju koji portlet se poziva da bi se ispunio zahtev korisnika. Zahtev može da sadrži zadatke namenjene veb aplikacijama ili veb servisima. Obaveza veb servisa je da primi i procesira podatke više različitih komponenti. Ove komponente mogu se nalaziti na istom serveru ili na više udaljenih servera. Pristup udaljenim veb servisima se obavlja preko SOAP poruka. Slika 9: Portleti U tabeli 3 je prikazan Wang & Strong model osnovnih karakteristika veb portala, podeljenih u četiri grupe [187]: atributi reputacije, operativni atributi, atribuiti konteksta i prezentacioni atributi. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 72 Tabela 3: Osnovni atributi veb portala Atributi reputacije Operativni atributi Atributi konteksta Atributi prezentacije Tačnost Pristup Primenljivost Interoperabilnost Objektivnost Sigurnost Kompletnost Razumljivnost Uverljivost Interaktivnost Fleksibilnost Konciznost Reputacija Dostupnost Pouzdanost Konzistentnost Trajnost Lakoća korišćenja Relevantnost Količina podataka Poverljivost Korisnička podrška Validnost Dokumentacija Vreme odgovora Nova vrednost Organizacija 3.1.3 Arhitektura veb portala Ne postoji određena standardna arhitektura korporativnih portala. Šta više, svi korporativni portali, ne uzimajući u obzir poslovnu orijentaciju kompanije koju predstavljaju, prirodu njihovog sadržaja ili način na koji su implementirani, uvek dele određeni set obaveznih funkcionalnosti koje moraju posedovati. Na slici 10 je prikazan model arhitekture tipičnog veb portala. Slika 10: Model arhitekture veb portala Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 73 Funkcije kao što su agregacija, pretraga, saradnja, upravljanje dokumentacijom, prikupljanje poslovne inteligencije i upravljanje tokom aktivnosti moguće je sistematski ugraditi u komonente servisa upravljanja podacima. Na sličan način moguće je komponentu veb intefejsa proširiti tako da obuhvati protokole kao što su SOAP, WSDL i UDDI. Fleksibilnost i nadogradivost ovakve arhitekture omogućena je u većini softverskih rešenja savremenih portala. 3.1.4 Servisi veb portal Iako postoje različite vrste portala, oni ipak sadrže neke zajedničke elemente i obezbeđuju zajedničke vrste usluga. Raznovrsnost elemenata i usluga najvećim delom je posledica različitih implementacija od strane dizajnera portala. Najzastupljeniji servisi u okviru veb portala odnose se na: - Usluge prezentacije (Portal Presentation Services). Ove usluge obezbeđuju prilagođene i personalizovane stranice za korisnike kroz agregaciju sadržaja. Sadržaj stranica kreiran je na osnovu mnoštva baza podataka i aplikacija. Okruženje za prezentaciju na portalu pojednostavljuje razvoj i održavanje portala kroz definisanje strukture stranica nezavisno od definicija portleta. - Single Sign-On (SSO). SSO je popularna opcija koja omogućava krajnjem korisniku da samo jednom odradi autentikaciju, a da potom dobije pristup svim relevantnim podacima. Ova opcija razdvaja portale od veb servisa gde krajnji korisnik ponekad ima različito korisničko ime i šifru za svaki servis. Važno je shvatiti da su portleti često deljeni među portalima, kao i među stranicama na istom portalu. Portleti mogu komunicirati sa poslovnim aplikacijama, koje u nekim slučajevima imaju ograničenja po pitanju sigurnosti, identiteta i autorizacije. Ova situacija može postati još kompleksnija kada portleti komuniciraju sa drugim veb servisima i aplikacijama. - Usluge direktorijuma. Direktorijumi često podsećaju na baze podataka. Ono što ih razlikuje od opštih relacionih baza podataka jeste frekventnost zahteva i upita, kao i definisana šema baze podataka. Direktorijumi podržavaju veliki broj zahteva istovremeno, i optimizovani su za brz pristup zahtevanom dokumentu. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 74 Informacije u direktorijumima su uglavnom statične. Nasuprot bazama podataka, direktorijumi ne podržavaju obradu transakcija. Pristup bazi je standardizovan preko SQL-a, koji podržava opcije read, write, update, kao i specijalne funkcije tipa table join i tako dalje. Direktorijum sadrži kolekciju objekata organizovanih u strukturu drveta, a model imenovanja se definiše na osnovu protokola. Portali koriste Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) za pohranjivanje informacija o autentikaciji. U LDAP-u, unosi se organizuju u drvoliku strukturu poznatu kao Directory Information Tree (DIT). 3.1.4.1 Upravljanje sadržajem Portali često nude mogućnosti za povezivanje sa sistemom za menadžment sadržaja. Pod „sadržajem“ se podrazumeva bilo kakva jedinica digitalne informacije. Ona može biti tekst, slika, flash animacija, e-mail poruka, video/audio zapis i slično. Upravljanje sadržajima se odnosi na efektivno upravljanje digitalnim informacijiama, kombinujući pravila, procese i tokove rada na način na koji centralizovana tehnička lica i decentralizovani autori/editori digitalnih informacija mogu te informacije da kreiraju, menjaju i publikuju na jednostavan način. Specijalizovani alati za menadžment sadržaja mogu biti korišćeni za kreiranje portleta koji mogu objavljivati sadržaj informativnog karaktera unutar drugih pojedinačnih portleta. Ovakav portlet može biti postavljen na stranicu i može koegzistirati sa drugim portletima ili aplikacijama. Alati za menadžment sadržaja često sarađuju sa alatima za upravljanje dokumentacijom, ili, u najgorem slučaju, omogućavaju autorima da se pozivaju na dokumente koji su povezani sa alatom za upravljanje dokumentacijom. Rezultat ovakvog procesa je portlet koji omogućava: - sadržaj u formi slobodnog teksta; - reference prema dokumentima; - mogućnost pretrage; - hiperlinkove prema aplikacijama; - hiperlinkove prema dokumentima. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 75 Sistem za upravljanje sadržajem sastoji se od tri logičke celine: - sistem kolekcije zadužen za sve procese koji se dešavaju pre nego što je deo sadržaja spreman za objavljivanje. On pretvara sirovu informaciju u dobro organizovan set komponenti sadržaja; - sistem za upravljanje – obuhvata skladišta podataka, sadržaj i datoteke; može da sadrži konfiguracione i administrativne fajlove CMS-a; - sistem za publikovanje - odgovoran za izvlačenje komponenata sadržaja i drugih resursa iz skladišta, kao i za njihovo automatsko publikovanje. 3.1.4.2 Integracija podataka i aplikacija Jedna od ključnih funkcionalnosti veb portala je pristup različitim izvorima podataka i aplikacijama. Na ovaj način, korisnici veb portala su u mogućnosti da koriste različite servise i da pristupaju informacijama koje ne moraju da budu razvijene u okviru portala. Integracijom podataka i aplikacija portal postaje jedinstvena tačka pristupa ka svim resursima i servisima. 3.1.4.3 Servisi saradnje i komunikacije Kolaborativni servisi omogućavaju različite funkcionalnosti vezane za saradnju korisnika portala: obaveštenja o različitim aktivnostima i događajima, informacije, upravljanje projektima, korisničke grupe, radionice, kalendar aktivnosti, diskusioni forumi, timski rad i sl. Portali moraju obezbediti mogućnost različitih vidova komunikacije, kao što su e-mail, video poziv, čet, instant poruke, mobilni servisi integrisani u portal. U okviru portala se integrišu dodatne aplikacije koje pružaju specijalizovane usluge vezane za saradnju i komunikaciju. 3.1.4.4 Pretraga i taksonomija Većina portala nudi mogućnost pretrage. Pretraga omogućava pretraživanje HTML stranica, dokumenata i izvora tekstualnih podataka. Pretraživač može posmatrati dokumente po kategorijama ili prema taksonomiji. Vrednosti vezane za taksonomiju definišu se preko varijabli metapodataka povezanih sa pojedinim dokumentima. Taksonomija je ključna komponenta zato što omogućava brzo pretraživanje i Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 76 kategorizuje informacije, tako da svede pretragu na što uže područje. Takođe, na ovaj način podržan je i afinitetni tip pretrage – pretraga relevantnih dokumenata u određenoj oblasti. Dobar pretraživač obezbeđuje širok spektar načina pristupa pretraživanju, među kojima i sledeće: - ključne reči i kompletne fraze; - Boolean pretrage; - bajezijansko inferenciranje, zasnovano na broju pojavljivanja ključnih reči u dokumentu; - konceptualne pretrage, zasnovane na rečima koje imaju isto značenje ili su blisko povezane; - pretrage prema kontekstu, zasnovane na kontekstu u kojem se pretraga odvija, u cilju eliminacije divergentnih podataka koji dele isti naziv (npr. SAP); - pretrage baze znanja, zasnovane na prethodno postavljenim pitanjima koja su slične prirode; - pretrage prema popularnosti, koje kao povratnu informaciju vraćaju najpopularnije i najposećenije sajtove; - kolaborativne filtere koji obezbeđuju reference koje su, prema ostalim korisnicima, najkorisnije; - afinitetne pretrage koje su slične kolaborativnim filterima, ali pored referenci koriste mnogo više kriterijuma za pretragu; - pretrage sa vizuelnim mapiranjem, koje omogućavaju korisnicima da grafički organizuju rezultate pretrage; - Peer-to-Peer pretrage; - personalizovane agente, koji obavljaju pretragu zasnovanu na iskustvu i na istoriji prethodnih pretraga. 3.1.4.5 Personalizacija Funkcija koja daje korisniku mogućnost da lično prilagodi svoju okolinu na veb portalu. Personalizacija je danas postala važan deo svakog ozbiljnijeg veb portala. Personalizacija omogućava pojednostavljenje sadržaja i usluga portala eliminacijom onih koje korisniku nisu zanimljive. Time portal dobija sposobnost da se prilagođava Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 77 željama svakog pojedinog korisnika, tako da postaje privlačniji za sve veći krug različitih tipova korisnika. Jedna od definicija personalizacije glasi [33]: „Personalizacija je sposobnost portalovog servera da na inteligentan način kreira korisnikovo iskustvo, uključujući sadržaj, funkcionalnost, navigaciju i korisnički interfejs, na temelju identiteta korisnika.“ Personalizacija se može realizovati kroz dva oblika, eksplicitni i implicitni: - eksplicitna personalizacija - postiže se na temelju informacija koje su pružali sistem ili sam korisnik (npr. korisnikov profil), ili na temelju svojstava koja su povezana sa korisnikom. Sa ovim oblikom personalizacije više je povezano predefinisanje korisnika i grupa, nakon čega je uloga sistema da održava i izvršava određena pravila; - implicitna personalizacija – postiže se na temelju korisnikovog onlajn ponašanja (npr. prikazivanje sadržaja na osnovu korisnikovog pristupa određenom linku ili posete stranici koja je u vezi sa tim sadržajem). Ovaj oblik personalizacije se ponekad naziva event-based personalizacija i mnogo ju je teže implementirati. Još uvek je retka unutar današnjih veb portala jer često zahteva mnogo programiranja. Personalizacija se često meša sa kastomizacijom (adaptivnost ili prilagođavanje), koja je široko prihvaćena kao subjektivno modifikovanje izgleda od strane korisnika, dok se personalizacija odnosi na filtriranje sadržaja od strane servera, a ne korisnika. Kastomizacija dopušta korisniku da odabere koje će mu se informacije prikazati, kako će biti prikazane i da pruža korisniku izbor stilova (boje, fontovi, veličina) na osnovu ličnih želja. Postoji uska povezanost personalizacije i kastomizacije. Što više portal dopušta kastomizaciju, to je manja fleksibilnost i manje sistemskih resursa da pružaju personalizaciju. Uspešnost portala zavisi od toga kako je sprovedena personalizacija. Ona dopušta portalu da se razvije dalje od običnog statičnog portala i da postane oruđe koje će pružati prave i specifične informacije korisniku koji će tako moći dalje da deluje na temelju efektivnijih, efikasnijih i bržih informacija. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 78 3.2 INFRASTRUKTURA PORTALA 3.2.1 Aktivni direktorijum Aktivni direktorijum (AD) je servis kreiran od strane Microsoft -a, koji pohranjuje informacije o objektima na mreži, tako da im autentifikovani korisnici, kao i administratori mreže u svakom trenutku mogu lako pristupiti. Korišćenjem AD moguće je manipulisati velikim broj mrežnih objekata sa jednog mesta i obezbediti hijararhjsku strukturu i pregled cele mreže. Aktivni direktorijum (AD) pod Windows 2008 Server operativnim sistemom dozvoljava organizacijama da pojednostave upravljanje korisnicima i resursima na mreži i omogućava kreiranje sigurnog i skalabilnog okruženja, nad kojim se lako vrši administracija. AD se oslanja se na Lightweight Directory Access protokol (LDAP), Kerberos bezbednosni protokol, DNS (Domain Name System), File Replication protokol (FRS). LDAP pohranjuje podatke o svim mrežnim resursima (direktorijumi, fajlovi, računari, korisnici, štampači itd.) a Kerberos omogućuje mrežnu autentikaciju i potvrdu identiteta korisnika koji pristupaju udaljenim resursima. Za efikasno pronalaženje resursa na mreži zadužen je DNS sistem (Domain name system). Aktivni direktorijum nudi sledeće funkcije: - Centralizovano skladište podataka. Svi podaci u servisu aktivnih direktorijuma nalaze se u jednoj, distribuiranoj bazi podataka, čime je omogućen pristup informacijama sa bilo koje lokacije. Jedna distribuirana baza podataka zahteva manje administriranja i poboljšava raspoloživost i organizaciju podataka. - Prilagodljivost. Aktivni direktorijum omogućava prilagođavanje direktorijuma, kako bi se zadovoljili poslovni i mrežni zahtevi preko konfigurisanja domena i stabala i postavke kontrolera domena. Aktivni direktorijum dozvoljava milione objekata u domenu, a za ubrzavanje rada koristi tehnologiju indeksiranja i napredne tehnike repliciranja. - Proširivost struktura baze podataka servisa. Aktivni direktorijum (šema) može se proširiti tako da dozvoli prilagođene tipove informacija. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 79 - Upravljivost. Za razliku od prostog domenskog modela kakav koristi Windows NT, aktivni direktorijum je zasnovan na hijerarhijskim organizacionim strukturama. To administratoru olakšava kontrolu nad ovlašćenjima i drugim bezbednosnim parametrima, a korisnicima pronalaženje mrežnih resursa kao što su datoteke i štampači. - Integrisanje sa sistemom imena domena (DNS). Aktivni direktorijum koristi DNS, koji prevodi imena računara u numeričke IP adrese. Iako su zasebni i različito implementirani za različite svrhe, aktivni direktorijum i DNS imaju istu hijerarhijsku strukturu. Klijenti servisa aktivni direktorijum koriste DNS za lociranje domen kontrolera. Pri upotrebi DNS servisa Windows Server 2003, primarne DNS zone mogu biti integrisane u Aktivni direktorijum, što omogućava repliciranje na druge kontrolere u domenu i povećava sigurnost. - Upravljanje klijentskom konfiguracijom. Aktivni direktorijum nudi nove tehnologije za upravljanje parametrima klijentske konfiguracije, kao što su mobilnost korisnika, uz minimum administriranja i prekida u radu za korisnika. - Administriranje na bazi grupnih polisa. U aktivnom direktorijumu grupne polise se koriste za definisanje dozvoljenih akcija i parametara za korisnike i računare na nivou sajta, domena ili na nivou organizacione jedinice. Administracija korišćenjem grupnih polisa pojednostavljuje zadatke kao što su ažuriranje operativnog sistema, instaliranje aplikacija, kao i zadatke koji se odnose na korisničke profile i kontrole radnih stanica. - Replikacija podataka. Aktivni direktorijum koristi multi-master tehnologiju repliciranja, koja obezbeđuje raspoloživost informacija, otpornost na greške, usklađivanje opterećenja i druga poboljšanja performansi. Multi-master replikacija omogućava ažuriranje direktorijuma na svakom kontroleru domena i repliciranje izmena direktorijuma na druge kontrolere domena. Budući da se koriste više domen kontrolera, replikacija se nastavlja čak i ako neki domen kontroler prestane da radi. - Fleksibilna, bezbedna provera autentikacije i autorizacije. Provera autentikacije i autorizacije u servisu aktivnog direktorijuma obezbeđuje zaštitu podataka i minimizuje prepreke u obavljanju posla preko Interneta. Aktivni direktorijum Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 80 podržava više protokola za autentikaciju, kao što su Kerberos verzija 5, Secure Socket Layer (SSL) verzija 3 i Transport Layer Security (TLS) koji koristi certifikate X.509, verzija 3. Osim toga, aktivni direktorijumi koriste bezbednosne grupe koje se prostiru preko više domena. - Bezbednosna integracija. Aktivni direktorijum je integrisan sa bezbednošću Windows Server-a 2003. Kontrola pristupanja može biti definisana za svaki objekat u direktorijumu i posebno za svako svojstvo objekta. Bezbednosna politika (grupne polise) može biti primenjena lokalno ili na sajt, domen ili organizacionu jedinicu. 3.2.1.1 Role i prava pristupa u aktivnom direktorijumu Kada se govori o pojedinim rolama i pravima pristupa kao i o njihovoj primeni u sistemu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, neophodno je opisati pojmove kao što su: aktivni direktorijum (Active Directory – AD), korisnički i računarski nalozi koji pripadaju AD-u (Users and Computers Accounts) i grupe koje pripadaju AD-u (Groups), kao i njihova sprega. Korisnički i računarski nalozi (Users and Computers Accounts) jednoznačno opisuju svakog pojednačnog korisnika i svaki pojedinačni računar u mreži aktivnog direktorijuma, dodeljujući im određene atribute i omogućavajući definisanje prava pristupa za svaki navedeni nalog. Pošto je teško upravljati velikim broje korisničkih i računarskih naloga, može ih biti na hiljade, u smislu dodeljivanja specifičnih ovlašćenja, praktikuje se formiranje grupa kojima se ti nalozi u zavisnosti od potreba pridružuju, učlanjuju. Grupe (Groups) predstavljaju skup korisničkih i/ili računarskih naloga. Grupe pojednostavljuju administraciju time što se ovlašćenja nad resursima mogu dodeliti grupi, čime se ovlašćenja prenose na sve korisnike koji su članovi dotične grupe, bez obzira na njihovu brojnost. Važno je shvatiti ulogu i namenu grupa, kao i koje sve vrste grupa postoje. Takođe je važno razumeti opseg grupa kako bi se identifikovali adekvatni tipovi grupa i iskoristili u zavisnosti od određenog scenarija. Postoje četiri vrste kategorija grupa i to: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 81 - lokalne (Local) grupe su grupe koje su definisane i raspoložive samo na lokalnom računaru na kome su kreirane, bez obzira da li se radi o radnoj stanici ili o server; - globalne (Global) grupe se prvenstveno koriste za definisanje kolekcija domenskih objekata (korisnika, globalnih grupa i računara), na osnovu poslovnih rola, što znači da im je namena uglavnom za grupne role. Globalne grupe se najčešće koriste da organizuju korisnike koji imaju identične pristupne zahteve. Globalne grupe definišu sledeće karakteristike: · ograničeno članstvo - članovi moraju biti definisani u istom domenu gde je grupa kreirana; · pristup resursima u bilo kom domenu - grupa je vidljiva u svim domenima u forest-u. - domenske lokalne (Domain Local – DLGs) grupe se najčešće koriste za dodeljivanje ovlašćenja nad resursima. Ove grupe imaju sledeće karakteristike: · otvoreno članstvo, članovi grupe mogu biti iz bilo kog domena; · pristup resursima u jednom domenu, grupa je vidljiva samo u domenu gde je kreirana. - univerzalne (Universal) grupe se najčešće koriste za označavanje ovlašćenja nad resursima koji se nalaze u drugim domenima. Imaju sledeće karakteristike: · otvoreno članstvo; · pristup resursima u bilo kom domenu. Karakteristike sve četiri navedene kategorije grupa su: replikacija, članstvo, raspoloživost, poverenje. Osim toga, važno je definisati konvenciju imenovanja grupa radi lakšeg prepoznavanja uloge i lakše i brže manipulacije korisničkim i računarskim nalozima koji se smeštaju u određene grupe. Uobičajeno je da se grupe imenuju u zavisnosti od tipa grupe, role i prava pristupa. Na primer, ukoliko se želi kreiranje globalne grupe čiji članovi samo imaju prava čitanja, grupa bi mogla da se nazove: G_Accountants_Read. Princip koji se preporučuje kao najbolje rešenje kada je u pitanju problematika korisničkih i računarskih naloga, kao i njihova sprega sa grupama u AD-u jeste Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 82 strategija identifikovanja i kreiranja takozvanih „ugnježdenih“ grupa - IDGLA ili AGDLP. Ugnježdenje je proces dodavanja jedne grupe u drugu, što omogućava bolje upravljanje i administraciju okruženja zasnovanog na poslovnim ulogama, funkcijama i na upravljanju pravilima. Međutim, to ne znači da je moguće dodati bilo koju staru grupu bilo kojoj drugoj staroj grupi . Postoje određena pravila koja se moraju poštovati. U tabeli 4 su prikazani nalozi, grupe kao i mogućnost ubacivanja grupa u grupe [130], koja može pomoći u razumevanju toga koja grupa može biti član druge grupe, u zavisnosti od opsega ili tipa grupe. Tabela 4: Tabela pridruživanja naloga i grupa u AD-u Obim mogućnosti grupa Obim grupe Članovi istog domena Članovi domena u istoj šumi Članovi iz pouzdanog eksternog domena Može se dodeliti dozvola za resurse Lokalno U,C,GG,DLG,UG, lokalni korisnici U,C,GG,UG U,C,GG Samo na lokalnom računaru Lokalni domen U,C,GG,DLG,UG U,C,GG,UG U,C,GG Bilo gde u domenu Univerzalno U,C,GG,UG U,C,GG,UG N/A Bilo gde u šumi Globalno U,C,GG N/A N/A Bilo gde u (pouzdanom) domenu U-Korisnik; C-Računar; GG-Globalna grupa; DLG-Lokalna grupa za region; UG-Univerzalna grupa Strategija identifikovanja i kreiranja ugnježdenih grupa ima sledeće značenje u slučaju: - AGDLP (account, global, domain local, permission) je skraćenica od „nalog, globalni, domen lokalni, dozvola". Prikazuje Microsoft-ovu preporuku za primenu uloga zasnovanih na kontroli pristupa (RBAC - role based access controls) korišćenjem ugnježdavanja grupa u izvornom modu domena Active Directory (AD). Korisnički i računarski nalozi se učlanjuju u globalne grupe koje predstavljaju poslovne uloge, zatim se globalne grupe učlanjuju u domenske lokalne grupe, kojima se dodeljuju dozvole na resursima ili prava korisnika; - AGUDLP (account, global, universal, domain local, permission) je skraćenica od „nalog, globalni, univerzalni, domen lokalni, dozvola". Ukratko prikazuje Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 83 Microsoft-ovu preporuku za primenu uloga zasnovanih na kontroli pristupa (RBAC - role based access controls) korišćenjem ugnježdavanja grupa u izvornom modu domena Active Directory (AD). Korisnički i računarski nalozi se učlanjuju u globalne grupe koje predstavljaju poslovne uloge, zatim se globalne grupe učlanjuju u univerzalne grupe, dok se na kraju univerzalne grupe učlanjuju u domenske lokalne grupe kojima se dodeljuju dozvole na resursima ili prava korisnika; - AGLP (account, global, local, permission) je skraćenica od „nalog, globalna, lokalna, dozvola". Ukratko prikazuje stariju Microsoft-ovu preporuku za primenu uloga zasnovanih na kontroli pristupa (RBAC - role based access controls) korišćenjem ugnježdavanja grupa u NT domenu. Korisnički i računarski nalozi se učlanjuju u globalne grupe koje predstavljaju poslovne uloge, zatim se globalne grupe učlanjuju u domenske lokalne grupe kojima se dodeljuju dozvole na resursima ili prava korisnika. 3.2.2 Fajl serveri File - arhiv serveri imaju namenu centralizovanog skladištenja i arhiviranja dokumenata određenog organizacionog podsistema. Kao informatički resurs, obezbeđuju po određenim pravilima neprekidan (24 h) i neometan (sa svakog računara u WAN mreži) pristup određenom dokumentu. Definisanjem prava pristupa korisnika određuju se uloge u ciklusu životnog veka dokumenta. Kada se govori o File Serveru, jedan od mogućih opisa bi ga okarakterisao kao lokaciju u računarskoj mreži, namenjenu za pružanje usluge deljenja zajedničkih Data resursa korisnicima mreže, prema jasno definisanim pravilima pristupa. Deljeni resursi su dostupni po principu 24/7/365 (24 časa / 7 dana u nedelji / 365 dana u godini), sa bilo koje lokacije unutar intraneta, po unapred jasno definisanim pravilima. Prednosti centralizovanog skladištenja podataka su: - dostupnost podataka sa bilo kog računara u računarskoj mreži po definisanim pravima pristupa; - lako pronalaženje dokumenata korišćenjem naprednih tehnika indeksiranja; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 84 - sigurnost pristupa podacima (po unapred definisanim pravima korisnika); - pojednostavljena administracija (delegiranje administrativnih prava ovlašćenom licu); - sigurnost skladištenja podataka (redovan backup); - brza i efikasna razmena dokumenata od najnižih do najviših nivoa organizacionih celina; - mogućnost formiranje dislociranih projektnih grupa na izradi zajedničkog projekta. File sharing, u smislu file servera, omogućava korisnicima u mreži da pristupaju fajlovima koji se nalaze na određenim lokacijama u mreži po tačno definisanim pravilima. File Share bi trebalo primenjivati isključivo na File serverima ali ne i na radnim stanicama, odnosno na njima ne sme biti File Shere-ovanih foldera. Razlozi zbog kojih se navedeno preporučuje su brojni: - raspoloživost - file serveri, za razliku od radnih stanica stalno su aktivni i na raspolaganju su 24 časa zainteresovanim korisnicima; - pouzdanost – HW komponente su kvalitetnije i optimizovane su za funkciju servera; - servisi – na serverima je instaliran serverski operativni sistem koji u sebi ima niz servisa koji podržavaju definisani koncept; - zaštita oblasti privatnosti na radnim stanicama i neovlašćenog pristupa folderima i fajlovima na serveru; - redovan backup podataka; - pojačana antivirus zaštita; - dostupnost – mogućnost pristupa sa bilo koje lokacije u intranetu i drugo. U zavisnosti od kompleksnosti deljenog resursa, pored definisanja prava pristupa na nivou share-a, mogu se definisati i prava pristupa na NTFS-u. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 85 3.3 CLOUD COMPUTING INFRASTRUKTURA 3.3.1 Pojam i definicije Danas sve veći broj velikih poslovnih sistema ima svoje dislocirane organizacione delove. Korisnici sistema za upravljanje elektronskim dokumentima imaju potrebu da u procesu rada koriste sve više resurse iz heterogenih informacionih sistema, koji se nalaze na različitim softverskim platformama i koji zahtevaju sve veću količinu podataka i informacija kroz računarski intenzivne procese, kao što su virtuelni svetovi, modeliranje i simulacije [40]. Trenutna klasična IT infrastruktura na kojoj je izgrađena većina sistema za upravljanje elektronskim dokumentima nije u stanju da efikasno, efektivno i ekonomično zadovolji sve veće zahteve i potrebe korisnika [88]. Jedno od rešenja ovog problema podrazumeva ulaganje finansijskih sredstava u nabavku nove opreme. sa ciljem poboljšanja postojeće IT infrastrukture [42]. Na ovaj način poslovni sistem obezbeđuje neophodne tehničke resurse za uspešnu realizaciju sistema za upravljanje elektronskim dokumentima, ali ovakav pristup je ekonomski neisplativ. Proces dodavanja dodatnih fizičkih resursa u postojeću IT infrastrukturu je prilično glomazan, dugotrajan i skup. IT infrastrukturu, resurse i poslovne procese koji mogu da obezbede fleksibilne usluge i servise na zahtev korisnicima u procesu upravljanje elektronskim dokumentima neophodno je stalno inovirati i optimizovati. Na slici 11 je prikazana arhitektura Cloud Computing-a. Cloud Computing je oblast računarstva u kojoj se skalabilni informatički kapaciteti obezbeđuju u vidu usluge i isporučuju putem Interneta brojnim eksternim korisnicima [173]. To je apstrahovana, visokoskalabilna i kontrolisana računarska infrastruktura koja isporučuje aplikacije krajnjim korisnicima na osnovu njihovog zahteva [12]. Usluge i podaci egzistiraju u deljenom, dinamički skalabilnom skupu resursa, zasnovanom na tehnologijama virtualizacije i/ili skaliranim aplikativnim okruženjima [169]. Jedna od najbitnijih odlika Cloud Computing-a je skalabilnost, a ključna tehnologija je virtualizacija [70]. Na slici 11 prikazana je arhitektura Cloud Computing- koja se nalazi u preseku elemenata hardvera, Internet tehnologija, upravljanja sistemima i distribuiranog računarstva. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 86 Cloud Computing Upravljanje sistemima Hardver Distribuirano računarstvo Internet tehnologije Automatizacija računskih centara Virtualizacija Multi-core SOA Web 2.0 Web servisi Utility Grid Computing Slika 11: Arhitektura Cloud Computing-a 3.3.2 Karakteristike Cloud Computing-a Osnovne prednosti Cloud Computing modela su [41][14]: - upotreba servisa na zahtev - korisnik može koristiti resurse kada on to želi, sa bilo kojeg mesta i u bilo koje vreme; - mrežni pristup preko bilo kog tipa mreže; - računarski resursi su grupisani tako da ih mogu koristiti svi korisnici, prema svojim potrebama, a da pri tom ne znaju gde se ti resursi nalaze; - elastičnost resursa - potrebni resursi se fleksibilno obezbeđuju i oslobađaju, kako po tipu, tako i po količini; - merljivost usluga - upotreba resursa se može meriti i naplaćivati po ugovorenom modelu; - sigurnost - zaštita je povećana usled centralizacije podataka, korišćenja sofisticiranih algoritama zaštite; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 87 - skalabilnost - putem dinamičkog dodeljivanja resursa putem servisa, koji funkcionišu u realnom vremenu, omogućava alokaciju potrebne količine resursa. Osnovni nedostaci Cloud Computing modela [124][146]: - nedostatak jasnoće u pogledu licenciranja; - sistem upravljanja digitalnim identitetima i pristupom; - dostupnost nije zagarantovana; - privatnost; - poštovanje propisa postaje složenije. U slučaju da se kompanija orijentiše na Cloud Computing pristup za obezbeđenje potrebnih IT resursa, infrastruktura potrebna za IT resurse i stvarne potrebe se bolje prilagođavaju [188]. Model varijabilnih troškova korišćenja servisa Cloud Computing-a se više uklapa u promenljive tržišne uslove, jer omogućava da u svakom trenutku bude dostupno onoliko resursa koliko je potrebno da se zadovolji tekuća tražnja, dok je, sa druge strane, trošak veći ukoliko je tražnja veća, a manji ako je tražnja manja, što odgovara u potpunosti pozitivnom poslovanju preduzeća. Razlika između utroška kapaciteta i realne tražnje je mnogo manja, i realna tražnja ne nadmašuje kapacititete zahvaljujući fleksibilnoj prirodi korišćenja resursa Cloud Computing-a [97]. Na ovaj način se povećava efikasnost poslovanja, jer ne dolazi do nezadovoljenja tražnje klijenata i gubitaka zbog loše procene, a to znači i da se eliminiše neophodnost planiranja IT kapaciteta na duže staze [169]. Osim toga, uloženi kapital se mnogo bolje koristi, jer se podstiče fokusiranje na same korisnike, čime se izlazi u susret njihovim zahtevima i potrebama, a propusti se svode na minimalnu meru [49][12]. 3.3.3 Realizacija Cloud Computing modela U zavisnosti od tipa vlasništva nad IT infrastrukturom razlikuju se privatni, javni, hibridni i zajednički razvojni modeli Cloud Computing-a [4][5][101]. U zavisnosti od vrste razvojnog modela, razlikuju se nadležnosti po pitanju upravljanja infrastrukturom, vlasništva infrastrukture, fizičke lokacije infrastrukture i dostupnosti korisnicima [165]. Karakteristike navedenih modela prikazane su u tabeli 5. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 88 Tabela 5: Karakteristike razvojnih modela Infrastrukturom upravlja Infrastruktura je u vlasništvu Infrastruktura je locirana Infrastruktura je dostupna Privatni oblak Organizacija Organizacije ili provajdera usluga U objektima organizacije ili izvan objekata organizacije Ovlašćenim korisnicima Javni oblak Provajder usluga Provajder usluga Izvan objekata organizacije Korisnicima bez ovlašćenja Hibridni oblak I organizacija i provajder usluga I organizacija i provajder usluga I u objektima i izvan objekata organizacije I ovlašćenim i korisnicima bez ovlašćenja Zajednički oblak Provajder usluga Organizacije ili provajdera usluga U objektima organizacije ili izvan objekata organizacije Ovlašćenim korisnicima Privatni oblak (slika 12) – Posedovanje i upravljanje sopstvenom infrastrukturom može biti manje profitabilno rešenje, ali sa druge strane povećava mogućnost organizaciji da zaštiti svoje podatke. Ovo je značajno za kompanije koje imaju striktna pravila o privatnosti podataka. I pored prednosti koje privatni oblak pruža, analitičari predviđaju da će u narednom periodu većina malih i srednjih preduzeća biti primorana da napusti ovakav vid poslovanja i pređe na korišćenje usluga koje nisu u okviru njihovog domena. Slika 12: Arhitektura privatnog oblaka Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 89 Javni oblak (slika 13) - zahtevani i potrebni resursi dinamički se dodeljuju u vidu veb servisa putem Interneta. Pružalac ovih usluga nije direktno vezan za kompaniju (finansijski, lokacijski ili na bilo koji drugi način) i on biva kompenzovan za pružanje ovih usluga. Korisnik nema predstavu o načinu pružanja ovih usluga, niti ga to zanima, tako da je ovaj model oblaka najsličniji Grid-computing-u , što u suštini i predstavlja cilj same tehnologije oblaka. Provajder oblaka A Provajder oblaka B Preduzeće (korisnik oblaka) Javni oblak A Hibridni oblak A Javni oblak B Hibridni oblak B Privatni oblak VPN Internet Slika 13: Arhitektura javnog oblaka Slika 14: Arhitektura hibridnog oblaka Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 90 Hibridni oblak (slika 14) - predstavlja kombinaciju javnog i privatnog oblaka. To u suštini znači da kompanija nešto drži pod „ključem“, kao što je recimo obrada osetljivih podataka, dok za neke proračune koji ne rade sa takvim podacima, ali zahtevaju large- scale operacije, iznajmljuju neke od resursa koje nude vankompanijski provajderi [166]; Zajednički oblak - infrastruktura oblaka je podeljena između više organizacija koje dele zajedničke interese (misiju, sigurnost, poslovnu politika itd.). Oblakom može upravljati organizacija ili neko treće lice i on može postojati unutar ili van objekata u vlasništvu organizacije. 3.3.4 Tipovi servisa u Cloud Computing-u U zavisnosti od toga koji se resursi isporučuju i kako se koriste postoje tri pristupa Cloud servisima (slika 15) [48][100]: - Infrastrukturni pristup (Infrastructure as a Service - IaaS) - obezbeđuje korisniku rezervaciju procesorske snage, mrežu, određenu količinu memorije za skladištenje podataka i drugih osnovnih resursa. IaaS predstavlja gotova rešenja koja se iznajmljuju i naplaćuju u zavisnosti od obima u kojem se koriste [168]. Međutim, da bi IaaS bio dostupan korisnicima neophodan je softver koji može da se nosi sa problemima administriranja, dodeljivanja i upravljanja infrastrukturom. - Platformski pristup (Platform as a service - PaaS) - omogućava korisniku Cloud Computing infrastrukture provajdera da postavi i razvija aplikaciju korišćenjem programskih jezika i alata koje mu obezbeđuje provajder. Korisnik ne može da upravlja niti da kontroliše resurse IT infrastrukture, ali ima kontrolu nad razvijenim aplikacijama. - Aplikacioni pristup (Software as a service - SaaS) - je moguć ukoliko korisnik koristi Cloud Computing infrastrukturu i aplikacije za razvoj koje mu obezbeđuje provajder usluge. Aplikacije su dostupne upotrebom veb pretraživača. U aplikacionom pristupu pružalac usluga obezbeđuje hardversku infrastrukturu, softverske proizvode i interakciju sa korisnikom putem front-end dela portala [1]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 91 Cloud Computing Softver kao servis - SaaS Aplikacije Podaci Izvršavanje Middleware Operativni sistemi Virtualizacija Skladištenje Serveri Računarska mreža Platforma kao servis - PaaS Infrastruktura kao servis - IaaS Računarski centar N iv o a p st ra k c ij e N iv o k o n tr o le Slika 15: Tipovi servisa u Cloud Computing-u 3.4 UPRAVLJANJE DIGITALNIM IDENTITETIMA Problem identiteta na Internetu je prisutan od samih početaka masovnog korišćenja Interneta. Problem je nastao jer Internet na samom početku u svojoj akademskoj i liberalnoj arhitekturi nije predvideo sloj identiteta, već su pristupi Internet resursima rešavani naknadno, kako god je to neko u datom trenutku znao i umeo. Zato danas svaki Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 92 korisnik računara ima višestruke različite digitalne identitete, a upravljanje takvim digitalnim identitetima predstavlja veliku teškoću, uz priličan sigurnosni rizik [24]. Razvoj elektronskog upravljanja dokumentima koje se temelji na pružanju usluga, u prvi plan stavlja digitalni identitet korisnika usluge i celokupni proces upravljanja digitalnim identitetima. Pojmovi anonimnosti i privatnosti, u suprotnosti su sa procesima u kojima se zahteva ocenjivanje, komunikacija ili pristup servisima za saradnju, gde je otkrivanje informacija o identitetu neophodno. Pojam digitalnog identiteta može se posmatrati iz različitih perspektiva. Jedna od perspektiva je perspektiva programskih proizvoda koji služe za upravljanje identitetima, druga perspektiva su organizacije koje žele da implementiraju takva rešenja, a treća je perspektiva korisnika odnosno osobe čiji je digitalni identitet predmet upravljanja [115]. Uz pojam identiteta usko se povezuju i pojmovi bezbednosti i privatnosti [194]. Informaciona bezbednost je oblast koja se bavi zaštitom integriteta, tajnošću i poverljivošću informacija. Privatnost je zaštita atributa, sklonosti i osobina pri svakoj aktivnosti entiteta. Upravljanje digitalnim identitetima je skup procesa koji omogućuju organizacijama efikasnije upravljanje identitetima korisnika. Rešenja bazirana na upravljanju identitetima takođe osiguravaju organizacijama celovitu sigurnosnu infrastrukturu. 3.4.1 Anatomija digitalnog identiteta Identitet je jedinstveni niz karaktera koji jednoznačno identifikuje osobu ili servis. Lična identifikacija u današnjem društvu ima mnoge različite oblike. Primeri su brojni: vozačka dozvola, lična karta, pasoš, identifikaciona kartica zaposlenih itd. Ovi oblici identifikacija obično sadrže informacije koje su jedinstvene, kao i informacije o autoritetu koji je izdao ovu identifikaciju. Iako je pojam identiteta u fizičkom svetu sasvim dobro razumljiv, isto se ne može reći o definisanju digitalnog identiteta. Identitet je skup podataka koji prezentuju atribute, sklonosti i osobine subjekta. Digitalnim identitetom se smatra skup informacija koji je poznat o određenom entitetu. Subjekt ili entitet je osoba, grupa ljudi, organizacija, programski alat ili bilo koji drugi entitet koji zahteva pristup određenom resursu [28]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 93 Digitalni identitet definišu sledeći elementi (slika 16) [185]: - identifikator - deo informacije koji jedinstveno identifikuje predmet identiteta unutar datog konteksta. Primeri identifikatora su e-mail adrese, globalni jedinstveni identifikator. - identifikacioni podaci - privatni ili javni podaci koji mogu biti upotrebljeni da se dokaže autentičnost identiteta. Ovaj mehanizam funkcioniše zbog činjenice da samo sistem za autentikaciju i korisnik znaju korisnikovu lozinku. Identifikacioni podaci predstavljaju dokaz da određeni subjekt odgovara identitetu za koji se predstavlja. - osnovni atributi - podaci koji pomoćno opisuju identitet. Osnovni atributi mogu se koristiti preko brojnih poslovnih aplikacija. Na primer, adrese i brojevi telefona su osnovni atributi koji se mogu koristiti u različitim poslovnim aplikacijama. - pomoćni atributi - podaci koji pomoćno opisuju identitet, navode se i koriste unutar specifičnog konteksta u kojem se identitet koristi. IDENTIFIKACIONI PODACI POMOĆNI ATRIBUTI OSNOVNI ATRIBUTI IDENTIFIKATOR Slika 16: Arhitektura digitalnog identiteta 3.4.2 Sistem za upravljanje digitalnim identitetima Postavljeni zahtevi i ograničenja razvoja mrežnog informacionog sistema doveli su do rešenja baziranog na upravljanju identitetima kroz integrisanu, efikasnu i centralizovanu infrastrukturu. Ovakav koncept integracije mrežnih servisa, polisa i tehnologije omogućava [190]: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 94 - siguran pristup svim resursima; - efikasniju kontrolu pristupa resursima; - bržu promenu odnosa između identiteta i resursa; - zaštitu poverljivih informacija od neovlašćenog pristupa. Pri definisanju arhitekture sistema za upravljanje digitalnim identitetima, identifikuju se sledeći zahtevi: - integracija i odgovarajući pristup informacijama i uslugama zahteva mnogo širi pristup upravljanju identitetima od tradicionalnog pristupa; - sveobuhvatna metodologija provere identiteta pojedinca u elektronskom okruženju; - povezivanje autentifikovanih identiteta sa unapred određenim polisama kojima je omogućen pristup do mrežnih servisa i resursa. Na slici 17 prikazana je arhitektura sistema za upravljanje digitalnim identitetima. UPRAVLJANJE ŽIVOTNIM CIKLUSOM IDENTITETA LIČNI SERVISI REGISTRACIJA UPRAVLJANJE IDENTITETIMA PROVISIONING UPRAVLJANJE PRISTUPOM AUTENTIFIKACIJA AUTORIZACIJA UPRAVLJANJE POLISAMA FEDERACIJA TOK PODATAKA DELEGIRANJE DIREKTORIJUM SERVIS REVIZIJA DIREKTORIJUM Slika 17: Arhitektura sistema za upravljanje digitalnim identitetima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 95 Bez sistema za upravljanje digitalnim identitetima, pristup korisnika svakom resursu zahtevao bi upotrebu novog korisničkog imena i lozinke. Problemi koji se u tom slučaju pojavljuju su očigledni: - korisnik mora da zapamti veliki broj korisničkih imena i lozinki; - za svaki resurs administrator mora da registruje i omogući pristup korisniku. Sistem za upravljanje digitalnim identitetima pojednostavljuje procese za korisnike: - Korisnik se registruje samo jedanput - Proveru identiteta uvek sprovodi organizacija u kojoj je evidentiran korisnik, koja takođe može da pruži dodatne informacije o korisniku na zahtev resursa i uz pristanak korisnika. Na ovaj način, svi resursi su dostupni korisniku sa jednim skupom akreditiva - Odluke o kontroli pristupa donosi traženi resurs na osnovu dobijenih informacija o korisniku Upravljanje digitalnim identitetima definiše se kao proces kojim se postojeće tehnologije koriste za upravljanje informacijama o digitalnom identitetu entiteta i za kontrolu pristupa resursima [193]. Cilj upravljanja digitalnim identitetima je poboljšanje efikasnosti i sigurnosti, uz smanjenje troškova povezanih sa upravljanjem entitetima i sa njihovim digitalnim identitetima. Glavni zadatak upravljanja identitetima je da se identitet koristi u pravom kontekstu i u pravo vreme. U kontekstu digitalnog identiteta, sistem za upravljanje identitetima uglavnom se posmatra kao koncept za: - definisanje identiteta entiteta; - skladištenje relevantnih informacija o entitetu na siguran i na fleksibilan način; - omogućavanje pristupa informacijama putem definisanog interfejsa; - osiguranje fleksibilne, distribuirane i kvalitetne infrastrukture za upravljanje identitetima. Sistem za upravljanje identitetima obuhvata tri ključne tehnološke komponente: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 96 - upravljanje životnim ciklusom identiteta; - upravljanje pristupom; - direktorijum servis. Na slici 18 prikazana je veza između osnovnih komponenata sistema za upravljanje identitetima. Cilj sistema za upravljanje digitalnim identitetima je da se ostvari veza između identifikatora različitih servisa, tako da se informacije o korisniku mogu integrisati sa identifikatorom. Na taj način sistem za upravljanje identitetima spaja poslovne procese, bezbednosne politike i tehnologije koje pomažu u upravljanju digitalnim identitetima, kao i u kontroli pristupa resursima. Funkcija sistema za upravljanje identitetima je da omogući različitim servisima korišćenje istih korisničkih informacija. Funkcionalnost sistema ogleda se kroz kreiranje, skladištenje i pristupanje identitetima, pa je to ujedno i prvi zahtev koji mora biti zadovoljen. Privatnost se ogleda kroz dva aspekta. Prvi aspekt je da identitet entiteta nije dostupan ostalim entitetima ukoliko vlasnik identiteta to nije odobrio. Drugi aspekt je da podaci koje treća osoba poseduje o entitetu moraju biti na raspolaganju u određenom stepenu kontrole od strane samog entiteta [161]. Slika 18: Veze između osnovnih komponenata sistema za upravljanje identitetima 3.4.3 Direktorijum servis Direktorijum servis predstavlja jezgro sistema za upravljanje identitetima. Direktorijum je centralno mesto za smeštanje i čuvanje logičkih podataka i identiteta. Pristup direktorijumu i svim informacijama ograničava se primenom politike sigurnosti, koja je Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 97 takođe smeštena unutar direktorijum servisa. Uopšteno govoreći, direktorijum je skup ili lista podataka. Na slici 19 prikazana je arhitektura direktorijum servisa. U informacionim tehnologijama, direktorijum dozvoljava struktuirano smeštanje podataka i isto tako omogućava lak pristup objektima koje poseduje. Direktorijum servis se oslanja na LDAP protokol (Lightweight Directory Access Protocol) [46]. Slika 19: Arhitektura direktorijum servisa Direktorijum servis je osnovna komponenta svakog rešenja sistema za upravljanje identitetima, jer predstavlja centralni repozitorijum za identitete i resurse koji sadrži informacije o korisničkim profilima. Većina direktorijuma su u skladu sa LDAP protokolom, koji nudi standardno proširenje centralizovanog skladištenja i efikasnog upravljanja identitetima. U heterogenim i kompleksnim okruženjima, gde je potrebno više od jednog direktorijuma, važna stvar je da postoji samo jedan ulaz za sve postojeće direktorijume da bi se omogućilo centralizovano upravljanje [43]. Metadirektorijum (slika 20) pomoću LDAP standardnog interfejsa pruža mogućnost zadržavanja heterogene infrastrukture, sa jedinstvenim pogledom na sve identitete i izvore informacija. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 98 Slika 20: Metadirektorijum Polazna tačka za primenu bezbednosnih standarda je stvaranje globalnog pogleda na informacije o identitetima, koje će omogućiti odlučivanje i implementaciju najbolje direktorijum tehnologije. 3.4.4 Upravljanje životnim ciklusom digitalnog identiteta Životni ciklus digitalnog identiteta može biti podeljen na faze slične fazama životnog ciklusa živih bića: nastanak, trajanje i nestanak. U svakoj fazi životnog ciklusa identiteta postoje aktivnosti koje su kandidati za automatsko upravljanje. Sve aktivnosti u toku životnog ciklusa digitalnog identiteta moraju biti sigurne, efikasne i njima se mora pažljivo upravljati [141]. Aktivnosti upravljanja životnim ciklusom identiteta mogu se podeliti na nekoliko nivoa, kao što prikazuje slika 21. Vrste podataka kojima treba upravljati prikazane su na nivou „podaci o identitetu“. Na osnovu definicije digitalnog identiteta, akreditiv sadrži relevantne podatke, kao što su šifre i sertifikati i atribute korisnika, kao što su imena, Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 99 adrese i brojevi telefona. Osim akreditiva i atributa, treba upravljati i pravima korisnika. Pod pravima treba podrazumevati prava i privilegije vezane uz identitet. Na sledećem nivou – operacije nad podacima, navedene aktivnosti odražavaju vrste operacija koje mogu biti izvršene nad identitetima. Create, Read, Update i Delete su primitivne operacije nad podacima i koristimo ih jer pružaju pogodan način za klasifikovanje vrsta operacija za upravljanje identitetima. Polise Atributi Prava Create Novi nalog Read Korisničke polise Atributi korisnika Update Korisničke polise Atributi korisnika Promena statusa Delete Postojeći nalozi Lični servisi Delegirani Operacije nad podacima Podaci o identitetu Administrativni model Poslovni scenario Zasnivanje radnog odnosa zaposlenog Prestanak radnog odnosa zaposlenog Slika 21: Nivoi upravljanja životnim ciklusom identiteta Sledeći nivo prikazuje dva modela upravljanja životnim ciklusom identiteta: lični i delegirani model. U tradicionalnoj IT organizaciji administrativne zadatke obavlja grupa administratora sistema. Tokom vremena, organizacije su shvatile da postoje ekonomski i poslovni razlozi za uvođenje drugih modela administracije. Na primer, često je ekonomičnije i efikasnije za administratore, kao i za korisnika da ima mogućnost da promeni neke od svojih atributa, kao što su adresa i broj telefona. Lični model omogućava takvu vrstu upravljanja. Između ličnog modela i modela centralizovane administracije nalazi se model delegirane administracije. U delegiranom modelu, odgovornost administriranja životnim ciklusom identiteta deli se između decentralizovanih grupa administratora. Na osnovu kojih se određuje delokrug delegacije su organizaciona struktura i administrativne uloge [39]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 100 3.4.5 Upravljanje pristupom Upravljanje pristupom odnosi se na proces kontrole i davanje pristupa resursima u realnom vremenu upotrebom nadzora a na osnovu postojećih identiteta i dodeljenih prava pristupa (slika 22). Ključne mogućnosti ovih servisa su da moraju biti brzi i da moraju pružiti pristup širokom skupu tipova resursa. Ovaj proces se ostvaruje kroz aktivnosti provere identiteta, autorizacije i revizorskih postupaka. Provera identiteta je proces kojim se dokazuje identitet. INTEGRACIJA APLIKACIJE Upravljanje životnim ciklusom identiteta Upravljanje pristupom Direktorijum servis Upravljanje korisnicima Integracija identiteta Provisioning Autentifikacija SSO Autorizacija Poverenje Federacija Revizija Korisnici, Atributi Polise i grupe LDAP i x500 Replikacija Slika 22: Upravljanje identitetima - upravljanje pristupom Autorizacija je utvrđivanje da li je identitetu dozvoljeno da izvrši neku radnju ili pristup resursima. Revizija predstavlja mehanizam kojim se prati način na koji se informacije u direktorijum servisu kreiraju, modifikuju i koriste. Zajedno, provera identiteta, autorizacija i revizija nazivaju se zlatni standardi bezbednosti (simbol za zlato Au, prefiks je za sva tri procesa). Postoji nekoliko tehničkih rešenja u dizajniranju i integraciji aktivnosti provere identiteta, autorizacije i revizionog mehanizma u arhitekturi mrežnog informacionog sistema: - Single Sign-On; - poverenje i udruživanje; - User Entitlements; - Auditing. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 101 3.4.5.1 Single Sign-On Korisnik tipičnog mrežnog informacionog sistema mora da se prijaviti više puta kako bi pristupio različitim aplikacijama koje koristi u svojim poslovima. Sa tačke gledišta korisnika, višestruke prijave i potreba da se pamti više lozinki neke su od vodećih uzroka loše primene sistema. Sa tačke gledišta upravljanja, zaboravljena lozinka u kombinaciji sa lošim navikama korisnika često može dovesti do kršenja bezbednosti sistema. Rešenje navedenih problema moguće je realizacijom koncepta Single Sign-On (SSO), koji pruža mogućnost da se korisnik prijavi samo jednom i da nakon toga ima omogućen pristup svim aplikacijama i servisima koji čine deo okruženja njegovog identiteta. Uopšteno govoreći, postoji pet modela SSO rešenja. Nijedan model ne nudi kompletno rešenje za svaki sistem. Postojeći modeli SSO rešenja: - veb SSO; - integrisani Sign-On; - ujedinjeni Sign-On; - mapiranje identiteta i identifikacionih podataka; - sinhronizacija lozinki. Veb SSO rešenja dizajnirana su za zahteve autentikacije i za rad sa aplikacijama u veb okruženju. U ovom rešenju, zahtevi neautetifikovanih korisnika preusmeravaju se na veb stranicu za autentikaciju. Nakon uspešne provere identiteta, izdaju se HTTP cookies koje koriste veb aplikacije za proveru sesije autentifikovanog korisnika. Microsoft Passport je primer veb SSO rešenja. Integrisani Sign-On u operativni sistem odnosi se na module za autentikaciju i za interfejse ugrađene u operativni sistem. Windows sigurnosni podsistem pruža takve mogućnosti putem sistemskih modula, kao što su Local Security Authority (LSA) i Security Specific Providers (SSP). GSSAPI na raznim implementacijama UNIX-a takođe pružaju istu SSO funkcionalnost. Ujedinjeni Sign-On zahteva infrastrukturu za autentikaciju, za razumevanje odnosa poverenja i interoperabilnosti, koristeći standardne protokole [155]. Kerberos je najpoznatiji protokol kojim se implementira Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 102 ova tehnologija. Kod ujedinjenog prijavljivanja na sistem odgovornost autentikacije se delegira poverljivoj strani. Mapiranje identiteta i identifikacionih podataka najčešće koristi keš za praćenje identiteta i akreditiva za pristup. Keš se može ažurirati ručno ili automatski kada se akreditiv promeni. Sinhronizacija lozinki se koristi za sinhronizaciju lozinki u bazi podataka akreditiva, kako korisnici i aplikacije ne bi morali koristiti i upravljati višestrukim promenama lozinki. Sinhronizacija lozinki nije pravo SSO rešenje, ali daje neke pogodnosti koje aplikacije mogu iskoristiti. Na slici 23 prikazan je koncept jedinstvene prijave korisnika – Single Sign-On.. Slika 23: Jedinstvana prijava korisnika - Single Sign-On 3.4.5.2 Poverenje i udruživanje Kao što je pomenuto, udruživanje nudi jedan od oblika SSO rešenja. Međutim, udruživanje je proces koji obuhvata više nego samo SSO. Udruživanje podrazumeva delegaciju odgovornosti kroz uspostavljene odnose poverenja između udruženih strana. Provera identiteta je samo jedan oblik delegirane odgovornosti. Autorizacija i upravljanje profilima su aktivnosti koje mogu biti delegirane stranama od poverenja. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 103 Postoje tri tehnološka elementa koja su značajna u konceptu udruživanja: - protokol udruživanja koji omogućava stranama da komuniciraju; - fleksibilna infrastruktura poverenja koja podržava različite modele poverenja; - politika upravljanja koja omogućava upravljanje različitim zahtevima. Protokoli udruživanja su jezici koji koriste strane koje se udružuju da bi komunicirale između sebe. Budući da udruživanje podrazumeva da je odgovornost preneta na neku drugu stranu, protokol mora dopustiti pojedincima da dobiju dokaz tvrdnji da je identitet uspešno obavio aktivnost ili da ima pravo na prikupljanje povlastica. Upravljanje pravima u osnovnom obliku mora dozvoliti da polise budu stvorene, izbrisane, da se mogu menjati i da se mogu pronaći. 3.4.5.3 Upravljanje pravima Upravljanje pravima odnosi se na skup tehnologija koje se koriste za davanje i ukidanje pristupnih prava i povlastica za identitete. Ono je usko povezano sa autorizacijom i predstavlja proces jačanja pristupnih pravila i ograničenja koja su povezana sa poslovnim funkcijama i podacima. 3.4.5.4 Revizija Revizija u kontekstu upravljanja identitetima, predstavlja mehanizam kojim se prati način na koji se informacije u sistemu kreiraju, modifikuju i koriste. Ovaj mehanizam čini osnovu za forenzičku analizu, ukoliko je potrebno utvrditi ko je i na koji način je zaobišao postavljene kontrole. Proces revizije obično uključuje sledeće faze: - stvaranje podataka; - skupljanje i smeštanje podataka; - analiza i povratne informacije. Postoje dva osnovna modela čuvanja prikupljenih revizionih podataka: distribuirani i centralizovani. U distribuiranom modelu, revizija podataka obično ostaje u sistemu u kojem su podaci generisani. U centralizovanom pristupu podaci se prikupljaju i čuvaju u Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 104 centralnom skladištu podataka. Nakon što su podaci prikupljeni, oni se obrađuju i analiziraju automatski ili ručno. Analiza služi da bi se zaključilo šta treba korigovati da bi poboljšali informacioni sistem i servise. 3.5 PRIMENA KONCEPATA SEMANTIČKOG VEBA U UPRAVLJANJU DOKUMENTIMA Izraz semantički veb predstavlja pokušaj da se stvori nova veb arhitektura koja bi sadržaj obogatila formalnom semantikom. Nasuprot sadržaju koji razumeju samo korisnici, odnosno ljudi, ovako obogaćen sadržaj mogu razumeti i računari. Ovaj koncept omogućava postojanje automatizovanih agenata koji razumeju veb sadržaj i na osnovu toga mogu da pruže inteligentno rešenje za nepredviđene situacije. Prema W3C, semantički veb [189] pruža zajednički okvir koji omogućava da se podaci dele i iznova koriste na različitim aplikacijama, u različitim preduzećima i zajednicama. Takođe, navodi se: „Semantički veb je kolekcija znanja, sagrađena tako da dozvoljava svima na Internetu da dodaju ono što znaju i pronađu odgovore na svoja pitanja. Informacije na semantičkom vebu se skladište u struktuiranoj formi koju relativno lako razumeju i ljudi i računari.“ [90][189]. Na slici 24 su prikazani slojevi semantičkog veba [87][89][90]. Korisnički interfejs i aplikacije Poverenje Logika Upiti: SPARQL Ontologije: OWL Pravila: RIF / SWRL Taksonomije: RDFS Sintaksa: XML K ri p to g ra fi ja Identifikatori: URL Set karaktera: UNICODE Dokaz Slika 24: Slojevi semantičkog veba Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 105 Glavni cilj semantičkog veba jeste „izražavanje značenja“ (eng. expressing meaning). Kako bi se taj cilj postigao, neophodno je implementirati nekoliko slojeva strukture. Među navedenim slojevima, sledeći se smatraju bazičnim: - sloj XML-a, koji predstavlja strukturu podataka; - sloj RDF-a, koji predstavlja značenje podataka; - sloj ontologije, koji predstavlja formalnu konvenciju o značenju podataka; - sloj logike, koji omogućava inteligentno rasuđivanje o podacima. Prava moć semantičkog veba će se pokazati tek kada se stvori veliki broj sistema koji prikupljaju veb sadržaj iz različitih izvora, procesiraju informacije i razmenjuju rezultate sa drugim automatizovanim agentima ili ljudima. Stoga će se efektivnost semantičkog veba drastično povećati kada bude dostupno više sadržaja koji je pogodan za mašinsko čitanje i automatizovane servise. Ovaj nivo interagentske komunikacije biće potreban za razmenu „dokaza“. Dve važne tehnologije za razvoj semantičkog veba su dostupne: eXtensible Markup Language (XML) i Resource Description Framework (RDF). Ontologije su specifikacije konceptualizacije i odgovarajućeg rečnika korišćenog da se opiše oblast. Ontologije su dobro prilagođene za opisivanje heterogenih, distribuiranih i polustruktuiranih izvora informacija koji se mogu naći na vebu, te stoga mogu pomoći, kako ljudima, tako mašinama, da komuniciraju precizno, kao i da razmenjuju semantiku, a ne samo sintaksu. Iz tog razloga je važno da svaka semantika za veb bude zasnovana na eksplicitno definisanoj ontologiji. Na ovaj način, potrošačev agent i proizvođačev agent (koji su u semantičkom vebu podrazumevani) mogu se razumeti, i to tako što, pre svega razmenjuju ontologije, koje pružaju rečnik potreban za diskusiju. Ontologije, koje se definišu kao kolekcije koncepata koji predstavljaju entitete specifične za oblast, veza između tih koncepata i opsega vrednosti koje se mogu pridužiti svakom konceptu, zapravo su ključni element semantičkog veba. Ontologije služe kao modeli znanja za svaku specifičnu oblast nauke, i na taj način omogućuju nedvosmisleno predstavljanje, opisivanje i upućivanje na entitete u toj oblasti i služe kao baza za postizanje interoperabilnosti i međusobno razumevanje uokvireno formalnom i striktnom semantikom. Tehnički gledano, ontologija je Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 106 tekstualno znanje zasnovano na referencama, a predstavljeno sintaksom jezika za reprezentaciju ontologija, postavljeno na veb kako bi je agenti mogli konsultovati kada je to neophodno. Važno je samo napomenuti da je većina jezika za reprezentaciju ontologija zasnovana na XML i RDF tehnologijama. Do 2004. godine, najpopularniji jezici za reprezentaciju ontologija bili su OIL (Ontology Inference Layer) i DAML+OIL. Ontologija razvijena u ovakvim jezicima uglavnom se konvertuje u RDF/XML pogodnu formu i može biti parcijalno parsirana čak i običnim RDF/XML parserima. Za potpuno parsiranje su, naravno, neophodni parseri za specifični jezik. Početkom 2004. godine W3C je zvanično izdao OWL (WEB Ontolgy Language) kao W3C preporuku za jezik za reprezentaciju ontologija. Ukratko, OWL je set XML elemenata i atributa sa jasno definisanim značenjem, koji se koriste za definisanje termina i njihovih veza. OWL elementi nasleđuju set RDF i RDFS elemenata, dok se OWL imenski prostor (namespace) koristi da označi OWL šifriranje (encoding). Primer jednostavne OWL ontologije: 3.5.1 Primena semantičkog veba u upravljanju elektronskim dokumentima Ključna osobina arhitekture semantičkog veba (metapodaci koje mašine mogu razumeti), omogućena setom odgovarajućih agenata, predstavlja moćnu osnovu koja zadovoljava zahteve upravljanja elektronskim dokumentima kao što su efikasnost i pravovremenost, princip just-in-time [81]. Dokumenti su semantički opisani i lako se mogu kombinovati za novi poslovni proces, u zavisnosti od potreba. Korisnik, takođe, prema svojim preferencama i interesima, može naći i kombinovati potrebne dokumente i materijale. Proces se zasniva na semantičkim upitima i na navigaciji kroz dokumente i materijale, koju omogućava ontološka pozadina. Semantički veb se zapravo može upotrebiti kao pogodna platforma za implementaciju sistema za elektronsko upravljanje dokumentima, pre svega zato što pruža sva neophodna sredstva: razvoj ontologije, Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 107 komentarisanje dokumenata i materijala za obavljanje posla zasnovano na ontologiji, uklapanje dokumenata i materijala u poslovne procese i (pro)aktivno dostavljanje dokumenata i materijala za obavljanje posla putem portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima [15] [121][172]. 3.5.2 Razvoj ontologija u sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima Definicija ontologije sadrži hijerarhiju relevantnih koncepata oblasti, veza između tih koncepata, daljih osobina koncepata i pravila derivacije prema kojima se vrše zaključivanja. Tabela 6: Uprošćeni primer ontologije u scenariju upravljanja e-dokumentima Koncept Relacija Pravilo Object []. Dokument:: Object. ... Person:: Object. Autor::Person. Organizaciona celina:: Object. Radno mesto:: Object; Korisnik::Person; Dokument [ ime->> String; imaAutora->> Autor; ... pretDok=>>Dokument; sledDok=>>Dokument; deteDok=>>Dokument; roditeljDok=>>Dokument; ...] FOR ALL D1, D2 D1:Dokument[roditeljDok ->>D2] <- D2:Dokument[deteDok ->>D1]. FOR ALL D1,D2 D1:Dokument[pretDok ->>D2] <-> D2:Dokument[sledDok ->>D1]. U tabeli 6 predstavljen je uprošćeni primer ontologije u scenariju upravljanja elektronskim dokumentima. Prva kolona (Koncept) predstavlja oblasti organizovane u hijerarhiju. Na primer „Radno mesto“ je potkoncept koncepta „Organizaciona celina“. Potkoncept nasleđuje sve atribute i relacije natkoncepta. Atributi i relacije koncepta se nalaze u srednjoj koloni (Relacija). Na primer relacija „imaAutora“ pokazuje vezu između koncepata Autor i Dokument. Poslednja kolona (Pravilo) pokazuje pravila ontologije kursa. Prvo pravilo navedeno u toj koloni specificira da kada god dokument (D1) ima roditelja dokument (D2), onda roditelj dokument (D2) takođe ima dete dokument i to je baš dokument D1. Ovakva pravila kompletiraju znanje i smanjuju potrebu za unošenjem istih informacija više puta. Najvažniji deo strukture ontologije u ovom slučaju jesu relacije između sadržaja („pretDokument“, „sledDokument“...) i odgovarajuća pravila. Sadržaj je na ovaj način organizovan u strukturu drveta. Pomoću ovih pravila omogućena je navigacija kroz dokumente i kroz materijale. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 108 Aplikacije semantičkog veba postaju sve zastupljenije u domenu razmene e-dokumenata i edukacije. Ove tehnologije primenjuju se za personalizaciju, kombinujući informacije koje pružaju ontologije i korisnički profil, i na taj način stvaraju se personalizovane jedinice. Njihov glavni doprinos jeste stvarnje načina na koji socijalni agenti mogu da komuniciraju sa agentima van njihovog originalnog opsega, koristeći tehnologije semantičkog veba. U literaturi se takođe pominju i druge implementacije tehnologija semantičkog veba u portalima za upravljanje dokumentima. Primeri okvira za upravljanje e-dokumentima u kojima su primenjene tehnologije semantičkog veba su APeLS ili Personalisation Services. Kako bi se potencijal semantičkog veba dalje ilustrovao, neophodno je implementirati tehnologije semantičkog veba u aplikacije velikih razmera koje uključuju semantičko komentarisanje velikih kolekcija dokumenata i materijala i korišćenje od strane postojećih zajednica korisnika. 3.6 ADAPTIVNI SISTEMI ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA 3.6.1 Definicija adaptivnosti Postoji niz definicija pojma adaptivnosti, međutim, ovaj pojam možda najbolje opisuje Oxford Advanced Learner’s rečnik terminom adaptive koji se definiše kao: „mogućnost menjanja kada je to potrebno, kako bi se prilagodilo različitim situacijama“ [26][29]. Termin adaptive znači automatsko „krojenje“ sistema prema korisniku. Potrebe korisnika su pretpostavljene od strane samog sistema. Korisniku se ne pruža mogućnost da sam menja parametre sistema po svojim potrebama, već su potrebe korisnika pretpostavljene od samog sistema. Sistem menja svoje ponašanje u skladu sa pretpostavljenim potrebama. Još jedna karakteristika ovih sistema je da adaptive sistemi prikupljaju informacije o korisniku na taj način što posmataju korisnika. U kontekstu ove disertacije radno okruženje se smatra adaptivnim ako je u mogućnosti: - da prati aktivnosti svojih korisnika; - da ih interpretira u osnovnim sektorima specifičnih modela; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 109 - da zaključuje o korisničkim zahtevima i afinitetima daleko od interpretiranih aktivnosti, adekvatno ih reprezentujući u pomenutim modelima; - da deluje nad dostupnim znanjima na svoje korisnike i dinamički upravlja poslovnim procesom [29]. Pošto se ponašanje sistema prilagođava učesniku, tj. osobi, ova vrsta adaptacije se naziva personalizacija [111][174]. Adaptivni sistem inteligentnog upravljanja elektronskim dokumentima može se opisati kao personalizovan sistem, koji je pored kreiranja personalizovanih sadržaja, sposoban da obezbedi adaptivno „dostavljanje“ elektronskih dokumenata, interakciju, saradnju i podršku. Personalizovani sistem za upravljanje e-dokumentima i portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima kao njegov primarni element, koristi aktivnu strategiju koja osposobljava korisnika da kontroliše sadržaj, tempo korišćenja e-dokumenata i materijala, kao i obim obavljanja posla. Adaptivni sistem podržava korisnika omogućavajući mu alate i mehanizme pomoću kojih može personalizovati svoje radno okruženje. Adaptivno, personalizovano elektronsko upravljanje e-dokumentima predstavlja sastavni element sledeće generacije DMS sistema [30][33][75][111][112]. U kontekstu upravljanja e-dokumentima, adaptivni sistemi su više specijalizovani i fokusirani na prilagođavanje sadržaja i prezentaciju tog sadržaja. Oni obraćaju pažnju na aktivnosti korisnika prilikom obavljanja poslovnih procesa, na to kako korisnici prihvataju sistem, na kognitivne strukture, kao i na kontekst dokumenata i materijala koji im je na raspolaganju [134][29]. Na slici 25 prikazana je struktura adaptivnog sistema. Sistem prolazi kroz tri faze u toku procesa adaptacije. On kontroliše proces prikupljanja podataka o korisniku, proces kreiranja korisničkog modela (korisničko modeliranje) i proces adaptacije. Određene informacije o korisniku potrebne su da bi se promenilo ponašanje sistema radi zadovoljavanja potreba tog korisnika [36]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 110 Podaci o korisniku Model korisnika Modeliranje korisnika Prilagođavanje Efekti prilagođavanja Sistem Slika 25: Struktura adaptivnog sistema 3.6.2 Kriterijumi adaptacije i model korisnika Termini user profiling i user modeling često su korišćeni kao sinonimi ili se jedan termin koristi da označi svaki od pojmova [11] [73][74][167]. Korisnički profil je skup ličnih informacija. Informacije su sačuvane bez dodavanja daljeg objašnjenja ili interpretacije. Korisnički profil predstavlja kognitivne veštine, intelektualne mogućnosti, namere, afinitete i interakciju sa sistemom. Ove karakteristike su sačuvane nakon njihovog vrednovanja. Vrednosti koje se dodaju svakoj karakteristici mogu biti konačne, ali se isto tako po potrebi i bilo kada mogu i menjati [27]. U zavisnosti od konteksta i od broja informacija sačuvanih u korisničkom profilu, može se napraviti korisnički model [31][179][183]. Kohova opisuje korisnički model kao prezentaciju znanja sistema o korisniku [113]. Korisnik je u stvarnom svetu predstavljen sistemu kroz čovek-računar interfejs. Korisnički model se bazira na ovim informacijama i zbog toga predstavlja mali deo korisnika. Ipak, korisnički model mora da predstavlja osnovne karakteristike korisnika u zavisnosti od konteksta aplikacije [9][11] [34]. Adaptacija sistema za upravljanje elektronskim dokumentima realizuje se na osnovu parametara identifikovanih u modelu korisnika. U tabeli 7 prikazani su osnovni parametri koji se koriste za kreiranje modela korisnika, odnosno za adaptaciju odgovarajućeg sistema za upravljanje elektronskim dokumentima [125]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 111 Tabela 7: Zajedničke karakteristike u modelu korisnika sistema Model Profil Karakteristike Opis/primer Podaci nezavisni od domena obavljanja posla Generički profil Lične informacije Ime,prezime,e-mail, godina rođenja itd. Demografski podaci Mesto prebivališta itd. Klasifikacije Sertifikati, vozačka dozvola Obrazovanje (obrazovni background) Kolekcija znanja prebačena u koncept. Kvalitativne, kvantitativne mogućnosti ili verovatnoća indikacija koncepta i stečena znanja za korisnika. Nedostaci: vizuelni ili drugi Slab vidi, slab sluh itd. Domen primene Lokalizacija korisnika Nasleđene karakteristike Kreiranje stereotipa koji vodi klasifikaciju korisnika Psihološki profil Stil obavljanja posla Timskil, individualni Kognitivni kapaciteti Pamćenje, koncentracija, percepcija, mišljenje, kreativnosti i rešavanje problema. Tragovi ličnosti Psihološki profil (introvertan, ekstrovertan itd.) Nasleđene karakteristike Kreiranje stereotipa koji vodi klasifikaciju korisnika Podaci zavisni od domena obavljanja posla Pozicija korisnika u sistemu Pripadnost određenoj organizacionoj celini/projektu/ad hoc poslu unutar sistema i naziv radnog mesta korisnika Planiranje/Plan Plan kako korisnik namerava koristiti sistem Kompletan opis interakcije sa sistemom Registar svake od stranica kojima se pristupilo Stečena znanja Kolekcija znanja prebačena u koncept. Kvalitativne, kvantitativne mogućnosti ili verovatnoća indikacija koncepta i stečena znanja za korisnika. Rezultat procene Podaci dobijeni na osnovu rezultata rada i učešća u ad hoc poslovima ili projektima itd. Model konteksta Podaci u vezi sa okruženjem korisnika (rezolucija monitora itd.) Sposobnosti Definisanje sposobnosti i kapaciteta korišćenja sistema. Interesovanja Definisanje individualnih interesovanja sa ciljem adaptacije sadržaja i kretanja. Vremenski rokovi Kratak, dug ili normalan utvrđen period. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 112 Model korisnika obuhvata dva tipa informacija: informacije o znanju koje korisnik poseduje u domenu obavljanja određenog posla i informacije koje su nezavisne od domena obavljanja određenog posla. U narednom tekstu će biti objašnjeni parametri koji se najčešće koriste za modeliranje korisnika, odnosno za adaptaciju sistema za upravljanje e-dokumentima [174][184]. 3.6.2.1 Pozicija korisnika u poslovnom sistemu Pozicija korisnika u poslovnom sistemu predstavlja jedanu od najvažnijih karakteristika i kriterijuma adaptacije u okviru modela portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima primenjenom u disertaciji. Kriterijum adaptacije prema poziciji korisnika u sistemu bazira se na stereotipnom modelu. Uprkos jednostavnosti, ovaj model se može efikasno koristiti za podršku jednostavnim tehnikama adaptacije [32]. Na osnovu pozicije korisnika u poslovnom sistemu, adaptivni sistemi dele svoje korisnike u više klasa i nude različite verzije celokupnog sadržaja stranice ili fragmente za korisnike na različitim pozicijama u poslovnom sistemu. Strukturni modeli pretpostavljaju da se poslovni sistem može podeliti na nezavisne fragmente, npr.: organizacione celine, projekte, ad hoc poslove... Ovi modeli pokušavaju da predstave relaciju između korisnika i svakog pojedinačnog definisanog fragmenta. Najpopularniji strukturni model je model preklapanja. Svrha modela je da predstavi individualno znanje korisnika kao podskup modela domena, koji odražava ekspertni nivo znanja subjekta. Za svaki fragment oblasti znanja, model preklapanja skladišti procene nivoa znanja korisnika tog fragmenta. U ovom slučaju, znanje korisnika je predstavljeno u svakom vremenskom trenutku kao podskup ili preklapanje ekspertnog znanja. U savremenom obliku model preklapanja predstavlja nivo znanja korisnika u oblasti fragmenta. Većina sistema je usmerena na predstavljanje dva tipa oblasti znanja: konceptualno znanje (činjenice i odnosi između njih) i proceduralna znanja (veštine rešavanja problema). Konceptualno znanje se u osnovi predstavlja u formi mreže pojmova, a proceduralno znanje najčešće kao skup pravila za rešavanje problema. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 113 3.6.2.2 Interesovanje korisnika Interesi korisnika uvek predstavljaju važan segment u pronalaženju adaptivnih informacija. Ovaj kriterijum je bio korišćen od strane skoro svakog adaptivnog sistema za pronalaženje i filtriranje informacija. Nasuprot pristupu zasnovanom na nivou ključnih reči, današnji adaptivni sistemi su usvojili konceptualni pristup modeliranja interesa korisnika tamo gde su interesi predstavljeni kao preklapanje konceptualnog modela. 3.6.2.3 Ciljevi i zadaci Korisnički cilj ili zadatak predstavlja neposrednu svrhu korišćenja adaptivnih sistema. U zavisnosti od vrste sistema, to može biti cilj rada (u primeni sistema), potreba za neposrednom informacijom, ili cilj učenja (u obrazovnim sistemima). U svim ovim slučajevima, cilj predstavlja odgovor na pitanje: „Šta korisnik zaista želi da postigne?“. Cilj korisnika je odlika najviše sklona promenama. Menja se od radnog zadatka do radnog zadatka i često se može menjati i nekoliko puta u toku jednog posla. U hijerarhiji ciljeva, relativno stabilni ciljevi na višim nivoima su dekomponovani na potciljeve i na najnižim nivoima formiraju kratkoročne ciljeve. Posao komponente za modeliranje je da prepozna cilj i da ga označi kao trenutni cilj u modelu. Adaptaciona pravila mogu npr. preporučuti neke stranice korisniku, fokusirati pažnju korisnika na deo hiperprostora ili prilagoditi sadržaj odabrane strane. 3.6.2.4 Prethodno iskustvo Prethodno iskustvo korisnika (background) je zajednički naziv za niz funkcija koje su povezane sa prethodnim iskustvima korisnika, koje su izvan domena specifičnih veb sistema. Opseg background-a koji će biti korišćen u adaptivnim veb sistemima uključuje profesiju korisnika, radne obaveze i odgovornosti, iskustvo u srodnim oblastima i specifičan pogled na oblast. Alternativno, ovi sistemi mogu razlikovati korisnike prema njihovoj poziciji u poslovnom sistemu (direktor, rukovodilac, referent ...) koji podrazumeva, kako nivo znanja, tako i odgovornosti. Premda detaljne informacije nisu neophodne, uobičajen način za korisnički background model nije preklapanje, već jednostavan stereotipni model. Uobičajeno tokom rada sa sistemom Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 114 korisnik ne menja background i samim tim je nemoguće doći do zaključaka na osnovu posmatranja rada korisnika. 3.6.2.5 Individualne osobine Individualne osobine korisnika su agregiran naziv za karakteristike koje zajedno definišu korisnika kao individuu. Primeri su osobine ličnosti (introvertan/ekstrovertan), kognitivni stil (holistički), kognitivni faktori (kapacitet radne memorije) i stil rada. Individualne osobine korisnika su karakteristike koje se ne mogu menjati odjednom ili se mogu menjati tokom dužeg vremenskog perioda. Individualne karakteristike se ne dobijaju putem intervjua, već pomoću specijalno pripremljenih psiholoških testova. Dok se u literaturi iz psihologije raspravlja o različitim karakteristima korisnika, tekući rad o modeliranju i korišćenju karakteristika za personalizaciju se fokusira na dve grupe: kognitivni stil i stil realizacije posla. Kognitivni stil se odnosi na lične preferencije i uobičajen način organizovanja i reprezentacije informacija. Stilovi realizacije posla su primenjeni kao kriterijumi u razvoju mehanizama za adaptaciju u okviru portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, kojim se bavi ova disertacija. 3.6.2.6 Kontekst realizacije posla Adaptacija konteksta realizacije posla je relativno nov pravac istraživanja u okviru adaptivnih sistema za upravljanje e-dokumentima. Raniji adaptivni sistemi bazirani na sadržaju uglavnom su istraživali pitanja platforme za adaptaciju. Veće interesovanje za mobilne sisteme usmerilo je pažnju na druge dimenzije sadržaja, kao što su lokacija korisnika, fizičko okruženje i socijalni sadržaj. Neke informacije predstavljene u modelu konteksta teško da se mogu smatrati opštim informacijama o korisniku. Međutim, korisnički model i model konteksta su čvrsto povezani. Platforma korisnika. Adaptacija može biti realizovana na osnovu aspekata platforme korisnika (računarsko okruženje), kao što su hardver, softver i opseg mreže. Najveći broj istraživanja fokusira se na adaptaciju veličine ekrana konvertovanjem stranice za pregled sa desktop veb brauzera na mobilne ili generisanjem stranice različite za desktop i mobilne aplikacije. Drugi deo se odnosi na medijsku prezentaciju mogućnosti, koja je kombinacija hardvera, softvera i opsega mreže. Važno je naglasiti da se Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 115 platformski orijentisani modeli sadržaja razlikuju od znanja, zadataka i od ciljnih modela. Sadržaj se definiše kao dugačak niz parova naziv – vrednost, gde naziv ukazuje na parametre (širina ekrana, plejer za puštanje filmova), a vrednost na specifičnu veličinu parametra u određenom sadržaju. Ovo predstavlja osnovni model sadržaja. Pravila za adaptaciju mogu biti napisana za konkretne parametre, ali to danas ne predstavlja ni praktično ni skalabilno rešenje. Rezultat toga je sličnost između pristupa adaptacije sadržaja i stereotipnog modeliranja. Na primer, adaptivni sistem može razlikovati dva ili više tipova platformi gde svaki od njih formira različiti opseg parametara platforme. U ovoj situaciji platforma odobrava mehanizam koji koristi parametre određene platforme da se odredi odgovarajući tip. Nakon toga jednostavna pravila adaptacije kontrolišu odgovarajući tip i izvršavaju različite aktivnosti za različite tipove platformi. Na primer, ako korisnik pristupa sistemu sa mobilnih uređaja, sistem vrši konvertovanje ili obradu prezentacije za male ekrane. Lokacija korisnika. Mobilni adaptivni sistemi usmereni su na prilagođavanje lokaciji korisnika. Modeliranje i korišćenje lokacije je drugačije od drugih elemenata sadržaja. Najčešće se koristi da odredi mali podskup bliskih objekata od interesa. Ovaj podskup definiše šta će biti predstavljeno ili preporučeno korisniku. Lokacija korisnika biva modelirana u skladu sa načinom koji podržava utvrđivanje obližnjih objekata. Način utvrđivanja lokacije je najčešće baziran na opsegu mrežnih IP adresa, pripadnosti organizacionoj celini, radnom mestu, koordinatama ili na zonama. 3.6.2.7 Klasifikacija modela korisnika Modeli korisnika variraju i mogu biti klasifikovani na različite načine, u zavisnosti od karakteristika. Na primer, modeli korisnika mogu se podeliti na dve grupe prema strukturi informacija, kao što su informacije zavisne i nezavisne od konteksta obavljanja posla. Sledeća klasifikacija se zasniva na izvorima za prikljupljanje informacija (pojedinačni korisnik ili grupa korisnika) u mehanizmu zaključivanja modela „saradnje“ i modela „zasnovanog na sadržaju“. Model korisnika zasnovan na sadržaju koristi se u situacijama kada se na osnovu ponašanja korisnika iz prošlosti mogu predvideti ponašanja u budućnosti. Sa druge strane, kolaborativni modeli se koriste onda kada je ponašanje korisnika slično drugim korisnicima. U ovom slučaju model korisnika Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 116 konstruisan je na osnovu informacija prikupljenih od grupe korisnika i ovaj model je korišćen za kreiranje procena o jednom korisniku. Modeli korisnika se mogu svrstati u dve različite grupe: statički i dinamički. Dinamički model korisnika podrazumeva dobijanje dinamičke informacije o korisniku na osnovu njegove saradnje sa sistemom. Model se konstatno ažurira informacijama dobijenim na ovaj način. U statičkom modelu informacija je dobijena kroz upite i zapažanja. Informacija se na ovaj način prikuplja prvi put kada korisnik koristi sistem, ili periodično. Stereotipno modeliranje jedan je od najstarijih pristupa. Stereotipni model pokušava da klasteruje sve moguće korisnike adaptivnog sistema u nekoliko grupa, nazvanih stereotipi. Svi korisnici koji pripadaju istom stereotipu tretiraju se na isti način od strane adaptivnih mehanizama. Korisnik u klasičnom stereotipnom sistemu predstavljen je kao njegov stereotip (grupa kojoj pripada). Cilj stereotipnog modeliranja je da obezbedi mapiranje iz specifične kombinacije karakteristika korisnika za jedan od stereotipa. Nakon toga, samo korisnik određenog stereotipa se koristi za adaptaciju. Bilo koje promene u karakteristikama korisnika su odgovorne za ponovno dodeljivanje korisnika, ako je potrebno u različit stereotip. Ovaj model je korišćen za klasifikaciju korisnika u grupe u okviru adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima razvijenog u ovoj disertaciji. 3.6.2.8 Tehnike adaptacije Tehnike adaptacije se odnose na skup postupaka kojima se obezbeđuje prilagođavanje sistema za upravljanje elektronskim dokumentima karakteristikama korisnika [33][38][52][181]. Postoje različite podele kada su u pitanju metode i tehnike adaptacije. Jedna od najzastupljenijih podela obuhvata četiri vrste tehnika adaptacije: 1. Adaptivna agregacija sadržaja: Sistem može omogućiti korisnicima različite tipove sadržaja u zavisnosti od predznanja i stilova realizacije posla. Sadržaj može biti sastavljen na različitim nivoima detalja ili multimedijalnih formata. Informacije sa strana mogu biti agregirane na osnovu različitih predznanja ili nivoa sadržaja. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 117 2. Adaptivna prezentacija: Prezentacija sadržaja unutar stranica može biti prilagođena različitim parametrima. Objašnjavanjem različitih varijanata prikazivanja sadržaja na istoj strani i preraspodelom, stavke sadržaja se postavljaju u skladu sa karakteristikama u korisničkom modelu. Osnovni cilj ove grupe tehnika adaptacije jeste da prilagodi sadržaj stranice određenom korisniku u zavisnosti od vrste radnog mesta, pripadnosti određenoj organizacionoj celini učešća u nekom projektu ili u ad hoc poslu, u zavisnosti od ciljeva i drugih karakteristika. 3. Adaptivna navigacija: Navigacije ili linkovi predstavljeni na stranici mogu biti prilagođeni postizanju ciljeva adaptacije kroz adaptivne metode navigacije. Adaptivna navigacija pomaže adaptivnom procesu kroz upravljanje personalizovanim prikazima sadržaja stranice. Navigacija se može prilagoditi uslovima globalne ili lokalne orijentacije. 4. Adaptivna kolaborativna podrška: Omogućava komunikaciju između korisnika pomoću dodatne aplikacije za saradnju. Tehnika ove vrste, koju može ponuditi sistem za upravljanje elektronskim dokumentima, koristi sistemsko znanje o korisniku za kreiranje kolaborativne grupe i omogućava ili predlaže komunikaciju između istih pomoću softvera za saradnju. U kontekstu ovog rada, adaptivna kolaboracija se odnosi na podršku u procesu adaptivnog upravljanja e-dokumentima koja uključuje komunikaciju i saradnju više lica radi postizanja zajedničkih ciljeva. Adaptivna kolaborativna podrška odnosi se na: - sposobnost da održi modele grupa, uključujući i kolektivna svojstva članova grupe, automatsko prikupljanje informacija za ove modele i pristup adaptaciji algoritama; - sposobnost da održi modele grupnih aktivnosti, uključujući i uloge učesnika, korišćene usluge, proizvedene artefakte itd.; - sposobnost da vodi proces saradnje, koristeći pomenute modele grupnih aktivnosti; - mogućnost da automatski sakuplja podatke o članovima grupe, uključujući korišćene usluge i korišćene i/ili proizvedene artefakte, i da obezbedi pristup podacima za adaptaciju algoritama; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 118 - mogućnost da se identifikuju obrasci aktivnosti grupa na semantički smislen način (npr. obrasci koji mogu da identifukuju konflikte između članova tima); - mogućnost da predstavi i uposli algoritam/strategije koji upravljaju kolaborativnim infrormacijama; - podrška omogućavanju adaptacije algoritama za izmenu bilo kog aspekta kolaborativnog procesa. 3.7 SOFTVERSKA REŠENJA ZA REALIZACIJU SISTEMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA 3.7.1 Alfresco Kompanija Alfresco spada u vodeće proizvođače Enterprise Content Management sistema [3], a i jedina je od lidera u toj oblasti koja svoje rešenje nudi i kao enterprise varijantu otvorenog koda. Dugogodišnje iskustvo osnivača i prvih ljudi kompanije, kao i propulzivan nastup na tržištu, nametnuli su Alfresco kao jedan od prvih izbora za Enterprise Content Management rešenje velikih i srednjih organizacija. Alfresco rešenja bazirana su na otvorenim standardima, s verom da je zatvorenost sistema glavni generator troškova u IT industriji, i s pogledom prema enterprise integracijama. Alfresco je prvi Enterprise Content Management sistem koji je implementirao otvoreni standard Content Management Interoperability Services, koji bi trebao da omogući saradnju sličnih sistema u poslovnoj okolini. Alfresco raspolaže setom interfejsa koji podržavaju različite programske jezike i protokole pomoću kojih se mogu kreirati custom aplikacije i rešenja. Out of box obezbeđuje standardna rešenja kao što je document management, records management i web content management. Slike 26 i 27 prikazuju arhitekturu Alfresco Document Management sistema i njegove funkcionalnosti. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 119 Slika 26: Arhitektura Alfresco Document Management sistema Ideksiranje i kategorizacija teksta Skladište Metapodaci DBMS Usluge Usluge Skladište sadržaja Procesi sadržaja Upravljanje dokumentima Saradnja Upravljanje zapisima Upravljanje veb sadržajima E-mail arhiva Upravljanje slikama Upravljanje digitalnim entitetima Tok Slika 27: Funkcionalnost Alfresco-a Slika 28: Pregled dokumenta pomoću browesr-a u Alfresco Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 120 Alfresco ima brojne funkcionalnosti među kojima se izdvajaju: - Inline pregled. Mogućnost inline pregleda popularnih tipova dokumenta (Microsoft Office, PDF, slike) direktno u browser-u bez potrebe da se download-uju na računar. Na slici 28 je prikazan detaljan pregled dokumenta sa dodatnim funkcionalnostima koje su na raspolaganju, kao što su: prikaz metapodataka, izbor aktivnosti koje su na raspolaganju nad dokumentom, prikaz istorije dokumenta, mogućnost upisivanja komentara. - Automatska kontrola verzija elektronskih dokumenata dodavanjem nove verzije prilikom čuvanja elektronskih dokumenta, bez potrebe da se dokumentima koji se odnose na istu problematiku dodeljuju različita imena zbog čuvanja prethodnih verzija. Uspostavljanje relacija između različitih verzija elektronskih dokumenata sa mogućnošću povratka na neku od prethodnih verzija elektronskih dokumenata. - Pristup dokumentima koji je omogućen korišćenjem različitih pristupnih kanala koje Alfresco sistem podržava, a među kojima su: Veb, FTP, Shared Drive, e-mail, SMTP Listener, Sharepoint / MS Office. - Shared Drive. Pomoću CIFS-a (Common Internet File System) i/ili WebDav (Web- based Distributed Authoring and Versioning) tehnologija, omogućen je pristup elektronskim dokumentima preko deljenih foldera u Windows Explorer okruženju. Dokumentima se može manipulisati koristeći sve funkcionalnosti koje su na raspolaganju Microsoft-ovom operativnom sistemu. Kopiranje i prevlačenje dokumenata, brisanje dokumenata, promena imena sa računara direktno u Alfresco programu. - Integracija sa Microsoft Office-om. Alfresco podržava SharePoint protokol i omogućava korisnicima direktno snimanje, menjanje, check-out i check-in dokumentata direktno u Alfresco programu. - Drag & Drop iz e-mail-a. Alfresco može biti pridružen kao IMAP (Internet message access protocol) servis u e-mail klijentu, što omogućava da se uradi drag & drop sadržaja u Alfresco direktno iz e-mail klijenta. - Automatizacija pravila i akcija (Rules and Actions). Alfresco omogućava jednostavno konfigurisanje pravila i akcija kojima realizuje automatsku manipulaciju elektronskim dokumentima. Pravila se primenjuju na radni prostor Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 121 čime im se daje određeni nivo inteligencije. Određeni događaji pokreću pravila. Na primer: sva dolazeća elektronska dokumenta se pridodaju određenim radnom prostoru, ili za sva odlazeća dokumenta sadržaj radnog prostora se briše ili premešta u drugi radni prostor. Pravila se filtriraju u zavisnosti od specifičnih MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) tipova, tipa sadržaja ili kategorije. Mogu postojati višetruki događaji a moguće je i definisati redosled događaja. - Tok dokumenta (Workflow). Alfresco omogućava pravljenje workflow-a koji automatizuje procesiranje elektronskih dokumenata. Mogu se napraviti tokovi dokumenata za automatsko odobravanje, obaveštavanje i sl., kao i drugi tokovi elektronskih dokumenata za mnogo komplikovanije poslovne procese. - Definisanje korisničkih šablona elektronskih dokumenata i specijalnih tipova elektronskih dokumenata sa predefinisanim metapodacima. - Servisi za transformaciju. Omogućavaju transformaciju jednog tipa elektronskog dokumenta u drugi. Na primer, Microsoft Word dokument je moguće automatski konvertovati u svoju PDF verziju. Na taj način odobrena verzija elektronskog dokumenta koja se objavi u isto vreme može biti i u PDF i u DOCX formatu. - Zero Foot Print Clients. Standardni interfejsi koji su deo Alfresco sistema (CIFS, IMAP, SharePoint protocol itd.) omogućavaju da na klijentskoj strani nema potrebe za instalacijom bilo kakvih dodatnih programa. - Korisnički definisani metadata podaci. Administratori mogu da definišu jedinstvene metapodatke kao podršku specifičnim poslovnim zahtevima. 3.7.2 Microsoft Sharepoint Microsoft SharePoint je platforma za integraciju veb aplikacija. Microsoft SharePoint je razvijen sa ciljem da u sebi sadrži veći broj veb aplikacija, servisa i da omogući različite kombinacije poslovnih aplikacija. Najčešće se povezuje sa funkcijama upravljanja dokumentima i upravljanja veb sadržajima. Ova platforma obezbeđuje [132]: - upravljanje intranet i ekstranet portalima i veb sajtovima; - upravljanje dokumentima i fajlovima; - prostor za saradnju; - alate za socijalnu interakciju i mreže; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 122 - pretragu; - poslovnu inteligenciju; - integraciju procesa i informacija. Osnovna prednost Microsoft SharePoint-a je u objedinjavanju svih intranet, ekstranet i veb aplikacija u poslovnom informacionim sistemu u okviru jedne platforme, umesto da se svaka aplikacija nalazi u posebnom sistemu. Microsoft SharePoint se može posmatrati i kao platforma za razvoj novih veb aplikacija. Microsoft SharePoint pruža različite metode za kastomizaciju i konfiguraciju tzv. „veb oblasti“. Pored standardnih funkcionalnosti kao što su ažuriranje stranica, skladištenje fajlova, mogućnost prilagođavanja dizajna, jedna od ključnih funkcionalnosti je mogućnost instalacija dodatnih aplikacija tzv. web parts. Microsoft SharePoint (Microsoft SP) funkcionalnosti su razvijane u skladu sa tzv. „SharePoint tačkom“, koja obuhvata šest apstraktnih mogućnosti [132]: - Sajtovi – razvoj veb stranica, veb sajtova različitih nivoa kompleksnosti, bez potrebe za posedovanjem prethodnog znanja. Ideja je da portal razvijen u Microsoft SP predstavlja centralnu lokaciju za pristup svim sajtovima u okviru organizacije. - Zajednice – podrška formiranju zajednica u okviru organizacije. Ove zajednice mogu biti okupljene oko timova, projekata, klijenata, lokacija i sl. Omogućena je socijalna integracija i interakcija. - Sadržaj – upravljanje sadržajima kao što su: dokumenti, fajlovi, informacije. Sadržajem se može upravljati kroz veb pretraživač ili preko desktop aplikacije. - Pretraga – omogućena je pretraga dokumenata, aplikacija, eksternih sadržaja, korisničkih profila. - Analiza – integracija podataka, analiza i izveštaji koji pomažu u procesu donošenja odluka. Integracija sa MS SQL server servisima omogućava primenu koncepata poslovne inteligencije. - Razvojno okruženje za aplikacije. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 123 Microsoft SharePoint Site je kolekcija stranica, lista i biblioteka sastavljenih u jedinstvenu celinu. Svaki sajt može sadržati potsajtove. Primeri gotovih šablona za pravljenje veb sajtova u Microsoft SharePoint-u su: sajtovi za saradnju, za grupni rad, okruženje za upravljanje dokumentima, blogovi itd. Lista u kontekstu Microsoft SharePoint sajta predstavlja kolekciju informacija sa istim osobinama. Na primer, lista linkova, gde svaki od njih poseduje URL, ime i opis. Biblioteka podrazumeva listu linkova ka dokumentima skladištenim u okviru sistema. Predefinisane liste u Microsoft SharePoint-u obuhvataju: listu sa vestima, blogove, kontakte, forume, biblioteke dokumenata, stranice, ankete, teme. Web parts, odnosno veb delovi/dodaci integrišu se u stranice SharePoint veb sajtova kao elementi. Ovi delovi prikazuju definisane sadržaje, liste, biblioteke ili predstavljaju prozor ka određenim servisima i alatima u okviru veb portala. Microsoft SharePoint predstavlja integrisano rešenje za više funkcionalno upravljanje sadržajem, poslovne procese, pretragu, deljenje informacija. Pruža platformu i alate za administraciju servera i proširenje funkcionalnosti aplikacija. Enterprise Content Management omogućava korisnicima da kreiraju procese validacije, obaveštenja i tokove procesa (workflows). Ta funkcionalnost je na raspolaganju direktono iz Microsoft Office 2010 paketa, korišćenjem aplikacija kao što su Excel 2010 i Windows Workflow Foundation. Ovi procesi mogu da obuhvate sve elemente od nivoa jedne ćelije pa do kompletnog radnog lista (workbook). Microsoft SharePoint 2010 sadrži nekoliko predefinisanih tokova procesa; programeri mogu dodavati složenije tokove procesa upotrebom Microsoft SharePoint Designer 2010 i Windows Workflow Foundation u Visual Studio dodacima. Web Content Management mogućnosti obuhvataju autorizovanje veb šablona korišćenjem SharePoint Designer-a, autentikaciju baziranu na vebu korišćenjem šablona, navigaciju na sajtu, upravljanje pristupom i prikaz više sajtova. Web Content Management integriše sve alate za kreiranje tokova procesa, kao i Enterprise Content Management i obezbeđuje alate za: autorizaciju, odobrenje, objavljivanje sadržaja na vebu, pravila korišćenja, upravljanje pravima pristupa i za podršku za multijezičnosti. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 124 Pretraga (Enterprise search) je rešenje za brzu pretragu kroz Microsoft Office Outlook 2010, druga Microsoft Office dokumenta i SharePoint stranice. Enterprise search mogućnosti uključuju: pretragu, relevantnost, obaveštenja, prilagođavanje korisničkom iskustvu i API (application programming interface) baziran na veb servisima. Na slici 29 dat je detaljan prikaz komponenti Microsoft Sharepoint 2010 okvira: Visual studio .NET 2005 2008 Office Project Server 2007 Saradnja Office Forms Server 2007 Upravljanje sadržajem Portal Excel servisi Upravljanje veb sadržajem Kontrolna tabla Personalizovani sajtovi Scorecards SAP konektor Radni tok Obrada dokumenata Napredni izveštaji Karakteristike poslovnih podataka Profili korisnika Migracija sajta Praćenje Šabloni za aplikacije Baza podataka: SQL Server 2000 / 2005 / 2008 Personalizacija Katalog poslovnih podataka Navigacija Alerts Posetioci Jedinstvena tačka pristupa Pretraga podataka o preduzeću Pravila korišćenja Indeksiranje RSS integracija Upravljanje korisnicima Kreiranje i oporavak sigurnosnih kopija Skripte na strani servera Ekstranet servisi Upravljanje poverljivim podacima o korisnicima Podrška za višejezičnost Logovanje Windows WF Master strane Grafički prikaz sajta Mehanizam čuvanja podataka LDAP autentikacija Federacija i globalni razvoj Proširivost i događaji Distribuirani zadaci i batch servisi Microsoft Office SharePoint 2010 Aplikacioni servisi Servis za administraciju Bazični servisi Windows SharePoint Servisi 3.0 - osnovna platforma Slika 29: Detaljan prikaz komponenti Microsoft Sharepoint-a 2010 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 125 Upravljanje poslovnim procesima BPM (Business Process Management) uključuje Business Data Catalog model metapodataka, koji se može koristiti za opisivanje aktivnosti i poslovnih aplikacija kao što su ERP (Enterprise Resource Planning); takođe utvrđuje i metode koje je potrebno koristiti kako bi se obradili konkretni podaci ili kako bi se odreadile određene aktivnost. Business Data Catalog pojednostavljuje životni ciklus razvoja aplikacija za integraciju poslovnih aplikacija. Jedinstvena tačka pristupa (Single Sign-On) je dodatna komponenta koja omogućava integraciju postojećeg rešenja za upravljanje identitetima sa sistemom Microsoft Office SharePoint 2010. Mogućnosti poslovne inteligencije uključuju različite pokazatelje, ključne indikatore performansi KPI (key performance indicator) i izveštaje (Report Centar). Advanced People Profile i pretraga korisnika (People Search Center) obezbeđuju pronalaženje ljudi i grupa korisnika u različitim organizacijama; Audience Targeting omogućava postavljanje sadržaja određenoj grupi korisnika. Izveštavanje (Report Centar) omogućava korisnicima da na jednostavan način pronađu i analiziraju dokumenta i stranice na Internetu koje sadrže numeričke podatke. Korisnici mogu da se povežu sa izvorima podataka preduzeća i da generišu SQL servis za izveštavanje (SQL Reporting Services) i servise za analizu izveštaja (Analysis Services reports). Kontrolna tabla pruža mogućnost pritupa poslovnim podacima pomoću kataloga poslovinih podataka (Business Data Catalog) koji je baziran na velikim objektima LOB (large objects) i veb delovima (veb parts) koji su konektori ka SAP aplikacijama. Funkcije za saradnju u Microsoft Office SharePoint 2010 portalu uključuju diskusije i liste zadataka u okviru projekta. Kolaborativne aktivnosti se zasnivaju na informaciji o prisutnosti (da li je član tima onlajn, oflajn, na sastanku...). Tokovi procesa (Workflows) su procesi saradnje koji se baziraju na Windows Workflow Foundation i Microsoft .NET Framework 4.0 okruženju. Windows SharePoint servisi ne raspolažu ugrađenim tokovima procesa, ali ih je moguće razvijati korišćenjem Microsoft Office SharePoint Designer-a ili Visua Studio 2010. Microsoft Office SharePoint 2010 sadrži tokove procesa kao što su ECM (Enterprise Content Management) tok procesa. Sve mogućnosti programa Microsoft SharePoint 2010 zajednički nastoje da pomognu preduzeću da brzo odgovori na promenljive poslovne potrebe, obezbeđujući moćnu Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 126 platformu za saradnju. Iz perspektive IT-a, SharePoint 2010 pomaže da se smanje troškovi obuke i održavanja sistema. Osnovne karakteristike SharePoint 2010 uključuju: - Brže prilagođavanje uz poznati korisnički interfejs. SharePoint 2010 obezbeđuje zaposlenima poznato okruženje uz Microsoft Office Fluent™ korisnički interfejs i skup mogućnosti koje rade na svim SharePoint i Office proizvodima. Uz ovakav poznati i intuitivan rad, zaposleni mogu da koriste svoje računare, pregledače i mobilne uređaje kako bi bili produktivniji i efikasniji. - Stalnu produktivnost bez obzira na lokaciju. Rad na mobilnim uređajima postaje svakodnevna potreba. Danas većina preduzeća očekuje od svojih zaposlenih stalno prisustvo i stalnu vezu, čak i kada nisu u kancelariji. SharePoint 2010 obezbeđuje čitav skup mogućnosti koje pomažu da se poveća produktivnost, tako što se zaposlenima obezbedi pristup resursima, bez obzira na raspoložive alate ili uređaje. - Smanjenje troškova kroz konsolidaciju platformi. SharePoint 2010 obezbeđuje bogat skup integrisanih mogućnosti i skalabilnu platformu, kojima se preduzeću i korisnicima pomaže da na nekoliko načina smanje troškove. Kada zaposleni počnu da rade zajedno, bolje i brže, IT može da se usredsredi na veće poslovne ciljeve. - Više izbora uz opcije u okviru postojeće infrastrukture. SharePoint 2010 obezbeđuje rad na postojećoj infrastrukturi ili u cloud okruženju, što omogućava da se donose odluke prema poslovnim potrebama, a ne prema tehnološkim ograničenjima, čime se postižu horizontalna i vertikalna skalabilnost, u zavisnosti od promena u preduzeću i uz praćenje njegovog rasta. - Proaktivno upravljanje platformom. SharePoint 2010 pomaže IT-u da uštedi vreme, smanji napore i troškove. Primenom skupa bogatih administrativnih alata, olakšava i ubrzava upravljanje platformom. SharePoint 2010 proizvodi i tehnologije prikazane su na slici 30. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 127 Poslovne usluge InfoPath forma usluga Eksterna lista Work Flow SharePoint Designer Visual Studio API REST / ATOM / RSS PerformancePoint usluge Excel Eksterne liste Veb analitika Integracija SQL servera PowerPivot Društvena relevantnost Fonetsko pretraživanje Navigacija FAST integracija Unapređenje kanala Ribbon UI SharePoint Workspace SharePoint Mobile Office Client Office Web App Integration Standardna podrška Tagging, Tag Cloud Social Bookmarking Blogovi i viki Lični sajt Aktivnosti Profili Brauzer Metapodaci i navigacija Set dokumenata Audio i video sadržaji Višestepena dostupnost Udaljeno skladište Lista unapređenja SharePoint KOMPOZICIJE ANALIZA PRETRAGA SAJT ZAJEDNICA SADRŽAJ Slika 30: Uporedni prikaz tehnologija – SharePoint 2010 wheel. Microsoft SharePoint Foundation je osnovna tehnologija za sve SharePoint lokacije. Dostupna je za besplatnu lokalnu primenu i u prethodnim verzijama se zvala Windows SharePoint Services. SharePoint Foundation se može koristiti za brzo kreiranje velikog broja različitih tipova lokacija na kojima se može sarađivati u vezi sa veb stranicama, dokumentima, listama, kalendarima i podacima. SharePoint Server 2010 je serverski proizvod koji se oslanja na tehnologiju SharePoint Foundation da bi obezbedio dosledan, poznati radni okvir za liste i biblioteke, administraciju lokacije i prilagođavanje lokacije. SharePoint Server uključuje sve funkcije tehnologije SharePoint Foundation, plus dodatne funkcije i mogućnosti. Dodatne funkcionalnosti kao što su na primer: upravljanje poslovnim sadržajima, poslovno obaveštavanje, poslovna pretraga i lični profili putem opcije „Moje lokacije“. SharePoint Server je dostupan za lokalnu primenu kao deo ponude usluge zasnovane na oblaku odnosno usluge na mreži kao što je Microsoft Office 365. SharePoint Online je usluga zasnovana na oblaku, odnosno usluga na mreži koju hostuje Microsoft i koja je namenjena preduzećima svih veličina. Umesto da lokalno Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 128 instalira i primeni SharePoint Server, sada svako preduzeće jednostavno može da se pretplati na SharePoint Online i da tako svojim zaposlenima obezbedi poslovno rešenje za kreiranje lokacija, koje služe za deljenje dokumenata i informacija sa kolegama, partnerima i klijentima. SharePoint Designer 2010 je besplatan program za dizajniranje, pravljenje i prilagođavanje veb lokacija koje rade pod sistemima SharePoint Foundation i SharePoint Server. Pomoću programa SharePoint Designer 2010 mogu se kreirati veb stranice bogate podacima, praviti moćna rešenja sa omogućenim tokovima posla i dizajnirati izgled i doživljaj lokacije. Lokacije mogu biti u rasponu od malih lokacija tima za upravljanje projektima do rešenja portala zasnovanih na kontrolnim tablama za velika preduzeća. SharePoint Workspace 2010 je program za računare koji se koristi za preuzimanje sadržaja SharePoint lokacije van mreže i za saradnju na sadržaju sa drugim osobama. Dok su članovi tima van mreže, mogu se praviti promene u SharePoint sadržaju koji će se na kraju sinhronizovati sa SharePoint lokacijom. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 129 4 POSLOVNA INTELIGENCIJA Stvаrаnjе pојmlјivih, pristupnih, i vrеmеnski оdrеđеnih infоrmaciја pоtrеbа je svakog poslovnog sistema. Brојni poslovni sistemi su оstvаrili znаčајnе invеsticiје u infrаstrukturu kаkо bi оstvаrili оvај cilј. Poslovni sistemi su оgrаničеni rеsursimа i čеstо mоrајu dа birајu izmеđu kоnkurеntnih priоritеtа. Svе višе sе kоristе аkumulirаnе infоrmаciје о korisnicima poslovnog sistema rаdi uvidа u pitаnjа kао štо su nаprеdаk, uspеh, upоrnоst i оdustајаnjе оd realizacije poslova ili projekata. Pоstаvlја sе pitаnjе dа li su opravdane invеsticiје ulоžеnе u pоbоlјšаnjе infоrmаciоnе infrаstrukturе poslovnih sistema. Dаnаs vеćinа zаpоslеnih u poslovnim sistemima svаkоdnеvnо dоnоsi veliki broj оdlukа. Dа bi оdlukе bilе kvаlitеtnе, oni koji ih donose mоrајu imati uvid u infоrmаciје. S drugе strаnе, čеstо sе dеšаvа dа su tе infоrmаciје nеpоvеzаnе, nеblаgоvrеmеnе i nеpоtpunе, pа dоnоsiоci оdlukа u prоsеku utrоšе 90% vrеmеnа kаkо bi dоšli dо pоtrеbnih infоrmаciја, а sаmо 10% dа ih аnаlizirајu i nа оsnоvu tоgа оdlučuјu. Таkоđе, primеćеnо је dа infоrmаciје, u 70% slučајеvа stižu sа zаkаšnjеnjеm, kао i dа pоdаci prеtеžnо ukаzuјu nа pоslеdicе, а rеđе nа uzrоkе. Zаtо sе u svеtu оdаvnо i ubrzаnо rаdi nа rаzvојu i implеmеntаciјi sistеmа zа pоslоvnu intеligеnciјu [2]. Sistеmi pоslоvnе intеligеnciје su оmоtаč pоslоvnоg infоrmаciоnоg sistеmа i gеnеrаtоr јеdinstvеnоg pristupа nеоphоdnim pоdаcimа, tаkо dа kоmplеksni sistеmi izglеdајu kао јеdinstvеn, kоhеrеntаn izvоr infоrmаciја. Kоncеpti pоslоvnе intеligеnciје mоgu sе primеniti u svim sеgmеntimа еlеktrоnskоg pоslоvаnjа [6]. U оvоm pоglаvlјu dеfinisаn је pојаm pоslоvnе intеligеnciје i оpisаnе su spеcifičnоsti pоslоvnе intеligеnciје u velikim poslovnim sistemima. 4.1 POJAM I OSNOVNI KONCEPTI POSLOVNE INTELIGENCIJE Pоslоvnа intеligеnciја је nајčеšćе kоrišćеni tеrmin zа оznаčаvаnjе informatičke pоdrškе оdlučivаnju u оrgаnizаciјi. Оnа је dео infоrmаciоnоg sistеmа оrgаnizаciје, nаmеnski rаzviјеn dа оmоgući uprаvlјаnjе pеrfоrmаnsаmа оrgаnizаciје. Uprаvlјаnjе Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 130 pеrfоrmаnsаmа оrgаnizаciје zаhtеvа svеоbuhvаtаn i blаgоvrеmеn uvid u pоkаzаtеlје funkciоnisаnjа оrgаnizаciје kаkо bi dоnоšеnjе оdlukе bilо pоuzdаnо i prеciznо [7]. Nе pоstојi univеrzаlni nаčin dеfinisаnjа pоslоvnе intеligеnciје (business intelligence), pа је stоgа rаzličiti аutоri dеfinišu nа rаzličitе nаčinе [6]. Јеdnа оd nајčеšćе kоrišćеnih, оpštiјih, dеfiniciја је slеdеćа: „Pоslоvnа intеligеnciја је tаkvо kоrišćеnjе pоdаtаkа kоје vоdi kа dоnоšеnju bоlјih pоslоvnih оdlukа. Оna sе оdnоsi nа pristup, аnаlizu i оtkrivаnjе nоvih mоgućnоsti. Pоslоvnа intеligеnciја је umеtnоst sticаnjа pоslоvnе prеdnоsti nа оsnоvu pоdаtаkа.“ [10]. Pоstојi јоš nеkоlikо dеfiniciја rаznih аutоrа [11]: a) Larissa T. Moss, Shaku Atre: „Pоslоvnа intеligеnciја niје ni prоizvоd niti sistеm. Оnа prеdstаvlја аrhitеkturu i kоlеkciјu intеgrisаnih оpеrаtivnih аplikаciја i аplikаciја zа pоdršku оdlučivаnju kао i bаzе pоdаtаkа kоје pоslоvnој оrgаnizаciјi оmоgućаvа lаk pristup pоdаcimа." b) Steve Mutfitt: „Pоslоvnа intеligеnciја је nаčin dоstаvlјаnjа prаvih infоrmаciја u prаvоm fоrmаtu u prаvе rukе u prаvо vrеmе. Dоbаr sistеm pоslоvnе intеligеnciје prikuplја infоrmаciје iz svih dеlоvа оrgаnizаciје, аnаlizirа ih, priprеmа pоtrеbnе izvеštаје i šаlје ih lјudimа kојi ih trеbајu. Nа tај nаčin svаki pојеdinаc dоbiја infоrmаciје skrојеnе prеmа njеgоvim pоtrеbаmа." c) Ravi Kalakota, Marcia Robinson: „Prеtvаrаnjе pоdаtаkа u znаnjе је zаdаtаk аplikаciја pоznаtih pоd nаzivоm pоslоvnа intеligеnciја. Pоslоvnа intеligеnciја је skup nоvih аplikаciја оblikоvаnih tаkо dа mоgu оrgаnizоvаti i strukturirаti pоdаtkе о pоslоvnim trаnsаkciјаmа nа nаčin kојi оmоgućаvа аnаlizu kоrisnu u pоdršci оdlučivаnju i оpеrаtivnim аktivnоstimа оrgаnizаciје." d) Len Wyatt: „Kаdа kоmpаniја kоristi pоdаtkе iz svојih izvršnih sistеmа pri dоnоšеnju оdlukа, tо је pоslоvnа intеligеnciја. Sistеmi pоslоvnе intеligеnciје prеuzimајu pоdаtkе iz izvršnih sistеmа i rеstrukturirајu ih tаkо dа kоrisnici mоgu оtkrivаti rаniје nеpоznаtе infоrmаciје о prеduzеću, pоslоvаnju, kliјеntimа, pоslоvnim аktivnоstimа ili prоizvоdimа." Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 131 e) Vinod Badami: „Pоslоvnа intеligеnciја је prоcеs prikuplјаnjа rаspоlоživih intеrnih i rеlеvаntnih еkstеrnih pоdаtаkа, i njihоvа оbrаdа u kоrisnе infоrmаciје kоје mоgu pоmоći pоslоvnim kоrisnicimа pri dоnоšеnju оdlukа." Iаkо sе iz sаmоg kоncеptа i dеfiniciје pоslоvnе intеligеnciје zаklјučuјu glаvni rаzlоzi zа njеnu primеnu u sаvrеmеnоm pоslоvаnju, nеоphоdnо је nаbrојаti nеkе оd glаvnih pоkrеtаčkih snаgа kоје utiču nа pоtrеbu zа njеnоm implеmеntаciјоm, а tо su [2]: 1. Pоstојаnjе pоtrеbе dа sе pоvеćајu prihоdi, smаnjе trоškоvi i pоsluје kоnkurеntniје. Krајnji kоrisnici u savremenim poslovnim sistemima ne mogu da plаnirајu i da uprаvlјајu pоslоvnim оpеrаciјаmа pоmоću mеsеčnih izvеštаја. Kоmpаniје mоrајu ubrzаnо dа prојеktuјu i implеmеntirајu pоtrеbnе аplikаciје, i dа оmоgućе kоrisnicimа lаk i brz pristup pоtrеbnim infоrmаciјаmа, a u sklаdu sа prоmеnlјivim pоslоvnim оkružеnjеm kоје vlаdа. Sistеmi pоslоvnе intеligеnciје su, kаdа је u pitаnju pristup i rаspоdеlа infоrmаciја, оriјеntisаni kа krајnjim kоrisnicimа. 2. Pоstојаnjе pоtrеbе dа sе mоdеluје i uprаvlја kоmplеksnоšću sаvrеmеnоg pоslоvnоg оkružеnjа. Kоmpаniје dаnаs nudе širоk spеktаr prоizvоdа i uslugа, svе vеćеm i rаznоvrsniјеm brојu kоnzumеnаtа. Shvаtаnjе i uprаvlјаnjе pоslоvаnjеm, kао i mаksimizirаnjе invеsticiја, pоstаје svе tеžе u tаkо kоmplеksnоm оkružеnju. Sistеmi pоslоvnе intеligеnciје pružајu višе оd klаsičnih mеhаnizаmа kојi sе zаsnivајu nа prоstim upitimа i izvеštајimа. 3. Pоstојаnjе pоtrеbе dа sе smаnjе IT trоškоvi. Invеsticiје u IT sistеmе dаnаs prеdstаvlјајu znаčајаn prоcеnаt u оdnоsu nа ukupnе invеsticiје u prеduzеću. Imајući u vidu tај pоdаtаk, niје dоvоlјnо sаmо smаnjiti trоškоvе pоslоvаnjа IT оdеlјеnjа, vеć izvući mаksimаlаn pоslоvni učinаk iz pоslоvnih infоrmаciја kоје generišu IT sistеmi. Nоvе infоrmаciоnе tеhnоlоgiје kао štо је kоrpоrаtivni intrаnеt i mоbilnе tеhnоlоgiје, pоtpоmаžu u smаnjivаnju trоškоvа pristupа vеćеg brоја kоrisnikа sistеmimа pоslоvnе intеligеnciје. Оvi sistеmi su tаkоđе prоširili оpsеg infоrmаciја kоје sе mоgu оbrаditi, tаkо dа pоrеd оpеrаtivnih, оbuhvаtајu i pоdаtkе sа kоrpоrаtivnih portala i vеb sеrvеrа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 132 4.2 PRIMENA POSLOVNE INTELIGENCIJE U UPRAVLJANJU DOKUMENTIMA 4.1.1 Sistеmi pоslоvnе intеligеnciје u poslovnim sistema Koncept poslovne inteligencije omogućava poslovnim sistemima da prikupe i analiziraju ogromne količine podataka. Аnаlitički prоcеs pоdrаzumеvа prikuplјаnjе i оrgаnizоvаnjе infоrmаciја iz rаzličitih izvоrа, аnаlizu i mаnipulisаnjе pоdаcimа, kао i kоrišćеnjе rеzultаtа dа bi sе dоbili оdgоvоri nа pitаnjа kао štо su: „zаštо?“, „štа mоžеmо urаditi pоvоdоm tоgа?“, ili „štа sе dеšаvа аkо izаbеrеmо „X“?“. Poslovna inteligencija оbuhvаtа vеliki skup pоdаtаkа sа stаtističkim tеhnikаmа i intuitivnim mоdеlоvаnjеm kојi оmоgućаvа unаprеđеnjе prоcеsа dоnоšеnjа оdlukа [16]. Poslovna inteligencija se može posmatrati kao pokretač donošenja odluka ili kao uputstvo za dalje akcije. Таbеlа 8 prikаzuје tipоvе poslovne inteligencije kао i grupе kоје mоgu imаti kоrist оd primеnе pоslоvnе intеligеnciје u pојеdinim оblаstimа pоslоvаnjа poslovnih sistema [83]. Tabela 8: Тipоvi poslovne inteligencije Vrstа аnаlitikе Kо оstvаruје kоrist? Nivо poslovnog procesa: društvеnе mrеžе, kоncеptuаlni rаzvој Korisnici, poslovni sistem Аgrеgirаnjе: intuitivnоg modeliranja, оbrаzаcа uspеhа / nеuspеhа Korisnici, poslovni sistem Instituciоnаlni prоfil korisnika Аdministrаtоri, finаnsiјеri, mаrkеting Rеgiоnаlnа (držаvnа / pоkrајinskа): pоrеđеnjа izmеđu sistеmа Finаnsiјеri, аdministrаtоri Nаciоnаlnа i mеđunаrоdnа Nаciоnаlnе vlаdе S obzirоm na to dа sе kоličinа pоslоvnih infоrmаciја pоvеćаvа еkspоnеnciјаlnо, mеnаdžеri mоrајu biti u stаnju dа bržе dоnоsе bоlје оdlukе. Kоnsоlidаciја i оrgаnizаciја pоdаtаkа zа еfikаsniје pоslоvnо оdlučivаnjе dоvоdi dо stvаrаnjа kоmpеtativnе prеdnоsti, а učеnjе do toga kаkо uоčiti i iskоristiti tu prеdnоst. To prеdstаvlја оsnоvni cilј pоslоvnе intеligеciје [157]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 133 Pоslоvnа intеligеnciја prеdstаvlја višе оd kоmbinаciје pоdаtаkа i tеhnоlоgiје. Оnа оmоgućаvа prоnаlаžеnjе pоtrеbnih pоdаtаkа i dovodi do trаnsfоrmаciјe infоrmаciја u znаnjе, kоје оbеzbеđuје znаčајnu kоnkurеntsku prеdnоst. Rаdi uspеšnе primеnе pоslоvnе intеligеciје u sistemima za upravljanje dokumentima, pоtrеbnо је оdgоvоriti nа slеdеćа pitаnjа [192]: - U kојој mеri је zаdоvоlјеnа pоtrеbа poslovnog sistema zа infоrmаciјаmа? - Kоје primаrnе tеhnоlоgiје poslovni sistem upоtrеblјаvа? - Kоlikо prеоvlаdаvајu nаprеdnе аplikаciје kао štо su štа-аkо аnаlizе, prеdviđаnjе i аutоmаtskо оbаvеštаvаnjе? - Kаkо fаktоri poslovnog sistema, pоput mеnаdžеrskе klimе, vоđstvа i kulturе dоprinоsе upоtrеbi mеnаdžmеnta infоrmаciја? Primеnа pоslоvnе intеligеnciје u poslovnim sistemima može se аnаlizirаti sа аspеktа slеdеćih klјučnih pitаnjа: - Nа kојi nаčin је poslovni sistem rаzvio poslovnu inteligenciju? - Kаkvа је primеnа pоslоvnе intеligеnciје u rаzličitim funkciоnаlnim sfеrаmа? - Kаkvа unаprеđеnjа sistеmа poslovne inteligencije sе plаnirајu u budućnоsti? Еfеktivnоst poslovnih sistema koji primenjuju elektronsko poslovanje umnоgоmе zаvisi оd stеpеnа kоrišćеnjа poslovne inteligencije. Еfikаsаni poslovni procesi pоdrаzumеvаju аktivnо kоrišćеnjе plаtfоrmе pоslоvnе intеligеnciје, uklјučivаnjеm štо vеćеg brоја kоrisnikа. U оvоm smislu, nеоphоdnо је оmоgućiti štо vеćеm brојu kоrisnikа аlаte pоslоvnе intеligеnciје, аli i rаzumеvаnjе dоbiјеnih rеzultаtа i njihоvu primеnu zа krеirаnjе i kоrigоvаnjе poslovnih procesa. Iаkо vеćinа poslovnih sistema kоristi poslovnu inteligenciju prvеnstvеnо rаdi trаnsаkciоnih izvеštаја, pоstоје znаčајniје prilikе nаprеdnе primеnе unutаr pојеdinih funkciоnаlnih оblаsti. Nаprеdnе primеnе uklјučuјu štа-аkо аnаlizu, prеdviđаnjе, simulаciјu i аutоmаtskе iniciјаtоrе [16]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 134 Pоslоvnа intеligеnciја sе mоžе kоristiti i zа rаzličitа pitаnjа kоја sе tiču privlаčеnjа nоvih korisnika i zаdržаvаnjа pоstојеćih [6]. Kаdа je u pitаnju mеnаdžmеnt korisnika, pоslоvnа intеligеnciја sе mоžе kоristiti zа rеšаvаnjе slеdеćih prоblеmа: - autоmаtskо оbаvеštаvаnjе оdgоvаrајućih licа kаdа sе mеtrikа rezultata nаđе vаn pоžеlјnоg оkvirа; - prеdviđаnjе budućih aktivnosti; - odаbir korisnika prilikom formiranja projektih timova; - krеirаnjе individuаlnе strаtеgiје zа pojedinog korisnika – pеrsоnаlizаciја; - obаvеštаvаnjе оdgоvоrnоg licа kаd је nеоphоdnа poslovna intеrvеnciја. Uspеh kоrišćеnjа poslovne inteligencije pоkаzаn је u slеdеćеm [83]: - pоbоlјšаnjе dоnоšеnjа оdlukа poslovnog sistema; - оstvаrеnjе strаtеških cilјеvа poslovnog sistema; - zаdržаvаnjе poželjnih korisnika; - nagrađivanje korisnika; - pоbоlјšаnjе finаnsiјskih rеzultаtа. Pоtеnciјаl primеnе poslovne inteligencije оglеdа su u slеdеćеm [11]: - Uspеh korisnika a samim tim i poslovnog sistema u kome je korisnik zaposlen. Uspešni zaposleni doprinose uspešnosti poslovnog sistema. - Еfеktivnа prаksа. Аnаlitikа mоžе dа pruži nоvi uvid u еfikаsnost postojećih poslovnih procesa. Infоrmаciје оmоgućаvајu poslovnom sistemu dа prilаgоdi svоје poslovne procese pоtrеbаmа, kako korisnika, tako i samog sistema. - Poslovna inteligencija mоžе dа ubrzа istrаživаnjа о pоvеzаnоsti еfikаsnih procesa, korisnika i poslovnih rezultata. - Bоlја infоrmisаnоst. Nеkim korisnicima intuitivnе infоrmаciје mоgu pоmоći dа pоbоlјšајu svоје pеrfоrmаnsе. - Kоntinuirаnе pоvrаtnе infоrmаciје. - Usklаđivаnjе pоtrеbа i rеsursа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 135 Аrhitеkturа sistеmа pоslоvnе intеligеnciје prikаzаnа је nа slici 31 i obuhvata sledeće elemente: - Izvоri pоdаtаkа. U izvоrе pоdаtаkа spаdајu pоslоvni infоrmаciоni sistеmi prеduzеćа, sistеmi zа uprаvlјаnjе оdnоsimа sа kliјеntimа, nаslеđеni sistеmi, infоrmаciје iz rаznih sеktоrа prеduzеćа itd. Izvоrе pоdаtаkа u sistеmu pоslоvnе intеligеnciје nајčеšćе prеdstаvlјајu sistеmi kојi pružајu pоdršku svаkоdnеvnоm pоslоvаnju. - ETL (extract, transform and load) prоcеsi. Оbаvlја sе prеtprоcеsirаnjе pоdаtаkа kоје оbuhvаtа tri fаzе: еkstrаkciјu, trаnsfоrmаciјu i učitаvаnjе pоdаtаkа. Rеzultаti kоје pružајu svе оstаlе kоmpоnеntе u sistеmu pоslоvnе intеligеnciје dirеktnо zаvisе оd kvаlitеtа ETL kоmpоnеntе, stоgа sе оnа smаtrа klјučnоm u sistеmu pоslоvnе intеligеnciје. - Sklаdištе pоdаtаkа. Pоdаci dоbiјеni iz ETL kоmpоnеntе sе čuvајu u sklаdištu pоdаtаkа kоје је u vеćini slučајеvа implеmеntirаnо kао trаdiciоnаlnа rеlаciоnа bаzа pоdаtаkа. - Аnаlizа pоdаtаkа. Sklаdištе pоdаtаkа prеdstаvlја pоlаznu оsnоvu zа rаzličitе tipоvе аnаlitičkih аplikаciја. Sistеmi zа pоslоvnu intеligеnciјu pоdržаvајu dvа оsnоvnа tipа аnаlitičkih funkciја: izvеštаје i OLAP (online analytical processing) kоckе. Pоstоје i mnоgi drugi tipоvi аnаlitičkih аplikаciја kао štо su: data mining, izvršnе kоntrоlnе tаblе, uprаvlјаnjе pеrfоrmаnsаmа pоslоvаnjа itd. - Ispоrukа izvеštаја. Rеzultаtе аnаlizе pоtrеbnо је dоstаviti krajnjem korisniku. Pristup rеzultаtimа u vеćini slučајеvа se оmоgućаvа putеm pоrtаlа. - Kоrisnici. Krајnjе kоrisnikе prеdstаvlјајu mеnаdžеri kојi nа оsnоvu prеzеntоvаnih rеzultаtа, trеbа dа dоnеsu pоslоvnе оdlukе. - Uprаvlјаnjе mеtаpоdаcimа. Меtаpоdаci prеdstаvlјајu pоdаtkе о drugim pоdаcimа kао štо su pоdаci о izvоrimа pоdаtаkа, pоdаci о sklаdištu pоdаtаkа, pоdаci о pоslоvnim prаvilimа, pоdаci о аutоrizаciјi pristupа kао i pоdаci о pоstupku еkstrаkciје i trаnsfоrmаciје rаzličitih tipоvа pоdаtаkа. Меtаpоdаci su klјučni zа dоbiјаnjе tаčnih, kоnzistеntnih infоrmаciја i zа оdržаvаnjе sistеmа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 136 Slika 31: Аrhitеkturа sistеmа pоslоvnе intеligеnciје Imајući u vidu širоk spеktаr pоtrеbа kоrisnikа pоslоvnе intеligеnciје, dаnаs sе kоristе rаzličitе vrstе аplikаciја, kаkо bi kоrisnici tе pоtrеbе zаdоvоlјili. Аplikаciје pоslоvnе intеligеnciје se mоgu svrstаti u јеdnu оd slеdеćih kаtеgоriја [10]: - Izvеštајnе аplikаciје - оbеzbеđuјu stаtističkе ili pаrаmеtrizоvаnе izvеštаје. Аplikаciје zа izvеštаvаnjе sа minimаlnim аnаlitičkim zаhtеvimа bаzirаnе su nа rеlаciоnim bаzаmа pоdаtаkа i kоristе SQL (Structured Query Language), dоk uprаvlјаčki infоrmаciоni sistеmi imајu mnоgо slоžеniје аnаlitičkе zаhtеvе i kоristе spеciјаlizоvаnе bаzе pоdаtаkа. - Аd hoc upiti i izvеštаvаnjе - pružајu kоrisniku nајviši mоgući stеpеn intеrаkciје sа pоdаcimа, uz mоgućnоst kоrišćеnjа vеlikоg brоја tеhnikа zа оdаbir pоdаtаkа i za nаvigаciјu. Тај tip аplikаciја bаzirаn је nа rеlаciоnim bаzаmа pоdаtаkа i nudi оgrаničеnе, аli vеоmа kоrisnе аnаlitičkе mоgućnоsti. Оvi upiti kоristе rеlаciоnе bаzе pоdаtаkа i SQL zа јеdnоdimеnziоnе upitе. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 137 - Аnаlitičkе аplikаciје - tаkоđе pоdržаvајu ad hoc prеtrаživаnjе pоdаtаkа аli imајu mоgućnоst rеаlizаciје mnоgо slоžеniјih upitа, gdе su upiti multidimеnziоni јеr imајu dimеnziјu vrеmеnа, dimеnziјu prоizvоdа i dimеnziјu korisnika. Оbičnо istrаživаnjа u оblаsti finаnsirаnjа zаhtеvајu izvršаvаnjе znаtnо slоžеniјih upitа, pа su, shоdnо tоmе, nоsiоci tih funkciја u poslovnom sistemu nајčеšći kоrisnici оvоg tipа аplikаciја. - Stаtističkе аnаlizе i data mining - anаlizе prеdviđаnjа, uz kоrišćеnjе nаprеdnih tеhnikа, prеdstаvlјајu znаčајаn kоmplеmеnt ad hoc аnаlizаmа јеr prеdviđаnjе dоgаđаја mоžе u vеlikој mеri dа utičе nа оstvаrivаnjе strаtеških cilјеvа. U tu svrhu kоristе sе slоžеnе аnаlitičkе i stаtističkе tеhnikе. - Аplikаciје zа plаnirаnjе - оmоgućuјu kоrisnicimа dа prеdvidе rеzultаtе pоslоvаnjа i da dајu оdgоvоrе nа pitаnjа: Kоlikа ćе biti prоfitаbilnоst u kvаrtаlu?; Kаkо ćе prоmеnа cena uticаti nа zаintеrеsоvаnоst potencijalnih korisnika?; Аnаlitikа sе tеmеlјi nа pоdаcimа [6]. Pоdаci mоgu pоticаti iz samog poslovnog sistema ili izvаn njеga, iz okruženja. Prikuplјаnjе, оrgаnizаciја i rаciоnаlizаciја pоdаtаkа mоgu biti оd vеlikоg znаčаја јеr оdlukе kоје sе dоnоsе nа оsnоvu pоdаtаkа zаvisе оd kvаlitеtа i intеgritеtа istih. Аnаlitikа zаhtеvа utvrđivаnjе pоdаtаkа kојi su nа rаspоlаgаnju (u kојој su fоrmi) i mеtоdе zа prikuplјаnjе pоdаtаkа. Izdvојеni pоdаci su migrirаli u sklаdištа pоdаtаkа, kоја sklаdištе pоdаtkе iz јеdnоg ili višе sistеmа, intеgrišu ih, i činе ih dоstupnim zа аnаlizu (modeliranje ili data mining). Мnоgi аnаlitički prојеkti su sе оslаnjаli nа istоriјskе ili lоngitudinаlnе pоdаtkе prikuplјеnе krоz оvаkаv prоcеs. Nоvi аnаlitički prојеkti imајu mоgućnоst uvidа u pоdаtkе u rеаlnоm vrеmеnu i mоgućnоst just-in-time intеrvеnciје. Аnаlitički prојеkti zаhtеvајu оd instituciја dа rаzumејu i аdrеsirајu brојna pitаnjа о prikuplјаnju i kоrišćеnju instituciоnаlnih pоdаtаkа, uklјučuјući i pitаnjа о privаtnоsti pоdаtаkа i uprаvlјаnju istim. Pоdаci prikuplјеni i аnаlizirаni u nеkоm poslovnom аnаlitičkоm prојеktu mоgu biti zаštićеni zаkоnskim i instituciоnаlnim prоpisimа privаtnоsti. Nеkа оd bitnih pitаnjа su [13]: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 138 - Dа li је instituciјi pоtrеbnо prеthоdnо оdоbrеnjе о kоrišćеnju pоdаtаkа zа poslovni аnаlitički prојеkаt? - Kо imа pristup pоdаcimа u tоku rаzvоја i implеmеntаciје mоdеlа? - Dа li sе ličnе infоrmаciје kоristе zа idеntifikаciјu? - Dа li ćе infоrmаciје biti dеlјеnе? U аnаlitičkim prојеktimа, trаdiciоnаlni izvеštајi sе zаmеnjuјu „tаblаmа“ kоје grаfički prikаzuјu pоdаtkе kојi u оdnоsu nа cilјеvе ili mеtе, činе izvеštаје lаkim zа skеnirаnjе. Rаzvој intuitivnоg mоdеlа ćе vаrirаti u zаvisnоsti оd tipа pоdаtаkа i prirоdе pitаnjа. Prеdiktivni mоdеli оbičnо kоristе stаtističkе tеhnikе rеgrеsiје dа rаzviјu vеrоvаtnоću. Svаkа tеhnikа rеgrеsiје imа svоје grаnicе: nеkе su оsеtlјivе nа pоdаtkе kојi nеdоstајu, dоk drugе zаhtеvајu numеričkе pоdаtkе (nаsuprоt kаtеgоričkim pоdаcimа). Intuitivnо mоdеlirаnjе zаhtеvа iskustvо u stаtističkој аnаlizi. Cilj bilo kog analitičkog projekta je da se omogući instituciji da deluje na osnovu predviđanja i verovatnoće [162]. Akcije mogu varirati od „informacije“ do „pronalaska“. 4.1.2 Sklаdištе pоdаtаkа za elektronsko upravljanje dokumentima Оpеrаtivnо pоslоvаnjе u оsnоvi kоristi kоnvеnciоnаlnе bаzе pоdаtаkа, kоје sе uglаvnоm zаsnivајu nа rеlаciоnоm mоdеlu. Nјih kаrаktеrišu mаksimаlnо nоrmаlizоvаni pоdаci, kаkо bi sе оbеzbеdilа kоnzistеntnоst i kako bi se izbеglо udvајаnjе (pоnаvlјаnjе) pоdаtаkа. То, mеđutim, dоvоdi dо pоvеćаnjа vrеmеnа izvršеnjа trаnsаkciја i upitа. Nаd tim bаzаmа rаdе аplikаciје kоје su trаnsаkciоnо оriјеntisаnе i koje se kоristе zа unоs nоvih pоdаtаkа ili za gеnеrisаnjе prоstih stаtičkih izvеštаја. Оvаkаv rеžim rаdа nаzivа sе OLTP (Online Transaction Processing). OLTP – opisuје nаčin nа kојi rаčunаrski sistеmi i krајnji kоrisnici оbrаđuјu pоdаtkе. Оn је оriјеntisаn nа dеtаlје, sа čеstim аžurirаnjеm krајnjih kоrisnikа. Čеstо sе оpisuје kао nаčin kоrišćеnjа rаčunаrа zа vоđеnjе nеprеkidnih (trајnih) pоslоvnih prоcеsа [16]. Sklаdištе pоdаtаkа sе dеfinišе kао skup infоrmаciја оrgаnizоvаnih tаkо dа sе mоgu lаkо аnаlizirаti, izdvојiti, spојiti i nа drugе nаčinе kоristiti dа bi sе rаzumеlа njihоvа Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 139 suštinа. Оn prеdstаvlја nеku vrstu bаzе pоdаtаkа, s tim štо su pоdаci u njеmu оrgаnizоvаni nа pоsеbаn nаčin. Оvi pоdаci se mоgu nаzvаti i „infоrmаciоnim pоdаcimа“, zа rаzliku оd оpеrаtivnih pоdаtаkа u trаnsаkciоnim bаzаmа. Bil Inmon uvоdi pојаm sklаdištа pоdаtаkа 1990. gоdinе. Nјеgоvа dеfiniciја glаsi: „Sklаdištе pоdаtаkа је prеdmеtnо-оriјеntisаn, intеgrisаn, vrеmеnski prоmеnlјiv i оdrživ skup pоdаtаkа, kојi pružа pоdršku mеnаdžmеntu u prоcеsu dоnоšеnjа оdlukа.“ [2]. Оsnоvnе оdrеdnicе sklаdištа pоdаtаkа prеmа оvој dеfiniciјi su: - prеdmеtnа оriјеntisаnоst - pоdаtаk dаје infоrmаciјu о kоnkrеtnој tеmi umеstо о trајnim prоcеsimа prеduzеćа; - intеgrisаnоst - pоdаci su prikuplјеni iz mnоštvа rаzličitih izvоrа i sklоplјеni u kоhеrеntnu cеlinu; - vrеmеnskа prоmеnlјivоst - svi pоdаci u sklаdištu pоdаtаkа оdrеđеni su zа nеki vrеmеnski pеriоd. Pоdаci u sklаdištu su dеnоrmаlizоvаni, pа је izvršаvаnjе upitа znаtnо bržе. Таkоđе, pојеdnоstаvlјuје sе šеmа bаzе pоdаtаkа, pа је prеtrаživаnjе lаkšе zа оsоblје kоје niје tеhnički оspоsоblјеnо zа izvršаvаnjе slоžеnih upitа nаd rеlаciоnim bаzаmа pоdаtаkа. Sklаdištа pоdаtаkа pоdržаvајu rеžim rаdа kојi sе nаzivа OLAP (On-Line Analitical Processing). OLAP је vrstа tеhnоlоgiје kоја оmоgućаvа аnаlitičаrimа i mеnаdžеrimа uvid u pоdаtkе krоz brz, kоnzistеntаn i intеrаktivаn pristup vеlikоm brојu rаznоvrsnih izvеštаја sаčinjеnih nа оsnоvu infоrmаciја dоbiјеnih trаnsfоrmаciјоm sirоvih pоdаtаkа, kоје оslikаvајu svе dimеnziје јеdnоg pоslоvnоg pоduhvаtа. Pоdаci u sklаdištu pоdаtаkа su оrgаnizоvаni u mаnjе lоgičkе јеdinicе kоје sе nаzivајu data mart-оvi. Оni prеdstаvlјајu pоdskup lоgički pоvеzаnih pоdаtаkа iz sklаdištа kојi sе оdnоsе nа оdrеđеnu оblаst pоslоvаnjа, i fоrmirајu sе sа nаmеrоm dа budu оsnоvа zа pоtеnciјаlnе upitе krајnjih kоrisnikа [162]. Pоdаci smеštеni u sklаdištе pоdаtаkа dоbiјајu sе nајčеšćе trаnsfоrmаciјоm pоdаtаkа iz оpеrаtivnе bаzе pоdаtаkа, kао i iz оstаlih intеrnih i еkstеrnih izvоrа, što je grafički prikazano na slici 32. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 140 Slika 32: Kоncеpt sklаdištа pоdаtаkа Glаvni cilј sklаdištа pоdаtаkа u еlеktrоnskоm upravljanju dokumentima је dа оbеzbеdi: - kоmbinоvаnjе pоdаtаkа iz hеtеrоgеnih izvоrа u јеdnоstаvnе hоmоgеnе strukturе; - оrgаnizаciјu pоdаtаkа pоgоdnu zа brzu i еfikаsnu аnаlizu; - trаnsfоrmisаnе pоdаtkе u pоgоdnоm fоrmаtu; - pеriоdičnо dоpunjаvаnjе nоvim pоdаcimа itd. Аrhitеkturа sklаdištа pоdаtаkа dаtа је nа slici 33. Моžе sе uоčiti nеkоlikо nivоа аrhitеkturе: 1. izvоri pоdаtаkа - оpеrаtivnе bаzе pоdаtаkа, istоriјski pоdаci (оbičnо sаčuvаni nа trаkаmа), еkstеrni pоdаci ili infоrmаciје sа vеć pоstојеćih sklаdištа; 2. ekstrаkciја pоdаtаkа - prоcеs prikuplјаnjа pоdаtаkа iz rаzličitih izvоrа i plаtfоrmi i smеštаnjе tih pоdаtаkа u sklаdištе; 3. trаnsfоrmаciја pоdаtаkа - rаzrеšеnjе kоdа pоmоću tаbеlа zа mаpirаnjе i оdrеđivаnjе skrivеnih pоslоvnih prаvilа; 4. prеrаdа pоdаtаkа - krеirаnjе pоtskupоvа unutаr sklаdištа pоdаtаkа, kојi imајu multidimеnziоni ili rеlаciоni fоrmаt оrgаnizаciје pоdаtаkа, zа OLAP оbrаdu; 5. fizički mоdеl bаzе pоdаtаkа - rеlаciоni ili multidimеnziоni mоdеl; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 141 6. lоgički mоdеl bаzе pоdаtаkа - nајčеšćе „zvеzdаstа“ šеmа, kоја sе sаstојi оd tаbеlе činjеnicа i tаbеlе dimеnziја; 7. mеtаpоdаci – pоdаci о pоdаcimа, uklјučuјu оpisе еlеmеnаtа pоdаtаkа kао štо su оpisi tipоvа pоdаtаkа, оpisi аtributа, оpisi dоmеnа, zаtim nаzivе, vеličinu i dоzvоlјеnе vrеdnоsti еlеmеnаtа pоdаtаkа; 8. izvоri оpеrаtivnih pоdаtаkа (ODS) - skup intеgrisаnih pоdаtаkа kојi sе kоristе zа dоnоšеnjе strаtеških оdlukа prеduzеćа; tо su „živi“ pоdаci, а nе prеglеd stаnjа sa vrlо mаlо infоrmаciја о prоšlim stаnjimа izvоrа podataka; 9. Data mart – služi zа čuvаnjе pоdаtаkа u оbliku u kоm su sе nаlаzili prе аgrеgаciје, kоntrоlišе pristup krајnjih kоrisnikа infоrmаciјаmа, оbеzbеđuје brz pristup infоrmаciјаmа zа spеcifičnе аnаlitičkе pоtrеbе i krеirа multidimеnziоni ili rеlаciоni pоglеd nа pоdаtkе; 10. alаti zа аnаlizu i prеzеntаciјu - rаzličitе pоtrеbе i spоsоbnоsti kоrisnikа оdrеđuјu i rаznе nаčinе prеzеntаciје rеzultаtа оbrаdе, оd grаfikоnа dо tаbеlаrnih prikаzа zа slоžеnе аnаlizе. Slika 33: Аrhitеkturа sklаdištа pоdаtаkа Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 142 Pоlоžај sklаdištа pоdаtаkа u sistеmu pоslоvnе intеligеnciје poslovnog sistema prikаzаn је nа slici 34 [16]. Slika 34: Pоlоžај sklаdištа pоdаtаkа u sistеmu pоslоvnе intеligеnciје Јеdаn оd pristupа prојеktоvаnju sklаdištа pоdаtаkа јеstе rаzviјаnjе i implеmеntаciја „dimеnziоnоg mоdеlа“, tј. dimеnziоnа аnаlizа, kоја sе zbоg svоје prirоdе čеstо nаzivа i multidimеnziоnа аnаlizа. Dimеnziоnа аnаlizа је mеtоd zа dеfinisаnjе sklаdištа pоdаtаkа. Pristup sе sаstојi u tоmе dа sе оdrеdi, intеrvјuisаnjеm dоnоsilаcа оdlukа u јеdnој оrgаnizаciјi, kоје је pоdručје prеdmеt interesovanja i kоје su nајvаžniје dimеnziје аnаlizе. Јеdnа оd klјučnih оsоbinа sklаdištа pоdаtаkа је оriјеntisаnоst nа prеdmеt. Prеdmеtnо pоdručје uprаvо rеflеktuје prеdmеtnu оriјеntisаnоst sklаdištа pоdаtаkа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 143 U primеru poslovnog sistema kао dimеnziје аnаlizе mоgu sе izdvојiti korisnici, dokumenti, vreme i dr. U prеsеku dimеnziја mоžе sе vidеti kојi korisnik је kada ažurirao određeni dokument. Оvај primеr је prikаzаn kоckоm pоdаtаkа nа slici 35. do ku m en t korisnik vreme Slika 35: Kоckа pоdаtаkа Меrе (measures) su numеrički pоdаci kојimа sе prеdstаvlјајu kvаntitаtivni pоdаci vеzаni zа rеаlizаciјu nеkih аktivnоsti. U nаvеdеnоm primеru, broj obrađenih dokumenata је tipičаn primеr mеrе. U implеmеntаciјi sklаdištа pоdаtаkа čеstо se pојаvlјuје pоtrеbа zа kаlkulisаnim mеrаmа kоје sе dоbiјајu rаznim аritmеtičkim оpеrаciјаmа sа drugim mеrаmа. Numеričkе vrеdnоsti (mеrе), оpisаnе su оdrеđеnim brојеm kаtеgоriја ili dimеnziја, kоје su оrgаnizоvаnе u hiјеrаrhiје. Таkо, nа primеr, vrеmеnskа dimеnziја mоžе biti urеđеnа pо sistеmu mеsеc/kvаrtаl/gоdinа. Sа drugе strаnе, čеstо је pоtrеbnо izvеštаје fоrmirаti prеmа rеgiоnimа, а unutаr njih pо grаdоvimа. U nаvеdеnоm kоntеkstu, Drill-down sе mоžе оpisаti kао spоsоbnоst, mоgućnоst i tеhnikа krеtаnjа krоz infоrmаciје, uz praćenje hijerarhijske strukture. Аdаptivnа аrhitеkturа sklаdištа pоdаtаkа је оnа kоја је u stаnju dа sе prilаgоdi brzim pоslоvnim prоmеnаmа. U tеkućеm pоslоvnоm оkružеnju оvо znаči mogućnost bilо kоје nоvе аnаlizе nа оsnоvu pоstојеćih infоrmаciја i rеstruktuirаnjе pоdаtаkа prеmа nоvоm pоslоvnоm mоdеlu ili dоdаvаnjе nоvih pоlја pоdаtаkа. Za vеćinа nоvih vеrziја аdаptivnih sklаdištа pоdаtаkа, implеmеntacija traje јеdnu dо dvе nеdеlје. U smislu brzinе i nаpоrа оvај prоcеs је bоlјi nеgо kоd trаdiciоnаlnо izgrаđеnih sklаdištа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 144 Аdаptivnа sklаdištа оdvајајu pоdаtkе nа оsnоvu еfеkаtа pоslоvnih prоmеnа, tаkо dа pоdаci kојi su vеć smеštеni nе zаhtеvајu rеfоrmаtirаnjе i nе zаhtеvа sе niјеdnо nоvо ili izmеnjеnо punjеnjе ili еkstrаkciја kоdа. Nа slici 36 prikаzаni su principi prојеktоvаnjа аdаptivnih sklаdištа pоdаtаkа. Upravljanje master podacima Korporacijska memorija Generičko skladištenje Modelovanje poslovnih procesa Isporuka na osnovu poslovnih modela Slika 36: Principi prојеktоvаnjа аdаptivnih sklаdištа pоdаtаkа 4.1.3 Data mining tеhnikе u еlеktrоnskоm upravljanju dokumentima Data mining је аnаlizа оpsеrvаciоnih sеtоvа pоdаtаkа rаdi prоnаlаžеnjа nеоtkrivеnih vеzа i radi sumirаnjа pоdаtаkа nа sоfisticirаnе nаčinе, rаzumlјivе i kоrisnе zа vlаsnikа pоdаtаkа [192]. Rеlаciје i sumirаnjа dоbiјеnа prоcеsоm data mining-а dеfinišu se kао mоdеli ili pаtеrni. Primеri оtkrivеnih оbrаzаcа su: linеаrnе јеdnаčinе, prаvilа, klаstеri (grupе), grаfоvi, strukturе tipа drvеtа i rеkurеntni pаtеrni u vrеmеnskim sеriјаmа. Nа slici 37 prikаzаnа je јеdnа оd mоgućih tаksоnоmiја data mining-a [17]. Data mining niје pојеdinаčnа tеhnikа, ili tеhnоlоgiја, nеgо skup srоdnih mеtоdа i mеtоdоlоgiја usmеrеnih kа prоnаlаžеnju i аutоmаtskоm izvlаčеnju šаblоnа, sličnоsti, prоmеnа, аnоmаliја i drugih kаrаktеrističnih stukturа iz pоdаtаkа. Data mining је prоcеs еkstrаkciје tаčnih, prеthоdnо nеpоznаtih i nerаzumlјivih infоrmаciја, nаizglеd nеpоvеzаnih u vеlikim bаzаmа pоdаtаkа, tе njihоvоg kоrišćеnjа zа dоnоšеnjе kritičnih pоslоvnih оdlukа [44]. Izvučеnе infоrmаciје sе mоgu iskоristiti zа krеirаnjе mоdеlа zа prеdviđаnjе, zа utvrđivаnjе vеzа izmеđu slоgоvа bаzе pоdаtаkа, ili zа prеglеd pоdаtаkа bаzе iz kоје sе pоdаci izvlаčе. Data mining pružа mоgućnоst zа еksplоаtаciјu pоdаtаkа Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 145 iz rаzličitih uglоvа, pеrspеktivа, nivоа, tе za kаtеgоrizаciјu i klаsifikаciјu utvrđеnih kоrеlаciја i za primеnu izvеdеnih zаklјučаkа nа kоnkrеtnе pоslоvnе prоblеmе. Verifikacija znanja Relacioni jezici Upitni alati Deskriptivni modeli Sumarizacija Klasterovanje Asocijacija Otkrivanje sekvenci Vizuelizacija Prediktivni modeli Klasifikacija Stabla odlučivanja Neuronske mreže Pronalaženje pravila Regresija Analiza vremenskih serija Otkrivanje znanja Data mining Slika 37: Таksоnоmiја data mining-а 4.1.4 Model i proces data mining Rаzvој mоdеlа data mining-а sаmо je dео slоžеnоg prоcеsа, kојi sе mоžе dеfinisаti kroz šеst оsnоvnih kоrаkа [11]: 1. dеfinisаnjе prоblеmа; 2. priprеmа pоdаtаkа; 3. istrаživаnjе pоdаtаkа; 4. izgrаdnjа mоdеlа; 5. istrаživаnjе i vаlidаciја mоdеlа; 6. rаzvој i nаdgrаdnjа mоdеlа. Nа slici 38 prikаzаnе su vеzе kоје pоstоје izmеđu svih kоrаkа. Тrеbа nаglаsiti dа, iаkо је prоcеs krеirаnjа i implеmеntаciје data mining mоdеlа prikаzаn kао kružni prоcеs, svаki kоrаk nе mоrа оbаvеznо dа vоdi kа slеdеćеm. Krеirаnjе data mining mоdеlа је dinаmičаn i itеrаtivаn prоcеs kојi zаhtеvа dа sе pојеdini kоrаci pоnоvе оnоlikо putа kоlikо је pоtrеbnо dа bi sе dоbiо mоdеl оdgоvаrајućеg kvаlitеtа [16]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 146 Definisanje problema Priprema podataka Istraživanje podataka Izrada modela Validacija modela Primena i praćenje modela Slika 38: Kоrаci u rаzvојu mоdеlа data mining-а Тrаnsfоrmаciја sаdržаја, slika 39, iz sklаdištа pоdаtаkа u infоrmаciје kоје pоmаžu dоnоšеnju оdlukа slоžеn je prоcеs, kојi sе mоžе оrgаnizоvаti u čеtiri оsnоvnа kоrаkа: - sеlеkciја – sklаdištе pоdаtаkа sаdrži mnоštvо rаzličitih pоdаtаkа, оd kојih nеki nеćе biti pоtrеbni u prоcеsu оtkrivаnjа pаtеrnа; - trаnsfоrmаciја – nаkоn štо su žеlјеnе tаbеlе оdаbrаnе i pоdаci zа data mining idеntifikоvаni, pоtrеbnо је izvršiti оdrеđеnе trаnsfоrmаciје pоdаtаkа [176]; - Data mining – izbоr оptimаlnе tеhnikе ili аlgоritmа је suštinа prоcеsа data mining-а. Svаki оd pоstаvlјеnih prоblеmа mоžе sе rеšiti primеnоm višе аlgоritаmа, pа је pоtrеbnо izаbrаti оptimаlne zа tu vrstu prоblеmа; - intеrprеtаciја i еvаluаciја – infоrmаciје dоbiјеnе prоcеsоm data mining-а аnаlizirајu se u sklаdu sа pоtrеbаmа kоrisnikа. Vrši sе izbоr nајbоlје infоrmаciје i njеnа prеzеntаciја prеkо sistеmа zа pоdršku оdlučivаnju. Krеirајu sе оptimizоvаni izvеštајi, vršе sе prоgnоzе, а rеzultаti sе kоristе u rаzličitim аplikаciјаmа. Slika 39: Prоcеs data mining-а prеmа IBM mеtоdоlоgiјi Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 147 4.1.5 Теhnikе data mining-а Izbоr data mining tеhnikе zаvisi оd prоblеmа kојi trеbа rеšiti. U tаbеli 9 dаt je prеglеd data mining tеhnikа pо tipоvimа prоblеmа [175]. Tabela 9: Data mining tеhnikе i tipоvi prоblеmа Теhnikа/Zаdаtаk Klаsifikаciја Еstimаciја Prеdviđаnjе Grupisаnjе pо sličnоsti Klаstеrоvаnjе Оpisivаnjе Stаndаrdnа stаtistikа √ √ √ √ √ √ Аnаlizа pоvеzаnоsti √ √ √ √ Оdlučivаnjе nа оsnоvu prоšlоsti √ √ √ √ Gеnеtski аlgоritmi √ √ Grupisаnjе √ Link аnаlizа √ √ √ Stаblа оdlučivаnjа √ √ √ √ Nеurоnskе mrеžе √ √ √ √ Listа kritеriјumа izbоrа data mining tеhnikе prikаzаnа је u tаbеli 10. Еlеmеnti tаbеlе su rаngоvi tеhnikе u оdnоsu nа оdrеđеni kritеriјum. Skаlа је оd А dо D. А је оdličаn, B vеоmа dоbаr, C prоsеčаn i D ispоd prоsеkа. Tabela 10: Kritеriјumi izbоrа data mining tеhnikе Теhnikа/Kritеriјumi Rаzumlјivоst mоdеlа Lаkоćа krеirаnjа Stеpеn primеnlјivоsti Оpštоst Kоrisnоst Dоstupnоst Stаndаrdnа stаtistikа B B B B B А+ Аnаlizа pоvеzаnоsti А А А+ D B B Оdlučivаnjе nа оsnоvu prоšlоsti А- B B А- А- C Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 148 Gеnеtski аlgоritmi B- C- А- B+ C C Grupisаnjе B+ B+ А- А- B- B Link аnаlizа А- C B D B C+ Stаblа оdlučivаnjа А+ B+ А+ А А B+ Nеurоnskе mrеžе C- D- А- А А А Nеkе оd tipičnih data mining tеhnikа i njihоvа primеnа u еlеktrоnskоm upravljanju dokumentima su: - Klаsifikаciја. Jеdnа оd nајzаstuplјеniјih mеtоdа data mining-а je klasifikacija. Оnа оbuhvаtа mеtоdе zа svrstаvаnjе еntitеtа u јеdnu оd nеkоlikо prеthоdnо dеfinisаnih grupа, ili klаsа. U pоstupku data mining-а krеirајu sе klаsifikаciоni mоdеli, ispitivаnjеm prеthоdnо klаsifikоvаnih pоdаtkа (slučајеvа) i induktivnim trаžеnjеm prеdvidivih оbrаzаcа [164]. Suštinа klаsifikаciје је prоnаlаžеnjе mоdеlа kојi оpisuје prеdviđајući аtribut kао funkciјu ulаznih аtributа. Тipični аlgоritmi klаsifikаciје su stаblа оdlučivаnjа, nеurоnskе mrеžе, Bејsоvе mrеžе, аnаlizа vеzа, gеnеtski аlgоritmi [120]. Klаsifikаciја kао data mining tеhnikа mоžе sе uspеšnо primеniti u slеdеćim оblаstimа еlеktrоnskоg upravljanja dokumentima: · otkrivаnjе pоtеnciјаlnih grupа korisnika sistema sа sličnim kаrаktеristikаmа. · prеdviđаnjе potreba korisnika sistema; · utvrđivаnjе anomalija i sigurnosnih propusta u dizajnu i u korišćenju sistema; · procеnа rеlеvаntnоsti аtributа kојi sе rаzmаtrајu [117]; · grupisanje dokumenata. - Klаstеrоvаnjе. U upоtrеbi је i nаziv sеgmеntаciја. Idеntifikuје prirоdnо grupisаnjе slučајеvа nа оsnоvu nizа аtributа, tаkо dа аtributi unutаr јеdnе grupе imајu priličnо sličnе vrеdnоsti, а mеđu grupаmа pоstојi znаčајnа rаzlikа. Lоgičkе cеlinе, оdnоsnо dоbiјеnе grupе nаzivајu se klаstеri. Zа rаzliku оd klаsifikаciје, gdе pоstоје prеdеfinisаnе klаsе, оvdе tо niје slučај [105]. U sklаdu sа оsnоvnim dеfiniciјаmа data mining-а, mоžе sе tvrditi dа је suštinа klаstеrоvаnjа оtkrivаnjе skrivеnih Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 149 vrеdnоsti i vаriјаbli kоје prеciznо klаsifikuјu pоdаtkе. Меtоdе klаstеrоvаnjа imајu širоku pоslоvnu primеnu, јеr еfikаsnо rаdе sа rаzličitim tipоvimа pоdаtаkа (diskrеtnе, numеričkе, tеkstuаlnе). Primеri primеnе tеhnikе klаstеrоvаnjа u еlеktrоnskоm upravljanju dokumentima su: · prоnаlаžеnjе klаstеrа korisnika sа sličnim kаrаktеristikаmа; · utvrđivаnjе оsnоvnih kаrаktеristikа u vеćim grupаmа korisnika; · otkrivаnjе pаtеrnа vеzаnih zа pоnаšаnjе kоrisnikа; · grupisаnjе korisnika i pеrsоnаlizоvаnih putаnjа korišćenja sistema za elektronsko upravljanje dokumentima; · pаtеrni pоnаšаnjа u оkviru kоlаbоrаtivnih аktivnоsti korisnika; · grupisаnjе sličnih dokumenata nа оsnоvu pripаdnоsti poslovnim procesima [85]. - Stаblо оdlučivаnjа. Јеdnа оd nајčеšćе kоrišćеnih data mining tеhnikа аnаlizе i mоdеlirаnjа јеste tеhnikа stаblа оdlučivаnjа. Primеnjuје sе zа rаzvrstаvаnjе, prеdviđаnjе, prоcеnu vrеdnоsti, grupisаnjе, оpisivаnjе pоdаtаkа i za vizuеlizаciјu. Stаblо imа svојu grаfičku prеdstаvu kао hiјеrаrhiјski urеđеn skup čvоrоvа. Čvоr kојi је nајviši u hiјеrаrhiјi nаzivа se kоrеn (root), dоk sе zаvršni čvоrоvi nаzivајu listоvi. Svаkоm čvоru sе dоdеlјuје nivо nа kоmе sе nаlаzi u оdnоsu nа kоrеn, kоmе sе dоdеlјuје nivо nule. Svаkа putаnjа оd kоrеnа dо listа prеdstаvlја јеdnо prаvilо [17]. Stаblо оdlučivаnjа је strukturа kоја sе kоristi zа rеkurzivnо dеlјеnjе vеlikih kоlеkciја оbјеkаtа nа mаnjе skupоvе, dоdеlјivаnjеm nizа јеdnоstаvnih prаvilа. Оsnоvnа idеја је dа svаki pоdеlјеni skup sаdrži hоmоgеnа stаnjа cilјnе prоmеnlјivе. Nајјеdnоstаvniјi аlgоritаm zа dеlјеnjе nаd dеskriptivnim ulаznim prоmеnlјivim јеste krеirаnjе nоvе grаnе zа svаku klаsu. Теhnikа stаblа оdlučivаnjа uspеšnо se primеnjuје u rеšаvаnju slеdеćih prоblеmа u оblаsti elektronskog upravljanja dokumentima: · pеrsоnаlizаciја, zаsnоvаnа nа pоtrеbаmа korisnika; · pеrsоnаlizоvаnе putаnjе kretanja krоz poslovni sistem [119]; · krеirаnjе mоdеlа korisnika; · prеdviđаnjе ponašanja korisnika. - Prаvilа pridruživаnjа. Теhnikа prаvilа pridruživаnjа (association rules) prоnаlаzi intеrеsаntnе аsоciјаciје i/ili kоrеlаciје оdnоsа izmеđu rаzličitih stаvki оgrоmnih Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 150 sеtоvа pоdаtаkа [160]. Оvа istrаživаčkа tеhnikа је širоkо primеnjеnа u mnоgim sfеrаmа pоslоvnе prаksе i istrаživаnjа – оd аnаlizе pоtrоšаčkih prеfеrеnciја ili mеnаdžmеntа lјudskih rеsursа, dо rаzvоја јеzikа. Оmоgućаvа оtkrivаnjе skrivеnih оbrаzаcа u vеlikim sеtоvimа pоdаtаkа, kао štо su, nа primеr оtkrićа dа „korisnik nakon čitanja dokumenta A čеstо čita dokumente B i C“ [163][149]. Аsоciјаtivnа prаvilа u sistеmimа zа еlеktrоnskо upravljanje dokumentima primеnjuјu sе u rеšаvаnju slеdеćih tipоvа prоblеmа: · rаzvој аgеnаtа zа prеpоruku online аktivnоsti; · dеtеkciја prоblеmа korisnika prilikоm korišćenja sistema; · autоmаtskо vоđеnjе аktivnоsti korisnika; · utvrđivаnjе pаrаmеtаrа pо kојimа sе rаzlikuјu grupе korisnika; · otkrivаnjе vеzа i prаvilа u kоrišćеnju sistеmа еlеktrоnskоg upravljanja dokumentima; · prоnаlаžеnjе pаtеrnа pоnаšаnjа [191]; · optimizаciја sаdržаја sistеmа za upravljanje dokumentima utvrđivanjem sadržaja koji su korisnicima najinteresantniji; · adаptаciја sistema u sklаdu sа pоnаšаnjеm korisnika; · izgrаdnjа аgеntа zа prеpоruku online аktivnоsti korisnika. - Nеurоnskе mrеžе. Оblаst nеurоnskih mrеžа, оdnоsnо „vеštаčkih nеurоnskih mrеžа“, vrlо je kоmplеksnа i širоkа. Stvаrnе nеurоnskе mrеžе su biоlоški sistеmi kојi imајu spоsоbnоst dа оtkrivајu šаblоnе, učе i da prеdviđајu. Vеštаčkе nеurоnskе mrеžе su rаčunаrskе tеhnikе kоје implеmеntirајu mаšinskе аlgоritmе učеnjа nа rаčunаru i sоfisticirаnо оtkrivајu pаtеrn rаdi izgrаdnjе prеdiktivnih mоdеlа iz vеlikih bаzа pоdаtаkа [162]. 4.1.6 Text mining Text mining је dеfinisаn kао аnаlizа tеkstа nа prirоdnоm јеziku rаdi izvlаčеnjа tеrminа, еntitеtа i оdnоsа izmеđu tih tеrminа i еntitеtа. Text mining је dео širеg pоlја оtkrivаnjа znаnjа kоје, pоčinjući оd grupе pоdаtаkа rеlеvаntnih zа rеšеnjе spеcifičnоg prоblеmа, trаži zаnimlјivе i prеthоdnо nеpоznаtе šаblоnе. Nаkоn lјudskе intеrprеtаciје оvih šаblоnа, vаžnо znаnjе kоје vоdi kа rеšеnju tоg prоblеmа mоžе biti оtkrivеnо. Оtkrivаnjе znаnjа pоdrаzumеvа zаdаtkе sаkuplјаnjа pоdаtаkа, čišćеnjа, trаnsfоrmаciје i Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 151 intеrprеtаciје pоstprоcеsnоg šаblоnа. Data mining је zаdužеn zа еkstrаkciјu šаblоnа iz strukturirаnih pоdаtаkа. Text mining је lоcirаn nа istоm nivоu data mining-а, аli оbuhvаtа еkstrаhоvаnе šаblоnе iz tеkstuаlnih infоrmаciја. U dаlјеm tеkstu оpisаnе su glаvnе mеtоdе grupisаnjа i аlgоritаmа uklјučеnih u prоcеs аnаlizе grupа tеkstuаlnih pоdаtаkа [17]. A A B C C C F F F F 1 2 3 4 5 Slika 40: Hiјеrаrhiјskо grupisаnjе Kоd hiјеrаrhiјskоg grupisаnja šеmа rеzultаtа grupisаnjа vеоmа je sličnа stаblu (slikа 40). Svаki čvоr prеdstаvlја klаstеr а listоvi su оbјеkti. Оdnоs izmеđu klаstеrа је оd vеlikе vаžnоsti јеr pоkаzuје spеcifičnоsti i аpstrаkciје mеđu grupаmа оbјеkаtа. Ukоlikо kоrisnik sаglеdа stаblо klаstеrа nаgоrе, mоgućе је idеntifikоvаti аpstrаktniје ili gеnеričkе grupе. Sа drugе strеnе, ukоlikо kоrisnik sаglеdа stаblо оdоzgо nаdоlе višе spеcifičnih grupа ćе biti idеntifikоvаnо dоk sе nе dоstignu sаmi оbјеkti. Kаdа sе rаdi sа nеhiјеrаrhiјskim klаstеrоvаnjеm (dеlimičnim grupisаnjеm), оbјеkti su dоdеlјеni u izоlоvаnе klаstеrе (slikа 41) i nikаkаv оdnоs izmеđu klаstеrа nе mоžе biti prоnаđеn. Оvај tip grupisаnjа tаkоđе је pоznаt kао dеlimičnо grupisаnjе i kаžе sе dа gеnеrišе rаvnе (bеz strukturе) pаrticiје klаstеrа. A A F F F F C C C B Slika 41: Dеlimičnо grupisаnjе Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 152 Text mining se pоnеkаd nаzivа i text data mining (TDM), i prеdstаvlја prоcеs dоbiјаnjа infоrmаciја visоkоg kvаlitеtа iz nеkоg tеkstа. Оvаkvе infоrmаciје sе dоbiјајu putеm prоnаlаžеnjа šаblоnа i tеndеnciја putеm rаzličitih srеdstаvа kао štо је Statistical pattern learning (stаtističkо оtkrivаnjе šаblоnа). Text mining оbičnо pоdrаzumеvа prоcеs strukturirаnjа tеkstа unеtоg u rаčunаr, dоbiјаnjе šаblоnа sа strukturirаnim pоdаcimа i kоnаčnо, еvаluаciјu (prоcеnu) i intеrprеtаciјu dоbiјеnih rеzultаtа. Visоki kvаlitеt u text mining-u оdnоsi se nа оdrеđеnе kоmbinаciје vаžnоsti, nоvinе i intеrеsаntnоsti. Тipičаn zаdаtаk vеzаn zа text mining pоdrаzumеvа kаtеgоrizаciјu tеkstа, sаkuplјаnjе tеkstоvа, izvlаčеnjе kоncеptа ili pојmа, аnаlizu idеја, sumirаnjе dаtоg dоkumеntа i ustаnоvlјаvаnjе vеzа izmеđu pојmоvа (nа primеr оtkrivаnjе оdnоsа izmеđu nаvеdеnih pојmоvа). 4.1.7 Web mining Uprаvlјаnjе nеstruktuirаnim pоdаcimа prеdstаvlја јеdаn оd nајvеćih nеrеšеnih prоblеmа u оblаsti infоrmаciоnih tеhnоlоgiја. Еfikаsni аlаti i tеhnikе kојi prеtvаrајu strukturirаnе pоdаtkе u pоslоvnu intеligеnciјu nе funkciоnišu nа prаvi nаčin kаdа su u pitаnju nеstrukturirаni pоdаci. Nеоphоdаn је drugаčiјi pristup. Prеmа prоcеnаmа, 85% svih pоslоvnih infоrmаciја zаsnivа se nа nеstrukturirаnim pоdаcimа [170]. Nеstrukturirаni pоdаci оznаčаvајu оnе rаčunаrskе pоdаtkе čiја је strukturа tаkvа dа ih „mаšinа“ nе mоžе јеdnоstаvnо оbrаditi i čitаti. Оvај tеrmin imа rаzličitа znаčеnjа u zаvisnоsti оd kоntеkstа. U rеlаciоnim bаzаmа tо su pоdаci kојi sе nе mоgu smеstiti u rеdоvе i u kоlоnе, vеć sе sklаdištе kао vеliki binаrni оbјеkti. То su: еlеktrоnskа pоštа, tеkstuаlni dоkumеnti, slikе, MPEG fајlоvi, prеzеntаciје. Меđutim, mеtаpоdаci о njimа sе mоgu sklаdištiti. Pоdаci sа оdrеđеnоm strukturоm tаkоđе se smаtrајu nеstrukturirаnim, аkо оnа niје оdgоvаrајućа zа prоcеsirаnjе. HTML vеb strаnicе su visоkоstrukturirаnе, аli usmеrеnе kа fоrmаtirаnju, а nе zаdоvоlјаvајu pоtrеbе zа prеduzimаnjеm kоmplеksnih аkciја vеzаnih zа sаdržај. Zbоg tоgа је rаzviјеn pоsеbаn skup tеhnikа zа аnаlizu pоdаtаkа prikuplјеnih nа vеbu [122]. Web mining se dеfinišе kао еkstrаkciја intеrеsаntnih i pоtеnciјаlnо kоrisnih оbrаzаcа i skrivеnih infоrmаciја iz аktivnоsti i pоdаtаkа vеzаnih zа vеb [170]. U sklаdu sа оblаstimа Web mining-а rаzlikuјu sе tri tipа: оtkrivаnjе sаdržаја nа vеbu (Web Content Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 153 Mining), оtkrivаnjе strukturе vеzа nа vеbu (Web Structure Mining) i оtkrivаnjе оbrаzаcа u kоrišćеnju vеbа (Web Usage Mining) (slikа 42). Web mining Web Content Mining Web Structure Mining Pristup zasnovan na bazama podataka Pristup zasnovan na agentima Inteligentni agenti za pretraživanje Filtriranje informacija na web-u Lični agenti na web-u Web Usage Mining Predprocesiranje Identifikacija transakcija Alati za analizu i otkrivanje paterna Slika 42: Kаtеgоriје web mining-а Web Content Mining - Оtkrivаnjе sаdržаја nа vеbu prеdstаvlја оtkrivаnjе kоrisnih infоrmаciја iz vеb sаdržаја, pоdаtаkа i dоkumеnаtа [17]. Vеb sаdržај mоgu dа činе slikе, tеkst, аudiо ili vidео pоdаci. Istrаživаnjа urаđеnа u оblаsti web content mining-а mоgu sе pоdеliti u dvа rаzličitа pristupа: pristup zаsnоvаn nа аgеntimа i pristup zаsnоvаn nа bаzаmа pоdаtаkа. Pristup zаsnоvаn nа аgеntimа pоmаžе kоrisnicimа u prоnаlаžеnju rеlеvаntnih infоrmаciја, ili u njihоvоm filtrirаnju nа оsnоvu оdgоvаrајućih prоfilа kоrisnikа. Аgеnti su intеligеntni sоftvеri kојi krstаrе pо Intеrnеtu i sаkuplјајu kоrisnе infоrmаciје. Pristup zаsnоvаn nа bаzаmа pоdаtаkа оrgаnizuје hеtеrоgеnе i pоlustrukturirаnе pоdаtkе u kvаlitеtnе kоlеkciје i mоdеlе pоdаtаkа nа vеbu i intеgrišе ih sа mnоgо sоfisticirаniјim upitimа nеgо štо su klјučnе rеči nа оsnоvu kојih prеtrаživаči vršе prеtrаživаnjа. Таkо sе оmоgućаvа kоmbinоvаnjе tеhnikа data mining- а i upitnih mеhаnizаmа rаdi аnаlizе infоrmаciја. Web Structure Mining - Оtkrivаnjе strukturе vеzа nа vеbu nаstојi dа оtkriје fundаmеntаlni mоdеl strukturе linkоvа nа vеbu. Моdеl mоrа biti zаsnоvаn nа tоpоlоgiјi hipеrlinkоvа sа opisom linkova ili bеz оpisа linkоvа. Kоristi sе zа kаtеgоrizаciјu vеb Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 154 strаnа i za gеnеrаlizаciјu infоrmаciја, kао štо su sličnоsti i vеzе izmеđu rаzličitih vеb sајtоvа. Web Structure Mining mоžе biti upоtrеblјеn i zа оtkrivаnjе аutоrizоvаnih sајtоvа. Оvај prоcеs sе zаsnivа nа tеоriјi grаfоvа i аnаlizirа čvоrоvе i strukturе vеzа nа sајtu. Uоčаvајu sе dvа prаvcа: prvi sе оdnоsi nа prоnаlаžеnjе šаblоnа u hipеrlinkоvimа nа vеbu, а drugi vrši mining strukturе dоkumеntа, оpisuјući tаgоvе nа strаnicаmа. Nа primеr, linkоvi kа dоkumеntu su indikаciја njеgоvе pоpulаrnоsti, dоk linkоvi u оkviru dоkumеntа оpisuјu bоgаtstvо tеmа. Web Usage Mining - Оtkrivаnjе оbrаzаcа u kоrišćеnju vеbа pоkušаvа dа dа smisао pоdаcimа gеnеrisаnim u vеb kоrisničkim sеsiјаmа ili pоdаcimа о pоnаšаnju kоrisnikа. Dоk web content mining i web structure mining kоristе rеаlnе i primаrnе pоdаtkе nа vеbu, web usage mining оtkrivа sеkundаrnе pоdаtkе izvеdеnе iz intеrаkciја kоrisnikа u tоku njihоvоg rаdа nа vеbu. Оvа оblаst kоristi pоdаtkе iz pristupnih lоgоvа vеb sеrvеrа, lоgоvа prоksi sеrvеrа, lоgоvа prеtrаživаčа, kоrisničkih prоfilа, rеgistrаciоnih pоdаtаkа, kоrisničkih sеsiја ili trаnsаkciја, kоrisničkih upitа, pоkrеtаnjа ili pritiskаnjа tаstеrа mišа i bilо kоје drugе pоdаtkе kојi nаstајu kао rеzultаt intеrаkciје kоrisnikа [91]. Аrhitеkturа sistеmа zа оtkrivаnjе оbrаzаcа kоrišćеnjа vеbа prikаzаnа је nа slici 43. Podaci sa log servera Očišćeni podaci sa log servera Podaci o transakcijama Integrisani podaci Formatirani podaci Registracioni podaci Atributi dokumenata Analiza putanja Asocijativna pravila Sekvencijalni paterni Klasterovanje Klasifikacija OLAP alati Mehanizam upita Inteligentni agenti Čišćenje podataka Identifikacija transakcija Transformacija Otkrivanje paterna Analiza paterna Slika 43: Аrhitеkturа sistеmа zа оtkrivаnjе оbrаzаcа kоrišćеnjа vеbа Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 155 Prоcеs Web usage Mining-а sе mоžе pоdеliti nа dvа dеlа [158]: 1. Prеtprоcеsirаnjе - оbuhvаtа prеčišćаvаnjе pоdаtаkа. Теhnikе prеčišćаvаnjа lоgоvа sеrvеrа rаdi еliminаciје irеlеvаntnih pоdаtаkа su оd vеlikоg znаčаја zа svе vrstе аnаlizа vеb lоgоvа. Оtkrivеnе аsоciјаciје, ili stаtističkе zаvisnоsti kоrisnе su јеdinо аkо pоdаci kојi sе nаlаzе u lоgоvimа sеrvеrа dајu оdgоvаrајuću sliku kоrisničkih pristupа vеb sајtu. 2. Оtkrivаnjе i аnаlizа pаtеrnа - kаdа је idеntifikоvаnа јеdnа kоrisničkа trаnsаkciја ili sеsiја, nа rаspоlаgаnju је nеkоlikо nаčinа оtkrivаnjа оbrаzаcа u kоrisničkim pristupimа. Оni mоgu biti kоrišćеni zаvisnо оd pоtrеbа аnаlizе: putаnjа, оtkrivаnjе аsоciјаtivnih prаvilа i sеkvеnciјаlnih оbrаzаcа, klаstеrizаciја ili klаsifikаciја. Pоstоје dvе glаvnа prаvcа u mining-u kоrišćеnjа vеbа: - General Access Pattern аnаlizirа vеb lоgоvе rаdi bоlјеg rаzumеvаnjа šаblоnа pri pristupu Intеrnеtu; - Customized usage tracking аnаlizirа individuаlnе trеndоvе pri pristupu Intеrnеtu. Јеdnа оd nајzаstuplјеniјih аnаlizа u vеzi sа pоnаšаnjеm kоrisnikа nа vеbu је click stream аnаlizа. U pоslеdnjе vrеmе upоtrеblјаvа sе i nаziv e-CRM (electronic customer relationship marketing). Тrаžе sе оdgоvоri nа pitаnjа о pоnаšаnju i o mоtivаciјi pоsеtilаcа: - Kо su оni i kаdа dоlаzе? - Sа kојih strаnicа dоlаzе i kоlikо sе dugо zаdržаvајu? - Kаkо su sаznаli zа strаnicu? - Dа li је mоgućе u rеаlnоm vrеmеnu sugеrisаti im nеkе prоizvоdе? itd. Nаprеdniјi оblik аnаlizа је kоmbinоvаnjе pоdаtаkа iz lоg dаtоtеkа vеb sеrvеrа sа trаnsаkciјskim pоdаcimа о оnline оbаvlјеnim аkciјаmа, pоput nаrudžbinа, kupоvinе i plаćаnjа. U trаnsаkciјskim bаzаmа sаčuvаnа је cеlа istоriја оdnоsа sа kliјеntоm. Аkо sе tаkvi pоdаci nеprеstаnо оbоgаćuјu nоvim pоdаcimа о pоnаšаnju kliјеntа iz lоg Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 156 dаtоtеkа, pri svаkоm slеdеćеm pоvrаtku nа sајt, mоgućе је prеdviđаti pоnаšаnjе kliјеntа, аktivnо i kоntinuirаnо usаvršаvаti pоnudu dо nivоа јеdаn-nа-јеdаn mаrkеtingа. Оbrаsci kојi su оtkrivеni nа vеbu nеćе biti оd vеlikе kоristi аnаlitičаrimа ukоlikо nе pоstоје mеhаnizmi i аlаti kојi ćе im pоmоći u bоlјеm rаzumеvаnju. Pоrеd rаzvоја tеhnikа zа оtkrivаnjе kоrisnih оbrаzаcа unutаr vеb lоgоvа, pоstојi i pоtrеbа zа rаzvојеm tеhnikа i аlаtа kојi оmоgućаvајu аnаlizu оtkrivеnih оbrаzаcа. Оd оvih tеhnikа sе оčеkuје stаtističkо prеdstаvlјаnjе brојnih pоdаtаkа, kоrišćеnjе grаfikе, vizuеlizаciја, primеnа аnаlizе pоnаšаnjа, kао i kоrišćеnjе upitа nаd bаzаmа pоdаtаkа. 4.3 KLJUČNI INDIKATORI PERFORMANSI Ključni indikatori performansi (KPI) predstavljaju kvalitativne i kvantitativne pokazatelje koji se koriste za merenje, praćenje i upravljanje poslovnim rezultatima kompanije. Indikatori omogućuju poređenje ostvarenih vrednosti performansi sa ciljnim vrednostima ili vrednostima iz prethodnog perioda merenja, odnosno uspostavljenim standardima, pa čak i sa performansama konkurencije. Suština je da se KPI koriste pri planiranju i definisanju budućih ciljeva i rezultata. Pogodan grafički i vizuelni prikaz indikatora značajno doprinosi transparentnosti i efektivnosti menadžmenta. Međutim, najvažnije je napraviti pravi izbor ključnih performansi i indikatora jer nisu svi mogući i raspoloživi pokazatelji ključni za menadžment kompanije [110]. Neprekidno se nameću pitanja kako razdvojiti KPI od običnih pokazatelja i kako obezbediti da izabrani pokazatelji budu upravo ključni za poslovanje i proces odlučivanja. Izbor pogrešnog pokazatelja može značajno da ošteti čitav pristup i proces upravljanja performansama. 4.1.8 Osnovni pojmovi koji se koriste u merenju Ako se nešto ne može izmeriti, time se ne može ni upravljati [107]. Merenje je osnovna komponenta performansno orijentisanog procesa upravljanja. Proističući iz organizacione misije i procesa strateškog planiranja, ono obezbeđuje podatke koji će se prikupljati, analizirani, izveštavati, i u krajnjoj liniji, koristiti za ispravne poslovne odluke. Usmerava poslovne funkcije ka opravdavanju budžetskih izdataka, Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 157 dokumentovanju napretka ka uspostavljenim ciljevima, identifikovanju oblasti snage i slabosti. Merenje je proces praćenja i izveštavanja o postignutim rezultatima a posebno u odnosu na prethodno postavljene ciljeve [152]. Najvažnije prednosti merenja performansi uključuju [150]: 1. utvrđivanje da li se posluje u skladu sa zahtevima korisnika; 2. bolje razumevanje poslovnih procesa; 3. obezbeđivanje kriterijuma da se odluke zasnivaju na činjenicama; 4. ukazivanje na mesta gde su potrebna poboljšanja; 5. ukazivanje na mesto gde je došlo do poboljšanja; 6. informacije za analizu odnosa sa dobavljačima; 7. postavljanje ciljeva i standarda; 8. otkrivanje i ispravljanje problema; 9. upravljanje, opisivanje i poboljšanje procesa; 10. dokumentovanje dostignuća; 11. sticanje uvida i donošenje suda o efektivnosti i efikasnosti programa, procesa i ljudi; 12. utvrđivanje da li organizacije ispunjavaju svoje vizije i da li ispunjavanju svoje korisnički orjentisane strateške ciljeve. 13. obezbeđivanje merljivih rezultata da se pokaže napredak u pravcu postizanja ciljeva. 14. utvrđivanje efikasnosti dela grupe / odeljenja / divizije / organizacije. Merenja se u poslovnim sistemima koriste za [23]: 1. kontrolu - merenja pomažu da se smanje varijacije; 2. samoprocenu - merenja se mogu koristiti za procenu koliko dobro proces radi, uključujući i poboljšanja koja su napravljena; 3. kontinuirano poboljšanje - merenja se mogu koristiti za identifikaciju izvora defekata, kao i prevenciju kvarova, da se utvrdi efikasnost i efektivnost procesa, kao i prilike za poboljšanje; 4. procenu menadžmenta - bez merenja ne postoji način da se odredi idemo li u susret ciljevima u vezanim za dodatu vrednost ili da li smo efektivni i efikasni. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 158 Kada se govori o ključnim indikatorima performansi neophodno je definisati sledeće: - Mere učinka kvantitativno govore nešto važno o proizvodima, uslugama, i o procesima. One su sredstvo za razumevanje, upravljanje i unapređenje aktivnosti organizacije. Efikasne mere učinka koriste se za utvrđivanje: koliko dobro poslovni procesi funkcionišu, u kojoj meri su poslovni ciljevi realizovani, da li su kupci zadovoljni, da li su procesi u statističkoj kontroli i da li su i gde su neophodna poboljšanja. Najviše mere učinaka se mogu grupisati u jednu od sledećih šest opštih kategorija: 1. Delotvornost. Proces karakteristika koje ukazuju na stepen do kojeg je proces proizvodnje u skladu sa zahtevima. (Da li se rade prave stvari?) 2. Efikasnost. Proces karakteristika koje označavaju stepen u kome proces proizvodi potrebni izlaz uz minimalnu cenu resursa. (Da li se stvari rade na pravi način?) 3. Kvalitet. Stepen do kojeg proizvod ili usluga zadovoljava zahteve i očekivanja korisnika. 4. Aktuelnost. Meri se da li je jedinica rada učinjena pravilno i na vreme. Kriterijumi moraju biti osnovani sa ciljem da definišu šta predstavlja aktuelnost za datu jedinicu rada. Kriterijum je obično zasnovan na zahtevima korisnika. 5. Produktivnost. Najčešće se meri kao uspešnost obavljanja posla u odnosu na upotrebljene resurse. 6. Bezbednost. Opšte mere zdravlja organizacije i radne sredine zaposlenih. Međutim, određene organizacije, po potrebi, mogu da razviju svoje sopstvene kategorije u zavisnosti od misije organizacije [151]. - Jedinice mere. Mere učinka se sastoje od veličine (broja) i jedinice mere. Broj daje veličinu (koliko) a jedinica mere daje značenje (šta). Veličina predstavlja obim (stepen, meru, opseg) ili zbir prebrojivih ili merljivih diskretnih događaja, objekata ili pojava, izraženih kao numeričke vrednosti. Dok jedinica mere predstavlja definisanu količinu nekog kvalitativnog svojstva, koja omogućava procenu tog svojstva u brojevima, mere učinka uvek su vezane za cilj. Često se koriste Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 159 višedimenzionalne jedinice mera. Ove mere se izražavaju kao odnos dve ili više osnovnih mera. Mere performansi izražene na ovaj način skoro uvek prenose više informacija nego jednodimenzione mere. - Performansa ili učinak se odnosi na ispunjenje određenog zadatka, mereno u odnosu na unapred postavljene standarde preciznosti (tačnosti), potpunosti troškova i brzine. - Indikator je merljiva varijabla koja se koristi da opiše udružene ali neizmerene faktore ili veličine. Indikatori učinka su mere koje se obično koriste kao pomoć da organizacije definišu i procene koliko su uspešne, najčešće u smislu napretka prema svojim dugoročnim organizacionim ciljevima [151]. 4.1.9 Sistemi za merenje performansi Sistemi za merenje performansi PMS (Performance Measurement System) definišu se kao skup metrika korišćenih da se kvantifikuje efikasnost i efektivnost akcije. U literaturi je moguće pronaći različite modele merenja performansi, a oni se mogu uglavnom svrstati u sledećih pet tipova [153]: 1. PMS koji su striktno vezani za finansijske mere gde u hijerarhijsoj strukturi povezuju troškovne i netroškovne performanse na različitim nivoima agregacije. Prvi model ovog tipa povezuje produktivnost i ROA (return of assets). 2. PMS koji su zasnovani na uravnoteženim pokazateljima uspeha, gde se određene separatne performanse koje se odnose na različita područja poslovanja razmatraju odvojeno, a njihove veze se definišu prilično uopšteno. 3. PMS koji podrazumevaju sintezu mera nižeg novoa u agregirane indikatore, ali bez težnje da transformišu nefinansijske u finansijske performanse. Tipično se finansijske mere prate odvojeno od agregiranih mera koje se odnose na kvalitet i zadovoljstvo korisnika. 4. PMS koji prave razliku između internih i eksternih performansi, pri čemu se poslednje direktno odnose na korisnike. 5. PMS koji su direktno vezani za lanac vrednosti i uvažavaju interne veze kupaca i dobavljača. Kompanija treba da kreira PMS prilagođen njenim posebnim potrebama i uslovima poslovanja umesto da bukvalno prihvata standardan set merenja koji kreiraju i nameću Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 160 spoljni eksperti. Sistem treba da bude fokusiran na kratkoročne i dugoročne rezultate, a informacije koje se dobijaju treba da budu lako dostupne i razumljive. U raspoloživoj literaturi može se pronaći više pristupa i metoda izgradnje PMS-a, a ključni faktori uspeha/neuspeha koji se citiraju u referentnoj literaturi mogu biti sumirani kroz sledeće konstatacije: - PMS mora da bude razumljiv i ne previše kompleksan; - mora se jasno identifikovati svrha merenja; - potrebno je nabaviti odgovarajući balans između grupnih i individualnih mera; - potrebno je meriti sve ključne elemente performansi; - merenju performansi se ne sme pristupiti kao (prolaznoj) modi; - PMS mora meriti ono što je važno, a ne ono što je lako; - zaposleni i lideri moraju biti uključeni u PMS; - učenje i menadžment znanjem moraju biti konzistentni i podržani sistemom merenja; - struktura i kvalitet podataka moraju biti prihvatljivi; - mora se kreirati transparentnost i vlasništvo nad mernim sistemom, kako bi se obezbedila efektivna dugoročna upotreba. Uspešni sistemi za merenje performansi se pridržavaju sledećih principa [139]: 1. Meriti samo ono što je važno. Ne meriti previše; meriti stvari koje utiču na zadovoljstvo korisnika. 2. Fokus na potrebe korisnika. Pitajte korisnike da li misle da je to ono što treba da se meri. 3. Uključivanje zaposlenih u dizajn i implementaciju sistema za merenje, davanjem osećaja vlasništva, što dovodi do poboljšanja u kvalitetu mernog sistema. 4.1.10 Balanced scorcard Balanced scorecard je balansirana bodovna kartica. Reč je o merama učinka koje se koriste u strateškom menadžmentu kako bi se utvrdile i poboljšale različite unutarašnje Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 161 funkcije i njihovi spoljni rezultati. Mere i povratne informacije u balansiranoj bodovnoj kartici pomažu u sprovođenju strategije i ciljeva društva. Pri tome se analiziraju četiri odvojena područja: finansije, klijenti, unutarašnji procesi i učenje i rast zaposlenih [142]. Balanced Scorecard se nametnuo kao dokazan i efikasan alat u nastojanju da se nedodirljive vrednosti prepoznaju, opišu i pretvore u stvarnu vrednost za sve stakeholdere preduzeća i da se koriste kao proces koji omogućava preduzeću implementiranje poslovne strategije. Smisao korišćenja metode kao menadžerskog alata nije prilagođavanje određenog skupa mera kloniranjem ili preslikavanjem metrike sa neke već postojeće liste. Zamisao je da se analizira svaka od komponenata (odnosi i menadžment perspektiva) i razmotri na koji se način mogu povezati sa strategijom, kao i da se analizira vlastito povezivanje kojim će se ostvariti podrška značajnim i kontinuiranim inicijativama za poboljšanje i procjenjivanje. Ciljevi i pokazatelji Balanced Scorecarda nisu samo običan skup merila, već su izvedeni iz vizije i misije preduzeća koji omogućava da se strategija razume i implementira kroz proces komunikacije. Balanced Scorecard prevodi misiju i strategiju organizacije u razumljiv skup merila i pruža okvir za sisteme strateškog merenja i upravljanja. Balanced Scorecard se sastoji od četiri dela: pojašnjavanja i prevođenja vizije u strategiju; prenošenja i povezivanja strateških ciljeva i mera; planiranja, određivanja ciljeva i usklađivanja strateških inicijativa i poboljšavanja strateškog feedbacka i učenja (slika 44). Slika 44: Koncept Balanced Scorecard Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 162 Ključni principi Balanced Scorecarda uključuju [106]: 1. Stalnu preokupaciju i maksimalno učešće. Proces menadžmenta je proces koji zahteva kontinuitet i sastoji se iz više koraka. Polazeći od vizije i misije razvija se strategija. Kao jedan od postupaka menadžmenta, strategija obezbeñuje kretanje preduzeća od misije do konkretnih zadataka i aktivnosti. U pitanju je primena soficistiranih metoda kao što su upravljanje pomoću strateških ciljeva, segmentacija tržišta, obračun troškova po aktivnostima, menadžment vrednosti itd. 2. Prevođenje strategije u operativno/taktičke odluke. Uspeh strategije ogleda se u postizanju dugoročnih ciljeva i rezultata. Dugoročni pozitivni rezultati zahtevaju kapitalizaciju svih resursa koja postoje u preduzeću. Ostvarenje ciljeva se prati preko strateških merila performansi, a sužavanje skupa mogućih ciljeva vrši se preko strateških inicijativa. Svaka perspektiva ima svoju mapu odnosa, a integrisane mape odnosa čine stratešku mapu, koja je grafički prikaz onoga što organizacija mora dobro da uradi u svakoj od četiri perspektive, ukoliko želi uspešno da sprovede svoju strategiju. 3. Integracija u funkciji sinergije. Sinergija predstavlja pojavu kada je efekat integrisane celine veći od zbira efekata pojedinačnih delova. Sinergija se stvara prilikom integracije i predstavlja cilj koji se postavlja pri projektovanju svake organizacione strukture. 4. Vođstvo u promenama. Tradicionalni pristup vođstvu govori da je osnovni izvor motivacije vlasnički interes. U modernim uslovima poslovanja za uspeh je pored menadžmenta potrebno i liderstvo. Menadžment povećava profitabilnost za postojeću strategiju, odnosno proizvodi kratkoročne rezultate, dok liderstvo definiše viziju sa elastičnim ciljevima i motiviše ljude da pomoću strategije ostvare suštinske promene u performansama. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 163 5 RAZVOJ MODELA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA U velikim poslovnim sistemima količina informacija i dokumenata koja svakodnevno cirkuliše ogromna je i ima tendenciju rasta. Umesto da te informacije i dokumenta koriste rukovodstvu i ostalim zaposlenima kao resurs kojim će poboljšati poslovanje same kompanije, ono ponekad može da izazove kontraefekat i da to izobilje nestruktuiranih informacija dovede do zabune, odnosno da zaposleni ne znaju koje su od tih informacija relevantne za njihov rad. Drugi problem jeste taj da su zaposleni svesni postojanja informacija u svom poslovnom sistemu, i to onih koje su im potrebne, znaju i gde bi mogli da ih potraže, ali kada su im hitno potrebne, potroše mnogo vremena da bi došli do njih. Činjenica je da u velikim poslovnim sistemima preko 80 % poslovnih informacija ostaje nestruktuirano i da ih je neophodno strukturirati, a u rešavanju ovakvog problema veliku ulogu ima portal za inteligentno upravljanje dokumentima. Veliki deo informacija i dokumenata je u tekstualnim formatima različitih tipova dokumenata, kao što su dopisi, rešenja, ugovori,… Drugi značajni segment nestruktuiranih informacija odnosi se na dokumente koji omogućavaju tabelarna izračunavanja. Prilikom ovakvog grupisanja, nikako se ne sme zaboraviti ogroman broj audio i video materijala, slika različitog formata, prezentacija, elektronske pošte, različitih veb sadržaja, PDF dokumenata (Portable Document Format itd.) Kada se gorenavedeni formati koriste u svakodnevnom radu, a to je izuzetno čest slučaj u kancelarijskom poslovanju velikih poslovnih sistema, teško je automatizovati poslovne procese kojima ta dokumenta pripadaju. Tada, najčešće dolazi do improvizacije od strane učesnika u tim procesima a rezultat zavisi od njihovog iskustva, kreativnosti, zainteresovanosti i drugih subjektivnih faktora. Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, kroz adaptivan interfejs jednostavan za korišćenje, omogućava upravljanje informacijama i poslovnim sadržajima, kroz mogućnost njihovog kreiranja, zajedničkog rada na njima, njihove Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 164 verifikacije, publikovanja i razmene, uz korišćenje raspoloživih resursa koji upotpunjuju te funkcionalnosti. Primena modela portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima neminovno dovodi do transformacije poslovnih procesa koji inkorporiraju u sebe prateća nestruktuirana dokumenta, čineći kompaktnu jedinstvenu platformu za efikasno obavljanje poslovnih procesa. Preduslovi za realizaciju modela portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima su: - adekvatna računarsko-komunikaciona arhitektura i infrastruktura neophodna za realizaciju portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima; - definisane uloge i prava korisnika portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, u smislu definisanja dostupnosti pojedinih funkcionalnosti, sadržaja i informacija; - klasifikacija - taksonomija dokumenata; - funkcionalni veb servisi za podršku i funkcionisanje portala; - razvijeni mehanizmi i modeli adaptacije. 5.1 ANALIZA POSTOJEĆIH MODELA Pоstојеći аdаptivni sistеmi za upravljanje elektronskim dokumentima fоkusirајu sе nа prilаgоđаvаnje poslovnim procesima, organizacionoj strukturi i individuаlnim kаrаktеristikаmа kоrisnikа. Меđutim, оvi sistеmi imајu i nеdоstаtkе. Prе svеgа, krеirаnjе оvаkvih sistеmа i njihоvо uklјučivаnjе u poslovne prоcеsе јеste kоmplеksаn i skup prоcеs kојi zаhtеvа visоk nivо аngаžоvаnjа svih kоrisnikа. Оvi sistеmi imајu zаdаtаk dа pružе аdаptivnе funkciоnаlnоsti, kоје sе čеstо nе uklаpајu u pojedine prоcеse. Sistеmi nisu intеrоpеrаbilni, rаzviјеni su kао izоlоvаnе аplikаciје i nе mоgu dа rаzmеnjuјu rеsursе niti pоdаtkе о korisnicima. Istrаživаnjа pоkаzuјu dа su uglаvnоm prоtоtipski i еkspеrimеntаlni, sа оgrаničеnim intеrfејsоm. Оsnоvni sеrvisi sistеmа za upravljanje еlеktrоnskim dokumentima, kао štо su аdministrаciја poslovnih procesa, krеirаnjе elektronskih dokumenata i sl., u аdаptivnim sistеmimа su kоmplеksni. Uslеd slоžеnоsti sistеmа, оd kоrisnikа sе zаhtеvа оdrеđеnо prеdznаnjе о Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 165 sаmоm sistеmu. Nе pоstоје оsnоvni sеrvisi kаdа su u pitаnju kоmunikаciја i sоciјаlnа intеrаkciја izmеđu učеsnikа u еlеktrоnskоj razmeni dokumenata. Sа drugе strаnе, adaptivni portal za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima fоkusirа sе nа pоdršku svim poslovnim prоcеsimа u еlеktrоnskоm upravljanju dokumentima. Оsnоvni cilј је оmоgućiti kоrisnicimа аdеkvаtnе uslugе kоје оlаkšаvајu оrgаnizоvаnjе realizacije poslovnih procesa. Istоvrеmеnо, аlаti zа kоmunikаciјu, kао štо su fоrumi, čеt, viki, blоgоvi i sl. pоbоlјšаvајu intеrаkciјu tоkоm realizacije pojedinih poslova. Dаklе, klјučni prоblеmi u аdаptivnim sistеmimа оdnоsе sе nа аrhitеkturu i na rеаlizаciјu sistеmа, а nе nа аdаptivnоst. Postojeći sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima nе оbеzbеđuјu аdеkvаtаn nivо аdаptаciје sаdržаја i sеrvisа. Јеdnа оd klјučnih idеја оvе disеrtаciје јеste rаzvој portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima prеkо intеgrаciје аdаptivnih sеrvisа i funkciоnаlnоsti sа vеć pоstојеćim sistemima za upravljanje elektronskim dokumentima, prе nеgо rаzvој pоsеbnоg аdаptivnоg sistеmа za upravljanje еlеktrоnskim dokumentima. Primеri dоstupnih аdаptivnih sistema za upravljanje dokumentima, rеаlizоvаnih krеirаnjеm i intеgrаciјоm dоdаtnih аdаptivnih funkciоnаlnоsti nа vеć pоstојеćim sistemima za upravljanje dokumentima su: Microsoft SharePoint Server i Alfresco. Оsnоvnа idеја оvоg mоdеlа zаsnivа sе nа аdаptаciјi postojećeg sistema za upravljanje elektronskim dokumentima, bеz pоtrеbе zа rаzvојеm nоvih sоftvеrskih mоdulа. MS SharePoint је јеdаn оd nајrаsprоstrаnjеniјih sistеmа zа saradnju, deljenje informacija i za upravljanje dokumentima, koji prati kompletan životni ciklus dokumenta, od trenutka kreiranja, preko publikovanja, do trenutka arhiviranja. MS SharePoint će poslužiti kao platforma za realizaciju portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima. Cilј је dа sе аdаptаciја izvrši tаkо dа njen prоcеs budе еkоnоmski isplаtiv, еfikаsаn, i pоgоdаn zа primеnu nа kоrišćеnој plаtfоrmi. Pеrsоnаlizаciја kоја sе prеdlаžе u оvоm mоdеlu rеаlizuје sе nа nivоu grupе prema sledećim kriterijumima: pripadnosti organizacionoj celini, radnom mestu, ad hoc poslu, preferencijama ili na osnovu neke od kombinacija prethodnih kriterijuma. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 166 Оvаkav pristup је pоgоdаn iz više rаzlоgа: - Nа оsnоvu kаrаktеristikа radnog mesta, pripadnosti organizacionoj celini, pripadnosti određenom poslovnom procesu ili projektu, mоgućе је dеfinisаti tipičnе grupе korisnika, а zаtim ih klаsifikоvаti u grupе [180]. - Zа svаku uоčеnu grupu korisnika prilаgоđаvајu sе kategorije elektronskih dokumenata i аktivnоsti u procesu rada, u sklаdu sа tipičnim stilоm rada zа tu grupu [11]. - Pеrsоnаlizаciја nа nivоu grupе je definisana prе prijave korisnika, tako da je korisnik sve vreme u okruženju optimizovanom za svoj rad. - Grupnа pеrsоnаlizаciја је еfikаsniја i isplаtiviја. Standardizovani elektronski dokumenti kao i njihova selekcija definiše se na nivou grupe korisnika, а nе zа svаkоg korisnika pојеdinаčnо. Оvо је pоsеbnо еkоnоmičnо ukоlikо pоstојi vеliki brој korisnika. - Personalizacija na nivou svakog korisnika sistema nije optimalna ni opravdana. Sistem dopušta minimalnu personalizaciju pojedinih segmenata radnog okruženja, koja se realizuje samostalnim aktivnostima samog korisnika. Međutim sistem mora voditi računa o nivou obučenosti i znanja korisnika, kako ne bi ugrozili osnovnu funkcionalnost koja im je na raspolaganju a u cilju obavljanja svakodnevnog posla. Iаkо pоstоје individuаlnе rаzlikе, korisnici čеstо pоkаzuјu zајеdničkе оsоbinе kоје sе mоgu kоristiti zа rаzvrstаvаnjе u grupе. Izuzetak po pitanju personalizacije je slučaj karakterističnih radnih mesta, kao što su rukovodeća radna mesta: generalni direktor, zamenik generalnog direktora, izvršni direktor, direktori funkcija, rukovodioci organizacionih celina, rukovodioci projekata… Zbog specifičnosti posla koji obavljaju, za ove korisnike, personalizacija i adaptivnost su obezbeđene na nivou svakog pojedinca. Ovim korisnicima su na raspolganju sadržaji i izveštaji pripremljeni samo za njihove potrebe i nisu dostupni drugima u poslovnom sistemu. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 167 5.2 STRUKTURA PREDLOŽENOG MODELA Prеdlоžеni mоdеl portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima prikazan na slici 45, zаsnоvаn nа primеni pоslоvnе intеligеnciје, оbuhvаtа slеdеćе kоmpоnеntе: K1. Arhitektura portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima K2. Model poslovnih procesa K3. Aktivnosti razvoja adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima K4. Adaptacija K5. Merenje performansi rešenja K1. Arhitektura portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima MODEL PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA ZASNOVAN NA PRIMENI POSLOVNE INTELIGENCIJE K2. Model poslovnih procesa K3. Aktivnosti razvoja adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima K4. Adaptacija K5. Merenje performansi rešenja Slika 45: Komponente modela portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Detaljna struktura portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima prikazana je na slici 46. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 168 Model portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima zasnovan na primeni poslovne inteligencije K4. Adaptacija K3. Aktivnosti razvoja adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima K1. Arhitektura portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima A1. Prikupljanje podataka A2. Analiza podataka A3. Modeliranje korisničkih profila A4. Primena korisničkih profila A5. Evaluacija Mehanizam za adaptaciju K2. Model poslovnih procesa K5. Merenje performansi rešenja Održavanje sastanaka Izvršenje zadataka Distribucija dokumenata Izveštavanje Sloj podataka Platforma za poslovnu inteligenciju Veb portal U p ra v lj an je d ig it al n im id en ti te ti m a Skladištenje fajlova Servisi M et ap o d ac i Adaptivnost zasnovana na tipu radnog mesta Adaptivnost zasnovana na pripadnosti OC Adaptivnost zasnovana na ulozi u projektu Adaptivnost zasnovana na tipu radnog mestia i pripadnosti OC Adaptivnost zasnovana na ulozi u ad hoc poslu Adaptivnost zasnovana na preferencijama korisnika Slika 46: Detaljna struktura portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima 5.3 ARHITEKTURA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Na osnovu analize postojećih modela portala i sistema za adaptivno upravljanje elektronskim dokumentima, mogu se izdvojiti tri pristupa. Jedan od pristupa je da portal (integrator) bude jednostavan, sa malim delom poslovne logike u sebi, a da adaptivni Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 169 servisi budu kompleksni i da obezbeđuju napredne funkcije. Tada portal ima ulogu posrednika između korisnika i servisa. U tom slučaju se pitanje adaptivnosti prebacuje na eksterne aplikacije. Nedostatak ovog pristupa je u tome što za svaki novi resurs treba obezbediti povezivanje sa adaptivnim servisima. Suprotni metod se zasniva na razvoju inteligentnih portala koji upravljaju resursima i koji sadrže u sebi servise za obezbeđivanje adaptivnosti. Tako svi resursi postaju dostupni a njima upravlja portal. Ovakvo rešenje je prilično kompleksno kada je u pitanju implementacija. Treći pristup, koji će i biti primenjen u razvoju rešenja u ovoj disertaciji, podrazumeva izmeštanje adaptivnih funkcionalnosti u zaseban sistem. Adaptivni mehnanizmi sistema pružaju usluge na zahtev. Portal ima ulogu klijenta i komunicira u pozadini sa ostalim komponentama sistema da bi odgovorio na zahtev korisnika i dostavio mu personalizovani sadržaj. Korisnici sistema, za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, preko različitih tipova uređaja pristupaju veb portalu [99]. Na raspolaganju su im svi navedeni servisi portala. Za prezentaciju se koriste tipične tehnologije prezentacionog nivoa veb aplikacija: HTML, CSS, XML, AJAX i sl. Centralnu ulogu u delu poslovne logike sistema zauzima portal za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, kao agregator i integrator svih komponenata sistema. Na raspolaganju su dodatni moduli i aplikacije koje unapređuju funkcionisanje sistema. Servisi adaptacije se obezbeđuju pomoću alata poslovne inteligencije i primenom ranije opisanih tehnika adaptacije. U sloju podataka se upravlja svim podacima koji se generišu u sistemu. Na slici 47 prikazana je arhitektura veb portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima [18]. Osnovne komponete ovog portala su [25]: - skladištenje fajlova; - sloj podataka koji se sastoji od: · log fajlova; · nestruktuiranih podataka; · relacionih DB; · Datawarehouse; · eksternih podataka. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 170 - platforme za poslovnu inteligenciju koja se sastoji od: · izveštavanja; · OLAP-a; · Data mining-a. - servisa za: · izveštavanje; · upravljanje sadržajem; · saradnju; · komunikaciju; · pretragu. - upravljanje digitalnim identitetima; - metapodaci; - veb portal. Sloj podataka Platforma za poslovnu inteligenciju Veb portal U p ra v lj a n je d ig it a ln im i d e n ti te ti m a M e ta p o d a c i Servisi Log fajlovi Nestrukturirani podaci Relacione DB Datawarehouse Eksterni podaci Izveštavanje Upravljanje sadržajem Saradnja Komunikacija Pretraga Izveštavanje OLAP Data mining Skladištenje fajlova Slika 47: Arhitektura veb portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Problemi koji se najčešće javljaju u procesu razvoja portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima su: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 171 - kompleksnost i visoka cena razvoja adaptivnih sistema za upravljanje elektronskim dokumentima ili prilagođavanje već postojećih sistema potrebama i zahtevima poslovnog sistema; - veliko angažovanje zaposlenih koji su zaduženi za pripremu standardizovanih tipskih dokumenata, procedura, uputstava i drugih materijala za korišćenje adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima; - adaptivnost i personalizaciju je moguće samo delimično postići pre interakcije sa korisnicima, njena puna vrednost se postiže nakon nekog vremena korišćanja sistema. 5.3.1 Skladištenje fajlova Preporuka za organizaciju podataka na FS je kombinacija organizacione i funkcionalne strukture. Organizaciona struktura podrazumeva grupisanje podataka po odgovarajućim organizacionim celinama preduzeća, a funkcionalna po vrsti poslova na koju se podaci odnose, što omogućava komfor i prilagodljivost stvarnim potrebama korisnika (slika 48) [68][69][64][143][186]. Direktor Administrator Zajedničko Služba 1 Služba n PODACI Novo Funkcija 1.1 Dolaz Novo Novo Novo Odlaz Funkcija n.1 Funkcija 1.m Funkcija n.k Slika 48: Predlog organizacije veb foldera Prava pristupa deljenim resursima na mreži trebalo bi definisati tako da omogućavaju pristup isključivo korisnicima kojima je to potrebno za obavljanje posla. Ne sme se dozvoljavati neograničen pristup sa visokim nivoom ovlašćenja svim korisnicima na nivou Share-a u kombinaciji sa neograničenim pristupom na NTFS-u. U tabeli 11 prikazan je primer dodeljenih prava korisnicima sa različitim ovlašćenjima. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 172 Tabela 11: Primer dodeljenih prava pristupa korisnika na nivou operativnog sistema Organizacione celine Resursi (folders, subfolders) Služba 1 Direktor Administrator Referent Rukovodilac P O D A C I Služba 1 Dokument List Change Add Add Dokument za slanje List Change Read Read Direkcija 1 Dokument Change Read Add Add Dokument za slanje Change Read Read Read Direktor Dolaz No Access No Access Change Add Odlaz No Access Add Change Add Legenda: No Access – Sprečavanje pristupa. List – Listanje sadržaja foldera. Read – Čitanje sadržaja foldera, čitanje dokumenta. Add – Upisivanje dokumenta u folder. Change – Upisivanje dokumenta u folder, menjanje dokumenta, brisanje dokumenta. Full control – Sva ovlašćenja. Dosadašnja praksa je pokazala da je najbolje i najefikasnije konfigurisati ovlašćenja na deljenom resursu (file shering) sa punom kontrolom a zatim konfigurisati NTFS prava za svakog korisnika ili grupu sa standardnim, njima definisanim dozvolama. Ovakav pristup obezbeđuje odličan nivo bezbednosti pristupa lokalnom ili mrežnom resursu. Distribuirani deljeni resursi - DFS (Distributed File System) omogućavaju korisnicima da prisupajući jednoj lokaciji (adresi), pristupaju fajlovima koji se nalaze na različitim lokacijama u mreži. Korisnici ne moraju da znaju prave (fizičke) lokacije fajlova u mreži, već samo kako da pristupe toj jednoj, centralnoj, lokaciji. DFS omogućava da se kreira logička struktura deljenih veb foldera za korisnika, dok se u pozadini uspešno realizuje replikacija podataka sa različitih servera u mreži (slika 49). Takav server je dostupan svim radnim stanicama u preduzeću. Praktično, korisnici imaju mogućnost komfornog pristupa jednoj lokaciji, ispod koje se granaju ostali logički folderi i potfolderi sa svojim pripadajućim elektronskim dokumentima. Iako se, naizgled, dokumenti nalaze na jednoj zajedničkoj lokaciji, u stvarnosti oni su distribuirani na različitim serverima koji međusobno mogu biti udaljeni i više stotina kilometara [129]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 173 Osnovni (root) nivo DFS strukture Nivo I a organizacione podstrukture Nivo I b organizacione podstrukture Nivo I n organizacione podstrukture Nivo I a funkcionalne podstrukture Nivo I b funkcionalne podstrukture Nivo I n funkcionalne podstrukture Nivo I ostalo Nivo II1 organizacione podstrukture Nivo II2 organizacione podstrukture Nivo IIn organizacione podstrukture Nivo II1 funkcionalne podstrukture Nivo II2 funkcionalne podstrukture Nivo IIn funkcionalne podstrukture Nivo II1 projekti Nivo II2 ad hoc poslovi Nivo IIn ostalo Slika 49: DFS struktura distribuiranih veb foldera Uvođenje DFS-a strukture korisnicima pojednostavljuje korišćenje deljenih rersursa. Često se postavlja pitanje zbog čega se uvode File serveri (FS) i zbog čega se na taj način razmenjuju elektronski dokumenti kada se na izgled, ista funkcionalnost postiže i upotrebom e-mail-a sa prilogom, odnosno elektronskim dokumentom? Većina korisnika računara, koji se mogu svrstati u napredne korisnike, zastupa tezu da implementacija file servera nije neophodna, odnosno da kombinacija e-mail-a sa prilogom, odnosno attach- ovani elektronski dokumenti, sasvim zadovoljavaju njihove potrebe u sklopu razmatranja problematike razmene elektronskih dokumenata. U daljem tekstu su obrazloženi argumenti koji idu u prilog suprotnoj tezi: - E-dokumenti su dostupni samo osobama kojima je poruka poslata. Ukoliko se zaboravi da se nekome pošalje e-mail sa prilogom, ili ukoliko se ukazala potreba da još neko pročita navedene e-dokumente, to je nemoguće realizovati bez ponovnog Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 174 slanja. U slučaju da se dokumenti nalaze na FS-u, dovoljno je da osoba koja ima potrebu da ih pročita, ali i pravo pristupa, pristupi definisanoj lokaciji. Ili je dovoljan i jedan telefonski poziv kako bi se zainteresovana osoba obavestila da je e- dokumenat na raspolaganju na definisanoj lokaciji. - Ne postoji informacija da li je verzija dokumenta koji posedujemo ažurna. U slučaju da se putem e-mail-a primi e-dokument kao prilog, može se steći utisak da je to poslednja, ažurna verzija što ne odgovara stvarnom stanju, jer je možda baš u tom trenutku došlo do izmene a da primaoci nisu primili novi, izmenjeni e-dokument. Pristupom FS-u uvek imamo na raspolaganju poslednju verziju dokumenta. - Slanje velikih dokumenata (skenirani dokumenti, slike...) jako opterećuje računarsku mrežu. Postoje situacije kada nije prioritet prijem e-mail-a, koji u sebi ima glomazne priloge već, se očekuje kratka i jasna informacija. Ukoliko posedujemo FS i informaciju o navedenom e-dokumentu, izabraćemo trenutak kada želimo da mu pristupimo, bez pravljenja bespotrebnog saobraćaja. - U slučaju da se korisnik ne nalazi na svom radnom mestu, elektronska dokumenta su „zarobljena“ u inbox-u lokalnog računara i nisu mu dostupna. U slučaju korišćenja FS-a, lako se primenom određenih pravila, može doći do željenih e- dokumenata sa bilo koje lokacije u intranetu. - Komplikovana saradnja u radu nad istim dokumentom, u slučaju razmene elektronskih dokumenata putem e-mail-a, lako se prevazilazi korišćenjem FS-a i direktnim korekcijama, primenom opcije MS Word-a insert Comments, na elektronskom dokumentu, uz mogućnost upisivanja nezavisnog komentara svakog koautora pojedinačno. U slučaju e-mail-a, posao bi se multiplicirao, međusobnom razmenom korigovanih e-dokumenata, a neko od koautora, morao bi na sebe da preuzme posao uređivanja i objedinjavanja svih različitih verzija elektronskih dokumenta u cilju pravljenja finalne verzije. - Onemogućeno pretraživanje e-dokumenata koji su prilozi e-mail-u. Veliki je problem pretraživanja po ključnim rečima i pronalaženje e-dokumenata na lokalnom računaru unutar inbox-a, za razliku od FS-a gde je to moguće uraditi lako, primenom brojnih alata. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 175 - Časopisi, literatura, fajlovi velikog kapaciteta namenjeni velikom broju korisnika, idealan su primer za korišćenje FS-a. Pored toga što su dokumenti dostupni korisnicima u svakom trenutku, mogu se i struktuirati u formi arhive. Obično je ograničenje veličine e-mail box-a na mail serveru veliki problem koji korisnike sprečava da ponekad dobiju važne dokumente. Kapacitet FS-a koji je namenjen za razmenu e-dokumenata po pravilu je neuporedivo većeg kapaciteta. 5.3.2 Sloj podataka U poslovnim sistemima postoji veliki broj informacija i podataka pohranjenih u raznovrsnim izvorima podataka: - relacione baze podataka, veliki broj različitih baza u smislu sadržaja ili u smislu kompanija koje su proizvođači tih baza (Microsoft, Oracle, ...); - aplikacije, samostalno razvijane ili komercijalne, kao što su neka od ERP rešenja, recimo SAP, Microsoft Dynamics i sl. koje generišu veliki broj podatka ili izveštaja; - Data Warehouse - Skladišta podataka sa definisanim skupom informacija organizovanih tako da se mogu lako analizirati, izdvojiti, spojiti i na druge načine koristiti, da bi se razumela njihova suština. Sam DW predstavlja neku vrstu baze podataka, s tim što su podaci u njemu organizovani na poseban način; - veb portali – podaci dobijeni na osnovu popunjavanja veb formi na portalu ili na osnovu interakcije sa korisnicima; - eksterni podaci – svi podaci koji ulaze u poslovni sistem preduzeća, a nisu vlasništvo i ne generiše ih samo preduzeće; - nestrukturirani podaci – podaci različitih formata (MS Office dokumenta, PDF, TXT, slike, audio/video, CSV, MSG ...); - log fajlovi dobijeni sa servera; - ankete – podaci dobijeni anketiranjem korisnika; - intervjui ... Izvori podataka, neophodni za realizaciju modela portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima sastoje se od podataka dobijenih iz sledećih segmenata: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 176 - kadrovska baza: · podaci o zaposlenima; · nazivi radnih mesta; · organizaciona struktura. - baza dokumenata: · tipovi dokumenata; · metapodaci dokumenata. - baza grupa na AD-u i SP-u: · struktura i nazivi grupa; · ovlašćenja na nivou grupa. - baza poslovnih procesa: · specifikacija poslovnih procesa. - baza projekata: · specifikacija projekata koji su u fazi realizacije. - baza aplikacija: · specifikacija interno razvijenih aplikacija; · specifikacija externih aplikacija. - log fajlova operativnog sistema; - ankete; - intervjui. 5.3.3 Platforma za poslovnu inteligenciju Arhitektura platforme za poslovnu inteligenciju prikazana je na slici 50. A la ti z a p o sl o v n u in te li g e n c ij u A la ti z a u p ra v lj a n je Servisi za integraciju Servisi za analizu Servisi za izveštavanje Sistem za upravljanje relacionim bazama podataka Slika 50. Arhitektura platforme za poslovnu inteligenciju Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 177 Servisi za integraciju Servisi za integraciju predstavljaju platformu koja služi za izgradnju rešenja visokih performansi za integraciju podataka, uključujući ETL transformacije potrebne za izgradnju skladišta podataka. Servisi uključuju skup grafičkih alata i čarobnjaka koji omogućavaju izvršavanje FTP operacija, SQL upita, razmenu e-mail poruka, transformaciju, čišćenje, agregiranje, spajanje i kopiranje podataka, kao i brojne druge operacije. Servisi za integraciju se sastoje od niza ugrađenih zadataka, transformacija i adaptera koji podržavaju poslovne aplikacije. Servisi za integraciju se tipično koriste za rešavanje sledećih problema: - spajanje podataka iz više heterogenih izvora - servisi za integraciju mogu se konektovati na različite izvore podataka koji se nalaze u relacionim bazama ili fajlovima, a zatim mogu transformisati podatke pomoću ugrađenih transformacija; transformisani podaci mogu se dalje integrisati u jedinstveni skup podataka; - popunjavanje data warehouse i data mart-ova - skladišta podataka se povremeno ažuriraju velikim količinama podataka; servisi za integraciju omogućavaju automatsko periodično ažuriranje skladišta podataka, tj. tabela činjenica, dimenzija, kalkulacija i drugih elemenata skladišta; - čišćenje i standardizacija podataka - podaci koji dolaze iz različitih izvora moraju se standardizovati kako bi se mogli efektivno koristiti; servisi za integraciju sadrže skup alata koji omogućavaju formatiranje i restrukturiranje podataka u skladu sa potrebama korisnika; - primenu poslovne inteligencije u procesu transformacije podataka - transformacija podataka zahteva ugrađenu logiku za dinamički pristup podacima i procesima; zbog ovoga neophodno je omogućiti spajanje podataka iz više izvora, evaluaciju i konverziju podataka, podelu podataka na skupove, učitavanje podskupova na razluičita odredišta, i sl.; servisi za intergraciju pružaju skup servisa za nabrojane zadatke; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 178 - automatizaciju administrativnih funkcija i učitavanja podataka - integracioni servisi omogućavaju automatsko obavljanje administrativnih funkcija, kao šo su backup i restore baze podataka, kopiranje baze i sl. Servisi za analizu Servisi za analizu koriste serverske i klijentske komponente da obezbede funkcionalnosti za OLAP i data mining analize. Serverska komponenta je implementirana kao MS Windows servis, dok klijentska komponenta (koja omogućava komunikaciju sa serverom) koristi standardni XMLA. Upiti se mogu postavljati korišćenjem standardnog SQL-a, multidimenzionih izraza (MDX), data mining proširenja (DMX) i drugih tehnika. Takođe, klijentski deo omogućava lokalni rad sa kockom podataka, bez konekcije sa serverom. Servisi za izveštavanje Servisi za izveštavanje predstavljaju skup serverskih servisa koji se koriste za kreiranje različitih tabelarnih, matričnih, grafičkih, ad hoc i drugih izveštaja. Izveštaji se mogu kreirati na osnovu relacionih ili multidimenzionih izvora podataka, i mogu se objavljivati u različitim formatima. Kreirani izveštaji mogu se koristiti kao deo veb ili desktop aplikacije. Servisi za izveštavanje uključuju niz grafičkih alata i čarobnjaka za kreiranje i objavljivanje izveštaja i modela izveštaja. Takođe, obuhvataju i niz komponenata, alata i programibilnih interfejsa, koji podržavaju kreiranje i korišćenje izveštaja u različitim okruženjima. Servisi za izveštavanje obuhvataju sledeće komponente: - skup alata za kreiranje, održavanje i za pregled izveštaja; - serversku komponentu koja čuva i priprema izveštaje u različitim formatima (HTML, PDF, TIFF, Excel i drugi); - API koji se koristi za integraciju ili za proširanje podataka u izveštaju, ili za povezivanje izveštaja sa klijentskom aplikacijom. Kreirani izveštaji uključuju proširanja neophodna za veb i za interaktivne analize, kao što su opcije drilldown i sl. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 179 Alati za poslovnu inteligenciju Osnovne karakteristike alata za poslovnu inteligenciju treba da obuhvate: - alate za podešavanja, koji se mogu koristiti za konfigurisanje prema potrebama korisnika; - integraciju projekata poslovne inteligencije; - punu kontrolu integracije izvora. Sistem za upravljajne relacionim bazama podataka Sistem za upravljajne relacionim bazama podataka omogućava konfigurisanje, upravljanje i administraciju svih komponenata baze podataka, korišćenjem kombinacije grafičkih alata i skript editora. Osnovne funkcionalnosti uključuju: - podršku za sve zadatke administracije baza podataka; - okruženje za pristup, održavanje i programiranje relacionih baza podataka; - upravljanje objektima u svim servisima, uključujući servise za analizu, integraciju, izveštavanje i druge; - integrisane brojne funkcionalnosti, kao što su veb browser, e-mail obaveštavanje za administratore, dokumentacija i druge. Prezentacioni alati Kao dodatak izveštajima u papirnom obliku, većina donosilaca odluka koristi spreadsheet aplikacije za ad hoc analize i naprednije izveštavanje. U većini poslovnih sistema, donosioci odluka koriste spreadsheet softver za čuvanje podataka i razne dodatne alate za analizu. Zbog toga, ima smisla inkorporirati koncepte poslovne inteligencije i alate za data mining u spreadsheet alate, kao što je Microsoft Excel. Osnovne karakteristike ovakvih alata su: - Podrška za poslovnu inteligenciju - direktno povezivanje na bazu podataka u poslovnom informacionom sistemu ili skladištu podataka. Konekcija je Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 180 perzistentna, što omogućava ažurnost podataka. Data mining analize vrše se korišćenjem servisa za analizu. - Spreadsheet funkcionalnosti - brze kalkulacije, korišćenjem ugrađenih ili korisnički definisanih templejta. - Kvalitetan prikaz rezultata - vizuelizacija podataka korišćenjem različitih grafikona i kreiranje izveštaja pogodnih za štampu. Kvalitetne analize podataka mogu se sprovoditi korišćenjem opcija PivotTable i PivotChart Reports, kao i primenom dodatnih modula koji im ogućavaju data mining analize. 5.3.4 Servisi Veb servis je aplikaciona komponenta dostupna preko otvorenih protokola. veb servisi obezbeđuju tehnološku osnovu za postizanje interoperabilnosti između aplikacija koje koriste različite softverske platforme, operativne sisteme i programske jezike [127]. Pod veb servisima se podrazumevaju aplikacije koje su raspložive na mreži, odnosno resursi koji se adresiraju primenom URL-a i koji vraćaju informacije korisnicima koji ih koriste. Glavni komunikacioni protokol je SOAP, koji definiše način zapisa informacija unutar XML poruka, u svrhu komunikacije distribuiranih aplikacija preko mreže, koristeći Internet protokole za prenos poruka (najčešce HTTP), tj. XML preko HTTP-a. Osnovni pokretač ovih promena je XML, koji kroz svoju jednostavnost omogućuje praktičnu nezavisnost aplikacija i sistema jer je razumljiv i za čoveka i za mašinu. Set veb servis protokola stalno se razvija i koristi se za definisanje, otkrivanje i implementiranje veb servisa. Osnova ovih protokola leži u sledećim nivoima: - Service Transport: Ovaj nivo je odgovoran za prenos poruka između aplikacija i u njega su trenutno uključeni HTTP, SMTP, FTP, i novi protokoli kao što je BEEP - Blocks Extensible Exchange Protocol. - XML Messaging: Ovaj nivo je odgovoran za razumevanje poruka za razmenjivanje koje se implementiraju u XML formatu i trenutno se koristi XML-RPC (XML – Remote Procedure Call) i SOAP (Simple Object Access Protocol). Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 181 - Service Description: Ovaj nivo definiše javni interfejs za određeni veb servis, i trenutno se opisuje kroz WSDL (Web Service Description Language). - Service Discovery: Ovaj nivo je odgovoran za centralizovanje servisa u zajednički i jedinstveni registar koji obezbeđuje jednostavno objavljivanje i pronalaženje servisa. Otkrivanje servisa trenutno se obrađuje kroz UDDI (Universal Description, Discovery and Integration). - Pored pomenutih, set sadrži nove protokole koji se još razvijaju, uključujući WSFL (Web Services Flow Language), SOAP-DSIG (SOAP Security Extensions: Digital Signature) i USML (UDDI Search Markup Language). - Nije potrebno razumeti kompletan set protokola da bi se radilo sa veb servisima. Ukoliko se znaju osnove HTTP-a, dovoljno je započeti sa XML Messaging nivoom. Servisi za geografsko lociranje korisnika Navedeni servis omogućava optimizovanje korišćenja mrežnih resursa primenom redirekcije i automatskim usmeravanjem i pozicioniranjem korisnika na lokacije sa traženim sadržajima koji su geografski najbliži. Mogućnost indeksiranja sadržaja dislociranih file servera povezanih u DFS strukturu i prikaza linkova ka dokumentima koja se nalaze na njima funkcionalnost je koja omogućava da se klikom na link koji se nalazi na portalu, pristupi željenom dokumentu koji se nalazi na nekoj drugoj fizičkoj lokaciji, file serveru. Korisnici relativno često imaju potrebu za pristupom određenim lokacijama na kojima se nalaze velike količine dokumenata različitih formata i različitog kapaciteta, kao što su: elektronske knjige, prezentacije, video klipovi i sl. Jedan od servisa portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, slika 51, omogućava geografsko lociranje korisnika i njegovo automatsko usmeravanje na najbližu lokaciju sa koje se ti dokumenti mogu preuzeti. Na taj način se postiže veća brzina preuzimanja i razmene dokumenata, a ujedno se postižu i velike uštede u mrežnom saobraćaju. Preduslov je da se na jednom centralnom serveru izvrši ažuriranje dokumenata, a da se na više ključnih lokacija izvrši replikacija između definisaniih servera, koja se obavlja tokom noći, kada su mrežni resursi rasterećeni. Obično, ovakvi dokumenti, nisu podložni trenutnom Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 182 ažuriranju, te je dinamika njihovog ažuriranja i distribucije na nivou jednog dana zadovoljavajuća. Definisanje najbliže lokacije moguće je uraditi prema raznim parametrima: - na osnovu veze username-a (korisničkog imena) korisnika i njegove pripadnosti određenoj organizacionoj celini koja se nalazi na određenoj geografskoj lokaciji; - na osnovu Internet Protocol (IP) adrese računara na kome je ulogovan (prijavljen) konkretni korisnik i njegove pripadnosti određenoj organizacionoj celini koja se nalazi na određenoj geografskoj lokaciji. Slika 51: Distribucija velikih dokumenata - geografski aspekt Servis za sinhronizaciju Servis pruža mogućnost sinhronizacije svih bitnih dokumenata između portala za inteligentno upravljanje dokumentima i lokalnog računara. Ova mogućnost obezbeđuje offline režim rada računara i autonomiju korisniku da obavlja svoj posao i kada njegov računar nije povezan na intranet mrežu. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 183 Servis za automatsko preuzimanje informacija Mogućnost automatskog preuzimanja informacija sa lokacija portala koje su korisniku bitne. Umesto da korisnik posećuje različite stranice portala kako bi video da li se na njima pojavila nova vest ili članak, ima mogućnost da, ne trošeći vreme na traženje svake vesti posebno, pravovremeno dobije sve vesti koje želi i to na jednom mestu, koristeći RSS (Really Simple Syndication - veoma jednostavno povezivanje). Na slici 52 je prikazan način registracije na RSS Feed i sinhronizacija informacija. Slika 52: RSS Feed - registracija i sinhronizacija informacija Korisnici portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima po default-u imaju definisani prijem RSS Feed-ova sa sledećih lokacija: - korporacijske novosti; - novosti pripadajuće organizacione celine; - biblioteke dokumenata; - dokumenti pripadajuće organizacione celine. Servis za izbor prikaza sadržaja Prema interesovanjima i prema nivou znanja, može se izvršiti kategorizacija korisnika u tri grupe [147]: 1. Korisnike kojima je problem korišćenje računara, stariji ili hendikepirani korisnici. U njihovom slučaju potrebno je obezbediti prikaz samo najbitnijih Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 184 sadržaja, odnosno prikaz minimale količine podataka, uz jednostavnu navigaciju. 2. Korisnike koji su početnici u korišćenju računara, ali su sposobni da se tokom vremena osposobljavaju za viši korisnički nivo. Takvim korisnicima je potrebno obezbediti prikaz podataka koji im omogućava komforno i kompletno obavljanje poslova, ali bez potrebe da se sa njihove strane dodatno vrši neko podešavanje ili da se od njih očekuje inicijativa u smislu izbora dodatnih funkcionalnosti koje sistem omogućava. 3. Korisnike eksperte, napredne korisnike računara, koji žele da izvuku maksimum informacija na jednom mestu, uz mogućnost samostalnog izbora elemenata, servisa i podataka koji će im biti prikazani. Servisi za komunikaciju i saradnju Zajedničko učešće u poslovnim procesima kao i kreiranje i razmena elektronskih dokumenata podrazumeva i kreiranje odgovarajućih mehanizama saradnje i komunikacije. Korisnici su u poslovnom procesu zainteresovani da budu u komunikaciji sa kolegama na istom poslu, kao i sa poslovodstvom odgovornim za realizaciju tih poslova, kako bi što bolje i brže realizovali posao. Saradnja između poslovodstva i korisnika može se realizovati na različite načine, sinhronom i asinhronom komunikacijom, kao što su elektronska pošta, audio i video konferencije, čet, forumi itd. Takođe, korisnici na isti način mogu komunicirati međusobno, kako bi realizovali zadate poslove i iskoristili sve prednosti rada u grupi. Načini komuniciranja učesnika u procesu elektronske razmene dokumenata prikazani su na slici 53 [25]: Komunikacija Razmena poruka Saradnja Telefon Glasovna pošta Video konferencije Elektronska pošta Čet Forum Instant poruke Iniciranje Upravljanje prisustvom Integracija kanala komunikacije Postavljanje video konferencija Kalendar Radionice Deljene aplikacije Forum Slika 53: Komunikacija u procesu elektronske razmene dokumenata Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 185 Razmena poruka obuhvata različite vrste komunikacije, kao što su pošta, glasovna pošta, e-mail, faks itd. Efikasan sistem za razmenu poruka neophodan je za dobru komunikaciju i za saradnju učesnika u poslovnim procesima na daljinu. Saradnja u poslovnim procesima na daljinu podrazumeva međusobnu interakciju dislociranih korisnika. Iako korisnici mogu da budu geografski dislocirani, rad u grupama i kroz međusobnu interakciju najčešće dovodi do boljih rezultata. Osnovni servisi za komunikaciju i saradnju prema vremenu interakcije prikazani u su tabeli 12. Tabela 12: Servisi za komunikaciju i saradnju prema vremenu interakcije SERVISI Tip interakcije Komunikacija Kolaboracija V re m e in te ra k ci je Isto - Telefonija - Instant poruke - Veb konfernecije - Deljene prezentacije Promenljivo - Elektronska pošta - RSS - SMS - Biblioteke dokumenata - Wiki - Diskusioni forumi - Blog Neki od ovih servisa, kao što su forumi, biblioteke dokumenata, RSS i wiki ugrađeni su u SharePoint 2010, tako da su oni već integrisani u veb portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima, koji se zasniva na ovoj platformi. Servisi za komunikaciju i saradnju treba da budu podržani nizom zajedničkih funkcija koje uključuju: - upravljanje kontaktima; - upravljanje metapodacima; - pretraga; - prijavljivanje i sindikacija. Servisi za upravljanje dokumentima Na osnovu servisa za upravljanje dokumentima u veb portal su ugrađeni posebni moduli koji mogu prikazivati i upravljati dokumentima i podacima u njima. U tom smislu, Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 186 portal pruža mogućnost za bezbedniji rad, veću kontrolu nad podacima i veću pouzdanost, skalabilnost i dostupnost dokumenata. Glavne prednosti koje nudi ovaj pristup su: - Centralizovano upravljanje dokumentima – fajlovi su smešteni na portalu (serveru). Na taj način svi korisnici pristupaju aktuelnoj verziji. Funkcionalnosti portala, poput upravljanja sadržajem, radnih tokova i kontrole verzija, sprečavaju neautorizovani pristup, menjanje i postavljanje više različitih verzija. - Podrška saradnji – fajlovi se mogu integrisati sa dashboard veb stranicama. - Iskorišćenje postojeće poslovne logike – u zavisnosti od formata, podaci iz dokumenata mogu biti direktno dostupni za integraciju sa drugim aplikacijama putem veb servisa. - Visok nivo dostupnosti i performansi sistema – s obzirom na to da se dokumenti nalaze na serveru, moguće je primeniti razne serverske tehnologije za pouzdaniji rad (veb farme, load-balancing, firewall itd.) S obzirom na integraciju sa portalom, na raspolaganju su i funkcionalnosti za upravljanje radnim tokovima. U okviru svakodnevnog poslovanja, autori moraju upravljati svojim dokumentima, a često više autora radi na istom dokumentu. Dokumenti se moraju, takođe često, ažurirati i ove izmene po pravilu moraju odobriti drugi korisnici. U okviru modula - biblioteka dokumenata, gde se i smeštaju datoteke, moguće je da svaki korisnik odjavi (zaključa) datoteku dok radi na njoj i nakon toga da je prijavi (otključa). Sistem beleži i sve verzije jednog fajla (ukoliko je opcija uključena), tako da je moguće analizirati istoriju izmena. Takođe, moguće je upravljati ciklusom trajanja svake pojedinačne datoteke, gde postoji opcija da se dokumenti nakon određenog datuma ili perioda automatski uklanjaju. Biblioteke dokumenata u okviru portala podržavaju i radni tok odobravanja dokumenata. U okviru ovog scenarija, kada autori postave dokument, on nije automatski dostupan svim korisnicima na uvid. Nadležna osoba može pogledati dokument i nakon odobravanja (ažurira se jedno polje u tabeli - indikator statusa) datoteka postaje vidljiva i za ostale korisnike. Moguće je definisati i druge radne tokove Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 187 gde se, na primer automatski šalje elektronska poruka do svih osoba koje treba da odobre dokument. Servisi za upravljanje korisničkim nalozima Problem koji se javlja u distribuiranim i heterogenim sistemima jeste pitanje autentikacije i autorizacije. U okviru sistema adaptivnog upravljanja elektronskim dokumentima često postoje različiti sistemi bezbednosti. U cilju prevazilaženja ove prepreke na portalu korišćen je SSO (Single-Sign-On) sistem koji upravlja korisničkim nalozima, skladišti ih i mapira ID korisnika portala u određeni nalog eksternog sistema. Na ovaj način korisnik se prijavljuje na sistem samo jednom i ne mora voditi računa o autentikaciji prema eksternom sistemu. Kao glavna baza podataka o korisnicima koristi se LDAP. Korišćenjem LDAP operacija moguće je vršiti upite nad podacima, ažurirati sadržaj i koristiti opcije za autentikaciju korisnika. Podaci koji se mogu čuvati u LDAP direktorijumu uključuju, između ostalog i informacije o korisničkim nalozima, računarskim nalozima, korisničkim grupama i dr. Servisi za upravljanje korisničkim nalozima pružaju sledeće aspekte bezbednosti: - identifikacija - potvrda da je suprotna strana (mašina ili osoba) stvarno ona koja tvrdi da jeste; - integritet - potvrda da je informacija koja je stigla ista kao i ona koja je poslata; - poverljivost - zaštita od otkrivanja informacija šifrovanjem podataka za one kojima nisu namenjeni; - autorizacija - uveravanje da je korisniku stvarno dozvoljeno da radi ono što zahteva. To se obično proverava posle identifikacije. Autorizacija se postiže dodeljivanjem kontrola pristupa, poput čitanja, pisanja i brisanja, korisničkim identifikacijama ili opštim imenima resursa kojima se pristupa. Servisi za izveštavanje Servisi za izveštavanje omogućavaju uvid u stanje nekog poslovnog procesa adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima u odnosu na postavljeni cilj. Servisima za izveštavanja se pristupa korišćenjem odgovarajućeg veb modula. Ovi moduli se mogu Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 188 nalaziti u okviru veb portala, i mogu se integrisati u druge aplikacije adaptivnog upravljanja e-dokumentima. Svim podacima i informacijama na portalu može se pristupiti i putem veb servisa, tako da se bilo koja nova aplikacija u sistemu može povezati, može preuzeti potrebne informacije i prikazati ih u okviru svog sistema. Podatke je moguće publikovati i korišćenjem RSS tehnologije. Tako, na primer, korisnici mogu da se povežu na RSS izvore i svakog trenutka prilikom provere elektronske pošte mogu dobiti informacije o aktivnostima u poslovnom sistemu. Veb portal omogućava kreiranje više tipova izveštaja: - izveštaji na osnovu podataka sa portala – ukoliko određene liste (moduli) na portalu sadrže stavke koje se mogu agregirati (brojanje, sumiranje, procenat), stavke koje su deo radnih tokova (workflow), ili stavke koje sadrže datume, moguće je definisati odgovarajuće izveštaje, za npr. praćenje statusa realizacije pojedinih poslovnih procesa; - izveštaji na osnovu podataka iz skladišta podataka – Izveštaji se mogu kreirati na analitičkom OLAP serveru i nakon registrovanja konekcija na samom portalu svaki korisnik sa neophodnim pravima pristupa može pristupiti OLAP bazi i izabrati podatke za prikaz na portalu. Podaci dobijeni u izveštajima mogu se dalje filtritati po različitim kriterijumima. Filteri omogućavaju prikaz podskupa podataka koji su od interesa za analizu. U okviru veb portala postoji više modula za filtriranje koji omogućavaju izbor jedne ili više vrednosti za filtriranje sadržaja na veb stranici. Na primer, postoji mogućnost za filtriranje sadržaja po korisniku (na osnovu autorizacije), po projektu, po organizacionoj jedinici i sl. Radi efikasnijeg i konzistentnijeg rada sa izveštajima kreirana je posebna biblioteka dokumenata sa specifičnim funkcijama. Ovakav vid integracije pruža sledeće pogodnosti: - konzistentni korisnički interfejs; - smeštanje izveštaja u standardne biblioteke, dokumenata gde se mogu koristiti funkcije poput radnih tokova, verzija i saradnje; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 189 - izveštaji i svi prateći resursi su smešteni u bazi podataka portala i automatski se sinhronizuju sa izveštajima koji se nalaze na serveru za izveštavanje; - jedinstveni sistem bezbednosti jer se izveštaji tretiraju kao bilo koji drugi dokument; - mogu se kombinovati sa modulima za filtriranje koji postoje na portalu. Dozvole za pristup izveštajima mogu se definisati na nivou modula (biblioteke dokumenata), foldera i pojedinačnih stavki. Kada se dokument postavi na portal, postaje dostupan korisnicima. Osnovne opcije za upravljanje izveštajima su: - pregled svojstava – osnovni podaci o izveštaju, kategorije, relevantni datumi, odobrenja, itd.; - izmena svojstava – na primer, moguće je konfigurisati određena svojstva kao obavezna, tako da su korisnici u obavezi da unesu sve potrebne metapodatke; - upravljanje dozvolama – moguće je precizno odrediti ko i sa kojim ovlašćenjima može pristupati izveštajima; - brisanje – standardna funkcionalnost za uklanjanje izveštaja. Svi obrisani dokumenti se smeštaju u virtuelnu korpu za brisanje koja u stvari smešta dokumente u posebnoj tabeli baze podataka; - upravljanje prijavama – korisnici mogu da se prijave i da automatski budu obavešteni kada se desi određena promena podataka koje prikazuje izveštaj (odmah, dnevno, nedeljno); - upravljanje izvorima podataka – mogućnost da se izabere izvor podataka za izveštaj; - upravljanje parametrima – funkcionalnost za upravljanje vrednostima za sve parametre koji se prosleđuju u izveštaju; - upravljanje opcijama za obradu – opcije kojima se podešava izvršavanje izveštaja i dopušteni vremenski okvir za izvršavanje; - slanje izveštaja na drugu lokaciju na portalu; - prijava/odjava izveštaja, čime se obezbeđuje nesmetan rad sa stavkama; - objava verzije izveštaja – u slučajevima kada se izvrše veće izmene, može se označiti broj verzije, kako bi ostali korisnici imali bolji uvid; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 190 - Obaveštenja – korisnici mogu da se prijave za automatsko obaveštenje o izmenama same definicije izveštaja. 5.3.5 Veb portal Glavni cilj veb portala je da obezbedi odgovarajući sadržaj. Sadržaj informacija koji je dostupan korisnicima sistema unutar portala neograničen je i predstavlja rezultat njegovog dizajna kao standardne veb aplikacije i naprednih mogućnosti pristupa informacijama putem standardizovanih veb servisa [54]. Interfejs portala je lak za korišćenje i omogućuje korisnicima dobro organizovan i personalizovan pogled na sve kritične informacije. Konceptualni izgled početne stranice portala prikazan je na slici 54 [19]. Logotip Naziv aktivne stranice Servis za pretraživanje Korisničko ime i prezime Fotografija korisnika Horizontalni meni Vertikalni meni Pozivanje aplikacija Slika Kalendar događaja Podaci za kontakt - e-mail adresa Novosti Posebno izdvajamo Servisi Slika 54: Komponente početne stranice portala Organizacija veb portala jednostavna je i laka za konfiguraciju i ne zahteva posedovanje znanja i veština u kreiranju veb portala niti alata namenjenih potrebama njegovog dizajna. Portal je projektovan radi opštosti, mogućnosti proširenja i nadogradnje, kao i Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 191 centralizovane administracije [19]. Pojedine delove portala moguće je kreirati po želji, čime je omogućena lakoća integracije sa drugim poslovnim aplikacijama, izveštajima i resursima. Veb portal omogućuje organizaciju jedinstvene veb aplikacije u vidu višestrukih prikaza (multiview) koji mogu da sadrže jedan ili više veb delova ekrana (veb parts). Delove je moguće snimiti, modifikovati, dodavati, ili uklanjati iz definisanih prikaza aplikacije i mogu se posmatrati kao nezavisne komponente koje obuhvataju različite veb sadržaje. Pristupni panel predstavlja logički grupisane direktorijume i pridružene linkove koji su dostupni određenim grupama korisnika sistema. Omogućuju ujedinjavanje objekata unutar portala u grupe međusobno povezanih informacija [65]. Veb portal treba da poseduje napredne osobine pretraživanja sadržaja aplikacije na osnovu ključnih reči, animacija, izveštaja, ili nekih drugih korisničkih aplikacija koje su integrisane unutar portala [66]. Portal predstavlja početnu tačku, prolaz ili glavni ulaz ka drugim resursima na Internetu ili na intranetu. Portali omogućuju efikasniji pristup informacijama i aplikacijama, bolju saradnju sa klijentima, smanjuju troškove obuke zaposlenih, komunikaciju čine jednostavnijom. Svojim korisnicima najčešće pružaju mogućnost personalizacije. Oni su projektovani da koriste distribuirane aplikacije, različita okruženja srednjeg sloja i hardvera, kako bi omogućili servise iz različitih izvora [95]. Ključne funkcionalnosti portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima sa stanovišta korisnika su [154]: - Upravljanje dokumentima i vestima – korisnici objavljuju vesti vezane za različite aktivnosti. Istovremeno, omogućeno je postavljanje, ažuriranje i pregled dokumenata. Korisnici mogu definisati različite nivoe pristupa i dozvola nad dokumentima. - Međusobna komunikacija i saradnja podržana različitim servisima. Omogućena je komunikacija na nivou grupe, organizacione celine ili lično. - Upravljanje načinom prezentacije organizacionih celina ili projekata – način na koji se određeni poslovni deo preduzeća predstavlja. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 192 - Pristup podacima za realizaciju poslovnih procesa sa različitih izvora podataka i servisa. - Pristup finansijskim podacima i ostalim administrativnim podacima – korisnicima je omogućen pristup izveštajima o poslovanju, realizovanim planovima, novčanim nadoknadama, pravilnicima itd. - Opšte vesti i informacije –mogućnost pristupa informacijama i vestima iz različitih internih ili eksternih izvora. - Pristup dokumentima – korisnicima su na raspolaganju različiti dokumenti vezani za obavljanje poslova (dopisi, pravilnici, izveštaji, formulari i sl.). - Komunikacija i kolaboracija – komunikacija na nivou grupa, organizacionih celina, projektnih timova, diskusioni forumi, pomoć pri korišćenju servisa i aplikacija. - Upravljanje sadržajima – korisnicima je omogućeno upravljanje prikazom elemenata pojedinih sadržaja (novosti, materijali, dodatni moduli i servisi). Ovo je jedna od najvažnijih funkcionalnosti jer se ključni delovi poslovnog procesa odvijaju u okviru organizacionih celina, korisnici pristupaju dokumentima, diskusijama na forumu i komuniciraju sa ostalim učesnicima. - Virtuelna kancelarija – korisnici su povezani sa informacionim sistemom korisničke službe, tako da mogu pratiti sve relevantne informacije, proveravati statuse i servise određenih aplikacija i sl. - Razvoj karijere – infromacije o potencijalnim poslovima, prijavljivanje na interne konkurse, kreiranje CV dokumenata i sl. - Pristup različitim izvorima podataka i aplikacijama. - Pregled aktuelnih aktivnosti u okviru preduzeća – projekti, značajni datumi, sastanci i sl. Konceptualni izgled početne stranice portala za administratore portala prikazan je na slici 55. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 193 Logotip Naziv aktivne stranice Servis za pretraživanje Korisničko ime i prezime Fotografija korisnika Horizontalni meni Vertikalni meni Pozivanje aplikacija Slika Kalendar događaja Podaci za kontakt - e-mail adresa Novosti Posebno izdvajamo Servisi Servisi za administratore Dokumentacija Korisnički zahtevi Izveštaji Slika 55: Konceptualni izgled početne stranice portala za administratore Na slici 56 dat je prikaz pristupa korisnika veb portalu putem različitih uređaja (desktop računar, laptop računar, tablet, PDA, smartfon ...) korišćenjem HTTP ili HTTPS komunikacionog protokola. U zavisnosti od vrste uređaja portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima vrši prilagođavanje prikaza sadržaja portala i preko grafičkog interfejsa optimalno prikazuje sadržaj veb portala. Slika 56: Arhitektura prezentacionog sloja portala za inteligentno upravljanje e- dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 194 5.3.6 Upravljanje digitalnim identitetima Specifične funkcije upravljanja, nadgledanja i razvoja veb portala obuhvataju poslove [171]: - administracije korisnika, koja podrazumeva alokaciju korisničkih ID, definisanje korisničkih grupa, podešavanje direktorijuma i personalizaciju; - administracije i nadgledanje sigurnosti portala, što uključuje i sistem pronalaženja uljeza, PKI administraciju i digitalne sertifikate; - menadžmenta sadržaja, uključujući administraciju svih specifičnih baza podataka na portalu; - administracije i kastomizacije alata za saradnju; - praćenja stepena korišćenja i performansi portala, zaključno sa nadgledanjem stepena korišćenja kapaciteta sistema i korisnosti balansiranja posla; - održavanja i finog podešavanja; - održavanja pretraživača; - razvoja funkcionalnosti portala. Jedan od problema u ovom kontekstu jeste definisanje odgovornosti za upravljanje radom portala. Neke od funkcija specifičnih za portale (npr. upravljanje sadržajima) zahtevaju specifične i specijalizovane veštine. Međutim, druge, kao što su sigurnost i administracija korisnika, najčešće su pod nadležnošću osoba koje su zadužene za administraciju mreže i sigurnost u celini. Od veličine IT sektora kompanije i budžeta predviđenog za korporativni portal zavisi i sama mogućnost proširenja, koje se postiže uvođenjem novih operatora u sistem, a koji bi se bavili održavanjem portala. Da bi portal uspešno funkcionisao, neophodno je da postoji dvadesetčetvoročasovno nadziranje i održavanje, što podrazumeva isključivanje mogućnosti kašnjenja u informisanju, gubljenje informacija, privremenu nemogućnost pristupa portalu i ostale neželjene situacije koje ugrožavaju poslovanje kompanije. Na slici 57 prikazan je sloj administracije koji obuhvata upravljanje sigurnošću, administracijom i ulogama. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 195 Sloj upravljanja Sigurnost Administracija Uloge Slika 57: Arhitektura sloja upravljanja na portalu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima 5.3.6.1 Upravljanje sigurnošću Sigurnosni standardi zasnivaju se na principima enkripcije i dekripcije. Enkripcija je proces obrade informacija na takav način da mogu biti pročitane samo od strane primalaca kojima su namenjene, naravno nakon obavljene dekripcije. Nad podacima se vrši matematička enkripcija, tako da budu nečitljivi bilo kome izuzev onima koji poseduju ključ, ili metod za dekripciju. SSL (Secure Sockets Layer) je kreiran u Netscape-u, a 1996. godine unapređen od strane IETF (Internet Engineering Task Force), da bi postao TSL (Transport Layer Security). Ovi standardi su međusobno slični i naizmenično korišćeni. Osnova ovog javnog sistema za kriptovanje je ECC (Elliptic Curve Cryptography), pogodan za mobilno/bežično okruženje. Trenutno najkorišćeniji sistemi kriptovanja, kao što su RSA ili ECC, obezbeđuju ekvivalentan nivo sigurnosti. Security Assertion Markup Language (SAML) standard definiše okruženje za razmenu sigurnosnih informacija između onlajn poslovnih partnera. Razvijen je od strane organizacije OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). Da bi mogli da se razumeju osnovni principi, neophodno je poznavati sledeće ključne koncepte: - Identity Provider je sistem, ili administrativni domen, koji obezbeđuje informacije o subjektu; - Service Provider je sistem, ili administrativni domen, koji zavisi od informacija koje obezbeđuje određeni Identity Provider; - SAML definiše niz mehanizama koji identifikuju odgovarajućeg Service Provider-a. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 196 Rad OASIS-a rezultovao je formulisanjem specifikacije Web Service Security (WSS) koji je predstavio poboljšanja u SOAP slanju poruka, čime je obezbeđen integritet i poverljivost poruka. Specificirani mehanizmi mogu se koristiti za rad sa različitim sigurnosnim modelima i tehnologijama enkripcije. Zavisni su od standarda kao što su SOAP, XML Encryption i XML Signature. Specifikaciju su u aprilu 2002. godine objavili Microsoft, IBM i Verisign, pod nazivom ”WS-Security”. 5.3.6.2 Administracija i upravljanje ulogama Po instalaciji veb portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, potrebno je konfigurisati pristup korisnika portalu. Podaci o korisnicima se nalaze u heterogenim izvorima (LDAP, Active Directory, SQL Server, PostgreSQL), pa je neophodno izvršiti odgovarajuću integraciju. Jedinstvena autentikacija korisnika može se realizovati korišćenjem LDAP protokola i odgovarajućih softverskih rešenja. Softver za integraciju korisničkih naloga od veb poratala dobija informacije o korisniku koji želi da se loguje (korisničko ime i lozinku), a zatim proverava dobijene podatke o klijentu u različitim izvorima podataka. Sekvenca provere korisničkih privilegija prikazana je dijagramom sekvenci na slici 58. Korisnik Web portal LDAP Username, password Username, password Autentifikovani korisnik Autentifikovani korisnik Autentifikacija korisnika Slika 58: Dijagram sekvenci - autentikacija korisnika Za efikasno korišćenje resursa računarske mreže poslovnog sistema neophodno je urediti procese autorizacije i autentikacije. Autorizacija za korišćenje resursa se zadaje implicitno za pojedine grane stabla korisnika (direktorijumsko stablo). Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 197 Korisničke uloge u okviru portala mogu se podeliti na sledeće: - administratori; - korisnici; - poslovodstvo; - ostali. Administratori imaju ulogu u pružanju podrške svim poslovnim procesima primenom portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima. Administratori mogu da upravljaju pojedinim sadržajima u okviru poslovnih procesa, da daju obaveštenja, postavljaju dokumente i da pomažu u radu korisnika. Uloga korisnika predstavlja centralnu korisničku ulogu u modelu portala. Svim korisnicima je omogućen jedinstven pristup biblioteci, resursima, obaveštenjima, dokumentima i drugim sadržajima. Korisnicima su na raspolaganju servisi portala vezani za saradnju i komunikaciju međusobno, kao i sa drugim tipovima uloga na portalu. Poslovodstvo ima pristup dodatnim servisima i informacijama, kao što su različiti izveštaji, dodatne informacije i specifična dokumenta. Mehanizmi adaptacije se mogu primeniti na sve tipove uloga korisnika. Uloga poslovodstva u predloženom modelu portala odnosi se na sve tipove zaposlenih koji imaju neku od upravljačkih uloga: direktori, rukovodioci, šefovi. Ovaj tip korisnika ima najviši nivo privilegija i dopušta pristup i korišćenje skoro svih servisa, izvora i informacija u okviru portala. Poslovodstvo upravlja sadržajem koji se prezentuje korisnicima. Poslovodstvu se stavljaju na raspolaganje aplikacije i servisi za komunikaciju i saradnju. Da bi se omogućila efikasna administracija dodeljivanja ovlašćenja i prava korisnicima i resursima trebalo bi poštovati sledeće preporuke: - sve korisnike sistema koji imaju identične zahteve po pitanju dostupnosti određenih lokacija, ugnezditi u globalnu grupu; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 198 - za svaki resurs kojem korisnici imaju potrebu da pristupaju, kreirati odgovarajuću domensku lokalnu grupu; - domenskoj lokalnoj grupi dodeliti odgovarajuća ovlašćenja nad resursom; - globalnu grupu ugnezditi u domensku lokalnu grupu. Primenom prethodno navedene preporuke, bila bi ispoštovana Microsoft-ova preporuka AGDLP, odnosno ugnježdavanje po sledećem principu: Korisnik -> Globalna grupa -> Domenska lokalna grupa <- Ovlašćenja Preduslov za pojednostavljivanje rada sa grupama u sistemu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima jeste standardizacija imenovanja korisničkih i računarskih naloga i grupa. Primarni posao i prvi korak u cilju uvođenja reda u bilo kojoj organizaciji jeste propisivanje određenih pravila i formi, koje se moraju poštovati kako bi se na što efikasniji način realizovali poslovi. Kada se govori o standardizaciji, otvara se čitava lepeza segmenata u koje je neophodno uvesti standard. Međutim, može se izdvojiti nekoliko segmenata koji su značajani za uvođenje i primenu portal za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, i to: - standardizacija korisničkih naloga. Korisničke naloge, ukoliko ne postoji neki poseban razlog ili zahtev, standardizovati u formi: Ime.Prezime@domain.extension/cc; - standardizacija e-mail adresa. Personalna e-mail adresa, analogno prethodnom predlogu bi imala strukturu: Ime.Prezime@domain.extension/country code. Međutim, ukoliko u svakodnevnoj korespodenciji imamo potrebu za razmenom e-mail- ova između velikog broja organizacionih celina unutar preduzeća, suočavamo se sa problemom oko jednostavnog pronalaženja primalaca e-mail-ova kojima su oni namenjeni. Predlog po pitanju standardizacije imenovanja grupnih e-mail adresa, na primeru jedne organizacione potceline imao bi sledeću strukturu: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 199 ggsssppppp@domain.extension/country code, sa sledećim elementima: · gg - skraćenica grada; · sss - šifra organizacione celine; · ppppp - šifra organizacione potceline; · @ · domain - domen; · extension/cc - ekstenzija ili oznaka države. - Standardizacija računarskih naloga. Standard u imenovanju računara je potrebno uvesti da bi imena na jednostavan i jednoznačan način ukazala na lokaciju, organizacionu pripadnost i na svrhu računara. Sistemom identifikacije i klasifikacije se omogućava lakše pronalaženje informacija uskladištenih na određenoj lokaciji [69][186][116]. - Standardizacija grupa: · Globalne grupe bi se kreirale po sledećem modelu: G_HH_Naziv_GeografskaLokacija sa sledećim elementima: · G - konstantna oznaka globalne grupe; · H - skraćenica organizacione celine u zavisnosti od organizacione hijerarhije; · Naziv - naziv organizacione celine ili funkcije; · GeografskaLokacija - skraćenica oznake grada ili regiona. Na primer, globalna grupa organizacione celine pod nazivom Direkcija za kadrove u Beogradu imala bi sledeći naziv: G_D_Kadrovi_BG · Domenske lokalne grupe bi se kreirale po sledećem modelu: DL_Naziv_GeografskaLokacija_Pravo sa sledećim elementima: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 200 · DL - konstantna oznaka domenske lokalne grupe; · Naziv - naziv resursa; · GeografskaLokacija - skraćenica oznake grada ili regiona; · Pravo - nivo ovlašćenja koje se dodeljuje grupi. Na primer, domenska lokalna grupa resursa baze podataka u Novom Sadu, koja bi imala najviši nivo ovlašćenja, (Full Control) imala bi sledeći naziv: DL_Baza_NS_FC Hijerarhijska struktura korisničkih naloga prikazana je na slici 59. Klasteri OC RM Služba 1 User 1 User n Služba n User 1 User n Sektor 1 Direkcija Služba 1 Služba n Sektor n User 1 User n User 1 User n RJ PS JPM Users Služba 1 Users Služba n RM 1 RM n Users Users Users Users User OC/RM 1 User OC/RM n OC/RM Users Users Uloga 1 Users Uloga n Projekat 1 Users Uloga 1 Users Uloga n Projekat n Projekti Ad hoc Posao 1 Posao n Users Users Users Users Preferencije Preferencija 1 Preferencija n Users Users Users Users Slika 59: Hijerarhijska struktura korisničkih naloga 5.3.7 Standardizacija elektronskih dokumenata - metapodaci Uvođenje standardnog dokumenta kao osnove za poslovnu korespodenciju obezbeđuje uniformnost, kako u smislu izgleda, formata zapisa, tako i sadržine metapodataka (atributa) svakog zvaničnog dokumenta unutar preduzeća. Nakon uvođenja standardnog dokumenta i upotrebe elektronskog sertifikata (potpisa, overe), moguće je propisivanje jedinstvenih procedura i pravila za poslovnu razmenu elektronskih dokumenata. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 201 Set predefinisanih podataka u navedenim dokumentu odnosi se na podatke u vezi sa: - podacima o organizacionoj celini iz koje potiču dokumenti; - podacima o organizacionoj celini kojoj se dokument upućuje; - datumom i vremenom kreiranja dokumenta; - delovodnim ili arhivskim brojem (ukoliko je to u preduzeću definisano kao potreba); - delom tipskog, standardnog predmeta, naslova, u zavisnosti od vrste dokumenta; - delom tipskog, standardnog teksta u zavisnosti od vrste dokumenta; - podacima o dokumentaciji koja je u prilogu, ukoliko taj, osnovni, dokument podrazumeva obaveznost priloga; - podacima potpisnika dokumenta kao što su: titula, ime, prezime, zvanje, funkcija. Pored prethodno navedenih podataka vidljivih u samom dokumentu, moguće je obezbediti i set predefinisanih podataka koji su upisani u metapodatke tih dokumenata. Metapodaci (atributi) standardnog dokumenta – file properties su podaci koje je neophodno upisati da bi se olakšalo pronalaženje i ažuriranje dokumenta i čine ih: - Subject: detaljan opis sadržaja dokumenata sa datumom i delovodnim brojem. Delimično se automatski popunjava preuzimanjem datuma i delovodnog broja iz dokumenta. - Title: naslov dokumenta, predmet dokumenta. Delimično se automatski popunjava preuzimanjem naziva predmeta iz dokumenta. - Tags: ključne reči, koje bi trebalo da sadrže neke važne reči po kojima bi se moglo vršiti pretraživanje, pri čemu su te reči odvojene simbolom tačka i zarez. Delimično se automatski popunjavaju na osnovu vrste i namene dokumenta. - Comments: ukoliko osnovni dokument ima svoje priloge, onda se u ovom polju taksativno navodi spisak dokumenata koji su prilog osnovnom dokumentu. - Categories: sadrži informaciju o bližoj pripadnosti određenoj oblasti, organizacionoj celini, nekom projektu ili slično. Na osnovu ove informacije sloj poslovne inteligencije može da vrši: raspoređivanje, usmeravanje, slanje dokumenta po određenim pravilima ili definisanom workflow-u. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 202 - Company: naziv preduzeća. Ovo polje se automatski popunjava. - Manager: ime i prezime osobe koja je nadređena autoru dokumenta. Ovo polje se automatski popunjava upitom u hijerarhiju organizacionih celina i radnih mesta u preduzeću. - Author: ime i prezime autora sa punim nazivom organizacione celine/potceline. Ovo polje se automatski popunjava autentikacijom korisnika. - Last Modified By: ime i prezime korisnika koji je izvršio poslednju izmenu sa punim nazivom organizacione celine/potceline. Ovo polje se automatski popunjava autentikacijom korisnika. - Hyperlink Base: opciono može da sadrži link na lokaciju koja bliže opisuje problematiku koja se odnosi na sadržaj elektronskog dokumenta. Elementi službenog dopisa su prikazani na slici 60: Prostor namenjen za logotip Prostor namenjen za delovodni broj i datum Prostor namenjen za informacije o pošiljaocu Prostor namenjen za primaoca Prostor namenjen za tekst Prostor namenjen za podatke potpisnika Prostor namenjen za naslov predmeta Prostor namenjen za prilog Slika 60: Raspored obaveznih polja standardizovanog dopisa Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 203 1. Logo preduzeća je smešten u gornjem levom uglu i poravnat je sa levom marginom. Logo je usaglašen sa grafičkim standardom preduzeća. 2. Adresni podaci pošiljaoca ispisuju se u desnom gornjem uglu dopisa, poravnato po sredini, a čine ih sledeće elementi: - naziv preduzeća - ispisuje se malim podebljanim slovima; - naziv organizacione celine - ispisuje se malim podebljanim slovima, sa velikim početnim slovom; - naziv organizacione potceline - ukoliko postoji, ispisuje se malim podebljanim slovima, takođe sa velikim početnim slovom; - adresa pošiljaoca - sastoji se od naziva mesta bez poštanskog koda, ulice i broja, a ispisuje se u nizu malim slovima, sa velikim početnim slovom; - broj telefona, faksa i e-mail adresa - ispisuju se u nizu malim slovima. 3. Delovodni broj službenog dopisa - ispisuje se malim podebljanim slovima. 4. Tekući datum koji se ispisuje malim slovima u formatu: 31. januar 2012. godine (u datumima od 1 do 9 ne stavlja se 0, već se pišu kao jednocifreni brojevi, sa tačkom iza cifre). 5. Inicijali lica koje piše dopis i incijali lica koje parafira dopis razdvojeni razlomačkom crtom, pišu se velikom slovima. 6. Adresni podaci primaoca odvajaju se sa dva reda razmaka od zaglavlja dopisa, ispisuju se poravnato uz desnu marginu dopisa, a sastoje se od: - naslova – organizaciona celina primaoca, ispisuje se velikim podebljanim slovima; - podnaslova – organizaciona potcelina primaoca; - adresnih podataka primaoca – mesta, ulice i broja (opciono broj faksa, ukoliko se šalje faksom ili e-mail ukoliko se šalje elektronskom poštom). 7. Oznaka predmeta ispisuje se velikim podebljanim slovima, poravnato uz levu marginu dopisa, na rastojanju dva prazna reda od adrese primaoca. U nastavku se podebljanim malim slovima ispisuje predmet dopisa. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 204 8. Oznaka veze dopisa ispisuje se velikim slovima ispod oznake predmeta. U nastavku se malim slovima ispisuju podaci o vezi dopisa sa delovodnim brojem i datumom. 9. Tekst sadržaja se ispisuje malim slovima na rastojanju od jednog praznog reda obostrano poravnato. Svaki paragraf počinje sa uvučenim novim redom, a između paragrafa se ne umeću prazni redovi. Ukoliko se u tekstu vrši nabrajanje, obavezno je koristiti ili redne brojeve (arapske cifre sa tačkom iza) ili crticu (-), en dash. 10. Podaci o potpisniku dopisa se upisuju ispod teksta u desnom uglu: - funkcija potpisnika dopisa ispisuje se velikim slovima u donjem desnom uglu, na rastojanju od dva prazna reda; - ime i prezime potpisnika kuca se malim slovima, nakon čega se ispisuje zarezom odvojena titula. 11. Oznaka priloga se ispisuje velikim slovima poravnato uz levu marginu dopisa, u redu sa funkcijom potpisnika dopisa, nakon čega se u listi nabrajanja ređaju prilozi. U disertacije su dati sledeći prilozi koji se odnose na navedene primere: - prilog 1 u kome je prikazan standardizovani dokument internog dopisa; - prilog 2 u kome je prikazan standardizovani dokument eksternog dopisa; - prilog 3 u kome je prikazan standardizovani dokument naredbe; - prilog 4 u kome je prikazan standardizovani dokument odluke/rešenja; - prilog 5 u kome je prikazan standardizovani dokument ugovora; - prilog 6 u kome je prikaz standardizovanih stilova u dokumentu. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 205 5.4 MODEL POSLOVNIH PROCESA 5.4.1 Model povezanosti poslovnih korisnika, procesa i tokova informacija U velikim poslovnim sistemima, koji poseduju razgranatu organizacionu i funkcionalnu strukturu, zaposleni svakodnevno obavljaju veliki broj poslovnih procesa različitih namena. Realizacija poslovnih procesa je usko povezana sa interakcijom velikog broja učesnika koji razmenjuju veliki broj informacija i dokumenata koristeći informacione sisteme bazirane na Internet tehnologijama i na elektronskom poslovanju. Sprega korisnika kao i tokovi informacija i elektronskih dokumenata u velikom poslovnom sistemu prikazana je na slici 61. OC2 E-MAIL SERVER OC1 OCnOC3 PORTAL PUBLIKOVANJE REPLIKOVANJE RAZMENA DOKUMENATA RAZMENA INFORMACIJA UPIT ODGOVOR LEGENDA DOKUMENT VELIKA DOKUMENTA INFORMACIJE VERIFIKACIJA UPIT HTML STRANA SA/BEZ LINKOVA BAZE PODATAKA PORTAL PORTAL ZAPOSLENI VERIFIKATOR (RUKOVODIOC) ORGANIZACIONA CELINA LINK SERVERI FS OC Slika 61: Model tokova informacija i e-dokumenata Dekompozicijom modela tokova informacija i e-dokumenata i korišćenjem adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima u velikim poslovnim sistemima, dolazimo do nivoa organizacionih celina poslovnog sistema, kao i do nivoa pojedinačnih korisnika. Na slici 62 je prikazana saradnja korisnika koji pripadaju određenim organizacionim Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 206 celinama kao i prikaz tokova razmene informacija i elektronskih dokumenata. Karakteristično za ovu sliku je i to što se na njoj može videti i najniži nivo stranice, personalni sajt (my site) koji pripada pojedinačnom korisniku i koji je po pitanju personalizacije potpuno u njegovoj nadležnosti. Pored mogućnosti korišćenja prikazanog modela, koji se odnosi na organizacione celine, navedeni model je moguće primeniti i u slučajevima kada se radi o projektnim timovima ili timovima koji se formiraju radi obavljanja ad hoc poslova. PORTAL MY PAGE E-mail server PORTAL GRUPE N GRUPA N Grupa 3 Grupa NGrupa 2Add ZAPOSLENI E-MAIL SERVER UPIT HTML STRANA SA/BEZ LINKOVA PUBLIKOVANJE RAZMENA INFORMACIJA UPIT ODGOVOR GRUPA LEGENDA LINK PORTAL PORTAL PORTAL GRUPE Slika 62: Model dela portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima na nivou organizacione potceline i pojedinačnog korisnika Na slici 63 je prikazan odnos između poslovnih funkcija i poslovnih procesa. Svaka poslovna funkcija se sastoji iz određenog, varijabilnog broja aktivnosti. Poslovni procesi, sa druge strane mogu se obavljati u okviru jedne ili više aktivnosti unutar jedne funkcije. Takođe, pojedini poslovni procesi se prožimaju kroz više aktivnosti različitih funkcija, sprežući izlalzne rezultate pojedinih aktivnosti sa ulaznim vrednostima za aktivnosti drugih funkcija. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 207 FUNKCIJA 1 AKTIVNOST 1 AKTIVNOST 2 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 6 AKTIVNOST 7 AKTIVNOST 8 AKTIVNOST 9 AKTIVNOST 10 AKTIVNOST 11 AKTIVNOST 12 AKTIVNOST N FUNKCIJA 2 AKTIVNOST 1 AKTIVNOST 2 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 6 AKTIVNOST 7 AKTIVNOST 8 AKTIVNOST 9 AKTIVNOST 10 AKTIVNOST 11 AKTIVNOST 12 AKTIVNOST N FUNKCIJA 3 AKTIVNOST 1 AKTIVNOST 2 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 6 AKTIVNOST 7 AKTIVNOST 8 AKTIVNOST 9 AKTIVNOST 10 AKTIVNOST 11 AKTIVNOST 12 AKTIVNOST N FUNKCIJA 4 AKTIVNOST 1 AKTIVNOST 2 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 6 AKTIVNOST 7 AKTIVNOST 8 AKTIVNOST 9 AKTIVNOST 10 AKTIVNOST 11 AKTIVNOST 12 AKTIVNOST N FUNKCIJA N AKTIVNOST 1 AKTIVNOST 2 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 6 AKTIVNOST 7 AKTIVNOST 8 AKTIVNOST 9 AKTIVNOST 10 AKTIVNOST 11 AKTIVNOST 12 AKTIVNOST N WF 1 WF 2 WF N Slika 63: Opšti model relacija poslovnih procesa i poslovnih funkcija Na osnovu opšteg modela, moguće je prikazati neke univerzalne poslovne procese koji se pojavljuju u svim poslovnim sistemima kao što su: - poslovni proces zakazivanja i realizacije poslovnog sastanka; - poslovni proces zadavanja i realizacije radnog zadatka; - poslovni proces izveštavanja; - poslovni proces distribucije informacija. Na slici 64 je prikazan model sprege navedenih univerzalnih poslovnih procesa i nekih konkretnih funkcija kao što su: - prikupljanje podataka; - realizacija internih obuka; - Internet sajt; - Call centar. Kao što se može primetiti, pojedini univerzalni poslovni procesi nisu neophodno potrebni u pojedinim aktivnostima određenih funkcija. Izvođenje internih obuka ne podrazumeva neophodnost održavanja radnog sastanka, dok za, recimo, funkcionisanje Call centra nije neophodno publikovanje informacija. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 208 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 2 Prikupljanje podataka AKTIVNOST 1 Interne obuke AKTIVNOST 2 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 6 AKTIVNOST 7 AKTIVNOST 8 AKTIVNOST 9 Internet sajt AKTIVNOST 1 AKTIVNOST 2 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 6 AKTIVNOST 7 Call centar AKTIVNOST 1 AKTIVNOST 2 AKTIVNOST 3 AKTIVNOST 4 AKTIVNOST 5 AKTIVNOST 6 WF zakazivanje sastanka AKTIVNOST 1 WF zadavanje zadatka WF realizacija zadatka WF izveštavanje o realizaciji zadatka WF publikovanje informacija Slika 64: Model relacija univerzalnih poslovnih i poslovnih funkcija 5.4.2 Kreiranje Workflow-a za sastanak, zadatak, distribuciju i izveštavanje WorkFlow (WF) sistem možemo definisati kao automatizaciju upravljanja poslovnim procesima delom ili u celosti. WF je opisan dokumentima i definisan postavljanjem pravila i procedura. WF uređuje tokove posla koji se prožimaju kroz različite organizacione celine u poslovnom sistemu. Svaki proces možemo predstaviti kao jedan ili više povezanih poslova koji se sastoje od više zadataka. Da bi se posao uspešno realizovao, potrebno je da se realizuju pojedinačni zadaci koje taj posao zahteva, postavljanjem tokova posla i pravila koja povezuju te nizove zadataka. Sa druge strane, potrebno je angažovati određene osobe koje će zadatke izvršiti. Osnovna funkcionalnost i svrha WorkFlow-a je upravljanje započetim poslom, njegova kontrola, mogućnost uvida u efikasnost njegovog izvršenja, kao i uvid u to kojim osobama je taj zadatak upućen. Prednosti koje se postižu primenom WorkFlow-a su: - automatizacija poslovnih procesa i njihovo objedinjavanje u jedinstven sistem; - izuzetna mogućnost upravljanja pravilima pristupa delovima procesa; - odlično rešenje za postavljanje pravila ko sme da radi, šta sme da radi, i za koga sme da radi; - eliminacija velikog broja bespotrebnih zadataka; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 209 - optimizacija toka i razmene dokumenata između saradnika; - kontrola procesa; - fleksibilnost postavljanja i priključivanja novih aplikacija kroz workflow u sistem. Neki od univerzalnih poslovnih procesa koji se mogu automatizovati pomoću WorkFlow-a , kao i njihove relacije, su prikazani na slici 65: - organizovanje i realizacija poslovnog sastanka; - zadavanje i realizacija radnog zadatka; - distribucija usaglašenih i digitalno potpisanih dokumenata; - izveštavanje. Univerzalnost navedenih poslovnih procesa potiče iz činjenice da su navedeni poslovni procesi primenjljivi u svakom poslovnom sistemu i da nisu specifični samo za pojedine delatnosti. 1.1. Sastanak 1.2. Zadatak 1.3. Distribucija Radni e-zadatak E-Dokument 1. Sprega univerzalnih poslovnih procesa - osnovna šema 1.4. Izveštavanje E-Izveštaj Slika 65: Model relacija univerzalnih poslovnih procesa Analizom pojedinačnih poslovnih procesa koji se mogu realizovati primenom WF, uočavamo pojedinačne aktivnosti za svaki poslovni process, koje su grafički prikazane na slici 66. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 210 1.1.1. Rezervisanje resursa 1.1.2. Usaglašavanje termina za održavanje sastanka Potvrda rezervacije Potvrda termina sastanka 1.1.3. Održavanje sastanka Definisani radni zadatak 1.1.4. Kreiranje e-zadatka 1.2.2. Prosleđivanje e-zadatka Z2 1.2.3. Kreiranje / ažuriranje e-dokumenta D1 1.2.4. Usaglašavanje i odobravanje e-dokumenta Radni e-zadatak Z2 E-Dokument Odobreni e-dokument Radni e-zadatak Z2 1.2.5. E-potpisivanje e-dokumenta Verifikovani e-dokument 1.2.1. Prijem i dopuna e-zadatka Z1 Radni e-zadatak Z1 1.2.6. Smeštanje e-dokumenta Verifikovani e-dokument 1.3.1. Slanje 1.3.2. Prijem 1.3.3. Arhiviranje Verifikovani e-dokument Verifikovani e-dokument 1. Sprega univerzalnih poslovnih procesa - razvijena šema 1.1. Sastanak 1.2. Zadatak 1.3. Distribucija 1.4.1. Kreiranje e-izveštaja 1.4.2. Usaglašavanje i odobravanje e-izveštaja 1.4.3. Publikovanje e-izveštaja E-izveštaj Odobreni e-izveštaj 1.4. Izveštavanje Rezultat završenog e-zadatka Slika 66: Razvijeni model univerzalnih poslovnih procesa Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 211 Algoritam realizacije univerzalnih poslovnih procesa je prikazan na slici 67. Direktor III nivoa rezerviše salu Početak Direktor III nivoa šalje zahtev za sastanak direktorima IV nivoa Direktori IV nivoa šalju potvrdu za sastanak Održava se konferencija putem chat-a Održava se planirani sastanak Potreba za kraćom konferencijom putem chat-a? Da Ne U skladu sa dogovorom sa sastanka nastaje dokument Direktor III nivoa pregleda resurse i kalendar Administrator prosleđuje e-mail direktoru IV nivoa E-mail o realizaciji zadatka Direktor IV nivoa zadaje e-zadatak rukovodiocu službe Rukovodilac službe prosleđuje e-zadatak referentu Referent kreira/ažurira izveštaj I1 na Portal OC1 Referent šalje WF rukovodiocu službe sa linkom na I1 Rukovodilac službe pregleda/ažurira I1 na Portal OC1 Rukovodilac službe unosi komentar u I1 na Portal OC1 Rukovodilac službe vraća neodobren WF referentu NeRukovodilac službe saglasan sa sadržajem I1? Da Direktor IV nivoa unosi komentar u I1 na Portal OC1 Direktor IV nivoa vraća neodobren WF rukovodiocu službe Rukovodilac službe vraća odobren WF referentu Rukovodilac službe šalje WF direktoru IV nivoa sa linkom na I1 Direktor IV nivoa saglasan sa sadržajem I1? Direktor IV nivoa pregleda/ažurira I1 na Portal OC1 Ne Rukovodilac službe šalje e-mail direktoru IV nivoa da je I1 postavljen na zahtevanu lokaciju Direktor IV nivoa vraća realizovan WF rukovodiocu službe sa adresom na kojoj treba postaviti I1 Da Direktor IV nivoa dodaje svoj elektronski potpis na I1 na Portal OC1Rukovodilac službe šalje WF za delovodni broj administratoru OC1 Administrator OC1 uzima delovodni broj iz aplikacije delovodnik Administrator vraća WF rukovod. službe sa delovodnim brojem Rukovod. službe dodaje delovodni broj i elektronski potpis na I1 na Portal OC1 Direktor IV nivoa vraća odobren WF rukovodiocu službe Rukovodilac službe šalje WF za elek. potpisivanje direktoru IV nivoa Rukovodilac službe kopira I1 na zahtevanu lokaciju Direktor IV nivoa šalje e-mail pokretaču posla o sačinjenom izveštaju sa linkom na I1 Kraj Direktor IV nivoa pregleda D1 na lokaciji iz e-mail-a Direktor IV nivoa prosleđuje e-mail rukovodiocu službe sa linkom na D1 E-mail sa linkom Administrator prihvata e-mail sa linkom, kopira D1 sa lokacije iz e-mail-a na direktorijum dolaz i direktoru IV nivoa prosleđuje e-mail uz link Potrebno signiranje D1? Rukovodilac službe kopira D1 sa lokacije iz e-mail-a u direktorijum svoje službe Potrebno preusmeriti D1? Radni zadatak? Rukovodilac službe prosleđuje e-mail referentu sa linkom na D1 Ref. pregleda D1 na lokaciji iz e-mail-a E-zadatak? E-zadatak Da Aktivnosti Povratna informacija svima u hijerarhiji Da Ne Da Da Ne Ne Administrator OCx obaveštava e-mail-om OC1 o realizaciji zadatka Ne Referent kreira/ažurira e-dokument D1 na Portal OC1 Referent šalje WF rukovodiocu službe sa linkom na D1 Rukovodilac službe pregleda/ažurira D1 na Portal OC1 Rukovodilac službe unosi komentar u D1 na Portal OC1 Rukovodilac službe vraća neodobren WF referentu Ne Da Rukovodilac službe šalje e-mail administratoru za postavljanje D1 iz direktorijuma odlaz na definisanu lokaciju i da o tome obavesti primaoce e-mail-om o lokaciji gde se D1 nalazi Radni zadatak Direktor IV nivoa unosi komentar u D1 na Portal OC1 Direktor IV nivoa vraća neodobren WF rukovodiocu službe Direktor IV nivoa vraća realizovan WF rukovod. službe i daje nalog za objavljivanje D1 na Portal Preduzeća Rukovodilac službe prosleđuje e-zadatak referentu Rukovodilac službe saglasan sa sadržajem D1? Povratna informacija svima u hijerarhiji Direktor IV nivoa dobija e-zadatak Direktor IV nivoa zadaje e-zadatak rukovodiocu službe Administrator kopira D1 u Biblioteku Da Rukovodilac službe vraća odobren WF referentu Rukovodilac službe šalje WF direktoru IV nivoa sa linkom na D1 Direktor IV nivoa saglasan sa sadržajem D1? Direktor IV nivoa dodaje svoj elektronski potpis na D1 na Portal OC1 Rukovodilac službe šalje WF za delovodni broj administratoru OC1 Administrator OC1 uzima delovodni broj iz aplikacije delovodnik Administrator OC1 vraća WF rukovod. službe sa delovodnim brojem Rukovod. službe dodaje delovodni broj i elektronski potpis na D1 na Portal OC1 Direktor IV nivoa pregleda/ažurira D1 na Portal OC1 Ne Direktor IV nivoa vraća odobren WF rukovodiocu službe Rukovodilac službe šalje WF za elek. potpisivanje direktoru IV nivoa Rukovodilac službe kopira D1 u direktorijum odlaz 1.1. Sastanak 1.2. Zadatak 1.3. Distribucija1.4. Izveštavanje Slika 67: Algoritam realizacije univerzalnih poslovnih procesa Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 212 Raščlanjivanjem objedinjenog algoritma univerzalnih poslovnih procesa dobijamo pojedinačne module za svaki od pojedinačnih procesa. Direktor III nivoa rezerviše salu Početak Direktor III nivoa šalje zahtev za sastanak direktorima IV nivoa Direktori IV nivoa šalju potvrdu za sastanak Održava se konferencija putem chat-a Održava se planirani sastanak Potreba za kraćom konferencijom putem chat-a? Da Ne U skladu sa dogovorom sa sastanka nastaje dokument Direktor III nivoa pregleda resurse i kalendar 1.2. 1.1. Sastanak Slika 68: Algoritam procesa zakazivanja i realizacije poslovnih sastanka Proces zakazivanja i održavanja poslovnog sastanka (slika 68), odvija se po sledećim koracima: 1. direktor trećeg nivoa (direktor direkcije) pregleda kalendar raspoloživih resursa, ako je potrebno da se sastanak održi u nekoj od sala za prezentacije ili u školskom centru; 2. direktor trećeg nivoa rezerviše salu (opciono) primenom WF; 3. direktor trećeg nivoa šalje zahtev za sastanak direktorima četvrtog (direktor sektora) nivoa primenom WF; 4. direktori četvrtog nivoa šalju potvrdu za sastanak (opcija approve u WF); Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 213 5. direktori četvrtog nivoa, po potrebi komuniciraju sa direktorom trećeg nivoa putem četa; 6. održava se planirani sastanak. Algoritam zadavanja i realizacije radnog zadatka (slika 69) odvija se na sledeći način: 1. direktor četvrtog nivoa dobija e-zadatak; 2. direktor četvrtog nivoa dopunjuje e-zadatak i prosleđuje rukovodiocu službe; 3. rukovodilac službe dopunjuje e-zadatak i prosleđuje referentu; 4. referent kreira/ažurira e-doc-1 na portalu u okviru organizacione celine 1 (OC1); 5. referent šalje WF za odobravanje rukovodiocu službe sa linkom na e-doc-1; 6. rukovodilac službe pregleda/ažurira dokument e-doc-1 i ako nije saglasan sa sadržajem dokumenta: 6.1. unosi komentare u e-doc-1 koji se nalazi na portalu u okviru OC1; 6.2. vraća neodobren WF referentu. 7. u slučaju da je rukovodilac službe saglasan sa sadržajem e-doc-1, vraća referentu odobren WF; 8. rukovodilac službe šalje WF za odobravanje direktoru četvrtog nivoa sa linkom na e-doc-1; 9. direktor četvrtog nivoa pregleda/ažurira e-doc-1 na portal u okviru OC1 i ako nije saglasan sa sadržajem dokumenta: 9.1. unosi komentare u e-doc-1; 9.2. vraća neodobren WF rukovodiocu službe. 10. u slučaju da je direktor četvrtog nivoa saglasan sa sadržajem e-doc-1, vraća rukovodiocu službe odobren WF; 11. rukovodilac službe šalje WF za dobijanje delovodnog broja administratoru OC1; 12. administrator OC1 uzima delovodni broj iz aplikacije Delovodnik; 13. administrator OC1 vraća rukovodiocu službe WF sa delovodnim brojem; 14. rukovodilac službe unosi delovodni broj i stavlja svoj elektronski potpis na e-doc-1, na portalu u okviru OC1; 15. rukovodilac službe šalje WF za elektronsko potpisivanje direktoru četvrtog nivoa; 16. direktor četvrtog nivoa dodaje svoj e-potpis na e-doc-1 na portalu u okviru OC1; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 214 17. direktor četvrtog nivoa vraća rukovodiocu službe realizovan WF za elektronsko potpisivanje i daje nalog za objavljivanje e-doc-1 na odgovarajuću lokaciju na portalu preduzeća. 18. rukovodilac službe kopira verifikovan e-doc-1 u direktorijum Odlaz na portalu pripadajuće OC1; 19. rukovodilac službe daje nalog e-mail-om administratoru da kopira verifikovan e- doc-1 iz direktorijuma Odlaz na odgovarajuću lokaciju u Biblioteci portala na nivou preduzeća i da o tome obavesti administratora druge organizacione celine, kojoj je navedeni е-dokument namenjen (OC2); 20. administrator postupa po nalogu i kopira е-doc-1 iz direktorijum Odlaz OC1 u Biblioteku na portalu; 21. administrator šalje povratnu informaciju o postavljanju e-dokumenta na portal, svima u hijerarhiji; 22. administrator OC1, e-mail-om koji sadrži link na sam e-dokument, obaveštava administratora OC2 o postavljenom dokumentu u Biblioteci na portalu. Referent kreira/ažurira e-dokument D1 na Portal OC1 Referent šalje WF rukovodiocu službe sa linkom na D1 Rukovodilac službe pregleda/ažurira D1 na Portal OC1 Rukovodilac službe unosi komentar u D1 na Portal OC1 Rukovodilac službe vraća neodobren WF referentu Ne Da Rukovodilac službe šalje e-mail administratoru za postavljanje D1 iz direktorijuma odlaz na definisanu lokaciju i da o tome obavesti primaoce e-mail-om o lokaciji gde se D1 nalazi Radni zadatak Direktor IV nivoa unosi komentar u D1 na Portal OC1 Direktor IV nivoa vraća neodobren WF rukovodiocu službe Direktor IV nivoa vraća realizovan WF rukovod. službe i daje nalog za objavljivanje D1 na Portal Preduzeća Rukovodilac službe prosleđuje e-zadatak referentu Rukovodilac službe saglasan sa sadržajem D1? Povratna informacija svima u hijerarhiji Direktor IV nivoa dobija e-zadatak Direktor IV nivoa zadaje e-zadatak rukovodiocu službe Administrator kopira D1 u Biblioteku Da Rukovodilac službe vraća odobren WF referentu Rukovodilac službe šalje WF direktoru IV nivoa sa linkom na D1 Direktor IV nivoa saglasan sa s držajem D1? Direktor IV nivoa dodaje svoj elektronski potpis na D1 na Portal OC1 Rukovodilac službe šalje WF za delovodni broj administratoru OC1 Administrator OC1 uzima delovodni broj iz aplikacije delovodnik Administrator OC1 vraća WF rukovod. službe sa delovodnim brojem Rukovod. službe dodaje delovodni broj i elektronski potpis na D1 na Portal OC1 Direktor IV nivoa pregleda/ažurira D1 na Portal OC1 Ne Direktor IV nivoa vraća odobren WF rukovodiocu službe Rukovodilac službe šalje WF za elek. potpisivanje direktoru IV nivoa Rukovodilac službe kopira D1 u direktorijum odlaz 1.1. Da 1.3. 1.2. Zadatak Slika 69: Algoritam procesa zadavanja i realizacije radnih zadataka Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 215 Na slici 70 je dat prikaz procesa distribucije verifikovanih i digitalno potpisanih elektronskih dokumenata. Direktor IV nivoa pregleda D1 na lokaciji iz e-mail-a Direktor IV nivoa prosleđuje e-mail rukovodiocu službe sa linkom na D1 E-mail sa linkom Administrator prihvata e-mail sa linkom, kopira D1 sa lokacije iz e-mail-a na direktorijum dolaz i direktoru IV nivoa prosleđuje e-mail uz link Potrebno signiranje D1? Rukovodilac službe kopira D1 sa lokacije iz e-mail-a u direktorijum svoje službe Potrebno preusmeriti D1? Radni zadatak? Rukovodilac službe prosleđuje e-mail referentu sa linkom na D1 Ref. pregleda D1 na lokaciji iz e-mail-a E-zadatak? E-zadatak Da Aktivnosti Povratna informacija svima u hijerarhiji Da Ne Da Da Ne Ne Administrator OCx obaveštava e-mail-om OC1 o realizaciji zadatka Ne 1.2. 1.3. Distribucija 1.4. Slika 70: Algoritam procesa distribucije e-dokumenata i informacija Proces distribucije verifikovanih i digitalno potpisanih e-dokumenata i informacija obuhvata sledeće korake: 1. administrator OC2 dobija, od administratora OC1, е-mail sa linkom na e-doc-1; 2. administrator OC2 preuzima e-doc-1 iz Biblioteke sa portala, kopira ga u direktorijum Dolaz svoje organizacione celine (OC2) i prosleđuje e-mail direktoru četvrtog nivoa sa linkom na e-doc-1; 3. direktor četvrtog nivoa pregleda e-doc-1 na lokaciji iz e-mail-a (ako nije potrebno signiranje ovde se završava dalja distribucija); Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 216 4. direktor prosleđuje e-mail rukovodiocu službe sa linkom na e-doc-1; 5. rukovodilac službe kopira e-doc-1 sa postojeće lokacije u direktorijum svoje službe na dalju obradu; 6. rukovodilac službe pregleda e-doc-1: 6.1. u slučaju da nije potrebno preduzeti dalje aktivnosti u vezi sa e-doc-1 ovde se završava dalja distribucija dokumenta; 6.2. ako e-doc-1 u sebi sadrži e-zadatak, rukovodilac pristupa realizaciji e-zadatka. 7. rukovodilac prosleđuje e-mail referentu sa linkom na e-doc-1; 8. referent pregleda e-doc-1 na lokaciji iz e-mail-a; 9. ukoliko e-doc-1 sadrži e-zadatak, referent preduzima odgovarajuće aktivnosti za realizaciju e-zadatka i nakon realizacije šalje povratnu informaciju svima u hijerarhiji; 10. administrator OC2 obaveštava administrator OC1 o realizaciji e-zadatka putem e- mail-a; Proces izveštavanja je prikazan na slici 71. Referent kreira/ažurira izveštaj I1 na Portal OC1 Referent šalje WF rukovodiocu službe sa linkom na I1 Rukovodilac službe pregleda/ažurira I1 na Portal OC1 Rukovodilac službe unosi komentar u I1 na Portal OC1 Rukovodilac službe vraća neodobren WF referentu Ne Da Rukovodilac službe šalje e-mail direktoru IV nivoa da je I1 postavljen na zahtevanu lokaciju E-mail o realizaciji zadatka Direktor IV nivoa unosi komentar u I1 na Portal OC1 Direktor IV nivoa vraća neodobren WF rukovodiocu službe Direktor IV nivoa vraća realizovan WF rukovodiocu službe sa adresom na kojoj treba postaviti I1Rukovodilac službe prosleđuje e-zadatak referentu Rukovodilac službe saglasan sa sadržajem I1? Direktor IV nivoa zadaje e-zadatak rukovodiocu službe Direktor IV nivoa šalje e-mail pokretaču posla o sačinjenom izveštaju sa linkom na I1 Da Rukovodilac službe vraća odobren WF referentu Rukovodilac službe šalje WF direktoru IV nivoa sa linkom na I1 Direktor IV nivoa saglasan sa s držajem I1? Direktor IV nivoa dodaje svoj elektronski potpis na I1 na Portal OC1 Rukovodilac službe šalje WF za delovodni broj administratoru OC1 Administrator OC1 uzima delovodni broj iz aplikacije delovodnik Administrator vraća WF rukovod. službe sa delovodnim brojem Rukovod. službe dodaje delovodni broj i elektronski potpis na I1 na Portal OC1 Direktor IV nivoa pregleda/ažurira I1 na Portal OC1 Ne Direktor IV nivoa vraća odobren WF rukovodiocu službe Rukovodilac službe šalje WF za elek. potpisivanje direktoru IV nivoa Rukovodilac službe kopira I1 na zahtevanu lokaciju 1.3. Da 1.4. Izveštavanje Administrator prosleđuje e-mail direktoru IV nivoa Kraj Slika 71: Algoritam procesa izveštavanja Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 217 Proces izveštavanja se odvija na sledeći način: 1. administrator organizacione celine 1 (OC1) dobija e-mail od administratora organizacione celine 2 (OC2) o realizaciji zadatka; 2. administrator OC1 prosleđuje e-mail direktoru četvrtog nivoa; 3. direktor četvrtog nivoa OC1 daje e-zadatak rukovodiocu službe za sačinjavanje izveštaja; 4. rukovodilac službe prosleđuje e-zadatak referent; 5. referent kreira/ažurira izveštaj 1 (I1) i postavlja na portal u okviru OC1; 6. referent šalje rukovodiocu službe workflow (WF) za odobravanje izveštaja sa linkom na I1; 7. rukovodilac službe pregleda/ažurira izveštaj I1 i ako nije saglasan sa sadržajem: 6.1. unosi komentare u I1 na portalu u okviru OC1; 6.2. rukovodilac službe vraća neodobren WF referentu. 7. ukoliko je rukovodilac službe saglasan sa sadržaj I1, vraća referentu odobren WF; 8. rukovodilac službe šalje WF za odobravanje direktoru četvrtog nivoa sa linkom na I1; 9. direktor četvrtog nivoa pregleda/ažurira I1 na portalu u okviru OC1 i ako nije saglasan sa sadržajem: 9.1. unosi komentare u I1 na portal u u okviru OC1; 9.2. vraća neodobren WF rukovodiocu službe. 10. direktor četvrtog nivoa je saglasan sa sadržajem I1 i vraća rukovodiocu službe odobren WF; 11. rukovodilac službe šalje WF za dobijanje delovodnog broja administratoru OC1; 12. administrator OC1 uzima delovodni broj iz aplikacije Delovodnik; 13. administrator OC1 vraća rukovodiocu službe WF sa delovodnim brojem; 14. rukovodilac službe unosi delovodni broj i elektronski potpisuje I1 na portal u okviru OC1; 15. rukovodilac službe šalje WF za elektronsko potpisivanje direktoru četvrtog nivoa; 16. direktor četvrtog nivoa dodaje svoj elektronski potpis na I1 na portalu u okviru OC1; 17. direktor četvrtog nivoa vraća rukovodiocu službe realizovan WF za elektronsko potpisivanje, sa navedenom lokacijom na koju treba postaviti izveštaj I1; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 218 18. rukovodilac službe objavljuje izveštaj I1 postavljanjem na traženu lokaciju; 19. rukovodilac službe e-mailom obaveštava direktora četvrtog nivoa da je izveštaj I1 postavljen na traženu lokaciju; 20. direktor četvrtog nivoa e-mail-om obaveštava pokretača posla o sačinjenom izveštaju, sa linkom na adresu gde je postavljen izveštaj I1. 5.5 AKTIVNOSTI RAZVOJA ADAPTIVNOG SISTEMA ZA UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA Upravljanje adaptivnim sistemom za upravljanje e-dokumentima predstavlja integraciju ključnih poslovnih procesa, počev od modeliranja korisničkih profila, preko razvoja postavljanja i realizacije portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, pa do evaluacije rada sistema. U ovom poglavlju se prezentuje procesni model adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima koji omogućava modeliranje i implementaciju poslovnih procesa, monitoring kroz merenje performansi, kao i benčmarking i najbolju praksu sa ciljem evaluacije i unapređenja procesa adaptivnog sistema za upravljanje еlektronskim dоkumеntimа. Model procesa, relacije među procesima, kao i metrika, predstavljaju osnovu za kvalitetno modeliranje i dizajn portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima. Dalje se opisuje procesni model koji predstavlja univerzalni pristup upravljanju adaptivnim sistemom za upravljanje e-dokumentima. Procesni referentni model za adaptivni sistem za upravljanje e-dokumentima sadrži [171]: - standardne procese (modeliranje korisničkih profila, realizaciju poslova, evaluacija itd.); - standardnu metriku (ocena korisnika, efikasnost itd.); - najbolju praksu; - predefinisane relacije između procesa, metrike i najbolje prakse. Ovaj model se može koristi za opisivanje, merenje i ocenjivanje sistema adaptivnog elektronskog upravljanja e-dokumentima. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 219 Aktivnosti razvoja adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima se sastoje iz sledećih integrisanih procesa (slika 72): - prikupljanje podataka; - analiza podataka; - modeliranje korisničkih profila; - primena korisničkih profila; - evaluacija. Aktivnosti razvoja adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima Prikupljanje podataka Analiza podataka Modeliranje korisničkih profila Primena korisničkih profila Evaluacija Slika 72: Procesi adaptacije modela korisnika Procesni model adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima može se definisati kroz nekoliko nivoa: - Prvi nivo definiše okvir i sadržaj modela adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima. Ovde se definišu osnovne komponente sistema i način na koji se mere performanse. - Na drugom nivou, vrši se konfiguracija adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima prema određenom modelu adaptacije. - Treći nivo definiše poslovne procese i na ovom nivou se daje specifikacija: · elemenata procesa; · ulaznih i izlaznih informacija; · mera performansi (metrika) procesa; · najbolje prakse (gde je identifikovana); · karakteristika sistema koje su potrebne za realizaciju najbolje prakse; · softverskih sistema i alata. - Na četvrtom i nižim nivoima, implementiraju se metode upravljanja i procesi specifični za određeni poslovni sistem. Ovde se definiše detaljna strategija u Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 220 cilju implementacije efektivnog adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima. Model personalizovanog prikaza sadržaja dobijenog na osnovu primenjenih kriterijuma adaptivnosti za autentifikovane korisnike adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima (slika 73). Slika 73: Integrisani model adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima 5.5.1 Prikupljanje podataka U cilju adaptacije sistema za upravljanje e-dokumentima, sistem sakuplja informacije o korisniku i sadržaju. Početni korak u formiranju modela korisnika obuhvata prikupljanje informacija o korisnicima (ciljevi, planovi, stavovi, sposobnosti, znanje, verovanja itd.). Prikupljaju se i statičke i dimaničke informacije. Statička informacija se dobija od korisnika i prilično je stabilna. Dinamička informacija, koja ukazuje na sposobnosti korisnika i unapređenje tokom interakcije sa sistemom, zavisi od oblasti i promena u poslovnom procesu. Dinamička informacija se dobija kao rezultat reakcije i ponašanja korisnika tokom korišćenja sistema. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 221 Kao osnovne metode prikupljanja podataka o karakteristikama korisnika koriste se: - Direktna pitanja - ovaj metod predstavlja efikasan način za prikupljanje opštih infromacija o korisniku. Može biti iskorišćen za prikupljanje demografskih podataka, podataka o interesovanjima i sposobnostima korisnika itd. Kao instrument za prikupljanje podataka koriste se upitnici, formulari, pre-testovi i testovi iz psihologije. - Pretpostavke – ovaj metod se koristi kada je potrebno dobiti više informacija o korisnicima, a nemoguće ih je dobiti na drugi način. Na primer, ako nije poznato da li korisnik ima predznanja iz određene oblasti, pretpostavlja se da je njegovo znanje na početnom nivou. - Interakcija korisnika sa sistemom – ovaj metod se koristi za prikupljanje informacija o tome koje stranice korisnik posećuje, koliko vremena provodi na pojedinim stranicama, koliko često pristupa, šta pretražuje itd. Informacije koje se dobiju na ovaj način ne mogu se smatrati u potpunosti pouzdanim. Pristupi korisnika sistemu i interakcije koje se odvijaju unutar njega skladište se u bazu podataka na serveru. Primenom data mining tehnika moguće je uvtrditi pravilnosti u ponašanju korisnika i integrisati ih u model korisnika. Informacije prikupljene putem neke od pomenutih metoda izražavaju se u odgovarajućim varijablama koje čine model korisnika (Bulova, diskretna, kontinualna). Proces prikupljanja podataka o korisnicima prikazan je na slici 74. Ukoliko podaci potrebni za kreiranje modela korisnika nisu dostupni u sistemu, neophodno je realizovani namensko istraživanje za prikupljanje ovih podataka. Prikupljanje podataka u namenskim istraživanjima vrši se korišćenjem standardne metodologije: - Definisanje predmeta i ciljeva istraživanja - u ovoj fazi potrebno je definisati šta će se konkretno istraživati i izvršiti razgraničenje od drugih pojava oblasti koja se istražuje. Predmet istraživanja je potrebno odrediti teorijski i operativno. Teorijsko određenje predmeta istraživanja određuje sadržaj pojave koja se želi istražiti. To je analiza teorijskih saznanja o istraživanoj pojavi i obuhvata izdvajanje naučno istraženih i verifikovanih činjenica, naučno saznatih, ali nedovoljno proverenih činjenica, onoga što iskustvo opaža i onoga što se na Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 222 osnovu saznatog i opaženog može pretpostaviti. Operaciono određenje predmeta istraživanja je konačna konkretizacija pojave koja se želi istražiti. Ovde je potrebno definisati činioce sadržaja predmeta istraživanja, vremensko dimenzioniranje predmeta istraživanja, prostorno određenje predmeta istraživanja i sl. U okviru definisanja ciljeva istraživanja potrebno je odgovoriti na pitanje zašto se istraživanje vrši. - Izbor metoda istraživanja - U ovoj fazi potrebno je izvršiti izbor metoda istraživanja koje će se koristi. Predlaže se korišćenje metode posmatranja, čime se dolazi do neposrednih, autentičnih i originalnih podataka o pojavama koje se posmatraju, ili metode eksperimenta koji predstavlja plansko, organizovano i metodsko proizvođenje i izvođenje ili merenje pojava u smislu otkrića nepoznatih činjenica, svojstava i odnosa pojava. - Izbor instrumenata istraživanja - U ovoj fazi potrebno je izabrati instrument za realizaciju planiranog istraživanja. Kao jedan od najefektivnijih instrumenata predlaže se korišćenje ankete. Anketa treba da sadrži pitanja koja omogućavaju precizno prikupljanje podataka neophodnih za realizaciju izabranog načina adaptacije sadržaja. Realizovana anketa ne treba da bude anonimna, kako bi se omogućilo povezivanje podataka prikupljenih anketiranjem, sa aktivnostima korisnika na sistemu za rad i kako bi se tačnije adaptirale aktivnosti i resursi. - Izbor uzorka - Ova faza obuhvata izbor uzorka na kome će se istraživanje vršiti. U adaptivnom elektronskom upravljanju e-dokumentima često je moguće istraživanje izvršiti na celoj populaciji, čime se prikuplja veći broj podataka, te će i rezultati analiza biti tačniji. Ukoliko se istraživanje ne vrši na celoj populaciji, prilikom izbora uzorka potrebno je uzeti u obzir specifičnosti poslova koji se obavljaju od strane izabranih korisnika kao i druge relevantne faktore. - Realizacija istraživanja - U ovoj fazi vrši se planirano istraživanje, tj. prikupljanje podataka primenom izabranih metoda i instrumenata. Ovu fazu treba da prati niz upravljačkih procesa koji obuhvataju vremenko planiranje aktivnosti, angažovanje članova tima i sl. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 223 - Kontrola prikupljenih podataka – Kontrola podataka obuhvata tehničku kontrolu sa ciljem ispravljanja grešaka i omaški, kao i logičku kontrolu sa ciljem provere ispravnosti korišćenja instrumenata. - Konsolidacija prikupljenih podataka – U ovoj fazi vrši se konsolidacija podataka iz istraživanja u formu pogodnu za kasniju integraciju sa drugim podacima iz sistema. Analiza zahteva Izbor izvora podataka Ekstrakcija podataka iz izvora Transformacija podataka Organizacija istraživanja Integracija podataka Podaci dostupni u sistemu Podaci ne postoje u sistemu Prikupljanje podataka o korisnicima Slika 74: Dijagram aktivnosti - prikupljanje podataka o korisnicima Aktivnosti organizacije istraživanja prikupljanja podataka u namenskim istraživanjima prikazane su na slici 75. Organizacija istraživanja Definisanje predmeta i ciljeva istraživanja Realizacija istraživanja Izbor instrimenata istraživanja Izbor uzorka Kontrola prikupljnenih podataka Izbor metoda istraživanja Tehničke greške Nema grešaka Konsolidacija prikupljenih podataka Ispravljanje grešaka Logičke greške Slika 75: Dijagram aktivnosti - organizacija istraživanja Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 224 5.5.2 Analiza podataka U fazi analize podataka potrebno je nad prikupljenim podacima izvršiti odgovarajuće analize i doneti zaključke. Ciljevi analize podataka su [59]: - utvrđivanje preferencija korisnika na osnovu podataka prikupljenih u namenskim istraživanjima; - utvrđivanje karakterističnih grupa korisnika (klastera) i karakteristika ovih grupa; - utvrđivanje modela korisnika na osnovu kojih će se vršiti adaptacija stranica portala. Dijagram aktivnosti za analizu podataka prikazan je na slici 76. Analiza podataka o korisnicima Definisanje problema i ciljeva analize Analiza podataka prikupljenih u DMS-u Poređenje rezultata analize i utvrđivanje profila korisnika Klasterovanje Poređenje rezultata analize i utvrđivanje aktivnosti za svaki klaster Analiza podataka prikupljenih u anketi Izbor algoritma za analizu podataka Slika 76: Dijagram aktivnosti - analiza podataka Definisanje problema i ciljeva analize U okviru ove faze definišu se problemi i ciljevi analize podataka. Ciljevi analize podataka za adaptaciju sistema za upravljanje e-dokumentima su [59]: 1. utvrditi poslovne potrebe za svakog korisnika pojedinačno, na osnovu podataka prikupljenih u anketi; 2. korigovati utvrđene poslovne potrebe na osnovu podataka prikupljenih kroz rad korisnika na sistemu za upravljanje e-dokumentima; 3. odrediti tipične grupe korisnika – klastere; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 225 4. analizirati rad korisnika na sistemu za upravljanje e-dokumentima, kako bi se utvrdilo koji resursi i koje aktivnosti odgovaraju pojedinačnim poslovnim potrebama; 5. odrediti tipične karakteristike svakog od klastera i resurse i aktivnosti koje tom klasteru odgovaraju. Izbor algoritma za analizu podataka Za utvrđivanje karakterističnih grupa korisnika koristi se postupak klasterovanja [59]. Klasterovanje je postupak kojim se sprovodi grupisanje objekata sličnih karakteristika [45]. Cilj klasterovanja je pronaći grupe koje se znatno razlikuju jedna od druge, dok su članovi unutar grupa slični jedni drugima [176]. Slučajevi unutar iste grupe imaju manje ili više slične osobine vrednosti atributa. Za razliku od klasifikacije, kod koje se segmentacija podataka vrši u klase koje su prethodno definisane, na početku klasterisanja ne zna se po kojim će atributima podaci biti svrstani u grupe klastera. Većina algoritama za klasifikaciju gradi model kroz određen broj iteracija i zaustavlja iteracije kada model konvergira, tj. kada se granice ovih segmenata stabilizuju. Karakteristika algoritama za klastering je da rade samo sa numeričkim vrednostima [78]. Da bi se u proces analize uvrstile i nenumeričke varijable prethodno treba izvršiti transformaciju nenumeričkih vrednosti u numeričke vrednosti. Klasterovanje, kao data mining tehnika primenjuje se u razvoju data mining modela nad podacima pripremljenim u prethodnim fazama. Analiza podataka prikupljenih u anketi i DMS-u U ovoj fazi modela vrši se analiza podataka prikupljenih u poslovnom sistemu čiji su ciljevi: - utvrđivanje tipičnih ponašanja korisnika u okviru sistema za upravljanje elektronskim dokumentima; - utvrđivanje načina i učestalosti korišćenja pojedinačnih resursa i aktivnosti u sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 226 Analizirane podatke radi daljeg korišćenja, potrebno je predstaviti tabelarno i/ili u vidu grafikona. Analiza podataka vrši se na osnovu više izvora podataka: baza podataka, logova veb servera, ankete, intervijua. Klasterovanje Nakon obrade podataka, vrši se analiza utvrđivanja tipičnih klastera korisnika. Potrebno je izvršiti analize za klasterizaciju u različit broj grupa, a zatim utvrditi koji je optimalan broj klastera. Optimalan broj klastera utvrđuje se u skladu sa rezultatima analize [56]: Kao rezultati klaster analize dobijaju se profili atributa. Profili atributa pokazuju kako različita stanja ulaznih promenljivih utiču na izlaz posmatrane promenljive (tabela 13). Tabela 13: Profili atributa Varijabla Moguća stanja Raspodela u populaciji (%) Raspodela u Klasteru 1 Raspodela u Klasteru 2 ... Raspodela u Klasteru N V.1 S.1.1 P.1.1 K1.1.1 K2.1.1 ... KN.1.1 S.1.2 P.1.2 K1.1.2 K2.1.2 ... KN.1.2 S.1.3 P.1.3 K1.1.3 K2.1.3 ... KN.1.3 ... ... ... ... ... ... V.2 S.2.1 P.2.1 K1.2.1 K2.2.1 ... KN.2.1 S.2.2 P.2.2 K1.2.2 K2.3.2 ... KN.2.2 ... ... ... ... ... ... ... ... … … … … … Utvrđivanje karakteristika klastera Karakteristike atributa opisuju specifične vrednosti ulaznih promenljivih povezanih različitim stanjima izlazne promenljive, tj. klastera [60][55]. Na osnovu dobijenih razultata, izvlače se zaključci i utvrđuju tipične karakteristike za svaki klaster. Definisani klasteri u prethodnom procesu mogu se koristiti za dalje prediktivno klasifikovanje korisnika. Data mining model, kreiran radi klasifikacije korisnika u definisane klastere kao izlazne izveštaje, daje stablo odlučivanja i grupe distribucije (slika 77), u kojima se cela populacija deli na grupe, na osnovu kriterijuma koji prema dobijenom modelu najviše utiču na pripadnost klasteru [86]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 227 Cela populacija Kriterijum 1 Kriterijum 1 Kriterijum 2 Kriterijum 2 Kriterijum 3 Kriterijum 3 Slika 77: Stablo odlučivanja za model klasifikacije Validacija modela Preciznost razvijenog data mining modela procenjuje se na osnovu dijagrama preciznosti modela, tj. lift modela. Rezultati validacije se prikazuju na grafikonu zajedno sa idealnim modelom koji predstavlja teorijski kreiran model sa tačnošću od 100%. Ovaj način validacije modela se može koristiti kod prediktivnih modela [175]. Na grafikonu kojim se predstavlja lift model, X osa predstavlja procenat skupa test podataka koji se koristi za poređenje predviđanja. Osa Y predstavlja procenat predviđanih vrednosti. Ukoliko je razvijeni model iznad linije koja predstavlja liniju „slučajnog pogađanja“, onda se on može koristiti za predviđanje. Na lift modelu se predstavlja i idealni model, na osnovu koga se može zaključiti koji procenat podataka je potrebno koristiti za kvalitetno predviđanje. 5.5.3 Modeliranje korisničkih profila Modeliranje korisničkih profila se realizuje pomoću mehanizma za adaptaciju, na osnovu digitalnih identiteta, primenom metoda za adaptaciju. Na slici 78 prikazana je realizacija procesa modeliranja korisničkih profila. ADAPTACIJA DIGITALNI IDENTITETI Adaptivnost zasnovana na tipu radnog mesta Adaptivnost zasnovana na pripadnosti organizacionoj celini Adaptivnost zasnovana na tipu RM pripadnosti OC Adaptivnost zasnovana na ulozi u projektu Adaptacija zasnovana na osnovu ad hoc postavljenih kriterijuma Adaptivnost asnovana na preferencama korisnika METODE ZA ADAPTACIJU Slika 78: Modeliranje korisničkih profila Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 228 Osnovni pristupi generisanju korisničkih profila u sistemu adaptivnog upravljanja elektronskim dokumentima obuhvata modeliranje na osnovu podataka o korisnicima, prikupljenih eksplicitno (putem upitnika) ili implicitno (posmatranjem ponašanja korisnika na veb portalu). Mehanizam za modeliranje korisničkih profila obezbeđuje kreiranje i održavanje profila korisnika, kao i mapiranje specifičnih poslovnih aktivnosti prema profilima korisnika. Profil korisnika se dizajnira tako da obuhvati preference korisnika i da prati ponašanje korisnika tokom vremena. Kreiranje profila korisnika vrši se u skladu sa izabranim kriterijumom adaptacije. Adaptacija se može realizovati na osnovu većeg broja kriterijuma: - tipa radnog mesta; - pripadnosti organizacionoj celini; - kombinaciji tipa radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini; - uloge u projektu; - ad hoc postavljenih kriterijuma; - preference korisnika. Za kreiranje i analizu modela korisnika mogu se koristiti statističke metode, tehnike veštačke inteligencije, tehnike semantičkog veba i druge. Položaj modela korisnika u odnosu na druge komponente veb portala za adaptivno upravljanje e-dokumentima prikazan je na slici 79. Slika 79: Model korisnika u veb portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 229 U cilju adaptacije portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, vrši se analiza da bi se: a. utvrdile karakteristične grupe korisnika; b. utvrdile osobine karakterističnih klastera; c. rasporedili korisnici u grupe; d. dodelila odgovarajuća prava kreiranim grupama. Jedan od osnovnih problema adaptivnih sistema za upravljanje elektronskim dokumentima je to što je teško testirati da li su adaptivne odluke korisne za sve korinsike ili samo za neke od njih. Primenom tehnika veštačke ineligencije donekle se može obezbediti podrška za rešavanje ovog problema. Korisnici imaju različite ciljeve, interese, prethodna znanja i stilove rada. Sve ove osobine treba uzeti u obzir radi unapređenja procesa rada svakog korisnika pojedinačno. U skladu sa ličnim afinitetima, adaptivni sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima mogu sugerisati informatičko poslovno okruženje koje najviše odgovara svakom od korisnika. 5.5.4 Evaluacija Proces evaluacije rada celokupnog sistema za adaptivno upravljanje e-dokumentima odvija se prema šemi prikazanoj na slici 80. Izbor dela sistema za koji se vrši evaluacija Postavljanje kriterijuma evaluacije Prikupljanje podataka za evaluaciju Analiza podataka Donošenje zaključaka i kreiranje preporuka Evaluacija Slika 80: Dijagram aktivnosti - proces evaluacije sistema za upravljanje elektronskim dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 230 Jedan od najvažnijih segmenata procesa evaluacije jeste izbor kriterijuma po kojima će se evaluacija vršiti. Kriterijumi koji se koriste za evaluaciju podeljeni su u tri grupe: - tehničko-tehnološki kriterijumi (tehnologije implementacije, interoperabilnost sistema, primena standarda i sl.); - kriterijumi koji se tiču sadržaja portala; - korisnički kriterijumi (navigacija, prezentacija i sl.) Liste kriterijuma za evaluaciju adaptivnih sistema za upravljanje elektronskim dokumentima prikazane su u tabelama 14, 15 i 16. Tabela 14: Tehnološki kriterijumi za evaluaciju adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima Kriterijum Definicija Dimenzije Mere Nezavisnost podataka Razdvajanje sadržaja od prezentacije (omogućava deljenje i ponovno korišćenje). Stepen do koje mere se koristi standardizovani jezik kao što je XML ili MySQL. Interoperabilnost U kojoj meri su sistemi u stanju da komuniciraju jedni sa drugima. Stepen korišćenja standardnih ili standardizovanih formata podataka. Modularna kompozitnost Korišćenje softverskih komponenti (kreiranje mogućnosti za ponovnu upotrebu i deljenje). Stepen do koje mere su pokrivene funkcionalnosti sistema od strane komponenti. Pouzdanost Obim u kome se može očekivati da program obavlja svoju funkciju sa potrebnom preciznošću. Tačnost Stepen preciznosti izračunavanja i kontrole. Konzistentnost Opseg dizajna i korišćene dokumentacije. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 231 Tabela 15: Kriterijumi za evaluaciju adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima sa aspekta sadržaja Kriterijum Definicija Dimenzije Mere Ponovno korišćenje sadržaja Obim u kome sadržaji mogu biti ponovo korišćeni. Valentnost Stepen samostalnosti informacija. Dobra definisanost Stepen do koga je opisan sadržaj informacija. Deljenje Stepen do koga sadržaji mogu biti korišćeni od strane drugih. Nivo korišćenja otvorenog standarda. Statička ili dinamička adaptacija Adaptivnost može biti određena pre ili tokom procesa rada . Nivo adaptacije koji može biti dodat aplikaciji. Ulazna akvizicija Kvalitet adaptivnog procesa zavisi od izgradnje modela i donošenje odluka na osnovu odgovarajućih ulaza. Pouzdanost Stepen do koga sistem proizvodi iste rezultate u istim uslovima. Tačnost Bliskost istini ili pravoj vrednosti. Preciznost Stepen do koga jeste ili nije ulaz dobro definisan, tačan, nedvosmislen itd. Latentnost Vreme koje protekne od podsticaja do odgovora. Validnost Kvalitet je logički validan. Zaključivanje Sistem kreira pretpostavke bazirajući se na ulaze i na osnovu toga ažirira modele adaptivnog procesa. Nivo korektnosti i validnosti zaključka. Adaptivna odluka Sistem donosi odluku na osnovu informacija iz različitih modela i evaluacija odluke treba da bude na osnovu sledećih aspekata: Nužnost adaptacije Stepen do koga je adaptacija potrebna u interakciji. Pogodnost adaptacije Stepen do koje mere adaptaciona odluka doprinosi zahtevima postavljenim od strane koncepta interakcije. Upotrebljivost nakon adaptacije Nivo upotrebljivosti sistema nakon što je primenjena adaptacija. Model korisnika, adaptacije i domena Informacije o korisnicima i procesu adaptacije su smeštene u modelu domena/oblasti, modelu korisnika i adaptivnom modelu. Predstavljanje Stepen do koga aktuelno stanje modela treba biti ispravno i precizno prikazano. Obimnost Stepen do koga model predstavlja interpretirane informacije o modeliranom entitetu. Redudantnost Stepen do koga model sadrži „atribute“ entiteta za koje se ne može doneti zaključak iz interakcije. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 232 Tabela 16: Korisnički kriterijumi za evaluaciju adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima Kriterijum Definicija Dimenzije Mere Upotrebljivost Kvalitet sistema delimično zavisi od toga u kojoj meri je korisnik u stanju da ga usvoji. Pogodnost za zadatak Stepen do koga dijalog treba da bude pogodan za korisnički zadatak i nivo stručnosti. Semideskriptivnost Stepen do koga dijalog jasno treba da naglasi šta korisnik treba sledeće uraditi. Upravljivost Stepen do koga korisnik treba da bude u stanju da kontroliše tempo i redosled interakcije. Prilagođenost sa očekivanjima korisnika Nivo konzistentnosti sistema. Tolerancija greške Stepen do koga sistem prašta i do kojih grešaka se lakše lokalizuje. Pogodnost za individualizaciju (konfigurabilnost) Stepen do koga sistem može da se prilagodi volji korisnika. Pogodnost za učenje Nivo pomoći neiskusnim korisnicima. Jednostavnost instalacije Naporna (teška) instalacija je skupa. Prezentacija Aspekti prezentacije određuju sa kojom lakoćom korisnik može raditi u sistemu. Jasnost Stepen do koga informacija treba da bude prosleđena brzo i precizno. Diskriminantnost Stepen do koga informacija treba da bude u stanju da se jednostavno razlikuje. Konciznost Stepen do koga treba obezbediti informacije koje su potrebne za kompletiranje zadatka. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 233 Konzistentnost Stepen do koga su prikazane iste informacije na isti način kroz aplikaciju. Detekcija Stepen do koga je usmerena pažnja korisnika na potrebne informacije. Čitkost Nivo do koga informacije treba da budu lake za čitanje. Razumljivost Namere treba da budu razumljive. Transparentnost modela Kako se percepcija korisnika uspostavljenog modela dovodi u vezu sa aktuelnim oblikom modela? Kompletnost Stepen do koga korisnik ima pun uvid na to što je modelirano i na sadržaj modela. Koherentnost Stepen do koga korisnik može razumeti atribute modela. Racionalnost Stepen do koga korisnik razume zašto je model u trenutnom stanju. Prihvatljivost adaptacije Kako korisnik reaguje na adaptaciju? Pravovremenost adaptacije Stepen do koga je vremenski određena primena adaptacije, npr. nije suviše kasno. Nametljivost adaptacije Nivo nametljivosti ili nivo do koga je aplikacija opstruktivna u adaptaciji. Kontrola korisnika tokom adaptacije Stepen do koga korisnik može da opozove ili čak zanemari adaptaciju. Podrška krajnjem korisniku Sistem automatski ukazuje na relevantne informacije. Upravljačka podrška za primere i rešenja analize. Stepen do koga sistem pruža podršku korisniku. Editori Kvalitet korisničkog interfejsa sa zavisnošću sistema od editora Dimenzije Nivo dimenzija koje su zahtevane i korišćene u sistemu. Kompletnost U kojoj meri editori pokrivaju sve aspekte dimenzija. Pristupačnost Nivo jednostavnosti sa kojim editori mogu da rade. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 234 5.6 ADAPTACIJA Pod pojmom adaptacije u slučaju portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima podrazumeva se mogućnost portala da na osnovu automatskog prepoznavanja korisnika na osnovu njegovih atributa, želja, potreba, interesovanja, vrste posla, pripadnosti organizacionoj celini, geografskoj poziciji ili nekom drugom kriterijumu, obezbedi sve neophodne preduslove za obavljanje procesa rada korisnika, korišćenjem sledećih funkcionalnosti [51]: - lake navigacije; - pretraživača; - novosti (personalizovane – selektovane za različite ciljne grupe); - Press Clipping-a; - upravljanja resursima (edukativni centri, sale za sastanke, sale za prezentacije, oprema: projektor laptop, platno); - diskusije - formiranje diskusionih grupa (foruma); - četa; - spregnutih kalendara korisnika; - kontakata na nivou preduzeća, pojedinačnih organizacionih celina, privatnih kontakata; - blogova; - Wiki baza; - veb e-mail-a; - Web apps; - mogućnosti pokretanja najvažnijih aplikacija. Adaptivnost se takođe ogleda i u mogućnosti samog korisnika da dodatno izvrši personalizaciju svog radnog okruženja na portalu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima i da, uključivanjem ili isključivanjem pojedinih sadržaja koji su mu na raspolaganju, izabere potreban sadržaj i da ga dodatno, po svojoj želji, rasporedi i time unapredi radno okruženje. Sledeća u nizu mogućnosti koje nudi servis adaptivnosti na portalu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima jeste prilagođeni prikaz osobama koje imaju Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 235 specifične potrebe (slabovidi korisnici, korisnici koji se slabije snalaze prilikom korišćenja računara). Na raspolaganju im je uvećan i selektovan prikaz pojedinih stranica portala sa najznačajnijim sadržajima koji su, takođe, predstavljeni krupnijim fontom i većim grafičkim prikazom. Pored prethodno navedenih opcija, korisniku je na raspolaganju i mogućnost pristupa portalu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, sa različitih uređaja kao što su: desktop računar, laptop računar, smart fon, PDA – Personal Data Assistent, tablet računar, Iphone. Portal za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima takođe treba da obezbedi: - Mogućnost korišćenja standardizovanih dokumenata kao što su logotip, kombinacija boja i sl., u skladu sa korporacijskom knjigom standard, a koji su razvrstani prema vrsti i prema tipu. - Prikaz administratorskih funkcija na nivou sajtova i strana u zavisnosti od nivo ovlašćenja korisnika. - Prikaz sadržaja i mogućnost izbora u zavisnosti od nivoa ovlašćenja i pripadnosti određenoj organizacionij celini. - Definisanje dela portala koji je na raspolaganju pojedinim korisnicima, iz različitih kategorija i različitih organizacionih celina, u zavisnosti od potreba posla koji se po potrebi definišu i realizuju, a ne pripadaju striktno nekom od pravila koja se odnose na pripadnost radnom mestu ili pripadnosti konkretnoj organizacionoj celini. - Prepoznavanje pripadnosti korisnika organizacionoj celini preduzeća. Portal na osnovu sloja poslovne inteligencije pronalazi konkretnog korisnika u organizacionoj strukturi preduzeća i njegovu tačnu poziciju u sistemu. - Personalizaciju radnog okruženja na portalu. Na osnovu lociranja radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini, sloj poslovne inteligencije priprema adekvatno radno okruženje za svakog pojedinačnog korisnika i obezbeđuje neophodne preduslove za obavljanje njegovih radnih zadataka. - Personalizaciju dokumenata. U zavisnosti od korisnika, sloj poslovne inteligencije, nudi korisniku portala za inteligentno upravljanje elektronskim Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 236 dokumentima predefinisani set dokumenata sa delimično popunjenim sadržajima, čime se značajno ubrzava, a samim tim i skraćuje period realizacije posla. Korisniku je omogućeno da prilikom izbora kreiranja novog dokumenta dobije listu dokumenata u različitim formatima, koji su već definisani za pojedine poslovne procese. Na primer: referentu zaposlenom u kadrovskoj funkciji, koji obavlja posao u vezi sa ugovorima o radu, prilikom započinjanja posla i prilikom izbora novog dokumenta, prvi u nizu ponuđenih dokumenata je template dokument, koji se odnosi na ugovore o radu i već poseduje set predefinisanih stavki koje su sadržaj tipskog ugovora o radu. Neka dokumenta su univerzalna i mogu se pojaviti u formi dopisa, ugovora, rešenja, u različitim poslovima korisnika različitih organizacionih celina. - Analizu kretanja korisnika. Korisnik se može prijavljivati, logovati, sa različitih računara u sistemu. Analizom i praćenjem IP adresa računara sa kojih se korisnik logovao, moguće je pratiti njegovo kretanje, organizaciono/geografsko unutar sistema. - Autorizaciju, prepoznavanje korisnika i prikaz njegovog imena, prezimena i slike. Da bi se obezbedile sve pethodno navedene funkcionalnosti neophodno je izvršiti: a. Kategorizaciju organizacionih celina prema: - strukturi organizacionih celina; - hijerarhijskoj poziciji organizacionih celina. b. Kategorizaciju zaposlenih prema: - školskoj spremi; - radnom mestu (hijerarhijska pozicija); - pripadnosti organizacionoj celini; - učešću u projektu; - dodatnim znanjima i sposobnostima. c. Kategorizaciju projekata prema: - značaju projekta; - brojnosti učesnika; - dislociranosti učesnika. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 237 d. Kategorizaciju dokumenata prema: - tipovima dokumenata (dopisi, ugovori, rešenja ...); - pripadnosti procesu rada određene organizacione celine. 5.6.1 Metode za adaptaciju Prikupljene informacije tokom prve faze koriste se za predstavljanje poslovnog procesa korisnika, za donošenje odluke o tome kojim putem će korisnik nastaviti svoj poslovni proces ili pri izboru najadekvatnije strategije za realizaciju poslovnih procesa [76]. Jedan od najvećih problema tokom izrade modela korisnika je neizvesnost. U cilju izgradnje modela korisnika, potrebno je doći do informacija kao što su ponašanje korisnika u sistemu, interesovanja, lične karakteristike, a otkriti informacije koje se odnose na potrebe korisnika i njihove preferencije. Proces kreiranja modela korisnika prikazan je na slici 81. Kreirani model korisnika treba da podrži izabrani način adaptacije sistema za elektronsko upravljanje elektronskim dokumentima. Kreiranje modela korisnika podržava šest pristupa adaptaciji sistema za elektronsko upravljanje e-dokumentima: - adaptacija zasnovana na tipu radnog mesta; - adaptacija zasnovana na osnovu pripadnosti organizacionoj celini; - adaptacija zasnovana na tipu radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini; - adaptacija zasnovana na ulozi u projektu; - adaptacija zasnovana na osnovu ad hoc postavljenih kriterijuma; - adaptacija zasnovana na osnovu preferencija korisnika. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 238 1. Kreiranje modela korisnika 1.1. Izbor kriterijuma adaptacije 1.6. Adaptacija zasnovana na osnovu ad hoc postavljenih kriterijuma 1.3. Adaptacija zasnovana na osnovu pripadnosti organizacionoj celini 1.5. Adaptacija na ulozi u projektu 1.9. Skladištenje modela korisnika u repozitorijumu 1.2. Adaptacija zasnovana na tipu radnog mesta 1.4. Adaptacija zasnovana na tipu radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini 1.7. Adaptacija zasnovana na preferencijama korisnika 1.8. Klasterovanje Slika 81: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika Proces adaptacije po tipu radnog mesta Kreiranje modela korisnika za adaptaciju na osnovu radnog mesta podrazumeva prethodnu sistematizaciju radnih mesta u poslovnom sistemu. Kao osnovni izvori podataka koriste se svi prethodno dostupni podaci o sistematizaciji radnih mesta [19]. Aktivnosti kreiranja modela korisnika na osnovu tipa radnog mesta prikazane su na slici 82. 1.2.1. Izbor izvora podataka 1.2.2. Izbor algoritma za analizu podataka 1.2.3.Analiza podataka o radnom mestu 1.2.4.Formiranje grupa korisnika na osnovu tipa radnog mesta 1.2.6.Formiranje profila korisnika na osnovu tipa radnog mesta 1.2.5.Evaluacija 1.2. Adaptacija na osnovu tipa radnog mesta Izvori podataka - kadrovska baza - pravilnik o sistematizaciji radnih mesta - kolektivni ugovor,... Slika 82: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu tipa radnog mesta Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 239 Adaptacija i personalizacija portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima ogleda se u: - dostupnosti podskupa dokumenata specifičnih za obavljanje konkretnog posla; - mogućnosti pokretanja poslovnog procesa (WF) koji je u vezi sa tim radnim mestom; - mogućnosti dobijanja pojedinih izveštaja; - mogućnosti kolaboracije putem foruma i četa. Proces adaptacije na osnovu pripadnosti organizacionoj celini Kako bi se realizovalo kreiranje profila korisnika na osnovu pripadnosti organizacionoj celini, neophodno je razraditi organizacionu strukturu preduzeća (slika 83) [25][60]. 1.3. Adaptacija na osnovu pripadnosti organizacionoj celini 1.3.1. Izbor izvora podataka 1.3.2. Izbor algoritma za analizu podataka 1.3.3. Analiza podataka o organizacionim celinama 1.3.4. Formiranje grupa korisnika na osnovu pripadnosti organizacionoj celini 1.3.6. Formiranje profila korisnika na osnovu pripadnosti organizacionoj celini Izvori podataka - organizaciona struktura preduzeća - pravilnik o organizaciji preduzeća, ... 1.3.5. Evaluacija Slika 83: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu pripadnosti organizacionoj celini Proces kreiranja modela korisnika na osnovu pripadnosti organizacionoj celini omogućava: - selektovani prikaz foldera sa dokumentima (videće se samo folderi pripadajuće organizacione celine); - mogućnost zajedničkog rada na dokumentima; - ponuđene template dokumenata pripadajućeg nivoa organizacionih celina; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 240 - mogućnost automatskog prijema informacija o novostima i dokumentima; - mogućnost propagiranja novosti na nivou organizacionih celina; - mogućnost distribucije dokumenata po vertikali i horizontali; - mogućnost upisivanja relevantnih događaja u kalendar na nivou organizacione celine; - mogućnost pregleda i rezervacije resursa. Proces adaptacije na osnovu tipa radnog mesta i na osnovu pripadnosti organizacionoj celini Adaptacija na osnovu tipa radnog mesta i na osnovu pripadnosti organizacionoj celini predstavlja kombinovanje prehodna dva pristupa i podrazumeva integraciju rezultata modeliranja korisnika dobijenih adaptacijom na osnovu tipa radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini. Proces adaptacije na osnovu kombinovanih kriterijuma prikazan je na slici 84. 1.4. Adaptacija na osnovu tipa radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini 1.4.4. Izbor izvora podataka o pripadnosti organizacionoj celini 1.4.5. Izbor algoritma za analizu podataka 1.4.6. Analiza podataka o pripadnosti organizacionoj celini 1.4.8. Formiranje grupa korisnika na osnovu tipa radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini 1.4.7. Integracija podataka 1.4.1. Izbor izvora podataka o tipu radnog mesta 1.4.2. Izbor algoritma za analizu podataka 1.4.3. Analiza podataka o tipu radnog mesta 1.4.10. Formiranje profila korisnika na osnovu tipa radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini Izvori podataka - organizaciona struktura preduzeća - pravilnik o organizaciji preduzeća, ... Izvori podataka - kadrovska baza - pravilnik o sistematizaciji radnih mesta - kolektivni ugovor,... 1.4.9. Evaluacija Slika 84: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu tipa radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 241 Karakteristike procesa kreiranja modela korisnika na osnovu tipa radnog mesta i na osnovu pripadnosti organizacionoj celini su: - mogućnost pristupa specifičnim dokumentima koji su dostupni samo pojedinim zaposlenim određenih organizacionih celina; - mogućnost pristupa specifičnim izveštajima koji su dostupni samo pojedinim zaposlenima određenih organizacionih celina; - Mogućnost pokretanja specifičnih WF koji su dostupni samo pojedinim zaposlenim određenih organizacionih celina. Proces adaptacije na osnovu uloge u projektu Adaptacija na osnovu uloge i pripadnosti projektu podrazumeva integraciju rezultata modeliranja korisnika dobijenih adaptacijom na osnovu uloge i pripadnosti projektu. Proces adaptacije na osnovu kombinovanih kriterijuma prikazan je na slici 85. 1.5. Adaptacija na osnovu uloge u projektu 1.5.4. Izbor izvora podataka o projektima 1.5.5. Izbor algoritma za analizu podataka 1.5.6. Analiza podataka o projektu 1.5.8. Formiranje grupa korisnika na osnovu uloge u projektu 1.5.7. Integracija podataka 1.5.1. Izbor izvora podataka o vrsti uloge u projektu 1.5.2. Izbor algoritma za analizu podataka 1.5.3. Analiza podataka o vrsti uloge u projektu 1.5.10. Formiranje profila korisnika na osnovu osnovu uloge u projektu Izvori podataka - kadrovska baza - baza projekata - baza projektnih timova,... 1.5.9. Evaluacija Slika 85: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu uloge i pripadnosti projektu Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 242 Karakteristike ovog tipa adaptacije su: - dostupnost podskupu dokumenata specifičnih za obavljanje konkretne uloge; - mogućnost pokretanja poslovnog procesa (WF) koji je u vezi sa tom ulogom u projektu; - mogućnost dobijanja pojedinih izveštaja; - mogućnost kolaboracije putem foruma i četa; - selektovani prikaz foldera sa dokumentima (videće se samo folderi pripadajućeg projekta); - mogućnost zajedničkog rada na dokumentima; - ponuđena template dokumenta pripadajućeg projekta; - mogućnost automatskog prijema informacija o novostima i o dokumentima u vezi sa projektom; - mogućnost propagiranja novosti na nivou projekta; - mogućnost distribucije dokumenata po vertikali i horizontali; - mogućnost upisivanja događaja u kalendar na nivou projekta; - mogućnost pregleda i rezervacije resursa za potrebe projekta; - mogućnost pristupa specifičnim dokumentima koji su dostupni samo pojedinim zaposlenima na određenim projekatima; - mogućnost pristupa specifičnim izveštajima koji su dostupni samo pojedinim zaposlenima na određenim projekatima; - mogućnost pokretanja specifičnih WF koji su dostupni samo pojedinim zaposlenima na određenim projekatima. Proces adaptacije na osnovu ad hoc postavljenih kriterijuma Kreiranje modela korisnika na osnovu ad hoc kriterijuma potrebno je kada se formira tim za obavljanje određenog posla na osnovu različitih kriterijuma [82]. Ovaj pristup podrazumeva da se pre formiranja tima za realizaciju posla odlučije na osnovu kojih kriterijuma će se adaptacija izvršiti, a zatim se primenom odgovarajućeg metodološkog postupka razvija i realizuje određeni posao. Proces kreiranja modela korisnika za adaptaciju na osnovu ad hoc postavljenih kriterijuma prikazan je na slici 86. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 243 1.6. Adaptacija na osnovu ad hoc postavljenih kriterijuma 1.6.1. Definisanje kriterijuma adaptacije 1.6.2. Utvrđivanje izvora podataka za izabrani kriterijum adaptacije 1.6.3. Izbor algoritma za analizu podataka 1.6.4. Analiza podataka 1.6.5. Formiranje grupa korisnika na osnovu izabranih kriterijuma 1.6.7. Formiranje profila korisnika na osnovu izabranih kriterijuma 1.6.6. Evaluacija Izvori podataka ü Kadrovska baza ü Pravilnik o organizaciji preduzeća ü Organizaciona struktura preduzeća Slika 86: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu ad hoc zadatih kriterijuma Proces adaptacije na osnovu preferenci Kreiranje modela korisnika na osnovu preferenci realizuje se na osnovu analize i prepoznavanja interesovanja i sklonosti korisnika. Proces kreiranja modela korisnika za adaptaciju na osnovu njegovih preferenci prikazan je na slici 87. 1.7. Adaptacija na osnovu preferencija korisnika 1.7.1. Definisanje kriterijuma adaptacije 1.7.2. Utvrđivanje izvora podataka za izabrani kriterijum adaptacije 1.7.3. Izbor algoritma za analizu podataka 1.7.4. Analiza podataka 1.7.5. Formiranje grupa korisnika na osnovu izabranih kriterijuma 1.7.7. Formiranje profila korisnika na osnovu izabranih kriterijuma 1.7.6. Evaluacija Izvori podataka ü Kadrovska baza ü Anketa ü Interviju Slika 87: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu preferenci 5.6.2 Ažuriranje modela korisnika Kako bi proces adaptacije bio efektivan, neophodno je permanentno praćenje modela korisnika [84]. Praćenje modela korisnika podrazumeva poređenje karakteristika i performansi korisnika u poslovnim procesima sa prethodno kreiranim modelom. Ukoliko se jave značajna odstupanja, neophodno je ažurirati modele korisnika [108]. Proces ažuriranje modela korisnika prikazan je na slici 88. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 244 Prikupljanje podataka o korisnicima Poređenje prikupljenih podataka sa karakteristikama modela korisnika Snimanje prethodnog stanja u tabele istorije Formiranje ažuriranog modela DMS log fajlovi veb servera sistematizacija radnih mesta organizaciona struktura Izvori podataka Nema značajnih odstupanja Postoje značajna odstupanja Ažuriranje modela korisnika Slika 88: Proces ažuriranja modela korisnika 5.7 MERENJE PERFORMANSI REŠENJA U tabeli 17 je prikazan Wang & Strong model osnovnih karakteristika veb portala, podeljenih u četiri grupe [187]: atributi reputacije, operativni atributi, atribuiti konteksta i prezentacioni atributi. Tabela 17: Osnovni atributi veb portala Atributi reputacije Operativni atributi Atributi konteksta Atributi prezentacije Tačnost Pristup Primenljivost Interoperabilnost Objektivnost Sigurnost Kompletnost Razumljivnost Uverljivost Interaktivnost Fleksibilnost Konciznost Reputacija Dostupnost Pouzdanost Konzistentnost Trajnost Lakoća korišćenja Relevantnost Količina podataka Poverljivost Korisnička podrška Validnost Dokumentacija Vreme odgovora Nova vrednost Organizacija Efikasan sistem merenja performansi je sistem koji predstavlja set finansijskih i nefinansijskih merila, koji će, svojom kompleksnošću, omogućiti menadžerima da se suoče sa velikim brojem aktivnosti u procesu privređivanja, te da se pravovremeno i na pravi način fokusiraju na ključne faktore poslovnog uspeha. Tradicionalni finansijski pokazatelji uspešnosti pružaju informacije o rezultatima preduzeća iz prošlosti, ali nisu dobro prilagođeni za predviđanje budućih performansi, odnosno za implementaciju i kontrolisanje strategijskog plana preduzeća. Menadžeri, proučavajući prespektive, mogu Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 245 efikasnije i uspešnije organizovati preduzeće i obezbediti proces adekvatnog merenja performansi. Dakle, Balanced Scorecard predstavlja ključni alat koji top menadžeri koriste u procesu strategijskog upravljanja i osnova su efikasne kontrole poslovanja. Naime, uravnoteženi model podrazumeva „ravnotežu“ između: - kratkoročnih i dugoročnih ciljeva; - finansijskih i nefinansijskih mera; - odnos između različitih pokazatelja; - performanse interne i eksterne efikasnosti. Možemo zaključiti da je BSC model merenja performansi više nego skup mera koje se koriste za identifikaciju problema. To je sistem koji integriše ograničen broj ključnih performansi (od 15-20) u procesu formulisanja strategije. KPI koji se koriste za merenje performansi sistema su: - vreme odziva sistema po lokacijama; - broj otkaza sistema po servisima; - trajanje otkaza sistema po servisima; - broj dokumenata na pojedinim lokacijama i organizacionim celinama; - broj korisnika koji pristupaju portalu; - ukupan broj fajlova po vrsti dokumenta; - ukupan broj fajlova na nekoj lokaciji razvrstan po folderima; - ukupan broj fajlova na nekoj lokaciji razvrstan po organizacionim celinama; - zauzeće prostora na disku po lokacijama, korisnicima i po organizacionim celinama; - broj i nazivi fajlova kojima se nije pristupalo u definisanom vremenu; - lokacije fajlova kojima se nije pristupalo neko definisano vreme; - vlasnici fajlova kojima se nije pristupalo neko definisano vreme (korisnici i organizacione celine); - broj i nazivi dupliranih dokumenata; - lokacije (folderi) dupliranih dokumenta; - korisnici vlasnici dupliranih dokumenta; - organizacione celine vlasnici dupliranih dokumenta; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 246 - broj ažuriranja dokumenata po lokacijama, korisnicima i organizacionim celinama; - vreme potrebno za pronalaženje traženog dokumenta; - procenat dokumenata sačuvanih na pogrešnim mestima; - broj dokumenata koji nisu obrisani nakon isteka važnosti; - cena čuvanja dokumenta; - odnos broja papirnih i elektronskih dokumenata; - broj dokumenata dostupnih za pretraživanje; - procenat uspešnih pretraga. Formiranje KPI sistema igra važnu ulogu u evoluciji performansi poslovnih procesa ili u individualnim poslovima, organizacionim celinama poslovnog sistema i u upravljanju poslovnim sistemima uopšteno. Razvoj KPI metrike pomaže merenju samog poslovnog sistema. 5.8 INTEGRACIJA KOMPONENTI PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA Uvođenje sistema za adaptivno upravljanje e-dokumentima obuhvata: implementaciju DMS-a, integraciju Internet servisa u intranet mreži poslovnog sistema i poslovni informacioni sistem [58]. Integracija komponenti sistema za adaptivno upravljanje elektronskim dokumentima i poslovnog informacionog sistema u okviru portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima prikazana je na slici 89. INTEGRACIJA APLIKACIJA I PLATFORMI PORTAL ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA INTEGRACIJA KORISNIKA VEB PORTAL SARADNJA JEDINSTVANA TAČKA PRISTUPA INTEGRACIJA KORISNIČKIH ULOGA INTEGRACIJA INFORMACIJA UPRAVLJANJE IZVEŠTAVANJEM UPRAVLJANJE INFORMACIJAMA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA INTEGRACIJA PROCESA VEB PARTS KOMUNIKACIJA UPRAVLJANJE POSLOVNIM PROCESIMA SHAREPOINT UPRAVLJANJE POSLOVNIM PROCESIMA WINDOWS SERVER, LDAP, SQL, EXCHANGE CLOUD Slika 89: Integracija komponenti sistema za adaptivno upravljanje e-dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 247 Integracija je realizovana na više nivoa: - Integracija korisnika - korisnici mogu pristupiti sistemu ili međusobno komunicirati sa bilo koje lokacije. Svaki od korisnika pristupa personalizovanom skupu servisa koji odgovaraju njegovoj roli na sistemu. Podaci o korisnicima čuvaju se u jedinstvenoj LDAP bazi, uz omogućenu integraciju sa drugim bazama podataka o korisničkim nalozima. - Integracija informacija - sistem omogućava prikupljanje raznovrsnih, nestrukturiranih podataka, dok se korisnicima kroz portal pruža mogućnost uvida u strukturirane informacije. Ovo se postiže korišćenjem content managment servisa i koncepata poslovne inteligencije. Korisnici mogu dobiti različite vrste izveštaja, analiza, interpretacija podataka i sl. - Integracija procesa - postojeći procesi u poslovnim sistemima su integrisani korišćenjem XML veb servisa. Kroz veb portal, svaki od korisnika ima pristup alatima za podršku poslovnim procesima za koje je korisnik zadužen. - Aplikaciona platforma - aplikacije sistema za adaptivno upravljanje elektronskim dokumentima realizovane su korišćenjem različitih tehnologija, pa se integracija vrši i na aplikativnom nivou. U cilju što efikasnijeg upravljanja izvorima podataka i izvorima integracije informacija u sistemu za adaptivno upravljanje e-dokumentima u okviru veb portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, može se kreirati poseban modul za smeštanje konekcija podataka. Ovaj modul sadrži definicije povezane sa izvorom podataka kao i potrebne metapodatke. Konekcije se mogu ažurirati centralizovano i svi klijenti će automatski koristiti aktuelnu verziju. U okviru modula konekcija podataka moguće je definisati i prava pristupa, tako da samo ovlašćeni korisnici mogu koristiti određenu konekciju. Konekcije se mogu koristiti u veb portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima i predstavljaju osnovu za rad sa izvorima podataka. Korisnici mogu da koriste funkciju pretraživanja radi pronalaženja odgovarajućih konekcija. Zahvaljujući metapodacima, konekcije se mogu pretraživati po poslovnim terminima i opisima, zanemarujući tehničke detalje. Rezultati koji se prikazuju filtrirani su u zavisnosti od prava pristupa. Glavne prednosti ovakvog načina integracije podataka su sledeće: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 248 - dostupnost - podaci su na ovaj način dostupni svim autorizovanim korisnicima; - upravljanje – postoji mogućnost za ažuriranje više izveštaja istovremeno. Ovaj proces se vrši automatski; - bezbednost – mogu se definisati prava pristupa u smislu korišćenja ili izmene; Način na koji se predlaže realizacija integracije aplikacija uz postizanje potrebne agilnosti i adaptivnosti sistema, jeste primena modela kompozitnih aplikacija. Najpre je potrebno postojeće aplikacije nadograditi i pretvoriti ih u modularne servise. Ovi servisi se koriste u novim aplikacijama. Kreiraju se i implementiraju kao moduli veb portala. Kada se sva potrebna softverska infrastruktura nadogradi, različiti korisnici sistema mogu kreirati dinamičke aplikacije koristeći ove servise. Kompozitne aplikacije mogu uključiti interne i eksterne servise. Model kompozitnih aplikacija prikazan je na slici 90. Slika 90: Model kompozitnih aplikacija za integraciju u veb portal Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 249 Osnovni koraci u procesu integracije aplikacija na veb portalu su: - Dekomponovanje postojećih aplikacija za poslovni proces u skup softverskih elemenata. - Uklapanje svih elemenata u skladu sa potrebama poslovnog procesa u krajnji paket. Paket treba da sadrži softverske elemente, metapodatke, kao i šablon (template) na osnovu kojeg se kombinuju. Paket takođe treba da sadrži definicije interfejsa servisa koji omogućavaju povezivanje sa drugim IT sistemima. - Postavljanje paketa na platformu koja podržava određenu vrstu softverskih elemenata. Platforma treba da pruži i mogućnost efikasnog prilagođavanja, personalizacije i rekonfiguracije. - Povezivanje softverskih elemenata sa postojećim sistemima, tako što se vrši implementacija interfejsa servisa. Ove konekcije se mogu ostvariti koristeći veb servise, specifične adaptere ili druge Internet tehnologije poput RSS-a. Predloženi model integracije pogodan je jer omogućava adaptivnost, tj. skraćuje vreme potrebno za rekonfiguraciju aplikacije kada dođe do promene u okruženju, kao i agilnost, tj. skraćuje vreme i smanjuje troškove potrebne za isporučivanje aplikacije. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 250 6 IMPLEMENTACIJA I PRIMENA RAZVIJENOG MODELA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA Implementacija i primena razvijenog modela portala za inteligentno upravljanje еlektronskim dоkumеntimа realizovana je primenom sledećih faza prikazanih na slici 91 [60]. Slika 91: Grafički prikaz toka realizacije modela portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 251 6.1 DEFINISANJE CILJEVA MODELA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA 6.1.1 Korporativni profil Javnog preduzeća PTT saobraćaja „Srbija“ Javno Preduzeće PTT saobraćaja „Srbija“ je najstariji saobraćajni infrastrukturni sistem Republike Srbije i jedno od najstarijih sistema organizovanog prenosa poštanskih pošiljaka u Evropi. Vizija i misija JP PTT saobraćaja „Srbija“ ogleda se u [103]: - Vizija - PTT „Srbija” će biti nacionalni lider na tržištu poštanskih, novčanih i informatičko-komunikacionih servisa visokog kvaliteta, sa najboljim finansijskim rezultatima; - Misija - Pružati univerzalnu poštansku uslugu, novčane usluge, razvijati elektronske servise, širiti mrežu prodajnih kapaciteta uz unapređenje sveukupne komunikacije sa korisnicima i uz povećanje profitabilnosti kompanije. U tabeli 18 je prikazana specifikacija planiranih ciljeva i spisak strategija koje JP PTT saobraćaja „Srbija“ želi da primeni kako bi se postigli željeni ciljevi. Modeliranje organizacije predstavlja proces integracije pojedinačnih poslovnih aktivnosti, grupisanih u odgovarajuće organizacione celine, kroz uspostavljanje sistema njihove horizontalne i vertikalne komunikacije. Značajne promene u okruženju nameću potrebu da se kroz modeliranje interne organizacije istovremeno obezbede dva, na prvi pogled kontradiktorna zadatka, odnosno da se istovremeno postigne stabilnost poslovnog sistema i njegova sposobnost da brzo reaguje na zahteve okruženja. Upravo ovakva potreba dokazuje da je modeliranje organizacije kontinuiran proces i da se jednom uspostavljena optimalna organizacija ne može tretirati kao konačno rešenje. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 252 Tabela 18: Prikaz ciljeva i strategije JP PTT saobraćaja „Srbija“ Ciljevi Strategije Restrukturiranje i korporatizacija - Redefinisanje i reorganizacija osnovne delatnosti uz poslovnu transformaciju delatnosti podrške - Korporatizacija preduzeća Razvoj osnovne delatnosti - Intenzivni investicioni razvoj bazične delatnosti - Realizacija projekata automatizacije i modernizacije postojećih resursa - Realizacija projekata povećanja bezbednosti i sigurnosti postojećih resursa Povećanje interne efikasnosti - Izgradnja intergralnog informacionog sistema preduzeća - Realizacija projekta Post-TIS - novi tehnološko-informacioni sistem Pošte Srbije - Optimizacija resursa Unapređenje kvaliteta osnovnih servisa - Inoviranje standarda kvaliteta - Unapređenje procesa prerade i prenosa pošiljaka - Unapređenje procesa prijema pošiljaka - Unapređenje procesa dostave pošiljaka - Prilagođavanje zahtevima kataloške prodaje i e-trgovine - Standardizacija poslovnih procesa i korišćenje savremenih IKT tehnologija Povećanje profitabilnosti - Održavanje tržišnog potencijala - Tarifna politika - Plasman novih usluga - Unapređivanje sistema pružanja usluga u jedinicama poštanske mreže (JPM) Razvoj korporativne kulture - Razvoj menadžmenta - Razvoj zaposlenih Međunarodne integracije - Zaključivanje međunarodnih ugovora sa ovlašćenim JPO Evrope u cilju realizacije zajedničkih usluga i razvoja servisa Razvoj marketinga - Razvoj marketinških istraživanja - Segmentacija tržišta Dugoročni ciljevi JP PTT Saobraćaja „Srbija“: - stvaranje uslova za pružanje univerzalne poštanske usluge uz istovremeno dizajniranje potrebne infrastructure; - redefinisanje politike kadrova; - efikasno korišćenje kapaciteta; - uvođenje novih i unapređenje postojećih usluga univerzalnog servisa i komercijalnog uslužnog asortimana; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 253 - uključenje u tokove svetskih poštanskih integracija; - postupna transformacija vlasništva. Vlasnička struktura i akcijski kapital JP PTT Saobraćaja „Srbija“ Javno preduzeće PTT saobraćaja „Srbija” je vlasnik akcija u kapitalu pravnih lica: - 100,00% - Privredno društvo Mobtel-PTT d.o.o.; - 49,00% - Banka Poštanska štedionica a.d.; - 1,07% - Politika a.d. Sa njima Javno preduzeće PTT saobraćaja „Srbija“ definiše svoju osnovnu poslovnu misiju, koja se odnosi, pre svega, na podizanje nivoa usluga koje se pružaju krajnjem korisniku. Kadrovski potencijal (broj zaposlenih, njihova struktura) JP PTT saobraćaja „Srbija“ U skladu sa jednim od proklamovanih dugoročnih ciljeva, koji se tiče redefinisanja politike kadrova, JP PTT saobraćaja „Srbija“ je u protekloj godini učinilo dosta u pogledu popravljanja obrazovne strukture zaposlenih, tj. u pogledu stručnog usavršavanja radi kvalitetnijeg pružanja novih usluga u predstojećoj liberalizaciji poštanskog tržišta. U JP PTT saobraćaja „Srbija” radi 14.939 radnika različitog obrazovnog profila. Statutarni organi JP PTT saobraćaja „Srbija“ [103]: - upravni odbor - organ upravljanja preduzećem, broji devet članova koje imenuje Vlada Republike Srbije, a od kojih se tri člana imenuju iz reda zaposlenih; - generalni direktor - obavlja funkciju poslovodnog organa preduzeća; imenuje ga i razrešava Vlada Republike Srbije, po zakonom utvrđenom postupku; - nadzorni odbor - vrši nadzor nad poslovanjem preduzeća; ima pet članova koje imenuje Vlada Republike Srbije, od kojih se dva člana imenuju iz reda zaposlenih u preduzeću. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 254 Pravilnikom o organizaciji i sistematizaciji poslova u JP PTT saobraćaja „Srbija“ postavljen je aktuelni organizacioni model preduzeća. Prema postavljenoj šemi na slici 92, organizacionu strukturu JP PTT saobraćaja „Srbija“ čine sledeće funkcionalne celine: - 8 direkcija preduzeća; - 6 samostalnih sektora; - 33 sektora koji funkcionišu u okviru pozicioniranih direkcija; - 3 regionalna sektora za IT i EK; - 1 radna jedinica „Glavni poštanski centar“; - 28 radnih jedinica poštanskog saobraćaja; - 6 radnih specijalizovanih radnih jedinica iz delokruga pratećih delatnosti. Ovom organizacionom šemom izvršeno je diversifikovanje poslova iz delokruga delatnosti koje su u direktnoj funkciji pružanja poštanskih usluga i u direktnoj funkciji unapređenja efikasnosti celokupne poštanske mreže [103]. Model funkcionalne korporativne organizacije, a tom modelu odgovara aktuelna organizacija PTT-a, relevantan je za velike sisteme koji su primarno orijentisani na postizanje ekonomije obima i na optimizaciju troškova. Tendencije globalizacije ukupnog svetskog tržišta i liberalizacije tržišta poštanskih usluga, uz istovremenu potrebu ubrzanja restrukturiranja domaćih javnih preduzeća, nameće potrebu optimizacije troškova i obračuna cena na tržišnim principima, opredeljujući funkcionalni model organizacione strukture kao optimalni, čime se obezbeđuje JP PTT saobraćaja „Srbija“ komparativna prednost u odnosu na konkurenciju. Korporativna strategija, kao ciljano integrisan paket poslovnih mera i akcija koje je neophodno preduzeti u narednom periodu, sa osnovnim zadatkom da preduzeće kao korporativnu celinu vrednuje više od zbira njegovih pojedinačnih delova, i korporativna organizacija, kao instrument od koga zavise realne sposobnosti preduzeća da ostvari strateške ciljeve i zadatke, nalaze se u međusobno uslovljenoj relaciji. Sa jedne strane, korporativna strategija definiše pravce neophodnih organizacionih promena, dok sa druge strane, od postavljenog organizacionog modela zavisi uspeh u realizaciji Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 255 odabranih strateških ciljeva. Naime, rast bez strukturnog prilagođavanja ima za posledicu ekonomsku neefikasnost. Osnovni pravci organizacionog prilagođavanja odnose se na sledeće oblasti: - Skraćenje vertikalnih i horizontalnih komunikacionih linija između organizacionih delova - Kako bi se kroz realokaciju resursa na različite funkcionalno dizajnirane celine postigao sinergetski efekat, potrebno je izvršiti striktnu podelu poslovnih procesa i konstantan prenos znanja i iskustva (know- how) između svih poslovnih jedinica u sistemu. Ovakav model zahteva uspostavljanje direktnih komunikacionih linija između organizacionih celina po horizontali i između hijerarhijskih nivoa odlučivanja, po vertikali. - Delegiranje operativnog odlučivanja na niže hijerarhijske nivoe – Kako bi se obezbedilo fleksibilno reagovanje na potencijale iz okruženja, potrebno je pristupiti kontrolisanoj decentralizaciji u donošenju poslovnih odluka. To znači povećanje samostalnosti operativnog menadžmenta u donošenju odluka koje su od značaja za tekuću poslovnu aktivnost, uz zadržavanje mehanizma kontrole i odlučivanja o strateškim pitanjima na centralnom nivou. - Razvoj divizionog modela integracije poslovnih funkcija prema kriterijumu proizvod-tržište – Kreiranje komparativnih prednosti, prilikom tržišnog pozicioniranja preduzeća u odnosu na konkurenciju, zahteva proaktivni upravljački pristup i uspostavljanje takozvanih strategijskih poslovnih jedinica, koje kao podsistemi ukupnog organizacionog sistema, nastupaju na tržištu. Ovakav model zahteva jasno precizirane ciljeve i zadatke svakog podsistema, uz precizno definisane nadležnosti u njihovom samostalnom delovanju, ali i odgovornosti za ispunjenje preciziranih zadataka. Za obavljanje svih poslova iz domena delatnosti preduzeća, kojima se obezbeđuje uredno i neprekidno odvijanje PTT saobraćaja i funkcionisanje preduzeća kao jedinstvenog poslovnog i pravnog subjekta, utvrđeni su sledeći organizacioni delovi preduzeća: poslovodstvo preduzeća, direkcije, samostalni sektori, radne jedinice poštanskog saobraćaja i specijalizovane RJ. Na slici 92 je prikazana organizaciona struktura JP PTT saobraćaja „Srbija". Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 256 Za potrebe unapređenja funkcionisanja velikog i kompleksnog poslovnog sistema kao što je JP PTT saobraćaja „Srbija“, neophodno je bilo napraviti adekvatnu strukturu budućeg portala. Iz tog razloga kreirana je kompletna struktura portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, usklađena sa organizacionom strukturom JP PTT saobraćaja „Srbija“, prikazanom na slici 92. Upravni odbor Nadzorni odbor Generalni direktor Zamenik Generalnog direktora Kabinet Generalnog direktora Biro za eksploataciju projekata Samostalni sektor za međunarodne poslove Samostalni sektor za internu reviziju Samostalni sektor za upravljanje rizikom Samostalni sektor za korporativni marketing i velike korisnike Izvršni direktor za poštanski saobraćaj Direkcija za poštansko-finansijske usluge Direkcija za poštansku mrežu Direkcija za pismonosne usluge Samostalni sektor za kurirske, ekspres i paketske usluge Direkcija za informacione tehnologije i elektronske komunikacije Direkcija za ekonomske poslove Direkcija za logistiku Direkcija za strategiju i razvoj Direkcija za pravne poslove Direkcija za kadrove Regionalni sektori za IT - Niš, Novi Sad, Kragujevac Regija 1,2,3,4 RJ ''Srbijamarka'' Nivo Regija RJ ''poštansko- transportna logistika'' Beograd RJ ''Hibridna pošta ' ' Beograd RJ ''Glavni poštanski centar'', Beograd Radne jedinice poštanskog saobraćaja "Beograd centar" "Beogradski venac" "Zemun" "Valjevo" "Šabac" "Pančevo" "Požarevac" "Smederevo" "Novi Sad" "Sremska Mitrovica" "Zrenjanin" "Subotica" "Sombor" "Kikinda" "Kraljevo" "Čačak" "Užice" "Kragujevac" "Jagodina" "Kruševac" "Priština" Regija 1 Regija 2 Regija 3 "Niš" "Zaječar" "Bor" "Prokuplje" "Vranje" "Leskovac" "Pirot" Regija 4 RJ ''Kablovskodistributivni sistem-KDS'', Beograd RJ za elektronsko poslovanje-CePP, Beograd RJ ''PTT Net'' RJ ''Održavanje ' ' ORGANIZACIONA ŠEMA JP PTT SAOBRAĆAJA "SRBIJA" Nivo radnih jedinica Slika 92: Organizaciona struktura JP PTT saobraćaja „Srbija“ 6.1.2 Projektni zadatak Osnovni korisnički zahtev je da se u složenom poslovnom sistemu u kome egzistira veliki broj izveštaja i dokumenata, koji su rezultat samostalno razvijenih aplikacija, komercijalnih aplikacija kao i nestruktuiranih dokumenata, razvije veb portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima, koji omogućava realizaciju adaptivnog upravljanja e-dokumentima. Realizacija ovog zahteva podrazumeva rešenje koje je moguće primeniti na velikom broju dislociranih računara, primenom veb portala, koji će biti jedinstvena tačka pristupa različlitim informacijama, sadržajima i servisima. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 257 Na portalu je potrebno obezbediti sledeće servise: - servisi za adaptivno upravljanje elektronskim dokumentima; - servisi za upravljanje korisničkim ulogama; - servisi za upravljanje sadržajem; - servisi za izveštavanje; - servisi za podršku realizaciji poslovnim procesima; - servisi za saradnju i komunikaciju. Servisi treba da budu integrisani i sinhronizovani. Portal treba da obezbedi integraciju svih skladišta podataka u okviru sistema. Upravljanje elektronskim dokumentima treba realizovati korišćenjem SharePoint-a. Adaptaciju sistema i portala treba izvršiti prema predloženom metodološkom postupku. Potrebno je implementirati mehanizme adaptacije, tako da ne zahtevaju izmenu postojećih komponenata portala. Portal treba da omogući postojanje više korisničkih uloga u sistemu. Pored toga, neophodno je obezbediti i odgovarajuće alate za izveštavanje o performansama poslovnog sistema i o rezultatima poslovnih procesa. Portal treba da obezbedi kvalitetan okvir za saradnju i komunikaciju korisnika sistema za upravljanje elektronskim dokumentima. Interfejs portala treba da bude jednostavan i lak za korišćenje, ali i grafički kvalitetan, kako bi se omogućio intuitivan, brz i efikasan rad korisnika. Rešenje mora biti fleksibilno i proširivo, uz ugradnju savremenih standarda iz oblasti projektovanja veb aplikacija, primene Internet tehnologija i elektronskog poslovanja. Portal je potrebno realizovati u okviru redovnog posla u JP PTT saobraćaja „Srbija“. Kao pilot projekat portal će biti primenjen u laboratorijskom okruženju Sektora za informatičku podršku, Direkcije za informacione tehnologije i elektronske komunikacije. Radi ilustracije nekonsolidovanog dela poslovnog sistema, koji ujedno predstavlja početno stanje dela poslovnog sistema koji je potrebno urediti primenom modela portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, prikazani su poslovni procesi zakazivanja i održavanja poslovnih sastanaka, kao i realizacija dobijenog radnog zadatka Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 258 usklađivanjem i potpisivanjem e-dokumenata na različitim hijerarhijskim nivoima u poslovnom sistemu. Na slici 93 je prikazan scenario tradicionalnog načina zakazivanja sastanka. Direktor nivoa III inicira sastanak u vezi realizacije budućeg posla, uz klasičan način rezervacije sale za sastanke i zakazivanja sastanka putem telefona: 1. direktor nivoa III (direktor direkcije) telefonom zove administratora i daje mu nalog da pozove direktore nivoa IV (direktori sektora) na poslovni sastanak; 2. administrator proverava, u knjizi koju vodi, slobodne termine sale za sastanke; 3. administrator telefonom zove direktore nivoa IV da proveri njihovo raspoloživo vreme i raspored; 4. administrator dopisom vrši rezervaciju sale za sastanke; 5. administrator telefonom potvrđuje termin održavanja poslovnog sastanka direktorima IV nivoa; 6. svi učesnici dolaze u salu za sastanke, i održava se poslovni sastanak. Slika 93: Model zakazivanja i održavanja poslovnog sastanka – postojeće stanje U skladu sa dogovorom sa poslovnog sastanka, nastaje radni zadatak. Na slici 94 dat je grafički prikaz postojećeg, nekonsolidovanog, načina realizacije radnog zadatka i razmene elektronskih dokumenta između organizacionih celina u neadaptivnom Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 259 sistemu. Na prethodno održanom sastanku (slika 93) dogovoreno je da se započne novi posao, koji će se realizovati u svim organizacionim potcelinama unutar poslovnog sistema. Zadatak da realizuje navedeni posao dobio je direktor IV nivoa organizacione celine 1 (OC1). Scenario realizacije zadatka: 1. nakon razrađivanja početne ideje, direktor IV nivoa zadatak prosleđuje rukovodiocu službe OC1; 2. rukovodilac službe OC1 takođe razrađuje dobijeni zadatak i prosleđuje ga zaposlenom OC1 na realizaciju; 3. nakon dobijanja zadatka da napiše inicijalni dokument, zaposleni OC1, koristeći svoj računar, kreira e-dokument; 4. zaposleni OC1 štampa e-dokument na svom lokalnom štampaču i papirnu verziju dokumenta odnosi svom rukovodiocu na usaglašavanje i na eventualne korekcije; 5. u slučaju da je uočena potreba za korekcijom dokumenta, po istom dokumentu se hemijskom olovkom vrši korekcija i vraća zaposlenom, kako bi on izvršio izmenu na originalnom dokumentu koji je u elektronskoj formi. (Napomena: iteracija se ponavlja onoliko puta koliko je potrebno, dok se ne dobije korektan finalni, odštampani dokument); 6. zaposleni radi korekcije na e-dokumentu; 7. zaposleni štampa novu verziju papirnog dokumenta; 8. odštampani dokument se parafira od strane rukovodioca OC1 i odnosi direktoru IV nivoa, na svojeručni potpis; 9. ukoliko direktor IV nivoa ima zahtev za korigovanjem papirnog dokumenta, hemijskom olovkom se vrši korekcija i rukovodiocu OC1 se vraća dokument na korekciju; 10. nakon toga rukovodilac OC1 papirni dokument, uz komentare za korekciju, prosleđuje zaposlenom koji je autor e-dokumenta, kako bi uradio navedene izmene; 11. zaposleni vrši izmenu na e-dokumentu; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 260 12. ponovo ga štampa i prosleđuje rukovodiocu OC1; 13. ukoliko je saglasan sa izmenama, rukovodilac OC1 parafira dokument i prosleđuje direktoru IV nivoa; 14. ukoliko je direktor IV nivoa saglasan sa sadržajem dokumenta, potpisuje ga i daje administratoru koji zavodi dokument i uzima delovodni broj; 15. administrator, nakon zavođenja predmeta, dokument predaje kuriru radi dalje distribucije; 16. kurir dokument nosi drugom administrativnom radniku, koji je zaposlen u arhivi preduzeća, OC2; 17. administrativni radnik koji je dokument primio, jedan primerak zadržava, a drugi, presavijeni primerak, parafira, upisuje datum prijema i vraća kuriru, kao potvrdu da je dokument primio. U ovom trenutku paralelno se odvijaju dve aktivnosti: I aktivnost: 18. kurir presavijeni i parafirani primerak dokumenta vraća administratoru OC1 koji je dokument uputio, i koji će poslužiti kao dokaz da je dokument isporučen i preuzet; 19. administrator OC1 preuzima dokument od kurira; 20. administrator OC1 fotokopira vraćeni dokument u više primeraka; originalni dokument prosleđuje direktoru IV nivoa OC1, a fotokopiju rukovodiocu u čijoj je nadležnosti realizacija posla sa kojim je navedeni dokument u vezi; 21. direktor IV nivoa, svoj primerak dokumenta odlaže u svoju arhivu; 22. rukovodilac OC1 nakon što primi kopiju dokumenta i informiše se po pitanju dalje realizacije u vezi sa tim poslom prosleđuje kopiju dokumenta zaposlenom koji je zadužen za obradu tog predmeta; 23. zaposleni odlaže kopiju dokumenta u svoju arhivu. II aktivnost: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 261 24. u isto vreme, nakon preuzimanja dokumenta od strane administratora OC2 (arhive – pisarnice), dokument se prosleđuje rukovodiocu OC2, u čijoj su nadležnosti poslovi u vezi sa daljom distribucijom primljenog dokumenta; 25. rukovodilac OC2 prosleđuje primljeni dokument zaposlenom koji je zadužen za taj deo posla; 26. nakon prijema dokumenta, zaposleni u OC2 (arhivi), fotokopiranjem umnožava dokument; 27. nakon fotokopiranja, originalni papirni dokument zaposleni odlaže u svoju arhivu, a kopiju predaje kuriru; 28. kurir dobijeni dokument odonosi sledećem učesniku, a to je administrator organizacione celine 3 (OC3); 29. administrator OC3 prima dokument i prosleđuje direktoru nivoa IV OC3, na signiranje (usmeravanje); 30. direktor nivoa IV olovkom signira (preusmerava) dokument na rukovodioca OC3, koji je zadužen za taj referat. Zatim dokument vraća administratoru OC3; 31. administrator OC3, koristeći fotokopir aparat umnožava odštampani i signirani dokument, onoliko puta koliko je učesnika kojima je direktor nivoa IV signirao document; 32. administrator OC3 nakon fotokopiranja, originalni dokument dostavlja direktoru nivoa IV a fotokopije rukovodiocu OC3; 33. direktor nivoa IV arhivira svoj primerak odštampanog dokumenta; 34. rukovodilac OC3 takođe signira primljeni dokument, odnosno preusmerava i prosleđuje regerentima OC3, koji će biti zaduženi za dalju obradu; 35. zaposleni koji je dokument dobio na dalju obradu, realizuje svoj posao i nakon toga dokument arhivira klasičnim putem u registrator; 36. zaposleni, koji je dokument dobio samo kao informaciju, nakon čitanja fotokopije dokumenta i nakon upoznavanja sa pojedinim aktivnostima koje su u njemu navedene, dokument uništava. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 262 Slika 94: Model razmene e-dokumenta između organizacionih celina u neadaptivnom sistemu -®Q-----+--------~-@[J 1+---- ®---+--\3!)- @ ~--~@-1 ~-LJ@-1 ~? _.---------------------' 1 @ ~ L]®-L:J__.::::_-_"" - @ ------+---" \3!)--®ГI--------- ® [ ® ~ ~@- Dircktor ---®LJ-_____/ 1 ® Е:Ј~[Ј[] '----!:]®---+ ffiП\_[j®-r?\-[j® ~ ~ -[ј[ј® Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 263 6.2 PRIKUPLJANJE PODATAKA Prikupljanje podataka u cilju personalizacije portala za inteligentno upravljanje еlektronskim dоkumеntimа realizovano je iz više izvora. Podaci o korisnicima su prikupljani iz: - upitnika; - više baza podataka; - različitih log fajlova; - intervjua korisnika. Pored podataka o korisnicima prikupljani su i analizirani podaci u vezi sa dokumentima, korisničkim grupama, poslovnim procesima, projektima i aplikacijama, koristeći sledeće baze podataka i log-fajlove: - Baza dokumenata: · tipovi dokumenata; · metapodaci dokumenata. - Baza grupa na AD-u i SP-u: · struktura i nazivi grupa; · ovlašćenja na nivou grupa. - Baza poslovnih procesa: · specifikacija poslovnih procesa. - Baza projekata: · specifikacija projekata koji su u fazi realizacije. - Baza aplikacija: · specifikacija interno razvijenih aplikacija; · specifikacija eksternih aplikacija. - Log fajlovi operativnog sistema: · broj pristupa lokacijama; · broj dokumenata po lokacijama; · najčešće pristupanim lokacijama; · korisnici koji najčešće pristupaju portalu i drugi. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 264 Upitnik Zbog ograničenja procesa personalizacije portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, koji nije u vezi samo sa realizacijom poslovnih procesa, već zavisi i od organizacione strukture poslovnog sistema, sistematizacije radnih mesta, zatim od vrste i broja projekata, kao i od uloga učesnika u projektu, dizajnirani su upitnici kojima je realizovano anketiranje korisnika. Glavna ograničenja personalizacije korisnika odnose se na: nedostatak podataka o svim karakteristikama poslovnih procesa i korisnika, veliki broj poslovnih procesa i korisnika, raznovrsnost tema, materijala i aktivnosti vezanih za poslovne procese. Anketa je u sebi sadržala pitanja u vezi sa: pripadnošću korisnika organizacionoj celini, primarnom poslovnom funkcijom u kojoj korisnik obavlja posao, dinamikom korišćenja portala, klasifikacijom potreba za određenom vrstom dokumenata, sa dostupnošću informacijama, sa ažurnošću informacija i dokumenata, dodavanjem novih servisa, predlozima za unapređenje portala. Baze podataka Za potrebe realizacije modela portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima korišćene su, između ostalog, i baze kadrovske evidencije. Za detaljnije informacije o korisnicima iskorišćeni su podaci iz kadrovske baze podataka, koji se nalaze u informacionom sistemu poslovnog sistema. To su podaci koji se odnose na nivo školske spreme i na obrazovanje korisnika, na pripadnost organizacionoj celini, radno mesto korisnika, godine radnog staža, godine starosti korisnika, dodatna znanja i sposobnosti. Iz baza podataka su dobijeni i podaci o nivou ovlašćenja korisnika za pristup pojedinim resursima, o učešću u projektima (nazivi projekata i uloge pojedinih korisnika u njima) i u ad hoc poslovima. Za analizu organizacionih celina, u smislu naziva organizacionih celina, organizacionih potcelina, njihovog hijerarhijskog odnosa i pripadnosti, iskorišćeni su podaci dobijeni iz organizacione strukture preduzeća. Za analizu i specifikaciju radnih mesta korišćeni su podaci iz pravilnika o sistematizaciji radnih mesta. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 265 Log fajlovi Log fajlovi takođe obezbeđuju raznovrstan i obiman izvor informacija potrebnih za kvalitetnu realizaciju portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima. Iskorišćena je funkcionalnost Windows 2008 servera, koji svakodnevno automatski generiše log fajlove sa detaljnim informacijama o: dokumentima koji se nalaze na njemu (broj dokumenata, veličine dokumenata, vrste dokumenata, duplirani dokumenti ...), o korisnicima dokumenata (vlasnici dokumenata, količina dokumenata po vlasnicima, pristup dokumentima ...) itd. Iz log fajlova se, na osnovu informacija dobijenih o korisnicima, mogu analizirati IP adrese korisnika i korisnički nalozi (user ID), na osnovu kojih se mogu dobiti podaci koji se odnose na: interesovanja korisnika na osnovu pristupa pojedinim lokacijama na vebu, učestalost pristupa korisnika pojedinim sadržajima, geografsku pripadnost korisnika, korišćenje ključnih reči za pretraživanje sadržaja, broj publikovanih dokumenata, broj i vrste preuzetih dokumenata. Intervju sa korisnicima Pored prethodno navedenih načina prikupljanja podataka, jedan od izvora podataka koji jeste korišćen je intervju sa korisnicima. Intervju kao način prikupljanja podataka za analizu, u cilju personalizacije i adaptivnosti portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, bio je neophodan i važan jer je obavljen sa poslovodstvom preduzeća. Poslovodstvo preduzeća ima specifične zahteve i potrebe po pitanju dobijanja i analize informacija i podataka kroz različite vrste izveštaja, koji im omogućavaju blagovremeno i kvalitetno upravljanje poslovnim sistemom. Kroz intervju, korisnicima su predočene funkcionalnosti koje obezbeđuje portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima, sa posebnim naglaskom na sledeće: - funkcionalnost koja omogućava saradnju i komunikaciju između korisnika poslovnog sistema; - funkcionalnost koja se odnosi na jednostavan, brz i efikasan način distribucije informacija i dokumenata po svim hijerarhijskim nivoima; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 266 - funkcionalnost koja se odnosi na izveštavanje primenom poslovne inteligencije koja omogućava dobijanje tekstualnih, tabelarnih i grafičkih izveštaja na nivou podataka iz kompletnog poslovnog sistema. Kao rezultat intervjua dobijene su povratne informacija i mišljenje o adaptivnom sistemu za upravljanje e-dokumentima i o portalu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima. Odnose se na potrebe korisnika, na način izveštavanja, tipove izveštavanja, kao i na pojedine sugestije u vezi sa kompletnim adaptivnim sistemom. 6.3 KLASIFIKACIJA KORISNIČKIH GRUPA Za klasifikaciju korisničkih grupa korišćeno je klasterovanja kao metoda Data mining-a. Data mining je jedna od tehnika poslovne inteligencije i može se definisati kao netrivijalno izvlačenje implicitnih, prethodno nepoznatih i potencijalno korisnih informacija iz velikih skupova podataka. Korišćenjem data mining alata može se sprovesti inteligentna analiza velikih količina podataka iz baze podataka. Data mining se može koristiti i za predviđanje nepoznatih ili budućih vrednosti ili za opisivanje postojećih šablona koji doprinose generisanju najboljeg mogućeg modela. U skladu sa istraživanjem, korisnici mogu biti podeljeni u grupe na osnovu: - pripadnosti organizacionoj celini u kojoj obavljaju posao; - opisa radnog mesta; - pripadnosti organizacionoj celini i radnom mestu; - učešća u projektima; - ad hoc kriterijuma; - preferencija. Na osnovu analize korisnika, njihovih potreba i poslovnih procesa u preduzeću, mogu se definisati sledeći klasteri korisničkih grupa: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 267 - klaster OC (organizaciona celina): u njemu se nalaze grupe koje su rezultat organizacione šeme preduzeća, odnosno potrebe da se korisnici grupišu na osnovu pripadnosti određenoj OC; - klaster RM (radno mesto): u njemu se nalaze grupe koje su rezultat potrebe da se korisnici grupišu na osnovu radnog mesta; - klaster kombinacija RM OC: grupe koje su napravljenje kombinovanjem dva kritrerijuma - pripadnost OC i RM; - klaster PROJEKTI: u njemu su grupe koje su rezultat potrebe grupisanja korisnika na osnovu njihovog učešća u određenim projektima u preduzeću; - klaster PREFERENCIJE: u njemu su grupe koje su rezultat određenih interesovanja korisnika; - klaster AD HOC: grupe nastale na osnovu nekih ad hoc kriterijuma, npr. neki posao koji nije u formi projekta, a obuhvata zaposlene iz više OC. Na osnovu pripadnosti određenoj grupi, odnosno grupama, korisnik ima pristup određenim delovima portala, odnosno njegovim funkcionalnostima. U tabeli 19 je prikazan primer klasterovanja korisničkih grupa i korisnika u modelu portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima. Grupe se kreiraju u skladu sa definisanim klasterima i omogućavaju da se na osnovu pripadnosti određenoj grupi/grupama korisniku obezbedi ili uskrati određeno pravo pristupa pojedinim delovima sistema, kao i mogućnost korišćenja određenih funkcionalnosti koje portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima obezbeđuje. Označavanje klastera je prikazano u modelu sistema za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima je realizovano na način prikazan u tabeli 20. Grupe se kreiraju po sledećim kriterijumima: - organizacionim celinama; - poslovima (projektima); - radnom mestu. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 268 Tabela 19: Tabela klastera u modelu portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Klaster Grupa Korisnici 1 Organizaciona celina Direkcija 1 Zaposleni u Direkciji 1 Direkcija 2 Zaposleni u Direkciji 2 Direkcija n Zaposleni u Direkciji n Samostalni sektor 1 Zaposleni u samostalnom sektoru 1 Samostalni sektor 2 Zaposleni u samostalnom sektoru 2 Samostalni sektor n Zaposleni u samostalnom sektoru n ... ... 2 Radno mesto Direktor Direktori svih OC Rukovodilac Rukovodioci svih OC Referent Referenti svih OC Samostalni saradnik Samostalni saradnici svih OC Vodeći saradnik Vodeći saradnici svih OC Administrator Administratori svih OC ... ... 3 Organizaciona celina + Radno mesto Direkcija 1 + Rukovodioci Rukovodioci iz Direkcije 1 Samostalni sektor 1 + Referenti Referenti iz Samostalnog sektora 1 ... ... 4 Projekti Projekat 1 Učesnici u projektu 1 Projekat 2 Učesnici u projektu 2 ... ... Projekat n Učesnici u projektu n 5 Preferencije Interesovanja 1 Korisnici sa interesovanjem 1 Interesovanja 2 Korisnici sa interesovanjem 2 ... ... Interesovanja n Korisnici sa interesovanjem n 6 ad hoc posao ad hoc posao 1 Učesnici ad hoc posla 1 ad hoc posao 2 Učesnici ad hoc posla 2 ... ... ad hoc posao n Učesnici ad hoc posla n Tabela 20: Vrste klastera u sistemu za inteligentno upravljanje e-dokumentima Klasteri Oznaka za klaster Organizaciona celina 0 Radno mesto 1 Organizaciona celina i Radno mesto 2 Projekat 3 Ad hoc posao 4 Preferencije 5 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 269 Imenovanje grupa po organizacionim celinama: - prva cifra u nazivu grupe je „0“ (nula); - druga i treća cifra označavaju pripadnost organizacionoj celini; - četvrta i peta cifra označavaju pripadnost potcelini. Za označavanje celina i potceline koriste se već postojeće šifre iz kadrovske baze npr. 01, 02, 03…, a za top menadžment dodeljuje se šifra 00. Prilikom imenovanja grupa organizacionih celina I nivoa i top menadžmenta, poslednje dve cifre su obavezno nule 00, npr: - 00000 – organizaciona celina, top menadžment; - 00100 – organizaciona celina, šifra OC. Prilikom imenovanja grupa organizacionih celina II nivoa, npr. 00101. Prilikom imenovanja grupa organizacionih celina III nivoa, dodaje se naziv organizacione celine III nivoa, npr. 00101 Služba za radne odnose. Imenovanje grupa po radnom mestu: Prva cifra u nazivu grupe je „1“ (jedan). Druga i treća cifra su obavezno nule, а četvrta i peta označavaju radno mesto. Predložene su sledeće šifre: - 10001 – direktor nivoa I; - 10002 – direktor nivoa II; - 10003 – direktor nivoa III; - 10004 – direktor nivoa IV. Imenovanje grupa na osnovu pripadnosti organizacionoj celini i radnom mestu: - prva cifra u nazivu grupe je „2“ (dva); - druga i treća cifra označavaju pripadnost organizacionoj celini; - četvrta i peta cifra označavaju radno mesto. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 270 Na primer: 21004 – direktori četvrtog hijerarhijskog nivoa u organizacionoj celini 10. Imenovanje grupa po projektima: Prva cifra u nazivu grupe je „3“ (tri). Za ostale cifre u nazivu grupe važe ista pravila kao i za imenovanje grupa po organizacionim celinama. Za projekte na nivou preduzeća, od pozicije 2 do 5, nule su u slučaju da je projekat na nivou preduzeća, u suprotnom važi numeracija kao u slučaju imenovanja grupa na osnovu organizacione celine koja je nosilac projekta. Na primer: 30000_SAP (projekat koji je na nivou preduzeća) ili u slučaju projekta na nivou organizacione celine, 30105 SharePoint. Imenovanje grupa po ad hoc poslovima: Prva cifra u nazivu grupe je „4“ (četiri). Za ostale cifre u nazivu grupe važe ista pravila kao i za imenovanje grupa po organizacionim celinama. Za poslove na nivou preduzeća, od pozicije 2 do 5, nule su u slučaju da je posao na nivou preduzeća, u suprotnom važi numeracija kao u slučaju imenovanja grupa na osnovu organizacione celine koja je nosilac projekta. Na primer: 40000_Plan nabavke 2013 (posao koji je na nivou preduzeća) ili u slučaju posla na nivou organizacione celine, 40103 Еvidencija opreme. Imenovanje grupa po preferencijama: Prva cifra u nazivu grupe je „5“ (pet). Preostale četiri cifre su nule, a iza se dodaje reč koja bliže označava interesovanje. Na primer: 50000_Informatika označava grupu u kojoj se nalaze zaposleni koji imaju interesovanja za informatiku, bez obzira u kojoj OC rade. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 271 6.4 REALIZACIJA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA 6.4.1 Razvoj veb portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Na slici 95 prikazana je detaljna arhitektura rešenja sa ključnim komponentama, primenjenim tehnologijama i vezama između njih. Slika 95: Detaljna arhitektura portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 272 U skladu sa razmatranjima opisanim u predloženom modelu, pristup razvoja koji će i biti primenjen na portalu podrazumeva izmeštanje adaptivnih funkcionalnosti u posebnu, nezavisnu aplikaciju. Ključnu ulogu u arhitekturi rešenja ima portal koji predstavlja agregator i integrator svih komponenata. Adaptivni mehnanizmi sistema pružaju usluge na zahtev. Kada korisnik pristupi, portal ima ulogu klijenta i komunicira u pozadini sa ostalim komponentama sistema da bi odgovorio na zahtev i dostavio personalizovani sadržaj za obavljanje posla. Alati veštačke inteligencije se koriste u procesu adaptacije i integrisani su sa adaptivnim mehanizmima. Na osnovu sveobuhvatne analize softverskih rešenja za razvoj portala, Microsoft SharePoint 2010 izabran je kao rešenje za kreiranje portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima. Ovo softversko rešenje ima ugrađen veći broj servisa koji su definisani u okviru projektnog zadatka. Osnovna prednost Microsoft SP-a jeste u mogućnosti integracije svih intranet, ekstranet i veb aplikacija u poslovnom informacionim sistemu i to u okviru jedne platforme. Modularnost omogućava jednostavno ubacivanje novih servisa i aplikacija. Microsoft SP pruža kvalitetan okvir za saradnju i komunikaciju. 6.4.2 Funkcionalnosti portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Na slici 96 su prikazani struktura i tipovi SharePoint sajtova, koji su korišćeni za formiranje pojedinih stranica portala i to: colaboration site, team site, business intelligence centar i page. Tip sajta - Colaboration site je predviđen za segmente portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, na kojima se nalaze funkcionalnosti prikazivanja bitnih inormacija, publikovanja dokumenata i saradnje koja se odnosi na pojedine nivoe organizacionih celina, kao što su: nivo preduzeća, nivo direkcija, nivo samostalnih sektora, nivo kabineta, nivo interne revizije i nivo radnih jedinica poštanskog saobraćaja. Tip sajta - Team site je predviđen za segmente portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, na kojima se nalaze funkcionalnosti koje se odnose na rada na zajedničkim dokumentima, publikovanje tih dokumenata, kao i saradnja koja se odnosi na pojedine nivoe organizacionih celina, nivo sektora u direkcijama preduzeća. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 273 Tip sajta - Business intelligence centar je predviđen za izveštavanje na različitim hijerarhijskim nivoima, u zavisnosti od nivoa ovlašćenja korisnika. Tip stranice - Page je predviđen za rad na zajedničkim dokumentima i za saradnju učesnika na zajedničkim poslovima na nivou službi u direkcijama preduzeća, radnim jedinicama poštanskog saobraćaja i u specijalizovanim radnim jedinicama. VRSTE SAJTOVA Generalni 3 Zamenik 3 Portal 1 Izvrsni_direktor 3 Mreza 2 RJ_1 2 PTL 2 Hibridna 2 RJ_n 2 Direkcija_1 2 Direkcija_n 2 Sektor_1 2 Sektor_2 2 Sektor_n 2 Kabinet 2 Interna_revizija 2 Pisma 2 IT 2 Srbijamarka 2 Cepp 2 NET/KDS 2 Ssektor_1 2 Ssektor_n 2 Sluzba_2 4 Sluzba_1 4 Portal 1 Portal 1 1 2 Colaboration Site Team Site SIP 2 Administracija 4 Standardizacija 4 Obuke 4 Ekspres_Paketi 2 Finansijske_usluge 2 JPM_1 4 STM 3 Business Intelligence Center 4 Page JPM_n 4 Sluzba_n 4 JPM_1 4 JPM_n 4 Područje korporativnog portala Područje portala RJ PŠ Tok realizacije radnog zadatka do nivoa JPM Tok realizacije radnog zadatka do nivoa Službe u Direkciji GPC 2 Slika 96: Struktura stranica portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Da bi se ilustrovali tokovi, realizacije (određenih poslova) kao i izveštavanja o njima, izabrane su dve karakteristične funkcionalne vertikale iz ugla obavljanja poslova i izveštavanja. Odnose se na tehnološku funkciju (realizacija poslova na šalterima pošta kao i realizacija poslova logističke podrške njihovom radu) i na poslovnu funkciju koja podrazumeva realizaciju poslova i izveštavanje iz sfere kancelarijskog poslovanja i upravljačkog dela kompletnog preduzeća. Tok zadavanja poslova, njegova realizacija i izveštavanje u tehnološkoj funkciji prikazani su na slici 96. Primera radi, crvenom bojom je predstavljen poslovni tok na relaciji Generalni direktor -> Zamenik generalnog Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 274 direktora -> Izvršni direktor za poštanski saobraćaj -> Direktor direkcije za poštansku mrežu -> Direktor Radne jedinice – Upravnik jedinice poštanske mreže (JPM). Što se tiče druge poslovne verikale poslovne funkcije na slici 96, primera radi, zelenom bojom je predstavljen poslovni tok na relaciji Generalni direktor -> Zamenik generalnog direktora -> Izvršni direktor za poštanski saobraćaj -> Direktor direkcije za informacione tehnologije i elektronske komunikacije -> Direktor sektora – Rukovodilac službe. Za personalizovani pristup intranet korporativnom portalu nije neophodna dodatna prijava, već se autentikacija na nivou SharePoint portala sinhronizuje sa LDAP bazom korisničkih naloga u AD-u. Na taj način se korisniku portala kombinuju prava koja mu pripadaju na nivou domena sa pravima i pripadnošću grupama na Microsoft SharePointu i dozvoljava se, ili ne, u zavisnosti od ovlašćenja, pristup određenim informacijama, dokumentima i funkcionalnostima. Nakon korisnikovog prijavljivanja na aktivni direktorijum u domensko okruženje, i pokretanja pretraživača, pristupa se početnoj stranici portala za inteligentno upravljanje dokumentima. Portal korisnika prepoznaje na osnovu korisničkog imena i otvara personalizovanu stranicu portala, sa prikazom korisnikovog imena, prezimena i fotografije. Nakon ove autentikacije, korisnik je u mogućnosti da na početnoj strani portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima koristi sve njegove funkcionalnosti. Korisnik je takođe u mogućnosti da na portalu pristupi željenoj kategoriji na osnovu sledećih kriterijuma: pripadnosti određenoj organizacionoj celini, sistematizaciji radnog mesta na koje je raspoređen, učešća u nekom projektu, dodeljene uloge u projektu, učešća u nekom od poslova na nivou preduzeća kao i na osnovu kombinacije navedenih kriterijuma, čime dobija adaptivni i personalizovan prikaz stranice portala sa informacijama i dokumentima optimizovanim za njegov rad. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 275 Slika 97: Početna strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Kod svakog zaposlenog u preduzeću, matična strana veb portala (slika 97), podešena je u veb pretraživaču kao početna stana (home page), i predstavlja lokaciju sa koje su dostupne sve funkcionalnosti koje omogućava portal za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, u zavisnosti od nivoa ovlašćenja. U okviru portala se nalaze brojni sadržaji preko kojih se pristupa informacijama, dokumentima i servisima koje veb portal nudi. Na svakoj stranici veb portala se u zaglavlju stranice nalazi nekoliko elemenata koji se odnose na logotip preduzeća, prikaz trenutne lokacije, stranice, na kojoj je korisnik pozicioniran, podaci o trenutno prijavljenom korisniku kao i pretraživač sadržaja. Funkcionalnost pretraživača omogućava pronalaženje dokumenata i drugih podataka po različitim kriterijumima (punom tekstu, opisu, metapodacima…) [21]. U levom gornjem uglu svake stranice portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima nalazi se logotip preduzeća, koji je, ujedno i hiperlink ka početnoj strani portala, što obezbeđuje jednostavnu i brzu navigaciju. Personalizacija se primećuje već na prvoj strani veb portala u gornjem desnom uglu, gde su prikazani podaci o korisniku koji je trenutno prijavljen na portal (ime, prezime i fotografija korisnika). Početna stranica veb portala sadrži vertikalnu i Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 276 horizontalnu navigaciju. Horizontalna navigacija sadrži linkove na biblioteku dokumenata, stranice organizacionih celina i linkove na stranice nekih od servisa kao što su: Saradnja (diskusija, čet i sastanci), Izveštaji i Aktivnosti (projekti i poslovi) koje portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima obezbeđuje. U vertikalnom meniju se nalaze drugi servisi portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa sledećim funkcionalnostima: Resursi, Press Clippinig i Kontakti. Daljim izborom neke od podstranica, u vertikalnom meniju se pojavljuju dodatne funkcionalnosti koje su specifične za njih. Na portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima nalazi se veliki broj raspoloživih sadržaja, kao i funkcionalnosti koje su na raspolaganju korisnicima portala. Centralni deo portala zauzimaju sledeći sadržaji: - Korporacijske novosti - novosti su kategorija kojom se zaposleni obaveštavaju o novostima u preduzeću sa linkom ka dokumentu ili dokumentima koji se odnose na navedenu novost i u kojima se zainteresovani mogu detaljnije informisati. Korporacijske novosti se ažuriraju na dnevnom nivou; - Novosti organizacionih celina – novosti koje se nalaze na početnim stranicama pojedinih organizacionih celina i ne predstavljaju kopiju korporacijskih novosti. Bitne su prvenstveno zaposlenima tog organizacionog nivoa, a nisu interesantne ostalim organizacionim celinama jer su lokalnog karaktera. Najbolji primer su novosti na nivou početne stranice Radne jedinice poštanskog saobraćaja, u kojima su objavljene novosti kojima se, pored zaposlenih te organizacione celine koji rade u poslovnoj funkciji, obaveštavaju i zaposleni u većem broju jedinica poštanske mreže u tehnološkoj funkciji, koje organizaciono pripadaju toj Radnoj jedinici. Novosti organizacionih celina se ažuriraju na dnevnom nivou (prilog 8); - Kalendar – kalendar sa upisanim događajima po datumima važnim za preduzeće i za sve zaposlene. Na primer, značajni datumi na nivou preduzeća, datumi neradnih dana u godini …; - Posebno izdvajamo – u ovoj kategoriji se nalaze aktuelnosti u vezi sa radom preduzeća, kao što su trenutne aktivnosti na ad hoc poslovima (akcije građana, restitucija…), aktivnosti u vezi sa društvenom odgovornošću, aktivnosti u vezi sa Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 277 radničkim sportskim igrama, linkovi ka Internet i intranet sajtovima koji sadrže korisne informacije za poslovanje preduzeća ili informacije od lokalnog ili funkcionalnog značaja, linkovi ka stranicama veb mail-a; - Pokretanje lokalnih aplikacija - kategorija u kojoj se nalaze linkovi ka aplikacijama koje su instalirane na lokalnom računaru korisnika (e-mail klijent, emulacija za rad sa host računarom, aplikacija za pristup svim aplikacijama koje su lokalno razvijane na nivou preduzeća); U vertikalnom meniju veb portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, korisnicima je su raspolaganju : - Resursi - kategorija unutar koje se prikazuju informacije o školskim centrima preduzeća, salama za sastanke i opremi za prezentacije, sa sledećim podacima: lokacija resursa (grad, adresa, sprat, kancelarija), podaci o kontakt osobama zaduženim za funkcionalnost i rezervaciju resursa (ime, prezime, e-mail adresa, kontakt telefon), raspoloživost resursa ( u slučaju zauzeća resursa, informacije o tome u kom period je resurs zauzet, ko ga koristi i za koje potrebe), opremljenost resursa (broj računara, projektor, štampač, platno …). Mogućnost ažuriranja je na raspolaganju zaposlenima zaduženim za navedene resurse (prilozi 9 i 10). - Press Clipping - veb aplikacija koja prikazuje skenirane isečke novinskih članaka, sa temama u vezi sa preduzećem ili firmama koje su povezane sa preduzećem (prilozi 11 i 12). - Kontakti - kategorija unutar koje se na jednostavan i brz način pronalaze željeni kontakti (adresa, e-mail, telefon...) bilo koje organizacione celine ili konkretnog zaposlenog unutar preduzeća (prilozi 13 i 14). Korišćenjem ove funkcionalnosti korisnik je u mogućnosti da dobije prošireni set informacija o traženoj osobi kao što su spisak kolega na istoj hijerarhijskoj poziciji u njegovoj organizacionoj celini ili njemu nadređeni hijerarhijski spisak rukovodstva. U horizontalnom meniju veb portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, korisnicima je na raspolaganju : Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 278 - Biblioteka – odnosi se na dokumente koji su na nivou celog preduzeća. Sadržaj dokumenata u biblioteci je vidljiv svim korisnicima, jer se u njoj nalaze verifikovani dokumenti čiji sadržaj ne predstavlja poslovnu tajnu u internoj korespodenciji, već im je namena da širem broju zaposlenih obezbede potrebne informacije. Veći broj dokumentata je u različitim tekst formatima, što ukazuje da je većina dokumenata informativna (dopisi, obaveštenja, naredbe ...), dok su ostali dokumenati pretežno u tabelarnom formatu, što ukazuje na dokumente za prikupljanje podataka. Struktura kategorija biblioteke u okviru kojih su raspoređeni dokumenti organizovana je po principu organizaciono-funkcionalne strukture, što znači da se u nazivima kategorija pojavljuju i nazivi organizacionih celina koji upućuju na to da je sadržaj tih kategorija usko povezan sa navedenim organizacionim celinama, ali se pojedine kategorije nazivaju i po određenim funkcijama koje upućuju na to da se dokumenta u tim kategorijama odnose na neke funkcije opšteg tipa koje nisu usko povezane za jednu organizacionu celinu, već za kompletno preduzeće. Primeri kategorija tog tipa su: obuke, prezentacije, interni oglasi i drugo. Pravo postavljanja dokumenata, koje podrazumeva jednostavan upload - kopiranje u određenu kategoriju dokumenata, imaju samo delegirani (autorizovani) korisnici. Koristeći ovaj način ovlašćivanja zaposlenih za poslove administriranja u određenoj kategoriji dokumenata, uveden je sistem sigurnosti i vođenja računa o validnosti dokumenata koja su aktuelna za datu funkcionalnu ili organizacionu celinu (prilog 15). - Organizacione celine – kategorija koja predstavlja radni prostor namenjen za organizacione celine grupisane u: direkcije preduzeća (prilozi 16 i 17), koje se sastoje od pripadajućih sektora (prilog 18); samostalne sektore preduzeća, koji se sastoje od pripadajućih službi; specijalizovane radne jedinice preduzeća, koje se sastoje od pripadajućih službi; radne jedinice poštanskog saobraćaja grupisane u regije, koje se sastoje od pripadajućih službi i jedinica poštanske mreže. Izbor grupe organizacionih celina se vrši pristupom horizontalnom meniju. Svaka od ovih grupa organizacionih celina ima vertikalnu navigaciju u kojoj se nalaze pripadajuće organizacione celine sa svojim organizacionim potcelinama. Izborom određene organizacione celine ili organizacione potceline, u vertikalnoj navigaciji se pojavljuje opcija za pristup stranici sa radnim dokumentima te organizacione celine (prilog 8). Stranica radnog prostora organizacione potceline, pored funkcionalnosti koje su na Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 279 raspolaganju svim korisnicima portala za inteligentno upravljanje еlektronskim dоkumеntimа, poseduje i kategoriju deljena dokumenta. Ova kategorija je veoma važna za zaposlene u toj organizacionoj celini jer se u ovoj kategoriji nalaze sva radna i finalna dokumenta potrebna za obavljanje poslovnih procesa u tom organizacionom delu. Preporuka za organizaciju dokumenata u veb folderima deljenih dokumenata pripadajućih organizacionih celina jeste kombinacija organizacione i funkcionalne strukture. Organizaciona struktura podrazumeva grupisanje dokumenata po odgovarajućim organizacionim celinama preduzeća, a funkcionalna struktura podrazumeva grupisanje dokumenata po vrsti poslova na koju se podaci odnose, što omogućava komfor i prilagodljivost stvarnim potrebama korisnika [68][186]. Na slici 98 je prikazan predloženi primer strukture veb foldera na strani Deljeni dokumenti unutar sajta na nivou organizacione celine (prilog 18). Direktor Administrator Administracija Obuke_prezentacije Standardizacija_veb Deljeni dokumenti Obuke Standardizacija Prezentacije Veb Verifikovana dokumenta Dolaz Odlaz SUED_II SAP Arhiva Rukovodioci Izveštaji Slika 98: Predlog strukture veb foldera u kategoriji deljeni dokumenti na nivou organizacionih celina Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 280 Struktura se sastoji se od sledećih veb foldera: · direktor - veb folder koji je namenjen za dokumenta koja su u nadležnosti direktora; · rukovodioci – veb folder namenjen za dokumenta koja su dostupna direktoru i rukovodiocima organizacionih potcelina a omogućavaju upravljanje organizacionom celinom i njenim organizacionim potcelinama; · administrator - veb folder koji je namenjen za dokumenta administrativnog radnika; · zajedničko – veb folder koji je namenjen za elektronska dokumenta sa podacima koje koriste svi zaposleni te organizacione celine; · organizacione potceline od 1 do n – veb folderi organizovani prema potrebama zaposlenih konkretne organizacione potceline, sa svim radnim i finalnim dokumentima potrebnim za obavljanje poslova; · funkcije od 1 do n - veb folderi organizovani prema potrebama realizacije poslova koji se obavljaju na nivou organizacione celine od strane više zaposlenih iz različitih organizacionih potcelina, sa svim radnim i finalnim dokumentima potrebnim za obavljanje konkretnih poslova; · izveštaji – veb folder namenjen za dokumente koji sadrže različite vrste izveštaja na nivou organizacione celine; · verifikovani dokumenti - veb folder u kome se nalaze verifikovani i digitalno potpisani dokumenti koji su stigli iz drugih organizacionih celina ili su namenjeni za slanje u druge organizacione celine. Ovaj veb folder se sastoji od dva potfoldera sa sledećom namenom: Dolaz – verifikovani i digitalno potpisani dokumenti koji su pristigli iz drugih organizacionih celina i Odlaz – verifikovani i digitalno potpisani dokumenti koji su namenjena za distribuciju u druge organizacione celine; · arhiva – veb folder namenjen za verifikovane digitalno potpisane elektronske dokumente koji su završili svoj životni ciklus i koji su namenjeni za elektronsko arhiviranje. - Projekti - kategorija projekti predstavlja veb stranicu na kojoj se nalaze linkovi ka sajtovima pojedinačnih projekata, koji se trenutno realizuju na nivou preduzeća, sa Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 281 njihovim kratkim opisom. Za svaki projekat se kreira poseban sajt, a prava korisničkih grupa i korisnika pojedinačno realizuje se na osnovu kriterijuma adaptivnosti proistekle iz učešća u projektu i uloge korisnika u konkretnom projektu. Struktura sajta projekta je u skladu sa sadržajem sajtova organizacionih celina na nivou radnih jedinica poštanskog saobraćaja, tj. pored svih funkcionalnosti koje obezbeđuje portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima dodatno imaju i specijalizovane novosti bitne za realizaciju konkretnog projekta, uputstva, kao i radni prostor za deljena dokumenta, na kojima se radi u cilju realizacije projekta. Na primer, link projekat POST-SAP, u okviru kategorije projekti, vodi ka sajtu koji je namenjen projektnom timu koji učestvuje na realizaciji projekta uvođenja SAP-a u preduzeće. - Poslovi - kategorija poslovi namenjena je za postavljanje i rad nad zajedničkim radnim i finalnim elektronskim dokumentima koji nastaju kao rezultat realizacije određenih poslovnih funkcija u kojima učestvuje više različitih organizacionih celina na nivou preuzeća. U okviru ove kategorije kreiraju se potkategorije sa nazivima za svaki pojedinačni posao koji zadovoljava prethodno definisani kriterijum. Po svojoj nameni ova kategorija je jako slična kategoriji Projekti. Primer strukture kategorija na strani Poslovi na nivou preduzeća su: funkcija 1, funkcija 2,…, funkcija n. - Saradnja – kategorija saradnja grupiše slične funkcionalnosti koje omogućavaju i olakšavaju saradnju između korisnika portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima. Funkcionalnosti koje su na raspolaganju u okviru ove kategorije su: · diskusija - forum, veb aplikacija za vođenje diskusije između zaposlenih, organizovana po temama; · čet - komunikacija dvoje zaposlenih ili više njih u realnom vremenu; · sastanci – stranica portal sa bitni informacijama u vezi sa održavanjem poslovnih sastanaka. - Izveštaji - kategorija izveštaji se odnosi na forme pristupa i prezentovanja informacija (slika 99) kroz: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 282 · izveštaje koji predstavljaju osnovni vid prezentacije i obično su statični. Imaju minimalne analitičke zahteve i obično su generisani klasičnim SQL upitima; · analize koje zadovoljavaju zahteve znatno složenijih multidimezionalnih upita; · scorecard tabele koje omogućavaju sadržajno i vizuelno praćenje ključnih indikatora performansi (KPI) na osnovu čega se u svakom trenutku može porediti i kontrolisati usklađenost tekućeg stanja s definisanim ciljevima tih performansi; · dashboard (kontrolna tabla) koji integriše na jednom mestu sve neophodne informacije za donošenje odluka, bilo da su u formi izveštaja, analiza ili scorecard tabela. Omogućava personalizaciju za svakog pojedinačnog korisnika (donosioca odluka). Dashboard obiluje grafičkim prezentacijama podataka i posebno je koristan donosiocima odluka na visokom hijerarhijskom nivou u preduzeću jer pruža lak i brz uvid u sve ključne podatke, njihove trendove i u direktnoj je vezi sa nivoom ovlašćenja korisnika. Slika 99: Prikazi izveštaja na portalu za inteligentno upravljanje e-domuntima Personalizacija prikaza informacija i izveštaja, iz ugla adaptivnosti korisnika portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, direktno zavisi od sledećih kriterijuma: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 283 · hijerarhijskog nivoa organizacione celine u kojoj korisnik radi (nivo preduzeća, direkcije, radne jedinice...); · radnog mesta na koje je korisnik raspoređen (referent, rukovodilac, poslovodstvo, top menadžment); · pripadnosti projektnom timu i ulozi korisnika u njemu; · učešća u poslu koji se obavlja od strane više organizacionih celina; · ad hoc poslova; · kombinacije prethodno navedenih kriterijuma. Na slici 100 prikazan je: tok zadavanja radnog zadatka kroz poslovni proces, realizacija poslovnog procesa kao i prikaz rezultata realizovanog posla, prezentovan kroz personalizovane izveštaje adaptirane za potrebe različitih hijerarhijskih nivoa menadžmenta u preduzeću, u cilju pravovremenog donošenja adekvatnih i kvalitetnih poslovnih odluka, koje omogućavaju uspešno upravljanja poslovnim sistemom. 2 1 1 PORTAL ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA III NIVO T O K Z A D A V A N J A P O S L A T O K I Z V E Š T A V A N J A T O K R E A L I Z A C I J E P O S L A PORTAL ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA II NIVO PORTAL ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA I NIVO MENADŽMENT – II NIVO MENADŽMENT – III NIVO MENADŽMENT – IV NIVO RUKOVODIOCI – V NIVO IZVRŠIOCI – VI NIVO 1 2 2 2 2 2 2 2 2 22 1 1 2 1 1 1 Prikaz informacija za odlučivanje 2 Prikaz informacija MENADŽMENT – I NIVO 1 Slika 100: Model toka realizacije posla i adaptivnog prikaza informacija i izveštaja na portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 284 U zavisnosti od prethodno navedenih kriterijuma za personalizaciju prikaza informacija i izveštaja na portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima, mogu se definisati izveštaji za više različitih hijerarhijskih nivoa: · I nivo menadžmenta Nivo generalnog direktora i njegovog zamenika. Generalni direktor i zamenik generalnog direktora dobijaju prikaz informacija i izveštaja na osnovu kojih donose strateške i operativne odluke za upravljanje poslovnim sistemom. Na primer, izborom kategorije Izveštaji dobijaju se sledeći adaptivni i personalizovan prikazi: dashbord-a sa informacijama i izveštajima u formi scorcard-a, KPI izveštaji, prikaz grafičko numeričkih izveštaja i drugih izveštaja relevantnih za upravljanje preduzećem, iz svake od funkcionalnih vertikala (finansije, kadrovi, IKT, pravna …). Izveštaji takođe mogu biti i u formi tekstualnih ili multimedijalnih izveštaja kreiranih od strane direktora pojedinih organizacionih potcelina nižeg nivoa. Na ovoj lokaciji se mogu naći i materijali za planirani kolegijum. · II nivo mendžmenta Nivo izvršnih direktora. Prikaz informacija i izveštaja koji su dostupni menadžerima drugog hijerarhijskog nivoa, kojima su na raspolaganju informacije koje su u njihovoj nadležnosti, a u vezi su sa funkcionisanjem organizacionih potcelina za koje su zaduženi. Takođe, na toj strani se nalazi segment sa poslednjim postavljenim ili ažuriranim dokumentima. · III nivo mendžmenta Nivo direktora direkcija. Ovaj nivo menadžmenta odgovaran je za organizovanje i upravljanje funkcionalnim vertikalama u preduzeću. Prikaz informacija i izveštaja na veb portalu koji im je dostupan odnosi se na informacije koje se tiču funkcionalnog segmenta za koji su nadležni kao i na informacije koje su u vezi su sa funkcionisanjem organizacionih potcelina za koje su zaduženi. Takođe, na toj strani se nalazi segment sa poslednjim postavljenim ili ažuriranim dokumentima. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 285 · IV nivo mendžmenta Nivo direktora sektora (poslovna funkcija) i direktora radnih jedinica (tehnološka funkcija). Specifičnost kod menadžmenta IV nivoa jesu direktori u tehnološkoj funkciji. Specifičnost se ogleda u tome što su u njihovoj nadležnosti organizacione potceline iz poslovnog segmenta (pravna, IT, kadrovska i druge funkcije), ali i tehnološke potceline (JPM). Direktor radne jedinice poštanskog saobraćaja, pristupom svojoj personalizovanoj stranici, ima na raspolaganju informacije u vezi sa funkcionisanjem stručnih službi i jedinica poštanske mreže, koje su u njegovoj nadležnosti. U centralnom delu njegove personalizovane strane, nalaze se najvažnije i najnovije vesti, koje se odnose na OC za koje je on zadužen (prilog 8). Navedene vesti su takođe dostupne svim zaposlenima te OC. Takođe na početnoj strani nalazi se segment sa poslednjim postavljenim ili ažuriranim dokumentima, kao i raspisima i dopisima za JPM. Izborom opcije Izveštaji koja se nalazi u horizontalnoj navigaciji pristupa se personalizovanoj stranici portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima koja sadrži izveštaje poslovne inteligencije sa prikazom KPI i grafikonima, koji se automatski generišu iz baza podataka ili excel tabela, koje popunjavaju stručne službe ili JPM (prilog 19). · V nivo - rukovodioci Rukovodiocima službi su na raspolaganju informacije na nivou preduzeća, kao i informacije na nivou hijerarhijski nadređene organizacione celine. Takođe, na raspolaganju su im radni dokumenti organizovani u kategoriji deljena dokumenta koji su u nadležnosti njihovih službi, kao i dokumenta ostalih službi pripadajuće organizacione natceline, ukoliko je to dogovoreno i odobreno od strane menadžera IV nivoa. Pored navedenog, dostupne su im informacije i o poslednjim postavljenim ili ažuriranim dokumentima. U horizontalnoj navigaciji se nalaze izveštaji u čijem kreiranju i sami učestvuju. · VI nivo - izvršioci Nivo prikaza informacija i izveštaja koji su dostupni svim zaposlenima u preduzeću, ukoliko su izveštaji opšteg tipa i takvog sadržaja da su namenjeni svim zaposlenima. Na primer. informacije i izveštaji kao što su: finansijski izveštaji, revizorski izveštaji, izveštaji o stanju kvaliteta poštanskog saobraćaja i drugi. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 286 6.5 TRANSFORMACIJA POSLOVNIH PROCESA PRIMENOM PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA U okviru velikih i kompleksnih poslovnih sistema na hiljade zaposlenih svakodnevno učetvuje u brojnim poslovnim procesima i razmenjuje ogroman broj dokumenata. Na slici 101 prikazane su razgranate relacije između organizacionih celina različitih hijerarhijskih nivoa sa horizontalnim i vertikalnim tokovima razmene informacija i dokumenata. R A Z M E N A I N F O R M A C IJ A I D O K U M E N A T A Nivo II A Nivo II A Nivo II A Nivo II A Nivo II A Nivo II A Nivo II B Nivo II B Nivo II B Nivo II B Nivo II B Nivo II B Nivo II B Nivo II B Nivo II B Nivo III A Nivo III A Nivo III A Nivo III A Nivo III A Nivo III A Nivo III B Nivo III B Nivo III B Nivo III B Nivo III B Nivo III B Nivo III B Nivo III B Nivo III B Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo I A Nivo I B Nivo I C RAZMENA INFORMACIJA I DOKUMENATA Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Nivo IV Slika 101: Model razmene informacija i dokumenata između različitih OC 6.5.1 Proces zakazivanja sastanka Realizacija određenog posla često započinje organizacijom i održavanjem poslovnog sastanka, na kome se dogovaraju detalji u vezi sa realizacijom budućeg posla (slika 102). Klasičan način zakazivanja sastanka telefonom, provera zauzetosti sale za sastanke i potrebne prezentacione opreme, unapređuje se, olakšava i ubrzava primenom elemenata i funkcionalnosti portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima. Umesto velikog broja pojedinačno, ručno, vođenih evidencija poslovnih sastanaka, kao i evidencija raspoloživosti sala za sastanke i potrebne opreme (projektor, laptop, platno), portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima na jednostavan i pregledan način prikazuje raspoloživost svih potencijalnih resursa. Tako se prvobitno navedeni primer (slika 93) zakazivanja i održavanja poslovnog sastanka u nekonsolidovanom sistemu, primenom univerzalnog modela za zakazivanje sastanka, sada obavlja na sledeći način: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 287 1. Direktor III nivoa planira održavanje poslovnog sastanka sa direktorima IV nivoa, kako bi se dogovorili oko realizacije posla. Usklađivanje slobodnih termina direktora, kao i termine raspoloživosti sale za sastanke, vrši primenom funkcionalnosti portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumenatima. Spregnuti kalendar poslovodstva na portalu koristi se za usklađivanje raspoloživog vremena saradnika, a kalendar resursa preduzeća na uvid u raspoloživost sala za sastanke. 2. Nakon usklađivanja termina, direktor III nivoa, elektronskim putem, rezerviše slobodnu salu. 3. Direktor III nivoa primenom workflow-a (WF) poziva direktore IV nivoa na planirani poslovni sastanak. 4. Direktori IV nivoa primenom WF potvrđuju prisustvo sastanku. 5. Pre održavanja sastanka, direktori IV nivoa, u slučaju da postoje neke nedoumice u vezi sa temom za sastanak, korišćenjem funkcionalnosti portal za inteligentno upravljanje dokumentima (čet), kontaktiraju direktora III nivoa. 6. Svi planirani učesnici sastanka dolaze u salu za sastanke i održava se planirani poslovni sastanak. Slika 102: Organizovanje i realizacija poslovnog sastanka primenom portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 288 6.5.2 Proces razmene dokumenata U skladu sa dogovorom sa poslovnog sastanka, nastaje radni zadatak. Realizaciju radnih zadataka prate tokovi dokumenata. Proces razmene dokumenata prikazan je na slici 103. Slika 103: Razmena elektronskih dokumenta - G@-f-- --+ 4 r @ Q @ ·D -'-@ ·· D - Portal prcdliZCCa Dirtk!or Slu~ba 1 1 ~iut§a ~ 1 1 Dirtklor Vr riiikovani 1 S\o!bol ~lu7ban 1 Г ~ @ ос 1 \ 'n-ifikuvani dokumtnli ЕЈЕЈ ос 2 Dokumenla n i\'O ОС ~----е ... : О-~ ~ Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 289 OC1: 1. Direktor četvrtog nivoa dodeljuje e-zadatak rukovodiocu službe. 2. Rukovodilac službe prosleđuje e-zadatak eferentu. 3. Referent pristupa svojoj stranici na portalu, npr. na OC1/Služba1, gde dobija set predefinisanih dokumenata koji se primenjuju u konkretnoj službi. Iz padajućeg menija bira jedan od ponuđenih šablona (template), koji odgovara dodeljenom e- zadatku (npr. šablon dopisa). Referent pomoću izabranog šablona kreira еlektronski dоkumеnt i postavlja ga na portal u okviru kategorije Dokumenta, na nivou OC u folder OC1/Služba1. Referent obaveštva rukovodioca o kreiranom e-dokumentu i o lokaciji na kojoj se nalazi. 4. Rukovodilac službe pristupa e-dokumentu na portalu OC1/Služba1 i ako je potrebno, usklađuje e-dokument sa referentom. 5. Referent pristupa dokumentu na portalu OC1/Služba1 i po potrebi usklađuje dokument sa rukovodiocem službe. 6. Pošto je e-dokument usklađen, rukovodilac zahteva delovodni broj od administratora. 7. Administrator pristupa aplikaciji Delovodnik, uzima delovodni broj i o tome obaveštava rukovodioca. 8. Rukovodilac unosi delovodni broj u e-dukument koji se nalazi na portalu na sledećoj lokaciji: OC1/Služba1, elektronski potpisuje e-dokument i o tome obaveštava direktora četvrtog nivoa. 9. Direktor četvrtog nivoa pristupa e-dokumentu na OC1/Služba1, elektronski potpisuje e-dokument i daje nalog rukovodiocu da e-dokument prebaci na lokaciju OC1/Verifikovana_dokumenta/Odlaz. 10. Rukovodilac kopira dokument sa lokacije OC1/Služba1 na lokaciju OC1/Verifikovana_dokumenta/Odlaz i daje nalog administratoru da e-dokument prebaci u Biblioteku na nivou preduzeća u OC/OC1. 11. Administrator OC1 pristupa dokumentu na lokaciji: portal/OC/OC1/Verifikovana_dokumenta/Odlaz i distribuira ga u Biblioteku na nivou preduzeća, u folder OC1 ili kroz aplikaciju Delovodnik. Administrator OC1 e-mail-om obaveštava administratora OC2 o lokaciji sa koje se može preuzeti dokument. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 290 OC2: 12. Administrator OC2 preuzima e-dokument iz aplikacije Delovodnik ili sa portala iz Biblioteke na nivou preduzeća, iz foldera OC1 i kopira e-dokument na OC2/Verifikovana_dokumenta/Dolaz. Zatim administrator obaveštava direktora o prispeću e-dokumenta i o njegovoj lokaciji. 13. Direktor pristupa e-dokumentu na OC2/Verifikovana_dokumenta/Dolaz i dodeljuje e-zadatak rukovodiocu. 14. Rukovodilac pristupa E-dokumentu, kopira E-dokument sa lokacije OC2/Verifikovana_dokumenta/Dolaz, na lokaciju OC2/Služba1 i dodeljuje E- zadatak referentu. 15. Referent pristupa navedenoj lokaciji i započinje obradu e-dokumenta. 6.5.3 Ad hoc poslovi na nivou preduzeća Za ad hoc poslove na nivou preduzeća u okviru kategorije Deljeni dokumenti, kreiraju se folderi koji se imenuju prema nazivu posla. Učesnici poslova na nivou preduzeća su zaposleni iz dve ili više OC. Svim zaposlenima, koji su učesnici projekta, dodeljuju se odgovarajuća prava pristupa. U zavisnosti od dodeljenih prava pristupa, učesnici projekta pristupaju lokaciji Posao1 i razmenjuju informacije i dokumente. 6.5.4 Projekti na nivou preduzeća Za projekte na nivou preduzeća u kategoriji Projekti, kreira se struktura foldera koji se imenuje prema nazivu projekta. Učesnici projekta su zaposleni iz dve ili više OC. 1. Rukovodilac projekta definiše uloge i dodeljuje e-zadatke učesnicima projekta iz OC1 i OC2. 2. Učesnici iz OC1 i OC2 kreiraju e-dokumenta, postavljaju ih na lokaciju Projekat1 i o tome obaveštavaju rukovodioca projekta. 3. Rukovodilac projekta pristupa lokaciji Projekti1 i proverava sadržaj postavljenih elektronskih dokumenata. Ukoliko je sadržaj dokumenata zadovoljavajući, rukovodilac projekta obaveštava administratora projekta da može da pristupi obradi postavljenog materijala na lokaciji Projekat1. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 291 4. Administrator projekta pristupa lokaciji Projekti1 i realizuje e-zadatak. Na slici 104 je prikazan case model univerzalnih procesa zakazivanja sastanka, zadavanja i realizacije radnog zadatka, distribucije e-dokumenata i izveštavanja u vezi sa realizovanim poslom, primenom portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima. Direktor OC1 Šef OC1 Referent OC1 Inicira kreiranje dokumenta Dodatno komentariše kreiranje dokumenta Referent kreira dokument Prosleđuje dokument Koriguje dokumentKoriguje dokument Ispravan dokument Ispravan dokument Administrator OC1 Inicira slanje dokumenta Šalje dokument drugoj OC Direktor OC2 Administrator OC2 Prosleđuje dokument na signiranje Prima dokument od druge OC Distribucija dokumenta Šef OC2 Referent OC2 Inicira obradu dokumenta Dodatno komentariše obradu dokumenta Referent kreira novi dokument Prosleđuje dokument Koriguje dokumentKoriguje dokument Ispravan dokument Ispravan dokument Direktor nivoa I Administrator direktora nivoa I Inicira zakazivanje sastanka Proverava raspoloživost resursa Proverava raspoloživost učesnika sastanka Resurs je slobodan Resurs nije slobodan Obaveštava Direktora nivoa I o slobodnim terminima Zakazuje sastanak Učesnici su slobodni Obaveštava Direktora nivoa I o raspoloživosti učesnika Sastanak se održavaDefiniše se radni zadatak Slika 104: Case model - zakazivanje sastanka - realizacija posla - distribucija dokumenta Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 292 6.6 ANALIZA POSTIGNUTIH REZULTATA PRIMENOM PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA 6.6.1 Rezultati analize podataka dobijenih iz upitnika na portalu Analizom veb ankete, date u prilogu 7, koja se odnosi na funkcionalnosti portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima u periodu od 15.08.2012. godine do 30.08.2012. godine došlo se do sledećih zaključaka. U anketi je u navedenom periodu učestvovalo 1.226 zaposlenih od toga 52% sa PTT domena, 39% sa POSTNET domena i 9% sa POSTA domena (slika 105). Domeni PTT POSTNET POSTA 52% 39% 9% Slika 105: Procentualno učešće zaposlenih po računarskim domenima Od ukupnog broja anketiranih, 71% je iz tehnološke funkcije, iz direkcija preduzeća 18% i 11% iz ostalih oblasti (slika 106). Zaposleni Tehnologija Direkcije Ostali 71% 18% 11% Slika 106: Procentualno učešće zaposlenih razvrstano po funkcionalnim segmentima Preko 50% anketiranih se izjasnilo da posećuje portal Pošta više puta u toku dana. Na pitanje da li struktura portala odgovara potrebama zaposlenih, 60% se izjasnilo potvrdno, 37% da im delimično odgovara i veoma mali procenat od 3% da im struktura ne odgovara (slika 107). Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 293 Slika 107: Procena strukture sadržaja na portalu Na pitanje da li bi pristup eksternim sajtovima (prvenstveno korporacijskim) olakšao obavljanje posla, čak 73% zaposlenih ima pozitivan odgovor, dok je negativan odgovor dalo 16%, a 11% je bez konkretnog mišljenja (slika 108). Slika 108: Procena potrebe zaposlenih za pristup Internet sajtovima Većina anketiranih korisnika smatra da bi trebalo omogućiti pristup korporacijskom Internet sajtu www.posta.rs iz intraneta preduzeća. Trenutno je, iz bezbednosnih razloga, pristup Internet sajtovim iz tehnološkog segmenta onemogućen. Na pitanje da li korisnici uvek mogu pronaći informaciju koje su im potrebne na portalu Pošta, veoma mali procenat od 1,04% smatra da ne može naći potrebne informacije. Servis za pretraživanje dokumenata na portalu ne koristi samo 10% anketiranih. Traženi dokument preko pretraživača uspešno pronalazi četvrtina učesnika u anketi, delimično uspešno dokument pronalazi 48%, dok 4% ne uspeva pronaći traženi dokument (slika 109). Slika 109: Procena dostupnosti e-dokumenata na portalu Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 294 Odgovor na ovo pitanje pokazuje da se metapodaci (keywords) ne popunjavaju uvek korektno u dokumentima koji se publikuju, te zaposleni ne uspevaju uvek pronaći traženi dokument korišćenjem servisa za pretraživanje. Drugi razlog jeste loš izbor ključnih reči po kojima vrše pretragu. Na pitanje da li su informacije na portalu Pošta ažurne, 39% anketiranih smatra da jesu, 14% da nisu, 40% nema stav i 7% je bez odgovora na ovo pitanje (slika 110). Slika 110: Ažurnost informacija na portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima Na pitanje o potrebi definisanja i obezbeđenja funkcionalnosti „pomoć“ (help) na portalu, trećina anketiranih (33%) smatra da je potrebno aktivirati opciju pomoć na portalu, 14% smatra da to nije potrebno, dok su ostali bez stava (slika 111). Slika 111: Procena potrebe za help-om Za funkciju Foruma na portalu izjasnilo se 39%, za čet 10%, dok preostalih 51% nije dalo odgovor na ovo pitanje (slika 112). Slika 112: Potreba za servisima za saradnju Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 295 Zaključak na osnovu rezultata ankete za period od 15.08.2012. god. do 30.08.2012. god., na osnovu uzorka od 1.226 učesnika ankete: Na osnovu dobijenih rezultata dolazi se do zaključka da se portal Pošta, kao sredstvo za dobijanje potrebnih informacija i dokumenata, više koristi u tehnološkoj funkciji, (71%) nego u direkcijama preduzeća. Pri tome, 50% anketiranih se izjasnilo da pristupa portalu Pošta više puta dnevno. Generalno, zaposlenima odgovara postojeća struktura na portalu Pošta, ali potrebno je izvršiti izvesne promene, kao što su: - uklanjanje neažurnih dokumenata sa portala Pošta; - omogućavanje pristupa eksternim sajtovima i to pre svega korporativnom sajtu www.posta.rs kao i sajtovima sindikata; - edukacija autora i korisnika elektronskih dokumenata, u smislu upisivanja metapodataka kao i pravilnog odabira ključnih reči po kojima se vrši pretraga; - pokretanje servisa foruma i četa. 6.6.2 Testiranje portala Analiza je izvršena za period od 01.01.2011. do 31.07.2011. godine uvidom u log falove i primenom WEB Expert alata. Najpopularnije stranice (aplikacije) na portalu pošta su: - http://posta/Biblioteka; - http://posta/Presscliping; - http://posta/kontakati; - http://posta/SAP; - http://posta/resursi. Period najčešćeg pristupa veb portalu je između: 09.00 i 10.00 časova i 15.00 i 16.00 časova. Pristup i preuzimanje elektronskih dokumenata direktno zavisi od toga da li je neka poslovna aktivnost u toku, pa tako, na primer: - u januaru se najviše preuzimao tekst oglasa za rešavanje stambenog pitanja; - u februaru se najviše preuzimao šablon potpisa za e-mail; Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 296 - u martu i u aprilu su se najviše preuzimali interni oglasi; - u maju se najviše preuzimala CEPP-ova ponuda za aktivnosti upravnika pošta; - u junu se najviše preuzimao konkurs za stimulativni odlazak iz preduzeća; - u julu prezentacija usluga Pošte Srbije u PDF formatu. Zastupljenost različitih formata preuzimanih e-dokumenata na veb portalu je sledeća: - 169.835 .doc e-dokumenata; - 157.613 .txt e-dokumenata; - 89.831 .xls e-dokumenata; - 32.215 .pdf e-dokumenata; - 17.798 .rtf e-dokumenata. Analizom primene pravila sistema za upravljanje e-dokumentima koja se odnose na standardizaciju i meta podatke dokumenata, došlo se do sledećih zaključaka: - od radnih jedinica poštanskog saobraćaja (RJ PS) po pitanju raspisa, najaktivnija je RJ Zrenjanin, a potom RJ Novi Sad i RJ Sremska Mitrovica; - kod raspisa RJ Zrenjanin, koji su prebačeni u folder Raspisi 2011 metapodaci su više nego korektno popunjeni. Raspisi i dopisi na root-u raspisa RJ su delimično popunjeni; - u RJ Novi Sad malo pažnje se obraća na popunjavanje metapodataka. Najčešće preuziman dokument je interni imenik zaposlenih u RJ Novi Sad; - u RJ Sremska Mitrovica raspisi su u RTF formatu i nisu popunjeni metapodaci. Najčešće putanje kretanja korisnika na Portalu su: - Index  Biblioteka  Index; - Index  Aplikacije; - Index  Press  Index. Ovo dovodi do zaključka da se korisnici najčešće vraćaju na početnu stranu, izuzev kad preko Biblioteke dođu do traženog dokumenta, te po njegovom preuzimanju izlaze iz pretraživača. Ovo takođe pokazuje da se često koristi brza navigacija sa portala. Veb pretraživači sa kojih se najviše pristupalo portalu: Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 297 - u prvom kvartalu Internet Explorer 6.0, a potom Internet Explorer 7.0; - u drugom kvartalu situacija je obrnuta, na prvom mestu je Internet Explorer 7.0, a potom Internet Explorer 6.0. Zastupljenost operativnih sistema (OS) na računarima korisnika portala: - Windows XP - 63%; - Windows NT 4.0 - 25%; - Drugi - 12%. Prethodni podatak ukazuje na to da je pristup iz jedinica poštanske mreže (JPM) sa računara na kojima je instaliran OS NT 4.0 , jedna četvrtina ukupnog broja računara sa navedenim OS sa kojih se pristupa portalu. 6.6.3 Izveštaj analize kretanja papirnih i elektronskih dokumenata U cilju analize izvršeno je snimanje: - u protoku verifikovanih dokumenata u papirnoj formi.Uzet je uzorak u prvom kvartalu 2011. godine; - u broju elektronskih dokumenata publikovanih na portalu „Pošta“ i određenih aktivnosti korisnika portala, u periodu od 1-7 meseca 2011. godine. Za prikupljanje podataka, a u cilju dalje analize korišćeni su: - Aplikacija „Delovodnik“ za prikupljanje podataka koji se odnose na broj odlaznih i dolaznih papirnih dokumenata između OC u preduzeću; - Excel tabele sa evidencijom kretanja dokumenata, njihovog umnožavanja i sa evidencijom utroška papira u RJ Beogradski venac, za dve radne nedelje u mesecu junu 2011. godine. Podaci dobijeni iz aplikacije „Delovodnik“ na nivou reduzeća. U tabeli 21 su prikazane količine zavedenih predmeta, upućenih kretanja kao i upisanih fajlova. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 298 Tabela 21: Broj dokumenata u periodu od 1.01.2012. do 26.09.2012. godine Ukupno od 1.01. do 26.09.2012. Zavedenih predmeta 408.968 Upućenih kretanja 665.163 Upisanih fajlova 25.917 Analizirajući tabelu 22, koja prikazuje broj dokumenata po mesecima, može se uočiti da je u navedenom periodu ukupan broj dokumenata bio 25.917. Najveći broj dokumenata je bio u martu mesecu 4.203 dokumenta, dok je najmanji broj bio 1.194 u mesecu januaru. Tabela 22: Broj dokumenata po mesecima Mesec 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ∑ Fajlova 1.194 3.472 4.203 3.292 3.057 2.896 2.932 2.648 2.223 25.917 Tabela 23 daje prikaz broja dokumenata koja se razmenjuju u RJ Beogradski venac kao i relacije između stručnih službi organizacione celine i pripadajućih jedinica poštanske mreže (JPM). Tabela 23: Podaci iz delovodnika za RJ Beogradski venac Razmena dopisa između službi u RJ Razmena dopisa između službi i JPM u RJ Služba Broj odlaznih dopisa Broj dolaznih dopisa Služba Broj odlaznih dopisa Broj dolaznih dopisa Direktor RJ 0 4 Direktor RJ 0 0 Sl. ekonom. i logistika 7 98 Sl. ekonom. i logistika 38 34 Sl. IT 6 1 Sl. IT 0 2 Sl. pošt. usluge 47 4 Sl. pošt. usluge 17 96 Sl. pošt. mreža 30 8 Sl. pošt. mreža 8 31 Sl. pravna i kadrovi 87 55 Sl. pravna i kadrovi 96 111 Sl. upravlj. Rizicima 6 3 Sl. upravlj. rizicima 0 36 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 299 Analiza podataka organizacione celine RJ Beogradski venac, prikazana u tabeli 24, daje odnos prosečnog dnevnog broja dokumenata, prosečne količine utrošenog papira, prosečnog vremena obrade i indeksa umnožavanja. Tabela 24: Podaci iz Excel tabele za RJ Beogradski venac Prosečni broj dokumenata dnevno 211,8 *ukupan br. dok./broj dana (10) Prosečna količina utrošenog papira dnevno 1.302,7 *ukupno utrošeno listova papira/broj dana (10) Prosečan broj listova po dokumentu 4,3 *ukupan br. listova bez umnožavanja/broj dokumenata Prosečno vreme obrade dokumenta u pisarnici (min) 1,9 *ukupno vreme obrade/broj dokumanata Indeks umnožavanja 1,44 *ukupno utrošeno listova papira/ukupan br. listova bez umnožavanja Uzevši u obzir način razmene i distribucije dokumenata, u tabeli 25 je dat broj dokumenata prenetih na jedan od uobičajenih načina u periodu od dve nedelje, tabela 26 prikazuje broj dokumenata koja su u prolazu, dok je u tabeli 27 prikazan ukupan broj prenetih dokumenata. Tabela 25: Broj dokumenta razvrstan po vrsti prenosa Dokumenti u dolazu po vrsti prenosa (dve radne nedelje) poštom 1.705 faksom 218 e-mail-om 41 lično 0 ∑ 1.964 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 300 Tabela 26: Broj dokumenta u prolazu razvrstan po vrsti prenosa Dokumenti u polazu po vrsti prenosa (dve radne nedelje) poštom 122 faksom 12 e-mail-om 0 lično 20 ∑ 154 Tabela 27: Ukupno broj dokumenata razvrstan po vrsti prenosa Ukupno dokumenata po vrsti prenosa (dve radne nedelje) poštom 1.827 faksom 230 e-mail-om 41 lično 20 ∑ 2.118 Zaključak analize podataka a. Analiza podataka iz aplikacije „Delovodnik“ na nivou preduzeća: - Poslovodstvo (kabinet generalnog direktora) – razmena dopisa je najčešća sa upravljačkim organizacionim celinama u okviru prateće delatnosti preduzeća (Direkcijom za ekonomske i Direkcijum za pravne poslove). Uočava se veći broj dolaznih dokumenata iz tehnološke funkcije (radne jedinice poštanskog saobraćaja – RJPS), dok je broj odlaznih dokumenata ka njima u znatno manjem broju. - Upravljačke organizacione celine (direkcije) – upravljačke organizacione celine (osnovne i prateće) najveći broj dopisa razmenjuju međusobno ili interno između svojih potcelina. Prateće upravljačke delatnosti koje sa tehnološkim Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 301 funkcijama najčešće razmenjuju dopise su: kadrovi, logistika, održavanje, ekonomska. Osnovna upravljačka delatnost koja sa tehnološkim funkcijama najčešće razmenjuju dopise je Mreža. - Tehnološke organizacione celine (radne jedinice) - najveći broj dopisa tehnološke funkcije razmenjuju između svojih službi. Zanemarljiv broj dopisa tehnološke funkcije razmenjuju međusobno. Takođe, uočava se da broj generisanih dokumenata u tehnološkim organizacionim celinama (RJPS) nije proporcionalan njihovom rangu. b. Analiza podataka iz Excel tabele i delovodnika za RJ Beogradski venac: - Kada se tok dokumenta razvrsta po smerovima, dolazi se do podataka da je 93 % dokumenata u dolazu, dok je 7% dokumenata u odlazu. Najveći broj tih dokumenata čine razni izveštaji koje RJ dobija od JPM, a koji se ne evidentiraju kroz aplikaciju „Delovodnik“. - Najzastupljeniji način slanja dokumenata je u papirnom obliku i to najčešće poštom, a manji procenat je putem faksa. Broj dokumenata koji se šalju e-mail- om je zanemarljiv. - Velika količina finalnih dokumenata u papirnom obliku upućuje na veliki utrošak papira. Kada ovome dodamo količinu papira koja se utroši na radne verzije finalnih dokumenata, kao i na umnožavanje finalnih dokumenata zbog potreba službe (propisane procedure), dolazi se do zaključka da se inače velika količina utrošenog papira mnogostruko uvećava. - Analizom podataka koji su dobijeni iz delovodnika, dolazi se do zaključka da je kretanje verifikovanih dokumenata slično po broju u upravljačkim OC (direkcijama), ali da se u kadrovskoj, pravnoj i ekonomskoj funkciji generiše najveći broj verifikovanih dokumenata. c. Analiza podataka u vezi sa portalom „Pošta“: - Najveći broj dokumenata objavljenih na portalu su Word dokumenta, ali odnos broja dokumenata i korisničkih pristupa je veći kada se radi o Excel dokumentima. Ovo je posledica toga što se prikupljanje različitih podataka radi preko spregnutih Excel tabela. Takođe, uočava se veliki broj pristupa Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 302 dokumentima tipa RTF, što ukazuje da tom tipu dokumenata, na portalu, pristupaju korisnici iz jedinica poštaske mreže. Navedeni format dokumenata upućuje na zaključak da veći broj JPM nema instaliran MS Office. - Pored početne strane Biblioteke dokumenata, korisnici najčešće posećuju početnu stranu Press Clipping-a, kontakata preduzeća, SAP-a i resursa preduzeća. - Sa početne strane portala, korisnici najčešće pregledaju dokumenta u Biblioteci dokumenata svoje OC i u određenim kategorijama koje su aktuelne u dužem ili kraćem vremenskom periodu. - Zabeležen je najveći broj poseta portalu u periodu od 9-10h i od 15-16h, ali se ne uočava velika razlika u broju poseta u ostalim vremenskim intervalima (intervali su podeljeni na po 1 sat u periodu od 8-16 h). - Preuzimanje elektronskog dokumenta sa portala u direktnoj je vezi sa aktuelnim aktivnostima i temama na nivou preduzeća (stambeni krediti, šablon potpisa za e-mail, interni oglasi ...). - Broj poseta korisnika portalu iz tehnoloških OC (RJ PS) ne odgovara njihovom rangu, mada je uočeno da OC koje same uređuju svoj deo portala imaju veću posećenost. Ovo navodi na zaključak da OC koje uređuju svoj deo portala, svoje zaposlene upućuju na preuzimanje dokumenata i informacija sa istog. - Broj poseta pojedinih korisnika portalu zavisi od vrste posla koji ih upućuje na njega, kao i od lične zainteresovanosti za objavljene novosti u preduzeću. Analiza je urađena za mart 2011. godine. U tom periodu RJ Beogradski venac imala je 747 dopisa u dolazu i 1.206 dopisa u odlazu. Od toga 642 dopisa (u odlazu i u dolazu) je u okviru RJ Beogradski venac. Služba za pravne i kadrovske poslove ima najviše dolaznih i odlaznih dopisa i to, kako sa drugim službama i JPM, tako i u okviru svoje službe. Većina dokumenata su rešenja, ugovori, zahtevi, potvrde... Zahtevaju overu i svojeručni potpis pošiljaoca i, u većini slučajeva, potpis primaoca. Između JPM nema evidentiranih kreatanja (razmene) dopisa. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 303 U tabeli 28 prikazano je rangiranje RJPS, sa prikazom ukupnog broja odlaznih i dolaznih dopisa. Tabela 28: Analiza podataka iz aplikacije „Delovodnik“ o kretanju dopisa u RJ poštanskog saobraćaja za mart 2011. godine Rang Za svaki rang RJ Ukupno odlaznih dopisa Ukupno dolaznih dopisa I 5.608 3.891 II 2.889 2.415 III 1.465 1.183 IV 2.437 2.152 V 843 689 VI 1.290 1.023 Analizom log fajlova na file server-u (tabela 29) dobijeni su ukršteni podaci broja dokumenata razvrstanih po formatu za pojedine organizacione celine. Tabela 29: Broj dokumenata po formatima File server - bg00000fs01 Tip dokumenta Direkcija za ekonomske poslove Direkcija za IT i EK Samostalni sektor za međunarodne poslove Samostalni sektor za novčane usluge doc 1.595 19 399 11.951 sox 1 0 0 4 xls 10.908 17 2 8.597 xlsx 0 0 0 9 ppt 108 0 0 23 pps 0 0 0 0 pdf 1.383 0 365 1.093 zip 44 0 0 291 qrp 288 0 0 2 vsd 0 4 0 0 tif 0 0 85 7 jpg 0 0 0 0 mp3 0 0 0 0 gif 0 0 0 0 htm 0 0 0 0 avi 0 0 0 0 ∑ 14.327 40 851 21.977 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 304 d. Finansijska analiza Analizom nekonsolidovanog, početnog, stanja univerzalnih poslovnih procesa koji se odnose na kreiranje, usaglašavanje i razmenu papirnih dokumenatam uz veliki broj učesnika u tim procesima, dolazi se do znatnih finansijskih troškova prilikom distribucije samo jedne stranice papirnog dokumenta između dve organizacione celine, uz posredovanje treće organizacione celine - administrativno tehničke funkcije (slika 94). Zbog ilustracije troškova, iz aplikacije delovodnik uzet je broj zavedenih dopisa za mart mesec 2010. godine koji iznosi 50.170. Uz pretpostavku da je „samo“ 30.000 internih dokumenata na nivou meseca i primenom navedenog primera za realizaciju dopisa, koji se sastoji od samo 1 stranice teksta, računajući samo troškove papira i tonera, a za 11 kopija koje se naprave u toku kreiranja, usaglašavanja, distribucije i obrade tog dopisa, izračunavanjem dolazimo do uštede od oko 7.300 evra na mesečnom nivou, odnosno oko 88.000 evra na godišnjem nivou. Kalkulacija je urađena na sledeći način: - 1 RIS papira sa 500 listova košta 500 din., 1 list papira = 500 din. / 500 listova = 1 din. ≈ 0,009 evra; - 1 toner = 10.000 din., cena štampe po jednoj str. 10.000 din. / 6.500 str.= 1,54 din. ≈ 0,013 evra; - ukupna cena štampe jedne stranice, uzevši u obzir samo trošak papira i tonera, jeste: a +b = 0,009 + 0,013 = 0,022 evra ≈ 2.54 dinara; - 11 strana x 2,54 din. = 27,92 dinara (bez troškova amortizacije i održavanja štampača i fotokopir aparata); - kalkulacija za mart 2010. godine: 30.000 dokumenata sa cenom od 27,92 dinara iznosi 837.692 dinara, odnosno ≈ 7.300 evra na mesečnom nivou, odnosno približno 87.500 evra na godišnjem nivou. Na ove troškove treba dodati troškove: eksploatacije štampača, fotokopir aparata i skenera; procesa nabavke i distribucije navedenih uređaja; procesa nabavke i distribucije ostalog kancelarijskog materijala; skladištenja; računarske i telekomunikacione opreme; aktivnih učesnika u navedenom procesu, kao i druge operativne troškove; U slučajevima kada dokument ima više stranica sa prilozima i/ili kada je više primalaca istog dokumenta, troškovi se umnogome povećavaju. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 305 7 NAUČNI I STRUČNI DOPRINOSI Nајznačajniji rеzultаt istrаživаnjа оvе dоktоrskе disеrtаciје јеste rаzvој i implеmеntаciја prеdlоžеnоg mоdеlа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа, zasnovanog nа konceptima pеrsоnаlizаciје i аdаptivnоsti, kојi unapređuje i trаnsfоrmiše pоslоvne prоcеse. Njena originаlnоst оglеdа sе u dеfinisаnju mеtоdоlоškоg оkvirа intеgrаciје rаzličitih izvоrа pоdаtаkа i njihоvе prеzеntаciје u vеlikim pоslоvnim sistеmimа. Implementirano rešenje mоdеlа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа rеаlizоvаno je nа cloud computing infrаstrukturi, kојa оmоgućаvа vеću flеksibilnоst, skalabilnost, pouzdanost i bеzbеdnоst sistema. Rаzviјеni mоdеl pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа primenjen je u realnom poslovnom sistemu. Postignut je visоk stеpеn rаzmеnе i dostupnosti infоrmаciја i еlеktrоnskih dоkumеnаtа, kоlаbоrаciје kоrisnikа, pеrsоnаlizаciје i аdаptivnоsti, kао i pоuzdаnоsti i sigurnоsti sаmоg sistеmа. Ključni nаučni dоprinоsi оvе dоktоrskе disеrtаciје su: - sistеmаtizаciјa i аnаliza pоstојеćih rešenja zа uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа; - dеfinisаnje mеtоdоlоškоg оkvirа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа u velikim poslovnim sistemima; - rаzvој mоdеlа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјеnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа; - model arhitekture i infrastrukture za realizaciju veb portala zа intеligеntnо uprаvlјanjе еlеktrоnskim dоkumеntimа; - model i implementacija servisa elektronskog poslovanja integrisanih u portal zа intеligеntnо uprаvlјеnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа; - model poslovnih procesa sistema za upravljanje elektronskim dokumentima; - metod za merenja efikasnosti i kvaliteta portala zа intеligеntnо uprаvlјanjе еlеktrоnskim dоkumеntimа; - rаzvој, sistеmаtizаciјa i dеtаlјna аnаliza implеmеntаciје pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјanjе еlеktrоnskim dоkumеntimа. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 306 - data mining modeli za podršku razvoju i implementaciji portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, u svim fazama životnog ciklusa. - sistematizacija i analiza rešenja personalizovanih sistema za razmenu elektronskih dokumenata. Rezultati rada na doktorskoj disertaciji objavljeni su u više radova u međunarodnim časopisima i saopšteni su na više naučnih skupova u zemlji i u inostranstvu. Rаd nа disеrtаciјi rеzultоvаo je i nizоm stručnih dоprinоsа оd kојih su nајvаžniјi: - anаlizа i idеntifikаciја nајvаžniјih prоblеmа sistema za uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа; - anаlizа trаnsfоrmаciје pоslоvnih prоcеsа primеnоm mоdеlа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа; - kаtеgоrizаciја kоrisnikа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа u zаvisnоsti оd njihоvоg оbrаzоvаnjа, pоtrеbа pоslа i intеrеsоvаnjа; - kаtеgоrizаciја i tipizаciја dоkumеnаtа; - mеtоdоlоgiја zа trаnsfоrmаciјu pаpirnih dоkumеnаtа u еlеktrоnske dоkumеnte i uvоđеnjе u јеdinstvеnе tоkоvе еlеktrоnskе rаzmеnе dоkumеnаtа; - upоrеdnа аnаlizа hаrdvеrskе i sоftvеrskе infrаstrukturе pоtrеbnе zа implеmеntаciјu pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа u cloud computing оkružеnju, u оdnоsu nа trаdiciоnаlnu infrаstrukturu; - sistеmаtizаciјa i аnаliza implеmеntаciје аdаptivnоsti prеdlоžеnоg mоdеlа pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа; - fоrmаlizаciјa i stаndаrdizаciјa prоcеsа izgrаdnjе аdаptivnih pоrtаlа zа intеligеntnо uprаvlјаnjе еlеktrоnskim dоkumеntimа. - pregled i analiza softverske infrastrukture neophodne za implementaciju portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima; - realizacija okruženja i infrastrukture za razvoj i implementaciju portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, zasnovanog na primeni poslovne inteligencije. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 307 Primenom rezultata ove disertacije, poslovni sistemi mogu integrisati komponente sistema za upravljanje elektronskim dokumentima, poboljšati performanse poslovnih procesa, planirati i realizovati poslovne aktivnosti na efikasniji i kvalitetniji način, motivisati korisnike da postižu bolje rezultate i omogućiti bolju saradnju i komunikaciju učesnika u poslovnom sistemu. S obzirom na aktuelnost teme i na činjenicu da veći broj poslovnih sistema poseduje elemente sistema za upravljanje elektronskim dokumentima, može se zaključiti da su mogućnosti primene rezultata istraživanja disertacije velike. Jedna od najvažnijih prednosti modela predloženog u ovoj disertaciji jeste ta što se njegovom primenom mogu integrisati servisi upravljanja elektronskim dokumentima, kao i drugi servisi elektronskog poslovanja. Rezultati istraživanja (metamodel veb portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, model adaptivnih poslovnih servisa, metode merenja perfomansi sistema za upravljanje elektronskim dokumentima) mogu se primeniti pojedinačno, ali i na nivou sistema za elektronsko upravljanje dokumentima, u kome portal za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima zauzima centralno mesto. Rezultati istraživanja realizovani u okviru ove doktorske disertacije objavljeni su u više radova u naučnim časopisima i saopšteni su na naučnim skupovima i to: Poglavlje u monografiji međunarodnog značaja: 1. Đokić, D., Marković, A. & Jaško, O. 2007. The Management of Digital Certificates in Intranet Environment. In: U. Pinetrič & U. Svete eds. E-Governance and E- Business at the Service of Customer. Ljubljana, Slovenia: Fakulteta za družbene vede, str. 193-204. Radovi objavljeni u časopisu međunarodnog značaja na SCI listi: 2. Đokić, D., Labus, A., Jevremović, S., Stokić, A. & Milić, A., 2012. Portal for the management of digitally signed electronic documents, Metalurgia international, 17(9), str. 120-129. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 308 3. Jevremović, S., Vujin, V., Bogdanović, Z., Đokić D. & Barać, D., 2012. Designing adaptive e-learning courses through cloud computing. Metalurgia international, 17(10), str. 213-221. 4. Popović, S., Njeguš, A., Vulić, M., Đokić, D. & Mazinjanin, Đ., 2012. Service oriented framework for system interoperability modeling. Metalurgia international, 17(11), str. 171-179. Rad u časopisu nacionalnog značaja: 5. Đokić, D. 2006. Digitalni sertifikati i njihova uloga u sistemu razmene elektronskih dokumenata. Info M, 5(18), str. 11-15. Radovi saopšteni na skupu međunarodnog značaja štampani u celini: 6. Đokić, D., Tepavac-Mijačić, M. & Perić, A. 2004. Sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima. InfoFest. Budva, Crna Gora, 25-27 septembar 2004. 7. Vukmirović, D., Kostić, M., Đokić, D. & Budimir, J., 2006. Electronic document management systems. Competitivness in the EU – Challenge for the V4 countries, International scientific days. Nitra, Slovakia, 17-18 maj 2006. Faculty of Economic and Management SAU: Nitra. 8. Kostić, M., Vukmirović, D. & Đokić, D., 2007. Management System for Electronic Documents. In: J. Starc Electronic services Opportunities and obstacles, Novo Mesto: School of Business and Management Novo Mesto, str. 165-175. 9. Đokić, D., Marković, A. & Jaško, O., 2007. The application of Digital Certificates for Business Services in the Public Enterprise of PTT Communications „Srbija“. In: J.Starc Electronic services Opportunities and obstacles, Novo Mesto: School of Business and Management Novo Mesto, str. 200-211. 10. Jaško, O., Popović, N., Prokić, S. & Đokić, D., 2008. Offshore IT outsourcing and transition economies. Information Society: multidisciplinary approaches. Novo Mesto, Slovenija. 11. Marković, A., Jaško, O., Popović, N. & Đokić, D., 2009. The world economic crisis, business trends and employment in the public sector. Global instability reflections. Ljubljana, Slovenija. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 309 12. Đokić, D., Despotović-Zrakić, M., Barać, D. & Simić, K., 2012. Document management system for e-government. In: Fakulteta za uporabne družbene študije u Novoj Gorici. 4 th Slovenian Social Science Conference. Fiesa, Slovenija, 27-29 septembar 2012. Fakulteta za uporabne družbene študije: Nova Gorica. Radovi saopšteni na skupu nacionalnog značaja štampani u celini: 13. Đokić, D., 1998. Automatizacija u poštanskom saobraćaju od terminala PT 1200 do PostNeta. Četvrto poštansko savetovanje, Zbornik radova: „Tehnološka budućnost pošte“. Zlatibor. 14. Marković, A., Tepavac-Mijačić, M. & Đokić, D., 2006. Korporacijski portal i organizacija bez granica. Simopis 2006. Banja Koviljača, Srbija. 15. Đokić, D. 2006. Entrust Enterprise sertifikati vs. Entrust WEB sertifikata. U: Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. Symorg 2006. Zlatibor, Srbija, 07-10. jun 2006. Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu: Beograd. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 310 8 BUDUĆA ISTRAŽIVANJA Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima razvijen u okviru ove disertacije, može se uspešno primeniti u poslovnim sistemima za realizaciju poslovnih procesa i upravljanje elektronskim dokumentima. Implementirani servisi i mehanizmi za adaptaciju doprinose poboljšanju rezultata poslovanja i opštem zadovoljstvu korisnika. Rezultati disertacije otvaraju mogućnost daljeg istraživanja u oblasti razvoja rešenja za upravljanje elektronskim dokumentima, kroz integraciju dodatnih servisa koji pružaju različite funkcionalnosti i, dodatno obezbeđuju adaptivnost. Unapređenja opisanog modela mogu se, pre svega razmatrati u pravcu razvoja sofisticiranih mehanizama za adaptaciju, kao i naprednih servisa za podršku svim ključnim poslovnim procesima. Mehanizmi za adaptaciju sistema za upravljanje elektronskim dokumentima mogu se poboljšati primenom ontologija i koncepata semantičkog veba. Komunikacija između komponenata sistema treba u potpunosti da se odvija pomoću veb servisa. Takođe je potrebno unaprediti modele stereotipa koji se koriste za prilagođavanje sadržaja u okviru poslovnih procesa. U okviru ovog israživanja u modelu korisnika upotrebljena su tri parametra: radno mesto korisnika, pripadnost organizacionoj celini i ad hoc definisani kriterijumi. Da bi se obezbedila potpuna adaptacija, neophodno je utvrditi i sve druge osobine korisnika: predznanje iz odgovorajuće oblasti, očekivanja, motivaciju, veštine, znanja, društvene karakteristike i druge. Krajnji cilj adaptacije podrazumeva razvoj modela koji bi uzeo u obzir sve navedene faktore. Dodatni servisi i aplikacije za podršku elektronskom upravljanju dokumentima, razvijeni u okviru veb portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, treba da budu prilagođeni savremenim standardima u elektronskom poslovanju i treba da obezbede potpunu platformsku nezavisnost opisanih aplikacija i servisa. Integracija socijalnih mreža i razvoj servisa za socijalnu interakciju jedan je od mogućih načina da se poboljša lojalnost i zainteresovanost korisnika za obavljanje poslova. Da bi se u Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 311 potpunosti realizovao koncept mobilnog upravljanja elektronskim dokumentima, potrebno je razviti dodatne servise. Doktorska disertacija otvara mogućnosti za dalja istraživanja koja se odnose na primenu poslovne inteligencije u adaptivnim sistemima za upravljanje elektronskim dokumentima. U oblasti poslovne inteligencije, potrebno je istražiti nove tehnike i alate koji mogu doprineti dobijanju dodatnih informacija i znanja o karakteristikama modela korisnika. Krajnji cilj budućih istraživanja jeste potpuni adaptivni i personalizovani sistem za upravljanje elektronskim dokumentima, koji bio omogućio automatizaciju realizacije tokova poslovnih procesa. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 312 9 ZAKLJUČAK Snažan razvoj svetske privrede, proces globalizacije svetskog tržišta, ekspanzivan razvoj informacione tehnologije kao i pojava visokosofisticiranih tehnoloških otkrića uslovljavaju da poslovna sredina u kojoj egzistira današnje preduzeće postaje kompleksna. Promene kreiraju potpuno nov poslovni ambijent, u kome mogu opstati samo one kompanije u kojima top menadžment ima sposobnost da pravovremeno uočava promene i da pravovremeno formuliše strategiju prilagođavanja. Top menadžment na sebe preuzima ulogu inicijatora aktivnosti prilagođavanja i formulisanja nove poslovne filozofije. Ova vrsta aktivnosti podrazumevaju akcije u pravcu poboljšanja poslovne efikasnosti i efektivnosti, fleksibilnosti preduzeća kao i primenu odgovarajućih sistema merenja performansi. Dostupnost velike količine informacija i elektronskih dokumenata različitijih tipova i sadržaja različite starosti i pouzadanosti, utiče na stvaranje nesigurnosti i konfuzije kod korisnika koji svakodnevno, prilikom obavljanja svog redovnog posla, imaju problem u pronalaženju ažurnih informacija i dokumenata, u njihovom korišćenju i u kolaboraciji sa kolegama. U velikim poslovnim sistemima koji imaju razgranatu organizacionu strukturu sa velikim brojem različitih poslovnih procesa i sa zaposlenima različitih obrazovnih i stručnih profila kao i određen broj menadžera različitih hijerarhijskih nivoa, jedini način za otklanjanje navedenih problema jeste klasifikacija i sistematizacija informacija i elektronskih dokumenata, kao i njihovo uvođenje u definisane tokove primenom adaptivnih sistema za upravljanje elektronskim dokumentima. Ključni deo jednog tako uređenog sistema je veb portal za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima, koji obezbeđuje personalizovan pristup svim sadržajima. Potreba za personalizovanim pristupom informacijama i e-dokumentima prisutna je u svim sferama svakodnevnog života, bez obzira na delatnost ili na oblast interesovanja, kako pojedinačnih korisnika, tako i poslovnih, obrazovnih ili drugih sistema. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 313 Sistemi za elektronsko upravljanje e-dokumentima obuhvataju niz kompleksnih procesa, različitih elemenata, servisa i korisničkih uloga. Neophodno je obezbediti fleksibilnost i adaptivnost sistema prema potrebama i karakteristikama korisnika uz integraciju i sinhronizaciju svih komponenata i učesnika u jedinstven sistem. U okviru ove disertacije opisane su tehnologije za razvoj infrastrukture veb portala; data je analiza modela i servisa veb portala date su definicije pojmova i koncepata iz oblasti veb portala; objašnjena je arhitektura veb portala, kao i softverska rešenja za realizaciju veb portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima; definisani su najznačajniji koncepti adaptivnosti i adaptivnih sistema; definisani su parametri i kriterijumi na osnovu kojih se realizuje adaptacija u oblasti upravljanja elektronskim dokumentima. Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima koji se predlaže u disertaciji pruža mogućnost integrisanja različitih komponenata i servisa elektronskog poslovanja: servisa za adaptaciju, servisa za upravljanje e-dokumentima, servisa za saradnju i za komunikaciju učesnika u poslovnom sistemu, servisa za izveštavanje, mobilnih servisa itd. U eksperimentalnom delu doktorske disertacije realizovano je istraživanje usmereno ka validaciji predloženog modela za projektovanje i implementaciju portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima. Razvijeni veb portal za inteligentno upravljanje e-dokumentima primenjen je u laboratorijskom okruženju JP PTT saobraćaja „Srbija“. Rezultati istraživanja pokazali su da se primenom servisa veb portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima, implementiranih adaptivnih mehanizama i njihovom integracijom sa sistemom za upravljanje elektronskim dokumentima, postižu bolji rezultati i veće zadovoljstvo i zainteresovanost korisnika, kao i da se povećava efikasnost i efektivnost rada svih korisnika portala. Implementacija portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima u cloud computing okruženju pokazala se skalabilnijom od postojećeg sistema. Razvijeno rešenje pokazalo se kao pouzdano, fleksibilno, ekonomično i doprinelo je poboljšanju ključnih performansi sistema za upravljanje elektronskim dokumentima, a samim tim i poboljšanju realizacije poslovnih procesa. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 314 10 SPISAK SLIKA Slika 1: Izabrani entitet primenom višekriterijumske analize ..................................................................... 28 Slika 2: Pozicija standarda u organizaciji ................................................................................................... 33 Slika 3: Tehnologija digitalnog potpisa ...................................................................................................... 37 Slika 4: Asimetrična kriptografija .............................................................................................................. 38 Slika 5: Postupak digitalnog potpisivanja i kriptovanja elektronskog dokumenta ..................................... 43 Slika 6: Konceptualni model elektronskog obrazovanja ............................................................................ 58 Slika 7: Model sistema elektronskog obrazovanja ..................................................................................... 58 Slika 8: Konceptualni okvir sistema elektronskog učenja .......................................................................... 59 Slika 9: Portleti ........................................................................................................................................... 71 Slika 10: Model arhitekture veb portala ..................................................................................................... 72 Slika 11: Arhitektura Cloud Computing-a .................................................................................................. 86 Slika 12: Arhitektura privatnog oblaka ...................................................................................................... 88 Slika 13: Arhitektura javnog oblaka ........................................................................................................... 89 Slika 14: Arhitektura hibridnog oblaka ...................................................................................................... 89 Slika 15: Tipovi servisa u Cloud Computing-u .......................................................................................... 91 Slika 16: Arhitektura digitalnog identiteta ................................................................................................. 93 Slika 17: Arhitektura sistema za upravljanje digitalnim identitetima ......................................................... 94 Slika 18: Veze između osnovnih komponenata sistema za upravljanje identitetima .................................. 96 Slika 19: Arhitektura direktorijum servisa ................................................................................................. 97 Slika 20: Metadirektorijum ......................................................................................................................... 98 Slika 21: Nivoi upravljanja životnim ciklusom identiteta .......................................................................... 99 Slika 22: Upravljanje identitetima - upravljanje pristupom ...................................................................... 100 Slika 23: Jedinstvana prijava korisnika - Single Sign-On ........................................................................ 102 Slika 24: Slojevi semantičkog veba .......................................................................................................... 104 Slika 25: Struktura adaptivnog sistema .................................................................................................... 110 Slika 26: Arhitektura Alfresco Document Management sistema ............................................................. 119 Slika 27: Funkcionalnost Alfresco-a ........................................................................................................ 119 Slika 28: Pregled dokumenta pomoću browesr-a u Alfresco.................................................................... 119 Slika 29: Detaljan prikaz komponenti Microsoft Sharepoint-a 2010 ....................................................... 124 Slika 30: Uporedni prikaz tehnologija – SharePoint 2010 wheel. ............................................................ 127 Slika 31: Аrhitеkturа sistеmа pоslоvnе intеligеnciје ............................................................................... 136 Slika 32: Kоncеpt sklаdištа pоdаtаkа ....................................................................................................... 140 Slika 33: Аrhitеkturа sklаdištа pоdаtаkа .................................................................................................. 141 Slika 34: Pоlоžај sklаdištа pоdаtаkа u sistеmu pоslоvnе intеligеnciје .................................................... 142 Slika 35: Kоckа pоdаtаkа ......................................................................................................................... 143 Slika 36: Principi prојеktоvаnjа аdаptivnih sklаdištа pоdаtаkа ............................................................... 144 Slika 37: Таksоnоmiја data mining-а ....................................................................................................... 145 Slika 38: Kоrаci u rаzvојu mоdеlа data mining-а .................................................................................... 146 Slika 39: Prоcеs data mining-а prеmа IBM mеtоdоlоgiјi ........................................................................ 146 Slika 40: Hiјеrаrhiјskо grupisаnjе ............................................................................................................ 151 Slika 41: Dеlimičnо grupisаnjе ................................................................................................................ 151 Slika 42: Kаtеgоriје web mining-а ........................................................................................................... 153 Slika 43: Аrhitеkturа sistеmа zа оtkrivаnjе оbrаzаcа kоrišćеnjа vеbа ..................................................... 154 Slika 44: Koncept Balanced Scorecard .................................................................................................... 161 Slika 45: Komponente modela portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima ................................ 167 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 315 Slika 46: Detaljna struktura portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima ..................................... 168 Slika 47: Arhitektura veb portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima ...................... 170 Slika 48: Predlog organizacije veb foldera ............................................................................................... 171 Slika 49: DFS struktura distribuiranih veb foldera ................................................................................... 173 Slika 50. Arhitektura platforme za poslovnu inteligenciju ....................................................................... 176 Slika 51: Distribucija velikih dokumenata - geografski aspekt ................................................................ 182 Slika 52: RSS Feed - registracija i sinhronizacija informacija ................................................................. 183 Slika 53: Komunikacija u procesu elektronske razmene dokumenata ...................................................... 184 Slika 54: Komponente početne stranice portala ....................................................................................... 190 Slika 55: Konceptualni izgled početne stranice portala za administratore ............................................... 193 Slika 56: Arhitektura prezentacionog sloja portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima ............. 193 Slika 57: Arhitektura sloja upravljanja na portalu za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima .................................................................................................................................................. 195 Slika 58: Dijagram sekvenci - autentikacija korisnika ............................................................................. 196 Slika 59: Hijerarhijska struktura korisničkih naloga ................................................................................ 200 Slika 60: Raspored obaveznih polja standardizovanog dopisa ................................................................. 202 Slika 61: Model tokova informacija i e-dokumenata................................................................................ 205 Slika 62: Model dela portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima na nivou organizacione potceline i pojedinačnog korisnika ........................................................................................................... 206 Slika 63: Opšti model relacija poslovnih procesa i poslovnih funkcija .................................................... 207 Slika 64: Model relacija univerzalnih poslovnih i poslovnih funkcija ..................................................... 208 Slika 65: Model relacija univerzalnih poslovnih procesa ......................................................................... 209 Slika 66: Razvijeni model univerzalnih poslovnih procesa ...................................................................... 210 Slika 67: Algoritam realizacije univerzalnih poslovnih procesa .............................................................. 211 Slika 68: Algoritam procesa zakazivanja i realizacije poslovnih sastanka ............................................... 212 Slika 69: Algoritam procesa zadavanja i realizacije radnih zadataka ....................................................... 214 Slika 70: Algoritam procesa distribucije e-dokumenata i informacija ..................................................... 215 Slika 71: Algoritam procesa izveštavanja................................................................................................. 216 Slika 72: Procesi adaptacije modela korisnika ......................................................................................... 219 Slika 73: Integrisani model adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima ...................................... 220 Slika 74: Dijagram aktivnosti - prikupljanje podataka o korisnicima ...................................................... 223 Slika 75: Dijagram aktivnosti - organizacija istraživanja ......................................................................... 223 Slika 76: Dijagram aktivnosti - analiza podataka ..................................................................................... 224 Slika 77: Stablo odlučivanja za model klasifikacije ................................................................................. 227 Slika 78: Modeliranje korisničkih profila ................................................................................................. 227 Slika 79: Model korisnika u veb portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima ............................. 228 Slika 80: Dijagram aktivnosti - proces evaluacije sistema za upravljanje elektronskim dokumentima ... 229 Slika 81: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika .......................................................... 238 Slika 82: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu tipa radnog mesta ........... 238 Slika 83: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu pripadnosti organizacionoj celini ......................................................................................................................................... 239 Slika 84: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu tipa radnog mesta i pripadnosti organizacionoj celini .............................................................................................. 240 Slika 85: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu uloge i pripadnosti projektu .................................................................................................................................................. 241 Slika 86: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu ad hoc zadatih kriterijuma .................................................................................................................................................. 243 Slika 87: Dijagram aktivnosti - proces kreiranja modela korisnika na osnovu preferenci ....................... 243 Slika 88: Proces ažuriranja modela korisnika ........................................................................................... 244 Slika 89: Integracija komponenti sistema za adaptivno upravljanje e-dokumentima ............................... 246 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 316 Slika 90: Model kompozitnih aplikacija za integraciju u veb portal ........................................................ 248 Slika 91: Grafički prikaz toka realizacije modela portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima 250 Slika 92: Organizaciona struktura JP PTT saobraćaja „Srbija“ ................................................................ 256 Slika 93: Model zakazivanja i održavanja poslovnog sastanka – postojeće stanje ................................... 258 Slika 94: Model razmene e-dokumenta između organizacionih celina u neadaptivnom sistemu ............. 262 Slika 95: Detaljna arhitektura portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima .................................. 271 Slika 96: Struktura stranica portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima ................... 273 Slika 97: Početna strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima .......................................... 275 Slika 98: Predlog strukture veb foldera u kategoriji deljeni dokumenti na nivou organizacionih celina . 279 Slika 99: Prikazi izveštaja na portalu za inteligentno upravljanje e-domuntima ...................................... 282 Slika 100: Model toka realizacije posla i adaptivnog prikaza informacija i izveštaja na portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima ................................................................................ 283 Slika 101: Model razmene informacija i dokumenata između različitih OC ............................................ 286 Slika 102: Organizovanje i realizacija poslovnog sastanka primenom portala za inteligentno upravljanje e- dokumentima .......................................................................................................................... 287 Slika 103: Razmena elektronskih dokumenta........................................................................................... 288 Slika 104: Case model - zakazivanje sastanka - realizacija posla - distribucija dokumenta ..................... 291 Slika 105: Procentualno učešće zaposlenih po računarskim domenima ................................................... 292 Slika 106: Procentualno učešće zaposlenih razvrstano po funkcionalnim segmentima ........................... 292 Slika 107: Procena strukture sadržaja na portalu ...................................................................................... 293 Slika 108: Procena potrebe zaposlenih za pristup Internet sajtovima ....................................................... 293 Slika 109: Procena dostupnosti e-dokumenata na portalu ........................................................................ 293 Slika 110: Ažurnost informacija na portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima ......................... 294 Slika 111: Procena potrebe za help-om .................................................................................................... 294 Slika 112: Potreba za servisima za saradnju ............................................................................................. 294 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 317 11 SPISAK TABELA Tabela 1: Specifikacija vrsta dokumenata .................................................................................................. 21 Tabela 2: Najpoznatiji algoritmi asimetrične kriptografije ......................................................................... 38 Tabela 3: Osnovni atributi veb portala ....................................................................................................... 72 Tabela 4: Tabela pridruživanja naloga i grupa u AD-u .............................................................................. 82 Tabela 5: Karakteristike razvojnih modela ................................................................................................. 88 Tabela 6: Uprošćeni primer ontologije u scenariju upravljanja e-dokumentima ...................................... 107 Tabela 7: Zajedničke karakteristike u modelu korisnika sistema ............................................................. 111 Tabela 8: Тipоvi poslovne inteligencije ................................................................................................... 132 Tabela 9: Data mining tеhnikе i tipоvi prоblеmа ..................................................................................... 147 Tabela 10: Kritеriјumi izbоrа data mining tеhnikе ................................................................................... 147 Tabela 11: Primer dodeljenih prava pristupa korisnika na nivou operativnog sistema ........................... 172 Tabela 12: Servisi za komunikaciju i saradnju prema vremenu interakcije.............................................. 185 Tabela 13: Profili atributa ......................................................................................................................... 226 Tabela 14: Tehnološki kriterijumi za evaluaciju adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima ......................................................................................................................... 230 Tabela 15: Kriterijumi za evaluaciju adaptivnog sistema za upravljanje e-dokumentima sa aspekta sadržaja .................................................................................................................................. 231 Tabela 16: Korisnički kriterijumi za evaluaciju adaptivnog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima ......................................................................................................................... 232 Tabela 17: Osnovni atributi veb portala ................................................................................................... 244 Tabela 18: Prikaz ciljeva i strategije JP PTT saobraćaja „Srbija“ ............................................................ 252 Tabela 19: Tabela klastera u modelu portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima .... 268 Tabela 20: Vrste klastera u sistemu za inteligentno upravljanje e-dokumentima ..................................... 268 Tabela 21: Broj dokumenata u periodu od 1.01.2012. do 26.09.2012. godine ......................................... 298 Tabela 22: Broj dokumenata po mesecima ............................................................................................... 298 Tabela 23: Podaci iz delovodnika za RJ Beogradski venac ...................................................................... 298 Tabela 24: Podaci iz Excel tabele za RJ Beogradski venac ...................................................................... 299 Tabela 25: Broj dokumenta razvrstan po vrsti prenosa ............................................................................ 299 Tabela 26: Broj dokumenta u prolazu razvrstan po vrsti prenosa ............................................................ 300 Tabela 27: Ukupno broj dokumenata razvrstan po vrsti prenosa ............................................................. 300 Tabela 28: Analiza podataka iz aplikacije „Delovodnik“ o kretanju dopisa u RJ poštanskog saobraćaja za mart 2011. godine .................................................................................................................. 303 Tabela 29: Broj dokumenata po formatima .............................................................................................. 303 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 318 12 SPISAK PRILOGA Prilog 1: Prikaz dokumenta standardizovanog dopisa .............................................................................. 334 Prilog 2: Prikaz dokumenta standardizovanog eksternog dopisa ............................................................. 335 Prilog 3: Prikaz dokumenta standardizovane naredbe .............................................................................. 336 Prilog 4: Prikaz dokumenta standardizovane odluke/rešenja ................................................................... 337 Prilog 5: Pikaz standardizovanog dokumenta ugovora ............................................................................. 338 Prilog 6: Prikaz standardizovanih stilova ................................................................................................. 339 Prilog 7: Anketa za portal ......................................................................................................................... 340 Prilog 8: Početna strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima RJ Beogradski venac ........ 345 Prilog 9: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom raspoloživih resursa .. 345 Prilog 10: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom raspoloživosti Školskog centra 1 .................................................................................................................................... 346 Prilog 11: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom Press Clipping-a na nivou meseca ........................................................................................................................... 346 Prilog 12: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom Press Clipping-a na nivou detalja iz jednog časopisa .............................................................................................. 347 Prilog 13: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa mogućnošću pretraživanja po kontaktima ............................................................................................................................... 347 Prilog 14: Detalji rezultata pretrage kontakta sa prikazom pripadnosti organizacionoj celini i radnom mestu ....................................................................................................................................... 348 Prilog 15: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom biblioteke sa verifikovanim dokumentima .................................................................................................... 348 Prilog 16: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom direkcija u preduzeću ................................................................................................................................................. 349 Prilog 17: Matična strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Direkcije za IT i EK ....... 349 Prilog 18: Matična strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Sektora za informatičku podršku .................................................................................................................................... 350 Prilog 19: Personalizovani BI izveštaj Sektora za informatičku podršku na portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima ..................................................................................................... 350 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 319 13 LITERATURA [1] Akademska mreža Srbije – AMRES, 2012. E-Learning portal, [Online] Dostupno na: http://www.amres.ac.rs/index.php?lang=ser , [datum pristupa septembar 2012.] [2] Alfonseca, E., Carro, R., Martín, E., Ortigosa A., & Paredes, P., 2006. The impact of learning styles on student grouping for collaborative learning: a case study, User Modeling and User-Adapted Interaction, 16 (3-4), str. 377-401. [3] Alfresco, 2012. Open Source Enterprise Content Management System (CMS). [Online]. Dostupno na: http://www.alfresco.com/ , [datum pristupa septembar 2012.]. [4] Amazon Web Services, 2012. Amazon Elastic Compute Cloud, [Online] Dostupno na: http://aws.amazon.com/ec2/ , [datum pristupa septembar 2012.] [5] Amazon Web Services, 2012. Amazon Simple Storage Service, [Online] Dostupno na: http://aws.amazon.com/s3/ , [datum pristupa septembar 2012.] [6] Anaya, A. & Boticari, J., 2011. Content-free collaborative learning modeling using data mining, User Modeling and User-Adapted Interaction, 21 (1-2), str. 181-216. [7] Anderson, T. & Elloumi, F., 2004. Theory and Practice of Online Learning, Edmonton: Athabasca University. [8] Angelica, C., Calero, C., Caballero, C. & Piattini, M., 2008. A proposal for a set of attributes relevant for Web portal data quality. Software Quality Control, 16, str. 513–542. [9] Aroyo, L. & Houben, G-J., 2010. User modeling and adaptive Semantic Web. Semantic Web, 1 (1-2), str. 105-110. [10] Aroyo, L., Dolog, P., Houben, G-J., Kravcik, M., Naeve, A., Nilsson, M. & Wild, F., 2006. Interoperability in Personalized Adaptive Learning. Journal of Educational Technology & Society, 9 (2), str. 4-18. [11] Atif ,Y., Benlamri, R., & Berri J., 2003. Dynamic Learning Modeler, Educational Technology & Society. Journal of Educational Technology & Society, 6 (4), str. 60-72. [12] Badger, L., Grance, T., Patt-Corner, R. & Voas, J., 2012. DRAFT Cloud Computing Synopsis and Recommendations. National Institute of Standards and Technology. [Online] Dostupno na: http://csrc.nist.gov/publications/drafts/800-146/Draft-NIST-SP800-146.pdf , [datum pristupa septembar 2012]. [13] Baker, R., Corbett, A. & Koedinger, K., 2004. Detecting student misuse of intelligent tutoring systems. In: Lester, J., Vicari, R.M. & Paraguacu, F. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 320 Intelligent Tutoring Systems: 7th International Conference, ITS 2004. Alagoas, Brazil, 30.avgusta-3. septembra 2004. Springer: Berlin Heidelberg. [14] Bakhshi, R. & Deepak, J., 2009. Cloud Computing - Transforming the IT Ecosystem. SETLabs Briefings, 7(7), str. 3-10. [15] Balik, M. & Jelinek, I., 2008. Experimental Adaptive Web Portal with Semantic Data Store. In: IEEE Computer Society. Third International Workshop on Semantic Media Adaptation and Personalization, 2008. SMAP '08. Prague, Czech Republic, 15-16 decembar 2008. IEEE Computer Society Press: Los Alamitos. [16] Ballard, C., Herreman, D., Schau D., Bell, R. Kim, E. & Valencic, A., 1998. Data Modeling Techniques for Data Warehousing. [e-knjiga] Armonk: IBM Redbooks, Dostupno na: http://www.redbooks.ibm.com/redbooks/pdfs/sg242238.pdf [datum pristupa septembar 2012] [17] Barać, D., 2011. Razvoj modela i servisa potala za adaptivno elektronsko obrazovanje. Doktorska disertacija, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [18] Barać, D., Bogdanović, Z. & Damjanović S., 2008. Implementacija personalizovanog sistema elektronskog učenja, U: Društvo za telekomunikacije-DT, Beograd, Elektrotehnički fakultet Univerziteta u Beogradu i IEEE Serbia&Montenegro COM Chapter. 16. telekomunikacioni forum Telfor 2008. Beograd, 25-27 novembar 2008. TELFOR:Beograd. [19] Barać, D., Bogdanović, Z., Milić, A., Jovanić, B. & Radenković, B., 2011. Developing adaptive e-learning portal in higher education. In: University of Alicante-Spain. 14 th Toulon Verona conference „Excellence in Services“. Alicante, Spain, 1-3 septembar 2011. [20] Barać, D., Mazinjanin, Đ. & Despotović, M., 2009. Risk management in developing the City of Belgrade e-government web portal. Global instability reflections, Slovenia, 2009. Vega: Ljubljana. [21] Bečejski Vujaklija, D., 2008. Dobra praksa u projektovanju i isporuci informatičkih usluga. U: Društvo za informatiku Srbije i Privredna komora Srbije. Okrugli sto – Standardizacija u sistemskom i softverskom inženjerstvu – novi pristup. Beograd, 10. decembar 2008. PowerPoint prezentacija. [22] Becker, G.S., 1994. Human Capital: A Theoretical Analysis with Special reference to Education. New York: Columbia University Press. [23] Bellman, R., Droemer, D., Lohmann, M. & Miller, C. 1994. Performance Measurement Process, Guidance Document. Las Vegas, Nevada: Department of Energy, Operations Office. [24] Birch, D., 2007. Digital identity management: perspectives on the technological, business and social implications. Aldershot: Gower Publishing Limited. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 321 [25] Bogdanović, Z., 2011. Poslovna inteligencija u adaptivnom elektronskom obrazovanju. Doktorska disertacija, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [26] Bra, P. & Nejdl, W., 2004. Adaptive hypermedia and adaptive Web-based systems. Springer. [27] Brown, E., Cristea, A., Stewart, & C., Brailsford T., 2005. Patterns in Authoring of Adaptive Educational Hypermedia: A Taxonomy of Learning Styles. Journal of Educational Technology & Society, 8(3), str. 77- 90. [28] Bruhn, M., Gettes, M. & West, A., 2003. Identity and access management and security in higher education. EDUCAUSE Quarterly, 26(4), str. 12-16. [29] Brusilovsky, P. & Maybury, T., 2002. From adaptive hypermedia to the adaptive web. Communications of the ACM, 45(5), str. 30–33. [30] Brusilovsky, P. & Millan, E., 2007. User models for adaptive hypermedia and adaptive educational systems. In: P. Brusilovsky, A. Kobsa & W. Nejdl, The adaptive web: methods and strategies of web personalization. Springer, str. 3-53. [31] Brusilovsky, P. & Miller, P., 2001. Course Delivery Systems for the Virtual University. In: F. T. Tschang & T. Della Senta (eds.) Access to Knowledge: New Information Technologies and the Emergence of the Virtual University. Amsterdam: Elsevier Science and International Association of Universities, str. 167-206. [32] Brusilovsky, P., 1996. Methods and Techniques of Adaptive Hypermedia. User Modeling and User-Adapted Interaction, 6 (2-3), str. 87-129. [33] Brusilovsky, P., 1998. Adaptive Educational Systems on the World-Wide- Web: A Review of Available Technologies. In Proceedings of workshop WWW-Based Tutoring at 4th International Conference on Intelligent Tutoring Systems (ITS’98). [34] Brusilovsky, P., 2001. Adaptive hypermedia. User Modeling and User- Adapted Interaction, Ten Year Anniversary Issue, 11(1/2), str. 87-110. [35] Brusilovsky, P., 2003. Developing Adaptive Education Hypermedia Systems: From Design Models to Authoring Tools. In: T. Murray, S. Blessing & S. Ainsworth (Eds.) In Authoring Tools for Advanced Learning Technologies. Dordrecht, NL: Kluwer Academic Publishers, pogl. 13. [36] Brusilovsky, P., 2004. Knowledge tree: A distributed Architecture for Adaptive E-learning. In: The International World Wide Web Conference Committee (IW3C2) & the Association for Computing Machinery (ACM). 13th World Wide Web Conference. New York, 17-22 maj, ACM: New York. [37] Brusilovsky, P., Kobsa, A., & Nejdl, W., 2007. The Adaptive Web: Methods and Strategies of Web Personalization. Springer. [38] Burgos, D., & Specht, M., 2006. Adaptive e-Learning Methods and IMS Learning Design: An Integrated Approach. In: IEEE. The 6 th IEEE International Conference on Advanced Learning Technologies. Kerkrade, The Netherlands, 5-7 jul 2006., IEEE Computer Society. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 322 [39] Butcher, M., 2007. Mastering OpenLDAP. Birmingham: Packt Publishing Ltd. [40] Buyya, R., Broberg, J. & Goscinski, A., 2011. Cloud computing : principles and paradigms, New Jersey, USA: Wiley Publishing, Inc. [41] CA Technologies, 2012. Cloud Platform - CA Technologies [Online]. Dostupno na http://www.ca.com/us/cloud-platform.aspx , [datum pristupa april 2012. godine]. [42] Caron, E., Desprez, F, Loureiro, D. & Muresan, A. 2009. Cloud Computing Resource Management through a Grid Middleware: A Case Study with DIET and Eucalyptus. In: IEEE. 2009 IEEE International Conference on Cloud Computing. Bangalore, India, 21-25 septembar 2009, IEEE Computer Society. [43] Carter, G., 2003. LDAP System Administration. USA: O’Reilly. [44] Castro, F., Vellido, A., Nebot, A., & Mugica, F., 2007. Applying Data Mining Techniques to e-Learning Problems. In: L. Jain, R. Tedman, D. Tedman (Eds.) Evolution of Teaching and Learning Paradigms in Intelligent Environment. Springer, str. 183-221. [45] Ćirić, B., 2006. Poslovna inteligencija. Beograd: Data status. [46] Community developed LDAP software, 2012. Open LDAP [Online] Dostupno na: http://www.openldap.org/ , [datum pristupa septembar 2012.]. [47] Corey, M. J. & Abbey, M., 1997. Oracle Data Warehousing. Osborne McGrow-Hill. [48] Costanzo, A., Assuncao, M. & Buyya, R., 2009. Harnessing Cloud Technologies for a Virtualized Distributed Computing Infrastructure. IEEE Internet Computing, 13(5), str. 24-33. [49] Čudanov, M., Krivokapić, J. & Krunić, J., 2011. Uticaj „Cloud computing” koncepta na organizacione performanse i strukturu. Management, 60. [50] Davenport, T.H. & Short, J.E., 1990. The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign. Sloan Management Review, str. 11-27. [51] De Bra, P., Aroyo, L. & Cristea, A., 2004. Adaptive Web-based Educational Hypermedia. In M. Levene, & A. Poulovassilis (Eds.), Web Dynamics, Adaptive to Change in Content, Size, Topology and Use. Springer, str. 387- 410. [52] Dekson, D.E. & Suresh, E.S.M., 2010. Adaptive e-learning techniques in the development of teaching, electronic portfolio – a survey. International Journal of Engineering Science and Technology, 2(9), str. 4175-4181. [53] Despotović, M., & Radenković, B., 2005. Integracija sistema za upravljanje procesom učenja i poslovnog informacionog sistema. U: Saobraćajni fakultet Univerziteta u Beogradu. Postel 2005, Beograd, 13-14. decembar 2005. Saobraćajni fakultet Univerziteta u Beogradu: Beograd. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 323 [54] Despotović, M., 2006. Razvoj metoda poslediplomskog obrazovanja na daljinu zasnovanog na Internet tehnologijama. Doktorska disertacija, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [55] Despotović, M., Barać, D. & Bačanin-Džakula, N., 2008. Risks management in exploitation of e-learning systems. VIPSI-2008. Opatija, Croatia. 30. maj - 2. jun. 2008. [56] Despotović, M., Bogdanović, Z., Barać, D. & Radenković, B., 2008. An application of data mining in adaptive web based education system U: International Association of Science and Technology for Development.. The Seventh International Conference on Web-Based Education. Innsbruck, 17.- 19. mart, Acta Press: Calgary, CA. [57] Despotović, M., Savić, A. & Bogdanović, Z. 2006. Content management in E-Education. Journal For Management Theory And Practice, 11(42), str. 55-61. [58] Despotović, M., Savić, A. & Radenković B., 2005. Jedan pristup integraciji aplikacija i servisa u softverskom sistemu za e-obrazovanje. Info M, 15- 16, str. 60-67. [59] Despotović, S. M., Bogdanović, Z. & Barać, D., 2009. Methodology for creating adaptive online courses using business intelligence. Transactions on Advanced Research, 5(2), str. 27-35. [60] Despotović-Zrakić, M., Marković, A., Bogdanović, Z., Barać, D. & Krčo, S., 2012. Providing Adaptivity in Moodle LMS Courses. Journal of Educational Technology & Society, [Online], 15(1), str. 326-338. Dostupno na: http://www.ifets.info/journals/15_1/28.pdf , [datum pristupa septembar 2012.]. [61] Đokić, D. 2006. Digitalni sertifikati i njihova uloga u sistemu razmene elektronskih dokumenata. Info M, 5(18), str. 11-15. [62] Đokić, D. 2006. Entrust Enterprise sertifikati vs. Entrust WEB sertifikata. U: Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. Symorg 2006. Zlatibor, Srbija, 07-10. jun 2006. Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu: Beograd. [63] Đokić, D. 2006. Implementacija digitalnih sertifikata u intranetu. Seminarski rad iz predmeta tehnike zaštite u računarskim mrežama, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [64] Đokić, D., 2010. Uticaj Internet tehnologija na transformaciju poslovanja. Seminarski rad iz predmeta Internet ekonomija, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [65] Đokić, D., Despotović-Zrakić, M., Barać, D. & Simić, K., 2012. Document management system for e-government. In: Fakulteta za uporabne družbene študije u Novoj Gorici. 4th Slovenian Social Science Conference. Fiesa, Slovenija, 27-29 septembar 2012. Fakulteta za uporabne družbene študije: Nova Gorica. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 324 [66] Đokić, D., Labus, A., Jevremović, S., Stokić, A. & Milić, A. 2012. Portal for the management of digitally signed electronic documents. Metalurgia international, 17(9), str. 120-129. [67] Đokić, D., Marković, A. & Jaško, O. 2007. The Management of Digital Certificates in Intranet Environment. In: U. Pinetrič & U. Svete eds. E- Governance and E-Business at the Service of Customer. Ljubljana, Slovenia: Fakulteta za družbene vede, str. 193-204. [68] Đokić, D., Marković, A. & Jaško, O., 2007. The application of Digital Certificates for Business Services in the Public Enterprise of PTT Communications “Srbija”. In: J.Starc Electronic services Opportunities and obstacles, Novo Mesto: School of Business and Management Novo Mesto, str. 200-211. [69] Đokić, D., Tepavac-Mijačić, M. & Perić, A. 2004. Sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima. InfoFest. Budva, Crna Gora, 25-27 septembar 2004. [70] Dong, B., Zheng, Q., Yang, J., Li, H. & Qiao, M. 2009. An E-learning Ecosystem Based on Cloud Computing Infrastructure. Proceedings of Ninth IEEE International Conference on Advanced Learning Technologies, [Online], str. 125-127. Dostupno na: http://celstec.org.uk/system/files/file/conference_proceedings/icalt2009/data /3711a125.pdf , [datum pristupa septembar 2012.]. [71] Drucker P., 2001. Management Challenges for the 21st Century. New York: HarperCollins. [72] Emerald Group, 2012 [Online]. Dostupno na: http://www.emeraldinsight.com/ [datum pristupa septembar 2012.]. [73] Esichaikul, V., Lamnoi, S. & Bechter, C., 2010. Student Modelling in Adaptive E-Learning Systems. Knowledge Management & E-Learning: An International Journal, [Online], 3(3), str. 342-355. Dostupno na: http://www.kmel-journal.org/ojs/index.php/online- publication/article/viewFile/124/102 , [datum pristupa septembar 2012.]. [74] Esposito, F., Licchelli, O. & Semeraro, G., 2004. Discovering Student Models in e-learning Systems. Journal of Universal Computer Science, [Online], 10(1), str. 47-57. Dostupno na: http://www.jucs.org/jucs_10_1/discovering_student_models_in/Esposito_F. pdf , [datum pristupa septembar 2012.]. [75] Essalmi, F., Ayed, L.J.B., Jemni, M., Kinshuk & Graf, S., 2010. A fully personalization strategy of E-learning scenarios. Computers in Human Behavior, [Online], 26, str.581–591. Dostupno na: http://sgraf.athabascau.ca/publications/essalmi_etal_CiHB10.pdf , [datum pristupa septembar 2012.]. [76] Felder, R. M., & Soloman, B. A., 2004. Learning Styles And Strategies, [Online]. Dostupno na: http://www4.ncsu.edu/unity/lockers/users/f/felder/public/ILSdir/styles.htm , [datum pristupa septembar 2012.]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 325 [77] Forrester research company, [Online]. Dostupno na: http://www.forrester.com/home , [datum pristupa septembar 2012.]. [78] Fraley, C. & Raftery, A.E., 1998. How Many Clusters? Which Clustering Method? Answers Via Model-Based Cluster Analysis. The computer journal, 41(8), str. 578-588. [79] García, E., Romero, C., Ventura, S., & Castro, C. 2009. An architecture for making recommendations to courseware authors using association rule mining and collaborative filtering. Journal of User Modeling and User- Adapted Interaction, 19 (1-2), str. 99 -132. [80] Gartner, Inc., [Online]. Dostupno na: http://www.gartner.com/technology/about.jsp , [datum pristupa septembar 2012.]. [81] Ghaleb, F., Daoud, S., Hasna, A., Alja’am, J.M., El-Seoud, S. & El-Sofany, H., 2006. E-Learning Model Based On Semantic Web Technology. International Journal of Computing & Information Sciences, [Online], 4(2), str. 63-71. Dostupno na: http://www.ijcis.info/Vol4N2/pp63-71.pdf , [datum pristupa septembar 2012.]. [82] Giannoni, D.L., & Tesone, D.V., 2003. What academic administrators should know to attract senior level faculty members to online learning environments. Online Journal of Distance Learning Administration, [Online], 6(1). Dostupno na: http://www.westga.edu/~distance/ojdla/spring61/giannoni61.htm , [datum pristupa septembar 2012.]. [83] Goldstein, P.J. & Katz, R.N., 2005. Academic Analyitics: The Uses of Management Information and Technology in Higher Education. Research study from the Educause Center For Applied Research (ECAR), [Online], 8. Dostupno na: http://net.educause.edu/ir/library/pdf/ers0508/rs/ers0508w.pdf [datum pristupa septembar 2012.]. [84] Graf, S. & Kinshuk, 2006. An Approach for detecting Learning Styles in Learning Management Systems. In: IEEE. 6th IEEE International Conference on Advanced Learning Technologies (ICALT). Kerkrade, The Netherlands, 5-7 jul 2006. IEEE Computer Society Press: Los Alamitos, CA, USA. [85] Guzmán, E., Conejo, R. & García-Hervás, E. 2005. An Authoring Environment for Adaptive Testing. Journal of Educational Technology & Society, 8(3), str. 66-76. [86] Hammouda, K. & Kamel, M., 2006 Data Mining in e-Learning. In: S. Pierre (Ed.) E-Learning Networked Environments and Architectures: A Knowledge Processing Perspective. Springer, str. 1-28. [87] Hartmann, J. & Sure, Y., 2004. An Infrastructure for Scalable Reliable Semantic Portals. IEEE Intelligent Systems, 19(3), str. 58 – 65. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 326 [88] He, W., Cernusca, D., & Abdous, M., 2011. Exploring Cloud Computing for Distance Learning. Online Journal of Distance Learning Administration, 14 (3). [89] Hsu, K. C. & Yang, F.-C. O., 2008. Toward an Open and Interoperable e- Learning Portal: OEPortal. Journal of Educational Technology & Society, 11(2), str. 131-148. [90] Huang, W., Webster, D., Wood, D. & Ishaya, T. 2006. An intelligent semantic e-learning framework using context-aware Semantic Web technologies. British Journal of Educational Technology, 37(3), str. 351- 373. [91] Hulshof, C.D., 2004. Log file analysis. Encyclopedia of Social Measurement, 2, str. 577–583. [92] International Organization for Standardization, 2012. [Online] Dostupno na: http://www.iso.org/iso/home.html , [datum pristupa septembar 2012.] [93] ISO 27001 Security, 2012. ISO27k Infosec Management Standards. [Online]. Dostupno na: http://www.iso27001security.com/index.html , [datum pristupa septembar 2012.]. [94] Ives, B., 2012. Gartner`s Magic Quadrant for Intranet Portals. [Online]. Dostupno na: http://billives.typepad.com/portals_and_km/2008/11/toby- ward-recently-shared-the-highlights-of-the-gartners-magic-quadrant-for- intranet-portals-first-this-is-a-consolidati.html , [datum pristupa septembar 2012.]. [95] Ives, W. & Cheese, P., 2002. Realizing the promise of portals. Researching Technology Issues, 5(3), str. 20-23. [96] Jaško, O., Popović, N., Prokić, S. & Đokić, D., 2008. Offshore IT outsourcing and transition economies. Information Society: multidisciplinary approaches. Novo Mesto, Slovenija. [97] Jennings, R., 2009. Cloud Computing with the Windows® Azure™ Platform. New Jersey, USA: Wiley Publishing, Inc. [98] Jevremović, S. 2008. Implementacioni aspekti adaptivnog elektronskog obrazovanja. Magistarska teza, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [99] Jevremović, S., Vujin, V., Bogdanović, Z., Đokić D. & Barać, D., 2012. Designing adaptive e-learning courses through cloud computing. Metalurgia international, 17(10), str. 213-221. [100] Jin. H., Ibrahim, S., Bell, T., Gao, W., Huang, D. & Wu, S., 2010. Cloud Types and Services. In: B. Furht, A. Escalante, (eds.) Handbook of Cloud Computing. Springer. [101] Jin, H., Ibrahim, S., Bell, T., Qi, L., Cao, H., Wu, S. & Shi, X., 2010. Tools and technologies for building clouds. Cloud Computing, str. 3-20. [102] Jong. Т., 2006. Technological advances in inquiry learning. Science/AAAS, 321(5773), str. 532–533. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 327 [103] JP PTT saobraćaja „Srbija“, 2012. Pošta Srbije-O nama-Korporativni profil. [Online]. Dostupno na: http://www.posta.rs/struktura/lat/o- nama/korporativni-profil.asp , [datum pristupa septembar 2012.]. [104] Kahiigi, E. K., Ekenberg, L., Hansson, H., Tusubira, F.F. & Danielson, M. 2008. Exploring the e-Learning State of Art. The Electronic Journal of e- Learning, 6(2), str. 77 -88. [105] Kanninen, E. 2009. Learning styles and e-learning. Master of Science Thesis, Tampere University Of Technology, Tampere, Finland. [106] Kaplan R.S. & Norton D.P., 2000. The Strategy-Focused Organization: How Balanced Scorecard Companies Thrive in the New Business Environment. Boston: Harvard Business School Press. [107] Kaplan R.S. & Norton D.P., 2009. Using the Balanced Scorecard as a Strategic management System. Harvard Business Review. [108] Karampiperis, P. & Sampson, D., 2005. Adaptive Learning Resources Sequencing in Educational Hypermedia Systems. Journal of Educational Technology & Society 8(4), str. 128-147. [109] Keegan, D., 1990. Foundations of distance education. London: Routledge. [110] Kilibarda M., 2007. Definisanje ključnih indikatora logističkih performansi. Tehnika-Kvalitet, standardizacija i metrologija, 7(6), str. 15-18. [111] Kobsa, A., 1993. User Modeling: Recent Work, Prospects and Hazards. In: M. Schneider-Hufschmidt, T. K¨uhme & U. Malinowski(eds.) Adaptive User Interfaces: Principles and Practise, Amsterdam: North Holland Elsevier. [112] Kobsa, A., 2007. Generic User Modeling Systems. In P. Brusilovsky, A. Kobsa & W. Nejdl (eds.) The Adaptive Web: Methods and Strategies of Web Personalization. Springer, str. 136-154. [113] Koch, N., 2000. Software Engineering for Adaptive Hypermedia Systems. Doktorska disertacija, Ludwig-Maximilians-University Munich, Germany. [114] Kočović, P., 2004. Svet je deset godna star. E-magazin, 18. [115] Kogan, M., 2000. Higher Education Communities and Academic Identity. Higher Education Quarterly, 54(3), str. 207-216. [116] Kostić, M., Vukmirović, D. & Đokić, D., 2007. Management System for Electronic Documents. In: J.Starc Electronic services Opportunities and obstacles, Novo Mesto: School of Business and Management Novo Mesto, str. 165-175. [117] Kotsiantis, S. B., Pierrakeas, C. J., & Pintelas, P. E., 2004. Predicting Students’ Performance In Distance Learning Using Machine Learning Techniques. Applied Artificial Intelligence, 18(5), str.411–426. [118] Lampathaki, F., Mouzakitis, S., Charalabidis, Y., Askounis, D. & Gionis, G. 2009. Business to Business Interoperability: A Current Review of XML Data Integration Standards. Journal of Computer Standards & Interfaces (CS&I), 31, str. 1045-1055. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 328 [119] Liang, A.H., Ziarco, W. & Maguire, B., 2000. The Application of a Distance Learning Algorithm in Web-Based Course Delivery. Second International Conference on Rough Sets and Current Trends in Computing. Banff, Canada, 16-19 oktobar 2000. Springer. [120] MacQueen J. B., 1967. Some Methods for classification and Analysis of Multivariate Observations. 5-th Berkeley Symposium on Mathematical Statistics and Probability. University of California Press: Berkeley. [121] Manouselis, N., Kastrantas, K., Sanchez-Alonso, S., Cáceres, J., Ebner, H. & Palmer, M., 2009. Architecture of the Organic.Edunet Web Portal. International Journal of Web Portals (IJWB), 1(1), str. 71-91. [122] Markellou, P., Mousourouli, I., Spiros, S. & Tsakalidis, A., 2005. Using semantic web mining technologies for personalized e-learning experiences. Web-based Education. Grindelwald, Switzerland, 21-23 februar 2005. ACTA Press. [123] Marković, A., Tepavac-Mijačić, M. & Đokić, D., 2006. Korporacijski portal i organizacija bez granica. Simopis 2006. Banja Koviljača, Srbija. [124] Marks, E.A. & Lozano, B., 2010. Executive’s Guide to Cloud Computing. New Jersey, USA: Wiley Publishing, Inc. [125] Martins, A. C., Faria, L., Vaz de Carvalho, C. & Carrapatoso, E., 2008. User Modeling in Adaptive Hypermedia Educational Systems. Journal of Educational Technology & Society, 11(1), str. 194-207. [126] Maurer, H. & Dietinger, Th. 1997. How Modern WWW Systems Support Teaching and Learning. Proceedings of International Conference on Computers in Education (ICCE), Kuching, Sarawak Malaysia, [Online], str. 37 – 51. Dostupno na: http://www.iicm.tugraz.at/gentle.htm?timestamp=1351157406646, [datum pristupa septembar 2012.]. [127] Meccawy, M., Stewart, C. & Ashman, H., 2007. Adaptive educational hypermedia interoperability and content creation with a web service-based architecture. International Journal of Learning Technology, 3(3), str. 269– 285. [128] Metadata Object Description Schema - MODS, Official Web Site, [Online] Dostupno na: http://www.loc.gov/standards/mods/ , [datum pristupa septembar 2012.]. [129] Microsoft Corporation, 2005. Distributed File System overview, [Online] Dostupno na: http://technet.microsoft.com/en- us/library/cc738688(WS.10).aspx , [datum pristupa septembar 2012.]. [130] Microsoft Corporation, 2011. Microsoft Official Curriculum MOC 6425C Configuring and Trouble Shooting Windows Server 2008 Active Directory Domain Services [131] Microsoft Corporation, 2012. Microsoft Cloud Computing. [Online]. Dostupno na: http://microsoftcloudcomputing.org/ , [datum pristupa septembar 2012.]. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 329 [132] Microsoft Corporation, 2012. Microsoft SharePoint 2010. [Online]. Dostupno na: http://sharepoint.microsoft.com/en-us/Pages/default.aspx , [datum pristupa septembar 2012.]. [133] Miloradović N., 2010. Integracija mobilnih obrazovnih servisa u sisteme elektonskog obrazovanja. Magistarska teza, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [134] Modritcher F. & Gutl, C., 2005. Towards a Generic Adaptive System applicable for Web-based Learning Management Environments. In: ABIS. 13th Annual Workshop of the SIG Adaptivity and User Modeling in Interactive Systems ABIS 2005. Saarbrücken, 10-12 oktobar 2005. [135] Moore, M. G. & Kearsley G., 2011. Distance education: A Systems View of Online Learning. Belmont, CA: Wadsworth. [136] Moore, M. G. & Thompson, M. M., 1990. The effects of distance learning: A summary of the literature. Research Monograph No. 2. University Park, PA: The Pennsylvania State University, American Center for the Study of Distance Education. [137] Moore, M. G. & William, G., 2003. Handbook of distance education. New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates. [138] Moore, M. G., 2009. Three types of interaction. The American Journal of Distance Education, 3(2), str.1-6. [139] Morgantown Energy Technology Center, 1994. A Performance Improvement Measurement Methodology. [140] Moss, L.T. & Atre, S., 2003. Business Intelligence Roadmap: The Complete Project Lifecycle for Decision-Support Application. Boston: Addison- Wesely Professional. [141] Niezen, R., 2005. Digital Identity: The Construction of Virtual Selfhood in the Indigenous Peoples’ Movement. Comparative Studies in Society and History, 45(2), str. 532-551. [142] Niven, P.R., 2006. Balanced scorecard step-by-step: maximizing performance and maintaining results. 2.izd. New Jersey, USA: Wiley Publishing Inc. [143] NTFS COM, 2012. NTFS recovery, File System Structure, Recovery Software, Hard Disk Internals. [Online]. Dostupno na: http://www.ntfs.com/#ntfs%20basics , [datum pristupa septembar 2012.]. [144] Oxford University Press, 2012. Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English. [Online]. Dostupno na: http://oald8.oxfordlearnersdictionaries.com/, [datum pristupa septembar 2012.]. [145] Pain D. & Heron J.L., 2003. WebCT and online assessment: the best thing since SOAP?. Journal of Educational Technology & Society, 6(2), 62-71. [146] Parameswaran, A.V. & Chaddha, A., 2009. Cloud Interoperability and Standardization, SetLabs Briefings Infosys, 7(7), str. 19-26. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 330 [147] Paramythis, A. & Loidl-Reisinger, S., 2004. Adaptive Learning Environments and e-Learning Standards. Electronic Journal of e-Learning, 2(1), str.181-194. [148] Parkhurst, R., Moskal, B.M., Lucena, J.C., Downey, G.L., Bigley, T. & Elber, S., 2008. Engineering Cultures: Comparing Student Learning in Online and Classroom Based Implementations. International Journal of Engineering Education, 24(5), str. 955-964. [149] Paul, S., MacLennan J., Tang, Z., & Oveson, S., 2005. Microsoft SQL Server 2005 - Data Mining Tutorial. Microsoft Corporation. [150] Performance Based Management Lessons Learned, University of California, TRADE PI SIG Spring Workshop Presentation, June 7, 1994. [151] Performance Indicators for 2nd Quarter CY-1994, DOE/ORO. [152] Performance-Based Management Special Interest Group, 1995. How To Measure Performance—A Handbook of Techniques and Tools, [Online] Dostupno na: http://www.orau.gov/pbm/documents/documents.html , [datum pristupa septembar 2012.]. [153] Performance-Based Management Special Interest Group, 2001. The Performance-Based Management. [Online]. Dostupno na: http://www.orau.gov/pbm/pbmhandbook/Volume%201.pdf , [datum pristupa april 2012. godine]. [154] Popovic, A., Lindic, J., Stemberger, M. & Jaklic, J., 2005. Web Triad: the Impact of Web Portals on Quality of Institutions of Higher Education – Case Study of Faculty of Economics, University of Ljubljana, Slovenia. The Journal of Issues in Informing Science and Information Technology, 2, str. 313-325. [155] Popović, S., Njeguš, A., Vulić, M., Đokić, D. & Mazinjanin, Đ., 2012. Service oriented framework for system interoperability modeling. Metalurgia international, 17(11), str. 171-179. [156] Radenković, B., 2004. Internet tehnologije. Fakultet Organizacionih Nauka Univerziteta u Beogradu. [157] Raisinghani, M., 2003. Business Intelligence in the Digital Economy: Opportunities, Limitations and Risks. Hershey, Pennsylvania, USA: Idea Group Publishing. [158] Ramli, A. A., 2005. Web usage mining using apriori algorithm: UUM learning care portal case. In: University Putra Malasyia. International Conference on Knowledge Management 2005. Kuala Lumpur, Malaysia 7 9 jul 2005. [159] Raol, J. M., Koong, K. S., Liu, L. C. & Yu C. S., 2002. An identification and classification of enterprise portal functions and features. Industrial Management & Data Systems, 102(7), str.390-399. [160] Rashid, A.M., Albert, I., Cosley, D., Lam, S.K., McNee, S.M., Konstan, J.A. & Riedl, J., 2002. Getting to know you: learning new user preferences in recommender systems. In: ACM. 7th International conference on Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 331 Intelligent User Interfaces. San Francisco, 13-16 januar 2002. ACM: New York. [161] Recordon, D. & Reed, D., 2006. Open ID 2.0: a platform for user-centric identity management. In: Association for Computing Machinery. 13th ACM Conference on Computer and Communications Security 2006. Alexandria, VA, USA, 30. oktobar-3. novembar, ACM: New York. [162] Reinschmidt, J., Francoise, A., 2001. Business Intelligence Certification Guide. [e-book] IBM Redbooks. Dostupno na: http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg245747.html?Open#alsodownloa ded , [datum pristupa maj 2011]. [163] Romero, C., & Ventura S., 2006. Data mining in e-learning. Southampton: WIT Press. [164] Romero, C., Ventura, S., Espejo, P. G. & Hervas, C., 2008. Data mining algorithms to classify students. In: International Working Group on Educational Data Mining. 1st International Conference on Educational Data Mining (EDM’08). Montreal, Canada, 20-21 jun 2008. [165] Sarna, D., 2011. Implementing and Developing Cloud Computing Applications. Boca Raton, FL: Auerbach. [166] Search Mobile Computing, 2012. [Online] Dostupno na: http://searchmobilecomputing.techtarget.com/definition/LDAP , [datum pristupa septembar 2012.] [167] Somyürek, S., 2009. Student modeling: Recognizing the individual needs of users in e-learning environments. International Journal of Human Sciences, 6(2), str.429-450. [168] Sotomayor, B., Montero, R.S., Llorente, I.M, & Foster, I., 2009. Virtual Infrastructure Management in Private and Hybrid Clouds. IEEE Internet Computer, 13(5), str. 14-22. [169] Srinivasa, R.V., Nageswara, R.N.K. & Kumari, K.E. 2009. Cloud Computing: An overview. Journal of Theoretical and Applied Information Technology, 9(1), str. 71-76. [170] Stanojević, D., 2007. Web usage mining u elektronskom poslovanju. Diplomski rad, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [171] Stefanović, N., 2008. Razvoj modela poslovne inteligencije u adaptivnim B2B mrežama. Doktorska disertacija, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [172] Stojanovic, Lj., Staab, S. & Studer, R., 2001. ELearning based on the Semantic Web. In: AACE. WebNet 2001 - World Conference on the WWW and Internet. Orlando Florida, USA, 23-27 oktobar 2001. [173] Sultan, N., 2010. Cloud Computing for education: A new dawn?. International Journal of Information Management, 30(2), str.109-116. [174] Takhirov, N. & Solvberg, I.T., 2009. Adaptive personalized eLearning on top of existing LCMS. 9th ACM/IEEE-CS joint conference on Digital libraries. Austin, Texsas, 15-19 jun 2009. ACM: New York, USA. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 332 [175] Tang, Z., & MacLennan, J., 2005. Data mining with SQL server 2005. New Jersey, USA: Wiley Publishing, Inc. [176] Tang, Z., Maclennan, J. & Kim, P., 2005. Building Data Mining Solutions With OLE DB for DM and XML for Analysis. ACM SIGMOD Record 34 (2), str. 80-85. [177] Tatnall, A., 2007. Encyclopedia of Portal Technologies and Applications. Idea Group INC (IGI Global). [178] Tsai S. & Machado P., 2002. E-Learning, Online Learning, Web-based learning, or Distance Learning: Unveiling the Ambiguity in Current Terminology. eLearn Magazine, [Online]. Dostupno na: http://elearnmag.acm.org/archive.cfm?aid=568597 , [datum pristupa avgust 2012]. [179] Tzouveli, P., Mylonas, P., & Kollias, S., 2008. An intelligent e-learning system based on learner profiling and learning resources adaptation. Computers & Education, 51(1), str. 224–238. [180] Van Rosmalen, P., Vogten, H., Van Es, R., Passier, H., Poelmans, P. & Koper, R., 2006. Authoring a full life cycle model in standards-based, adaptive e-learning. Journal of Educational Technology & Society, 9(1), str. 72-83. [181] Van Rosmalen, P., Sloep, B. P, Brouns, F., Kester, L., Berlanga, A. J., Bitter-Rijpkema, M. & Koper, R., 2008. A model for online learner support based on selecting appropriate peer tutors. J. Comp. Assisted Learning, 24 (6), str. 483-493. [182] Varga, M., 2012. Upravljanje podacima. Zagreb: Element. [183] Vasilyeva, E., Pechenizkiy, M. & Bra, P., 2007. Adaptation of Feedback in e-learning System at Individual and Group Level. In: National Center for Scientific Research Demokritos, Ionian University & User Modelling Inc. 11th International Conference on User Modeling, Corfu, Greece 25-27 jun 2007. [184] Vasilyeva, J., 1996. A task-centred approach for user modelling in a hypermedia office documentation system. User Modelling & User-Adapted Interaction, 6 (2-3), str. 185-223. [185] Vujin, V., 2011. Model IT infrastrukture za e-obrazovanje. Doktorska disertacija, Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u Beogradu. [186] Vukmirović, D., Kostić, M., Đokić, D. & Budimir, J., 2006. Electronic document management systems. Competitivness in the EU – Challenge for the V4 countries, International scientific days. Nitra, Slovakia, 17-18 maj 2006. Faculty of Economic and Management SAU: Nitra. [187] Wang, R. Y. & Strong, D. M., 1996. Beyond accuracy: What data quality means to data consumers. Journal of Management Information Systems, 12 (4), str. 5–33. [188] Watson, D. L., 2009. Hey - Get Off My Cloud!. In: H. Jahankhani, A. G. Hessami & F. Hsu. Global Security, Safety and Sustainabilty: 5th Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 333 International Conference ICGS3 2009. London, 1-2 septembar 2009., Springer. [189] World Wide Web Consortium W3C, 2011. [Online] Dostupno na http://www.w3.org/ , [poslednji pristup 15.04.2011]. [190] Yong, J., 2007. Digital Identity Design and Privacy Preservation for e- Learnig. In: Swinburne University of Technology. 11th International Conference Computer Supported Cooperative Work in Design. Melbourne, Australia, 26-28 april 2007. [191] Yu, P., Own, C., & Lin, L., 2001. On learning behavior analysis of web based interactive environment. In Proceedings International Conference on Implementing Curricular Change in Engineering Education. Oslo, Norway. [192] Yudelson, M. V., Medvedeva, O., Legowski, E., Castine, M., Jukic, D., & Crowley, R. S., 2006. Mining Student Learning Data to Develop High Level Pedagogic Strategy in a Medical ITS. Proceedings of Workshop on Educational Data Mining at AAAI, str. 1–8. [193] Zhang, Y. & Chen, J.-L., 2010. Universal Identity Management Model Based on Anonymous Credentials. In: IEEE. 2010 IEEE International Conference on Services Computing (SCC). Miami, Florida, 5-10 jul 2010. IEEE. [194] Zhang, Y. & Chen, J.-L., 2011. A Delegation Solution for Universal Identity Management in SOA. IEEE Transactions on Services Computing, 4 (1) str. 70-81. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 334 14 PRILOG STANDARDIZOVANI INTERNI DOPIS Prilog 1: Prikaz dokumenta standardizovanog dopisa Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 335 STANDARDIZOVANI EKSTERNI DOPIS Prilog 2: Prikaz dokumenta standardizovanog eksternog dopisa 17.i!l"''lll"r А Ја ан о npQ~'3tht ПТТ caoбpaftaja .,.Србија" 11..,1.61 I.М Дирекuија :s,а информционtтехио.1О I"'Кјt и тt~1ttiO)J~'К нкацнјt ПАК 13~~03Беоrрц Так(ес•:а 2 Број: ~~а.о:н~~ 6р ~х ~ wt;C& :rтr. rо.ан T~ ... : Oll/3022-014, ф~ ОН/3~40-824, нrdl: i&@jp.Plli\~ ИНСIИТУIЏIЈА фуиt.:цкја,а .. ~еж"'"О 38aJЫ,R,Jt н Прt3юЈt a;tpt ca no ... pu (ПоШТОII:IЖ Поал"""'а rocno;zинelroaJoljo ПeтpooиliyiY1•иll). Текст који се sa:tas.-t у оиом ~e:ty rn-twe се фоmом Ttmes Nt\V Roman. же:шчииа t.1ова 12, ко.:tкираtnоре.з (Кeyboard) SerЬian Cyrilic. Текст који се на;,:аsи у otO>.I.1t.1}' nише а фоктоы Тtmts Nt\\' Roman, ае:mч.шrа c.1ota 12, KO.Itot patnopeз (КtyЬoard) St.tЬian Cyri!ic. С DOW'tO&atы~ ;џiPERIOP ;џп>ЕКIЏ!Л: ЗА ИНФОР~L-ЩИОНЕ ТЕХНО,lОГИЛ: И TE,lEKO~.!ПDIKUЏIЛ: Њtt н Пpt3Юit, 38J.IЬt kешмја и вр-.uае perнnpt, Peaaew: &Д 10217flOOS; ШG: lOOOOlSOJ; W.IПf'fi!IM Орој; 07.t61.&2t; Б .. а:а Поштuо.:а штuмох.мш ц Storpц 2QCI..90SS0101000.SJ; ""'em• 0 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 336 STANDADIZOVANA NAREDBA Prilog 3: Prikaz dokumenta standardizovane naredbe ~ЛОШГА Јавно npe.:.~·1 tllt ПТТ саобра&аја "Србија'~ Орrани3ацнона цtдtнnа Меа о, а~реса Т!.1. : OSSISSSS·SSS, ф~: OSSJSSS-SSS, ... м:ril: r...aiJ:2ip en \}! Број: .1t."'OB0.1H и број Да ту"': ;х . месец mr. године Текст кc;tt се иa..u~t у о~о.'1 де.l)' muue а фокrом Tim.~s N~· Roman~ &e.i:ttч;ma c:to .. 12, IЩIIOI F•I ;><.ту nнwe се сt.онтом Ii.~tWs л·гн· Rom4n, ве."'ичина Сiова 12, юднирасnоре.з fi:gy/юard) SгrЬian C,pilic. Те~ mји се иа:tаsи у OZO)I ,:re.-ry nише се фонтом Тim8s 1\"Ьt-1 Roman., sе.1:ичин:а C.io&a 12, кo;xн:иpacnopt,:r(KS)·&юra)Se..Ьi41t C)"rilic. НАРЕДБА I Текст којн се иа.u~~ у oso.'1 де.1)' nиwe се фоктом Tim.es Ne»• Roman., &е.оttчнма с~ооа 12, ЮДЮ! F•tmpo:t (К6)Уюаrd) S...Ьian Cyrilic. Тексr юји се иа:wи у ooo>I ;><.ту пише се ф:нпом Iimes Л"гн• Roмztt, &е."'ИЧнна CIO& 12, ыџиирасnоре.:а (/(gy/юard) Se:ttian С,рiйс. Те~ юји се иа:usи у оr.ом ::s.е.Тј пише се фонтоы Tim~~s 1\"Ьt-1 Roman., se.1:mшa. с.1о&а 12, кo;,ниpacnopt"(KS)·I>oara)SerЬi41t Cpilic. ДИРЕКТОР ОРГ АНИЗАЦИОН.Е ЦЕЛИНЕ Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 337 STANDARDIZOVANA ODLUKA / REŠENJE Prilog 4: Prikaz dokumenta standardizovane odluke/rešenja Број : деловодин број Датуы:д. ыесец rrrr. rодине Јавн о пре.дузе.liе. ПТТ c.aoбpaliaj a "Србиј а" Организациона целина Место, ад.рес.а Т .:л. : 055!5555-555, фuс.: 055!555-555, 8-mail: .:mail@jp.ptt.\.'U Текст који се налази у оsоы дe..'I)i nише се фонтоы Тimes New Roman, sел:ичина слова 12, кодни расnорщ (КеуЬоаЈ>:!) Serbian CJ•nlic. Тексr који се на.;ази у оsоы д"'1У nише се фонтоы Times New Roman, Беличииа ео; ова И, кодИИ расnоред (Keyboard) Seroian Cyrilic. Текст који се на..iази у оrоы де.:tу nише се фонrоы Пmes New Roman, sел:ичина слоБа 12, кодни расnоред {Keyboard)SerЬian CJ•rilic. О Д ЛУ:КА / Р Е Ш Е Њ Е о те кс т те кс т Текст који се налази у оsоы де.1)1 nише се фонтоы Тimes New Roman, sел:ичина слова 12, кодни расnорщ (КеуЬоаЈ>:!) Serbian CJ•nlic. Тексr који се на.;ази у оsоы д"'1У nише се фонтоы Тimes New Roman, sеличина e:.iosa 12, кодни распоред (Keyboard) SerЬian Cyrilic. Текст који се на.':Iази у оrоы де.1у nише се фонrоы Пmes New Roman, sел:ичина слоБа 12, кодни расnоред {Keyboard)SerЬian CJ•rilic. О бра зл ож еље Текст који се налази у оsоы дe..'I)i nише се фонтоы Тimes New Roman, sел:ичина слова 12, кодни расnорщ (КеуЬоаЈ>:!) Serbian CJ•nlic. Тексr који се на.;ази у оsоы д"'1У nише се фонтоы Тimes New Roman, sеличина e:.iosa 12, кодни распоред (Keyboard) SerЬian Cyrilic. Текст који се на..iази у оrоы де.1у nише се фонrоы Пmes New Roman, sел:ичина слоБа 12, кодни расnоред {Keyboard)SerЬian CJ•rilic. ПРИЛОГ: 1 Решење досrаБиrи: ДИРЕКТОРОРГАНИЗАUИОНЕ ЦЕЛИНЕ ЊЈе и Пре:s:иые, звање Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 338 STANDARDIZOVANI UGOVOR Prilog 5: Pikaz standardizovanog dokumenta ugovora Јавно предузеће ПТТ саобраћај а "Србиј а " Број : деловоднн број Београд,д. мес.ец гггг. године УГОВОР О Закљученнзмеђу: 1. Ј а ви о г пре.дузеliа ПТТ c.aoбpaliaj a "Србиј а ", Б е·о rрад, Такоsска број 2, кој е за ступа __ _ и 2. Члан 1. Тексr који се на.':Iа3И у оsоы де.1)1 mппе се фонrоы Times New Roman, ве.:t:ичина слова 12, rодНИ распоред (Keyiюard) SetЬian CJ•tilic. Тексr rоји се на.;ази у оsоы делу пише се фонтоы Пmes New RoiМn, sе.1ичина ео1ова 12, rодНИ распоред (КеуЬоаЈ>:!) SetЬian Cy rilic. Теы:т mји се на..1ази у оmы де.1)1 IП1IDf се фонтоы Тimes New Roman, ве.:t:ичина слоsа 12, коднираспоред(Кеу/юаrа)SеrЬiап CJ•rilic. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 339 STANDARDIZOVANI STILOVI Prilog 6: Prikaz standardizovanih stilova NASLOV DOКUMENTA 1. NUMERISANI PODNASLOV PRVOG REDA Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text 1. nabraj anj e 2. nabraj anj е Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text 1.1. i'ПJMERISA;i'lil PODNASLOV DRUGOG REDA Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Ј .Ј l . t'<'1.1MERISA!'<1 PODNASLO\' TRECEG REDA Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Numerisani podnasJo,'C:en•rtog reda Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text spisak spisak 2. NUMERISANI PODNASLOV BROJ DVA PRVOG REDA NASLOV CLA!"'IA ТEНNOLOSKOG UPUSТVA tlan Ј . Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text tlan 2. Text Text Тел~ Тел~ Тел~ Тел~ TextTextTextTextTextTextTextTextTextTextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Strana l Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 340 Prilog 7: Anketa za portal Poštovane kolege, U cilju unapređenja kvaliteta portala Pošta, molimo Vas da izdvojite nekoliko minuta i da ispunite ovu anketu. Vaša pomoć nam je potrebna da bi smo bolje razumeli Vaše potrebe i da bismo portal Pošta učinili boljim, naprednijim i pristupačnijim za svoje korisnike. Srdačan pozdrav, Sektor za informatičku podršku 1. U kom organizacionom delu radite? JPM RJ Specijalizovane RJ Direkcija 2. Koja je primarna funkcija koju obavljate? Ekonomska Informatička Kadrovska Logistika Marketing Održavanje Odnosi sa korisnicima Pravna Tehnološka Ostalo 3. Koliko često koristite portal Pošta? Više puta dnevno Jednom dnevno Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 341 Više puta nedeljno Jednom nedeljno Ređe 4. Da li struktura portala Pošta odgovara Vašim potrebama? Da Ne Delimično 5. Iz koje oblasti su Vam najčešće potrebne informacije? (izabrati jednu ili više opcija) Ekonomski poslovi Informacione tehnologije Interna revizija Kadrovski poslovi Marketing Međunarodni poslovi Pravni poslovi Poštanski saobraćaj Strategija i razvoj Ukoliko nije na listi, dodajte u polje ispod 6. Kojoj vrsti dokumenata najčešće pristupate na Portalu? (izabrati jednu ili više opcija) Dopisi-raspisi Obrasci Pravilnici Šabloni dokumenata Uputstva 7. Koja vrsta informacija Vam je najčešće potrebna na Portalu? Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 342 Upisati u polje ispod 8. Koje informacije na portalu Pošta smatrate nepotrebnim? Upisati u polje ispod 9. Da li smatrate da bi Vam pristup korporacijskim sajtovima olakšalo svakodnevne poslove? Da Ne Ukoliko je odgovor „Da“, obeležite jedan ili više sajtova za koje smatrate da Vam olakšavaju svakodnevne poslove www.posta.rs www.sindikat- pttsrbije.org.rs Sektor za IT Niš www.pttmuzej.rs www.trackandtrace.ptt.rs Sektor za IT Novi Sad www.ca.posta.rs www.nezavisnost-ptt.org.rs Zdravstvena stanica PTT www.kds.rs www.sindikatposte.rs Postnet tehnološka uputstva www.ptt.net www.ansamblpavlovic.org Web mail @jp.ptt.rs www.cepp.rs Sektor za IT Kragujevac Web mail @ptt.rs www.postexpress.rs Sektor za telekomunikacije Info servis Ako smatrate da je potrebno omogućiti pristup još nekom sajtu, upišite naziv sajta u polje ispod. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 343 10. Ukoliko imate problem sa korišćenjem portala Pošta, opišite ga u polju ispod. 11. Da li na portalu Pošta možete da nađete informaciju koja Vam je potrebna? Da Ne Ne uvek 12. Da li uspevate da pronađete određeni dokument preko pretraživača? Da Ne Ne uvek Ne koristim pretraživač 13. Da li smatrate da su informacije na portalu Pošta ažurne? Da Ne Delimično 14. Da li smatrate da na portalu Pošta treba da se aktivira opcija „Pomoć“? Da Ne Nemam stav Ukoliko je odgovor „Da“, kakva pomoć za korišćenje portala bi Vam najviše koristila? Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 344 15. Da li bi na portalu Pošta, trebalo da postoje sledeće funkcije? Forum (veb aplikacija za vođenje diskusije između zaposlenih, organizovana po temama) Čet (komunikacija dvoje zaposlenih ili više zaposlenih u realnom vremenu) 16. Šta bi trebalo promeniti i/ili dodati na portalu Pošta, u cilju poboljšanja njegove funkcionalnosti? Svoj predlog možete upisati u polje ispod Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 345 EKRANI SA FUNKCIONALNOSTIMA PORTALA ZA INTELIGENTNO UPRAVLJANJE E-DOKUMENTIMA: Prilog 8: Početna strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima RJ Beogradski venac Prilog 9: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom raspoloživih resursa Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 346 Prilog 10: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom raspoloživosti Školskog centra 1 Prilog 11: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom Press Clipping-a na nivou meseca Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 347 Prilog 12: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom Press Clipping-a na nivou detalja iz jednog časopisa Prilog 13: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa mogućnošću pretraživanja po kontaktima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 348 Prilog 14: Detalji rezultata pretrage kontakta sa prikazom pripadnosti organizacionoj celini i radnom mestu Prilog 15: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom biblioteke sa verifikovanim dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 349 Prilog 16: Strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima sa prikazom direkcija u preduzeću Prilog 17: Matična strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Direkcije za IT i EK Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 350 Prilog 18: Matična strana portala za inteligentno upravljanje e-dokumentima Sektora za informatičku podršku Prilog 19: Personalizovani BI izveštaj Sektora za informatičku podršku na portalu za inteligentno upravljanje e-dokumentima Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 351 15 REČNIK POJMOVA - AD - Active Directory – Aktivni direktorijum. - AGDLP - account, global, domain local, permission – Microsoft-ova strategija za ugnježdavanje grupa. - AJAX - Asynchronous JavaScript And XML, zasnovan je na JavaScript i HTTP zahtevima i njegova glavna osobina je da omogući da se na nekom sajtu šalje/prima sadržaj bez ponovnog učitavanja stranice. - Attachment - fajl koji se šalje zajedno sa e-mail porukom. - Autocomplete – karakteristika mnogih veb browser-a, e-mail programa, pretraživača, editora koda, alata za upit u baze, programa za obradu teksta koja omogućava da program predvidi reč ili celu frazu koju korisnik želi da otkuca, a da je korisnik ne otkuca celu. - Backup - proces u računarstvu koji se odnosi na izradu kopije podataka originalnog izvora za slučaj da se originalni izvor podataka ošteti ili izgubi. Podaci mogu biti datoteke ili/i programi. - Backward compatibility - u kontekstu telekomunikacija i računarstva proizvod je kompatibilan „unazad” ukoliko može da čita, prikaže, primi starije formate i standarde. - BPM - Business process management - pristup menadžmentu koji pokušava da uskladi sve aspekte organizacije jedne firme sa potrebama i željama njenih klijenata. To je holistički pristup menadžmentu koji promoviše efikasnost u poslovanju uz konstantnu težnju za inovacijama, fleksibilnošću i integraciju sa novim tehnologijama. - BS 15000 - prvi standard koji se odnosi na upravljanje IT servisima. Danas je poznat kao ISO 20000. - BSC - Balanced scorecard - balansirana bodovna kartica. - CA - Certification Authority - entitet koji izdaje digitalne sertifikate. - Chat – „ćaskanje“, između dve ili više osoba korišćenjem informatičkih resursa. - CIFS - Common Internet File System. - CMS - Content Management System - sistem za upravljanje sadržajem. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 352 - CRISP-а - Cross Industry Standard Process. - CRL - Certificate Revocation List - je lista sertifikata koji su opozvani, nisu više validni i zbog toga im se više ne veruje. - CRM - Customer Relationship Management - sistemi za upravljanje odnosa sa klijentima. - CSS - Cascading Style Sheets - jezik koji se koristi za stilizovanje web stranica pisanih u HTML-u ili XHTML-u. - data cubes - kоckе pоdаtаkа. - data mart - pоdskup lоgički pоvеzаnih pоdаtаkа iz sklаdištа podataka kојi sе оdnоsе nа оdrеđеnu оblаst pоslоvаnjа. - data mining - аnаlizа оpsеrvаciоnih sеtоvа pоdаtаkа rаdi prоnаlаžеnjа nеоtkrivеnih vеzа i sumirаnjа pоdаtаkа nа sоfisticirаnе nаčinе, rаzumlјivе i kоrisnе zа vlаsnikа pоdаtаkа. - DC - Domain Controller. - DFS - Distributed File System. - Digitalni potpis - služi za potvrdu verodostojnosti digitalnih informacija (poput dokumenata, e-poruka i makroa) korišćenjem računarskog šifrovanja. - DIT - Directory Information Tree - drvolika struktura unosa informacijna u LDAP. - DMZ - Demilitarized zone. - DNS - Domain Name System. - Document Properties - skup informacija koje bliže određuju dokument (autor, naslov, ključne reči). - Domain specific portals - Specijalizovani portali. - DVD - skraćenica od Digital Versatile Disc je optički prenosni disk i koristi tehnologiju optičkog zapisa, koji se može koristiti za pohranjivanje podataka, uključujući filmove sa visokim video i audio kvalitetom. - ECC - Elliptic Curve Cryptography - kriptografija eliptične krive. - Elektronski potpis - predstavlja tehnologiju čijom se primenom u sistemima elektronskog poslovanja omogućava provera autentičnosti potpisnika, zaštita integriteta podataka koji se prenose i neporecivost elektronskog potpisivanja date poruke ili dokumenta. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 353 - Elektronsko poslovanje - u najširem smislu može se odrediti kao bilo koji proces koji organizacija realizuje posredstvom računarske mreže, podrazumevajući i interne i eksterne komunikacione tokove. - E-mail - metod razmene digitalnih poruka. E-mail sistemi su zasnovani na konceptu skladišti-i-prosledi u kome e-mail serveri prihvataju, prosleđuju, uručuju i skladište poruke u ime korisnika, koji treba da budu povezani na e- mail infrastrukturu samo onoliko vremena koliko je potrebno za slanje ili prijem poruke. - Entrust - jedna od vodećih svetskih firmi na polju sigurnosti u računarstvu (digitalni sertifikati, PKI rešenja i sl). - Entrust Entelligence - proizvod kompanije Entrust, portfolio proizvoda koji obezbeđuju višestruku sigurnost na više nivoa uz pomoć sigurne autentikacije, digitalnih potpisa i enkripcije. - ETL - Extract Transform and Load. - File server - kompjuter na mreži kome je uloga da skladišti fajlove kojima korisnici mogu da pristupaju sa svojih radnih stanica. - File sharing (u kontekstu file server-a) - omogućavanje korisnicima u mreži da pristupaju fajlovima koji se nalaze na određenim lokacijama u mreži po tačno definisanim pravilima. - File transfer - termin koji označava prenošenje fajlova kroz neku računarsku mrežu odnosno Internet. Danas postoji mnogo načina i protokola koji se koriste u ovu svrhu. - Folder - u informatičkom smislu označava virtuelni kontejner u okviru digitalnog fajl sistema u kome se mogu nalaziti fajlovi ili drugi folderi. - Forward compatibility - pod ovim pojmom podrazumeva se pravljenje hardverskog ili softverskog proizvoda koji će biti kompatibilan sa budućim proizvodima iste namene. - FRS - File Replication protocol. - Gateway - kompjuter ili mreža koja kontroliše pristup drugom kompjuteru ili mreži. - GPO - Group Policy Object. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 354 - Hiperlink - Element elektronskog dokumenta koji upućuje na drugo mesto u okviru istog dokumenta ili na neki drugi dokument. - Hosted Web portals - Domaćini-nositelji veb portala. - HTTP - Hypertext Transfer Protocol. - HTTPS - Hypertext Transfer Protocol over Secure Socket Layer. - IaaS - Infrastructure as a Service. - ICT- Information and Communication Technology. - IE - Internet Explorer. - IEC - International Electrotechnical Commission. - IIS - Internet Information Server (Services). - ILS server - Internet Locator Server. - Indexing service - servis u okviru Windows NT i novijih Windows operativnih sisitema koji omogućava pretraživanje na lokalnom računaru i na računarima u okviru korporativne računarske mreže. To je servis na nivou operativnog sistema koji indeksira skoro sve fajlove na računaru i update-uje indekse bez bilo kakve intervencije korisnika. - Interface - tačka interakcije između komponenti (odnosi se i na hardver i na softver). - Internet - globalna računarska mreža. Pre svega, pojam internet znači mreža unutar mreže, ili internakonekcija između više računara. Strukturno postoje male mreže koje se međusobno vezuju, i time čine ovu strukturu. Internet se sve više naziva globalnom mrežom informacija (velika internacionalna-globalna baza podataka). Broj računara na internetu se trenutno procenjuje na oko 150.000.000. Količina informacija koju ti serveri poseduju je ogromna, i teško je proceniti i prikazati realno kolika je ona zaista. - Intranet - privatna računarska mreža neke organizacije koja koristi Internet protokole, mrežnu povezanost i mogućnosti javnih telekomunikacijskih sistema kako bi omogućila svojim zaposlenima sigurnu razmenu informacija ili obavljanje nekih radnji vezanih za organizaciju. Ponekad se termin intranet odnosi na svoju najuočljiviju uslugu, interne web stranice. Za izgradnju intraneta koriste se isti koncepti i tehnologije potrebne i za Internet, kao što su klijenti i serveri koji koriste Internet protokol (IP). Koriste se i drugi Internet protokoli Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 355 kao što su HTTP, FTP i e-mail. Pojednostavljeno, intranet se može objasniti kao privatni oblik Interneta ili kao oblik Interneta ograničen na jednu organizaciju. - ISA - Microsoft Internet Security and Acceleration Server. - ISMS - Information Security Management System. - ISO - International Organization for Standardization, međunarodna organizacija koja se bavi propisivanjem standarda sa sedištem u Ženevi, osnovana 1947. godine, sastavljena je od predstavnika mnogih nacionalnih organizacija koje se bave standardizacijom. - ISO 14000 – grupa međunarodnih standarda koji se odnose na upravljanje čovekovom okolinom i koji mogu da se primenjuju na sve tipove poslovanja ili organizacija, bez obzira na njihove veličinu, prihod i dr.. - ISO 20000 – međunarodni standard za upravljanje IT servisima, nastao je 2005. godine i zasnovan je na BS 15000. - ISO 27000 - grupa međunarodnih standarda koja se bavi bezbednošću informacija. - ISO 9001 - jedan od standarda iz ISO 9000 familije koja se bavi kvalitetom upravljačkih sistema. - ITIL - Information Technology Infrastructure Library - je skup koncepata i praksi koje se odnose na razvoj informacionih tehnologija, IT operacija i upravljanje servisima u IT-u. - Java script - objektno orjentisan, dinamički programski jezik. Najčešće se primenjuje u obliku „klijentskog” JavaScript-a, koji je implementiran u okviru web browser-a i koji omogućava napredni korisnički interfejs i dinamičke web stranice. - JTC1 - zajednički tehnički komitet organizacija ISO i IEC . - Kerberos - bezbednosni protokol. - KPI - Key performance indicator - Ključni indikatori performansi. - Kvalifikovani elektronski potpis - elektronski potpis kojim se pouzdano garantuje identitet potpisnika, integritet elektronskih dokumenata i onemogućava naknadno poricanje odgovornosti za njihov sadržaj, i koji ispunjava uslove utvrđene Zakonom o elektronskom potpisu. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 356 - LAN - Local Area Network - mreža računara koja pokriva manju fizičku oblast (kancelarija, zgrada). - LCMS - Learning Content Management System - sistem za upravljanje sadržajem u obrazovanju. - LDAP - Lightweight Directory Access Protocol - protokol za pohranjivanje informacija o autentikaciji. - LMS - Learning Management System - sistem za upravljanje učenjem. - LP - Learning Platform - obrazovna platform. - LSS - Learning Support System - sistem za podršku učenju. - Metapodaci - (engl. metadata, meta data, metainformation) predstavljaju „podatke o podacima“ u bilo kojem medijumu. To su podaci koji opisuju karakteristike nekog izvora u digitalnom obliku. Korisni su kod pregledanja, prenosa i dokumentovanja nekog sadržaja. U digitalnom smislu to su „struktuirani podaci koji opisuju, objašnjavaju, lociraju ili na neki drugi način omogućavaju lakše upravljanje resursima“. - Microsoft Exchange Server - Microsoft-ova serverska aplikacija koja omogućava razmenu elektronske pošte. Poseduje i dodatne funkcionalnosti: kalendare, kontakte i taskove. - Microsoft Office - Microsoft-ov programski paket u kome su najznačajniji programi koji omogućavaju obradu teksta (Word), rad sa tabelama (Excel), razmenu elektronske pošte, (Outlook), pravljenje prezentacija (PowerPoint). - MLE - Managed Learning Environment - vođeno obrazovno okruženje. - MS NetMeeting - Microsoft-ova klijentska aplikacija koja omogućava video konferencije, četovanje, zajednički rad sa aplikacijama, file transfer. - MS SQL - server za relacione baze podataka proizveden od Microsoft-a. - NLB - Network Load Balancing. - NTFS fajl sistem - New Technology File System - je fajl sistem predstavljen od strane Microsoft-a 1993. godine sa Windows NT 3.1 operativnim sistemom. On omogućava definisanje prava pristupa, kompresiju i auditing na nivou fajla. Koristi se u operativnim sistemima Windows NT, 2000, 2003, XP, Vista i Windows 7. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 357 - Offline - izraz koji označava da u nekom trenutku ne postoji povezanost između klijent i server računara. - OIL - Ontology Inference Layer. - OLAP - On-Line Analitical Processing. - Online - izraz koji označava da u nekom trenutku postoji povezanost između klijent i server računara. - On-the-fly - u kolokvijalnom smislu ovaj izraz označava nešto što je kreirano bez prethodnog planiranja jer se za tim pojavila potreba, promene koje se dešavaju prilikom izvršavanja neke aktivnosti. - Oracle - Oracle Database je sistem za upravljanje relacionim bazama podataka, proizvod kompanije Oracle Corporation. - Outlook Web Access - omogućava pristup mailbox-u MS Exchange servera pomoću web browser-a. - OWL - WEB Ontolgy Language. - PaaS - Platform as a service. - PKI - Public Key Infrastructure - infrastruktura javnih kriptografskih ključeva. - PMS - Performance Measurement System - Sistemi za merenje performansi. - portlet - aplikaciona komponenta unutar portala. - Private Key - privatni ključ, u asimetričnoj kriptografiji koristi se za dekriptovanje poruka, private key je javna stvar. - Public Key - javni ključ, u asimetričnoj kriptografiji koristi se kriptovanje poruka, public key je tajna stvar. - RA - Registration Authority - Registraciono telo. - RBAC - Role Based Access Controls - uloge zasnovane na kontroli pristupa. - RDF - Resource Description Framework. - RIAs - Rich aplication Rich Internet Applications - veb aplikacije koje poseduju dosta karakterisika desktop aplikacija. - ROA - Return Of Assets. - ROI - Return of investment - mera koja ukazuje na isplativost neke investicije, predstavlja odnos dobiti od neke investicije i ulaganja u nju. - RSS - Originally RDF Site Summary - Really Simple Syndication - stvarno jednostavne vesti; je protokol iz „porodice" HTTP protokola/formata koji Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 358 omogućuju distribuciju podataka koja se često menjaju poput blogova, najvažnijih vesti i sl. preko Interneta. - SAML - Security Assertion Markup Language - standard koji definiše okruženje za razmenu sigurnosnih informacija između onlajn poslovnih partnera. - SC27 - komitet u okviru JCT1, koji je pokrenuo seriju standarda 27000. - Servlet - aplikaciona komponenta unutar veb servera. - SOAP - Simple Object Access Protocol - protokol koji definiše način zapisa informacija unutar XML poruka u svrhu komunikacije distribuiranih aplikacija preko mreže, koristeći Internet protokole za prenos poruka (najčešce HTTP). - Software - programi (naredbe, instrukcije) koji „govore“ računaru kako treba da izvršava određene zadatke. Softver je način zapisa algoritama u obliku koji je razumljiv računaru. - SP - Service Pack. - SSL - Secure Socket Layer - je protokol koji obezbeđuje komunikaciju preko Interneta u šifrovanom i sigurnom obliku. - SSO - Single Sign On - mogućnost da se samo sa jednom autentikacijom dobije pristup svim relevantnim podacima. - TDM - Text mining ili text data mining - prеdstаvlја prоcеs dоbiјаnjа infоrmаciја visоkоg kvаlitеtа iz nеkоg tеkstа. - TLS - Transport Layer Security - je protokol koji obezbeđuje privatnost i integritet podataka u okviru kounikacije između dve aplikacije. - UDDI - Universal Description, Discovery and Integration - direktorijum koji čuva informacije o veb servisima opisanm WSDL-om. - Virtuelne organizacije - geografski razmeštene organizacije koje su povezane zajedničkim interesima, a sarađuju kroz međusobno nezavisne radne zadatke, kroz prostor i vreme, kao i kroz organizacione granice, uz pomoć informacionih i telekomunikacionih tehnologija. - VLE - Virtual Learning Environment - virtuelno obrazovno okruženje. - VPN - Virtual Private Network. - WAN - Wide Area Network - je računarska mreža koja pokriva veliku oblast, obično se sastavljena od više LAN mreža. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 359 - Web browser - program koji obezbeđuje pretraživanje i prikaz različitih vrsta informacija na vebu. - Web Content Mining - Оtkrivаnjе sаdržаја nа vеbu. - Web server - računarski program koji korisnicima isporučuje sadržaj sa veba, korišćenjem HTTP protokola. - Web Structure Mining - Оtkrivаnjе strukturе vеzа nа vеbu. - Web Usage Mining - Оtkrivаnjе оbrаzаcа u kоrišćеnju vеbа. - WebDAV - Web-based Distributed Authoring and Versioning - skup ekstenzija HTTP–a koji omogućava korisnicima da edituju i upravljaju fajlovima na udaljenim Web serverima. - Webinar - prezentacija, predavanje, radionica ili seminar koji se prenosi putem veba. - Windows Operating Systems - serija operativnih sistema proizvedena u Microsoft-u. Prvi Windows se pojavio 1985. godine kao dodatak MS-DOS-u zbog rastućeg interesovanja za grafički korisnički interfejs (GUI). - World Wide Web – skraćeno WWW, poznat i pod nazivom Web je sistem međusobno povezanih hipertekst dokumenata kojima se pristupa preko Interneta. Pomoću veb pretraživača može se pristupati veb stranama koje sadrže tekst, slike video zapise i druge multimedijalne sadržaje i između njih se može kretati uz pomoć hiperlinkova. - WPAD - Web Proxy Autodiscovery Protocol. - WSDL - Web Service Description Language - je XML koji ima standardni format i sadrži opis web metoda, njihovih paramatera i vrednosti koje vraćaju. - WSS - Web Service Security - definiše sigurne načine razmjene SOAP poruka. - XHTML (X)HTML - Extensible Hypertext Markup Language - familija XML jezika koji predstavljaju proširenje HTML-a, široko rasprostranjenog jezika kojim se pišu veb stranice. - XML - eXtensible Markup Language - skraćenica za Extensible Markup Language, odnosno proširivi (meta jezik) za označavanje tekstualnih dokumenata. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Dragan Đokić - Fakultet organizacionih nauka 360 BIOGRAFIJA Dragan Đokić je rođen 28. januara 1962. godine u Beogradu gde je završio i osnovnu školu. Srednju mašinsku tehničku školu u Beogradu završio je 1980. godine. Diplomirao je 1990. godine na Fakultetu organizacionih nauka, na organizaciono- kibernetskom smeru i stekao zvanje diplomiranog inženjera organizacije rada. Postdiplomske studije na Fakultetu organizacionih nauka, smer Elektronsko poslovanje je upisao 2005. godine. Magistarsku tezu pod nazivom „Upravljanje elektronskim dokumentima i transformacija poslovnih procesa u funkciji primene elektronskog poslovanja“ na Fakultetu organizacionih nauka, smeru Elektronsko poslovanje odbranio je 2010. godine. Od 1990. godine je zaposlen u Direkciji za poštanski saobraćaj, JP PTT saobraćaja „Srbija“, kao diplomirani inženjer organizacije rada. 1995. godine je postavljen na radno mesto šefa Službe za poštanski informacioni sistem u Direkciji za poštanski saobraćaj, JP PTT saobraćaja „Srbija“. Od 2001. godine obavlja funkciju direktora Sektora za informatičku podršku u Direkciji za informacione tehnologije i elektronske komunikacije, JP PTT saobraćaja „Srbija“. U nadležnosti sektora kojim rukovodi su sledeći segmenti: - standardizacija u oblasti informaciono komunikacionih tehnologija i izrada korporativnih veb Internet i intranet sajtova JP PTT saobraćaja „Srbija“; - informatička obuka i Trening Edukativni Centri; - informatička korisnička podrška, administracija i održavanje funkcionalnosti računarske opreme. Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Izjava о autorstvu Potpisani Dragan Dokic lzjavljujem daje doktorska disertacija pod naslovom: MODEL PORTALA ZA INTELIGENТNO UPRA VLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENТIMA • rezиltat sopstvenog istrazivackog rada, • da predlozena disertacija и celini ni и delovima nije bila predlozena za dobijanje bilo koje diplome prema stиdijskim programima drugih visokoskolskih иstanova, • da sи rezиltati korektno navedeni i • da nisam krsio aиtorska prava i koristio intelektиalnи svojinи drиgih lica. Potpis doktoranda U Beogradи, З. septembra 2012. godine Dragan Dokic - Fakultet organi::acionih nauka 361 Doktorska disertacija: Model portala za inteligentno upravljanje elektronskim dokumentima Izjava о istovetnosti stampane i elektronske verzije doktorskog rada Ime i prezime autora: Dragan Dokic Naslov rada: MODEL PORTALA ZA INTELIGENТNO UPRA VLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENТIMA Mentor: prof. dr MarUana Despotovic-Zrakic Potpisani Dragan Dokic Izjavljujem da је stampana verzija mog doktorskog rada istovetna elektronskoj verziji koju sam predao za objavljivanje na portalu Digitalnog repozitorijuma Univerziteta u Beogradu. Dozvoyavam da se objave moji licni podaci vezani za dobijanje akademskog zvanja doktora nauka, kao sto su ime i prezime, godina i mesto rodenja i datum odbrane rada. Ovi licni podaci mogu se objaviti na mreznim stranicama digitalne biЬlioteke, u elektronskom katalogu i u puЬlikacijama Univerziteta u Beogradu. Potpis doktoranda U Beogradu, З. septembar 2012. godine. Dragan Dokic- Fakultet organizacionih nauka 362 Doktorska disertacija: Mode/ portala za inteligentno upravljanje e/ektronskim dokumentima Izjava о koriscenju Ovlascиjem Univerzitetskи biЫiotekи "Svetozar Markovic" da и Digitalni repozitorijum Univerziteta и Beogradи иnese mоји doktorskи disertacijи pod naslovom: MODEL PORTALA ZA INTELIGENТNO UPRA VLJANJE ELEKTRONSKIM DOKUMENТIMA koja је тој е aиtorsko delo. Disertacijи sa svim prilozima predao sam и elektronskom formatи pogodnom za trajno arhiviranje . Моји doktorskи disertacijи pohranjenи и Digitalni repozitorijum Univerziteta и Beogradи mogи da koriste svi koji роstији odredbe sadrzane и odabranom tipи licence Кreativne zajednice (Creative Commons) za kоји sam se odlиCio. 1. Aиtorstvo 2. Aиtorstvo - nekomercijalno ;(ђ лиtorstvo - nekomercijalno - bez prerade 4. Aиtorstvo - nekomercijalno - deliti pod istim иslovima 5. Aиtorstvo - bez prerade 6. Aиtorstvo - deliti pod istim иslovima U Beogradи, З . septembar 2012. godine. Dragan fJokic - Fakultet organi=acionih nauka Potpis doktoranda 363 Doktorska disertacija: Mode/ porta/a za inte/igentno uprav/janje e/ektronskim dokumentima 1. Aиtorstvo - Dozvoljavate umnozavanje, distriЬиcijи i javno saopstavanje dela, i prerade, ako se navede ime aиtora na naCin odreden od strane aиtora ili davaoca licence, cak i и komercijalne svrhe. Ovo је najslobodnija od svih licenci. 2. Aиtorstvo - nekomercijalno. Dozvoljavate иmnozavanje, distriЬиcijи i javno saopstavanj е dela, i prerade, ako se navede ime aиtora na nacin odreden od strane aиtora ili davaoca licence. Ova licenca ne dozvoljava komercijalnи ироtrеЬи dela. З. Aиtorstvo - nekomercijalno - bez prerade. Dozvoljavate иmnozavanje, distriЬиcijи i javno saopstavanje dela, bez promena, preoЬlikovanja ili иpotrebe dela и svom delи, ako se navede ime aиtora na naCin odreden od strane aиtora ili davaoca licence. Ova licenca ne dozvoljava komercijalnи ироtrеЬи dela. U odnosи na sve ostale licence, ovom licencom se ogranicava najveCi oЬim prava koriscenja dela. 4. Aиtorstvo- nekomercijalno - deliti pod istim иslovima. Dozvoljavate umnozavanje, distriЬиcijи i javno saopstavanje dela, i prerade, ako se navede ime aиtora na naCin odreden od strane aиtora ili davaoca licence i ako se prerada distriЬиira pod istom ili slicnom licencom. Ova licenca ne dozvoljava komercijalnи ироtrеЬи dela i prerada. 5. Aиtorstvo - bez prerade. Dozvoljavate иmnozavanje, distriЬиcijи i javno saopstavanje dela, bez promena, preoЬlikovanja ili иpotrebe dela и svom delи, ako se navede ime aиtora na naCin odreden od strane aиtora ili davaoca licence. Ova licenca dozvoljava komercijalnи ироtrеЬи dela. 6. Aиtorstvo - deliti pod istim иslovima. Dozvoljavate umnozavanje, distriЬиcijи i javno saopstavanje dela, i prerade, ako se navede ime aиtora na naCin odreden od strane aиtora ili davaoca licence i ako se prerada distriЬиira pod istom ili slicnom licencom. Ova licenca dozvoljava komercijalnи ироtrеЬи dela i prerada. Slicna је softverskim licencama, odnosno licencama otvorenog koda. Dragan Dokii: - Fakultet organi::acionih nauka 364